Réviser la facture – Contrats

Utilisez la page Examiner la facture pour :

• Vérifiez ou excluez les transactions facturables d’une facture avant de générer la facture
• Affichez toutes les erreurs qui ont pu entraîner l’échec de la génération de la facture

Vous pouvez accéder à cette page uniquement à partir de la page Générer les factures ou d’une fiche d’exécution de facture.

Afficher, modifier ou exclure des transactions facturables avant l’exécution de la facture

La page Examiner la facture affiche toutes les transactions facturables qui seront incluses dans la facture sélectionnée si vous choisissez de la générer. Vous pouvez modifier certaines données de transaction ou exclure des transactions, le cas échéant.

Pour examiner une facture avant de la générer :

1. Aller à Contrats > Tous > Facturation > générer les factures.

2. Définissez les filtres applicables et exécutez Aperçu. Découvrez comment utiliser l’aperçu.

3. Dans le Sélectionner les factures à créer tableau, sélectionnez Montant en devise de transaction en regard de la facture souhaitée.

   Le Réviser la facture La page apparaît.

4. Si vous souhaitez exclure une transaction facturable, désélectionnez l’icône Case à cocher dans la colonne à l’extrême gauche en regard de celui-ci.
5. Si vous souhaitez que ce facture ait un message différent de celui des autres factures de l’exécution facture, saisissez le texte du message dans la Message de facture champ.
6. Si vous souhaitez inclure une description sur une ou plusieurs transactions facturables associées à un projet, sélectionnez dans la Descriptif en regard de la transaction applicable et saisissez le texte souhaité.

7. Si vous souhaitez modifier le numéro d’heures de la feuille de temps, sélectionnez dans la Quantité à côté du champ applicable Saisie de la feuille de temps et entrez le numéro d’heures souhaité.

   Lorsque vous modifiez le nombre d’heures pour un numéro inférieur aux heures réelles, Intacct présentera les heures non facturées la prochaine fois que vous générerez une facture pour le projet. Pour amortir ou réduire les heures, modifiez la Prix pour les heures la prochaine fois que vous générerez une facture pour le projet.

8. Si vous souhaitez modifier le prix d’une ou de plusieurs transactions facturables associées à un projet, sélectionnez dans la Prix en regard de la transaction applicable et entrez le prix souhaité.

   Comment le système évalue les taux de facturation des projets lors de la génération des factures

   Un projet peut utiliser projet taux de facturation définis sur le projet et/ou les taux de facturation définis dans un tarif Ventes. Les taux de facturation pour une combinaison collaborateur/article particulière définie sur le projet dans l’onglet Ressources et facturation remplacent tous les taux de facturation définis dans un tarif pour la même combinaison collaborateur/article, même lorsque l’entrée de tarif indique Fixe =Y.

   Si aucun taux de facturation n’est défini sur le projet et que le moteur de génération de factures ne rencontre aucun tarif dans la définition de transaction ou sur le client ou le contact applicable, le système évalue le tarif en devise de tenue de compte en dernier. S’il trouve un taux de facturation applicable dans le tarif de base, il utilisera ce taux lors de la génération d’un facture pour le projet.

   Les utilisateurs peuvent également sélectionner un liste de prix pour la facturation projet pendant le processus de génération de facture qui remplacera tout autre tarif affecté à un définition de transaction ou à un client ou à un contact. Dans ce scénario, le système n’effectue aucune évaluation tarif et utilise simplement le taux de facturation du tarif identifié dans la page Générer les factures. En savoir plus sur Évaluation des tarifs.

9. Procédez de l’une des manières suivantes :

   • Si vous avez apporté des modifications, sélectionnez Enregistrer.
   • Si vous n’avez apporté aucune modification, sélectionnez Annuler.

Examiner un facture après l’exécution du facture

Si un facture a été généré avec succès, vous pouvez afficher, imprimer et/ou envoyer par e-mail le facture dans Ventes comme vous le feriez pour n’importe quelle autre facture. Si un facture n’a pas pu générer, vous pouvez utiliser la page Examiner la facture pour afficher les messages d’erreur.

Pour examiner un facture après l’exécution du facture :

1. Aller à Contrats > Tous > Facturation > Exécutions de factures.

   Le Exécutions de factures La liste apparaît.

2. Sélectionnez Voir en regard de l’exécution facture souhaitée.

3. Dans le Factures , sélectionnez le lien dans le tableau Montant en devise de transaction colonne à côté du facture souhaité.

   Le Réviser la facture La page apparaît.

4. Vérifiez tous les messages d’erreur dans le en-tête facture et sur les lignes de transaction facturables applicables. Voir Résoudre les problèmes de Générer les factures – Contrats pour plus d’informations sur la façon de corriger les conditions d’erreur courantes.

Descriptions des champs

Champs d’en-tête

Champs des écritures de planification de facturation du contrat

Champs des écritures d’utilisation du contrat

Champs Feuilles de temps, Dépenses des collaborateurs, Dépenses des CF et Transactions d’achats

Champs d’en-tête

Descriptions des champs d’en-tête

Champ	Description
Client	Le client associé à la facture.
Contrat	Le contrat associé à la facture. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le contrat.
Visite guidée sur les factures	Le contact de facture fournisseur associé aux lignes de contrat associées au facture correspondant. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le contact de la facture fournisseur dans une fenêtre de navigateur distincte. Ce champ n’apparaît que si les options Facturer par sélectionnées incluent Facturer à.
Expédier à	Le contact d’expédition associé aux lignes de contrat associées à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le contact d’expédition dans une fenêtre de navigateur distincte.
Terme	Terme net utilisé pour la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher les conditions de paiement dans une fenêtre de navigateur distincte. Si la facture comprend plusieurs contrats avec plusieurs échéances, la facture utilise l’échéance nette identifiée sur la fiche du client.
Projet	Le projet associé à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le projet dans une fenêtre de navigateur distincte. Cette option s’affiche uniquement si les options Facturer par sélectionnées incluent Projet.
Montant total	Montant total de la facture exprimé dans la devise de transaction utilisée par le contrat associé.
Total du montant de base	Montant total de la facture exprimé dans la devise de tenue de compte.
Devise	La devise de transaction associée à la facture.
Type de taux de change	Le type de taux de change défini sur le contrat.
Date du taux de change	Date spécifiée comme date de facture dans la section Options d’exécution des factures de la page Générer les factures.
Taux de change	Le taux de change associé à la date du taux de change. En savoir plus sur Taux de change de la facture contrat.
Message de facturation	Message saisi dans la section Options d’exécution des factures de la page Générer les factures. Si vous avez accédé à cette page à partir de la page Générer les factures, vous pouvez modifier le message de cette facture particulière. Saisissez le texte que vous souhaitez voir apparaître sur les documents imprimés à partir de la facture.
Statut	S’affiche uniquement si vous accédez à cette page à partir d’une fiche d’exécution de facture. Affiche l’une des options suivantes : Prévu : La facture attend que le planificateur du système démarre le processus de génération. Succès : Le système a réussi à créer la facture. Échec : Le système n’a pas pu créer la facture. Consultez le texte du message d’erreur pour une description de ce qui s’est mal passé. Supprimé : Le système a généré le facture avec succès, puis un utilisateur a supprimé le facture .
Message d’erreur	S’affiche uniquement si vous accédez à cette page à partir d’une fiche d’exécution de facture. Si le facture Statut correspondant = Échec, le système affiche le message d’erreur qui explique pourquoi la génération de facture a échoué. Voir Résoudre les problèmes de Générer les factures.
<link to invoice>	S’affiche uniquement si vous accédez à cette page à partir d’une fiche d’exécution de facture et que le statut = Réussie. Sélectionnez le lien pour afficher la transaction de la facture.

Champs du tableau des écritures de planification de facturation du contrat

Tableau des écritures de planification de facturation du contrat - Descriptions des champs

Champ	Description
Article	ID de l’article-nom associé à la ligne de facturation correspondante.
Description de l’émetteur,	La description de l’article de la ligne de contrat pour laquelle la ligne de facturation est planifiée.
Numéro de ligne de contrat	Le numéro de ligne de contrat pour lequel la ligne de facturation est planifiée.
Quantité Taux Multiplicateur Remise	Ces champs affichent des valeurs autres que 1 si les conditions suivantes sont réunies : La méthode de facturation pour la ligne de contrat associée = Prix fixe La fréquence des montants forfaitaires/fixes pour la ligne de contrat associée n’est pas égale Utiliser le modèle de facturation L’utilisateur a saisi des valeurs dans ces champs sur la ligne de contrat
Montant en devise de transaction	La partie applicable du montant forfaitaire/fixe de la ligne de contrat associée à la ligne de facturation correspondante exprimé dans la devise de transaction.
Montant de base	La partie applicable du montant forfaitaire/fixe de la ligne de contrat associée à la ligne de facturation correspondante exprimé dans la devise de tenue de compte.
Date de comptabilisation	Date de comptabilisation prévue pour la ligne de facturation. Si vous avez sélectionné une date différente dans le champ Facture et Date de comptabilisation dans le grand livre de la section Options d’exécution des factures de la page Générer les factures, cette date sera utilisée comme date de comptabilisation lorsque vous générerez les factures.
Mémo de calcul	Ce champ n’affiche le texte que si la ligne de contrat correspondante a Fréquence des montants forfaitaires/fixes = « Utiliser le modèle de facturation ». Il indique l’ensemble de la ligne de contrat, les montant forfaitaires/fixes et les pourcentage à facturer selon le modèle de facturation associé. Si le montant forfaitaire/fixe total a été déterminé à l’aide d’une combinaison des champs Quantité, Taux, Multiplicateur et Remise, le texte inclut ces valeurs.
SERVICE_PERIOD_START	Indique le début de la période pendant laquelle les services de votre entreprise sont fournis ou consommés pour cette écriture de facturation. En savoir plus sur les périodes de service.
SERVICE_PERIOD_END	Indique la fin de la période pendant laquelle les services de votre entreprise sont fournis ou consommés pour cette écriture de facturation. En savoir plus sur les périodes de service.
Expédier à	Affiche le contact d’expédition défini pour la ligne de facturation. Ce contact est utilisé par Avalara Tax pour calculer les taxes pour la ligne de facturation et/ou pour les afficher comme informations sur la facture. Si vous souhaitez modifier l’expédition en contact pour une ligne de contrat avant de générer le facture, ouvrez le contrat et modifiez la ligne de contrat. Si vous souhaitez remplacer l’expédition par contact pour une ligne de contrat après avoir généré le facture, notez que les factures contrat suivent les mêmes règles de modification que les factures Ventes. Si le facture définition de transaction permet de modifier les contacts à expédier, vous pouvez modifier les contacts à expédier aux contacts sur les éléments facture contrat dans Ventes. Lorsque vous sélectionnez Calculer les sous-totaux ou Comptabiliser, les taxes sont automatiquement recalculées par élément en fonction des taux de taxe pour chaque expédition vers la destination. Les taxes sur les factures contrat utilisent la configuration de comptabilisation définie dans la définition de transaction, de sorte que cela ne modifie pas les soldes des journaux du contrat. Ce champ s’affiche uniquement si l’option Activer le contact d’expédition au niveau des lignes est définie sur vrai dans la page Configurer les Ventes.
Statut	S’affiche uniquement si vous avez accédé à cette page à partir d’une fiche d’exécution de facture. Affiche un F, indiquant Échec, si la transaction facturable est associée à une erreur. Autrement, ce champ reste vide.
Message d’erreur	S’affiche uniquement si vous avez accédé à cette page à partir d’une fiche d’exécution de facture. Si le champ Statut correspondant = F, ce champ affiche le texte d’erreur associé à cette ligne de transaction facturable.

Champs des écritures d’utilisation du contrat

Descriptions des champs des écritures d’utilisation du contrat

Champ	Description
Article	ID de l’article associé à la ligne d’utilisation correspondante.
Description de l’émetteur,	La description de l’article de la ligne de contrat pour laquelle l’utilisation est enregistrée.
N° de ligne	Le numéro de ligne du contrat pour lequel l’utilisation a été enregistrée.
Quantité	Si Fractionner les niveaux en lignes de facture est activé dans le Configurer les contrats , affiche la quantité d’utilisation associée à la ligne d’utilisation des articles dont le prix est fixé avec une tarification par échelons = Étape ou Volume. Si cette option est désactivée ou si Tarification par niveau = Absolu, ce champ affiche 1,00.
Montage de transaction	Le montant d’utilisation exprimé dans la devise de transaction.
Montant de base	Le montant d’utilisation exprimé dans la devise de tenue de compte.
Niveau de prix	Applicable uniquement si Fractionner les niveaux en lignes de facture est sélectionné dans le Configurer les contrats et la ligne d’utilisation utilise une écriture de tarif avec le type de prix = Par échelons. Affiche le taux de niveau associé à la ligne de facture d’utilisation.
Mémo de calcul	Les données affichées par ce champ diffèrent selon que l’élément Fractionner les niveaux en lignes de facture est activée dans la Configurer les contrats page. Si l’option est désactivée ou si Tarification par niveau = Volume : affiche la façon dont la Montant en devise de transaction a été calculé. Affiche généralement ((quantité d’utilisation totale non facturée à la date indiquée dans la En date du Filtre moins les unités incluses) x (prix applicable à la quantité d’utilisation)). Par exemple, supposons qu’un article ait des prix de facturation par échelons de 100 $ pour les quantités de 1 à 10 et de 90 $ pour les quantités de 11 à 20, et que la quantité d’utilisation soit réinitialisée après chaque facture. En mars, l’utilisation enregistrée pour l’article est de 14. Le mémo de calcul pour mars affichera (14 * 90). En avril, l’utilisation enregistrée pour l’article est de 9. Le mémo de calcul pour avril affichera (9 * 100). Si l’option est activée et que la ligne d’utilisation utilise une entrée de tarif avec Tarification des niveaux = Étape : affiche le numéro d’échelons de niveau pour le taux de niveau sur le numéro total d’échelons de niveau. Par exemple, s’il y a trois échelons de niveau et que la ligne correspondante utilise le taux de l’échelon 2, ce champ affiche le niveau 2 sur 3. Si l’option est activée et que la ligne d’utilisation utilise une entrée de tarif avec Tarification par niveau = Absolu : affiche le quantité d’utilisation enregistré pour la ligne d’utilisation.
SERVICE_PERIOD_START	Indique le début de la période pendant laquelle les services de votre entreprise sont fournis ou consommés pour cette écriture d’utilisation. En savoir plus sur les périodes de service.
SERVICE_PERIOD_END	Indique la fin de la période pendant laquelle les services de votre entreprise sont fournis ou consommés pour cette écriture d’utilisation. En savoir plus sur les périodes de service.

Feuilles de temps, Dépenses des collaborateurs, Dépenses CF, Champs des transactions d’achats

Le tableau suivant décrit les champs des tables spécifiques aux transactions.

Feuilles de temps, Dépenses des collaborateurs, Dépenses des CF, Descriptions des champs des transactions d’achats

Champ	Description
Date	La date de transaction.
Doc no.	Le transaction identifiant.
N° de ligne	Le numéro de ligne de l’entrée correspondante dans la base de données. Ce champ est fourni à titre de référence uniquement.
ID du projet	L’identifiant du projet auquel la transaction est associée.
Article	L’article associé à la ligne de contrat.
Quantité	Indique soit : la quantité associée à l’article, ou Le numéro d’heures associé à la saisie d’une feuille de temps Si vous avez accédé à cette page depuis le Générer les factures , vous pouvez modifier la page Quantité pour les écritures de feuille de temps. Lorsque vous modifiez le numéro d’heures pour un numéro inférieur aux heures réelles, le système affiche les heures non facturées la prochaine fois que vous générez une facture pour le projet. Pour amortir ou réduire les heures, modifiez la Prix pour les heures la prochaine fois que vous générerez une facture pour le projet. Si vous ne souhaitez pas que les heures apparaissent sur une facture que vous envoyez à un client, générez une facture pour les 0,00 heures uniquement.
Frais pourcent	Le coût plus le pourcentage de frais pour cent associé à la transaction facturable, le cas échéant.
Prix	Prix associé à l’article ou à la période. Vous pouvez saisir un prix différent si nécessaire.
Montant en devise de transaction	Prix détaillé exprimé dans la devise de transaction.
Description	Si vous avez accédé à cette page depuis le Générer les factures , vous pouvez utiliser ce champ pour saisir un texte décrivant la transaction facturable. Ce texte peut apparaître sur la facture s’il est inclus dans la Modèle de document.
Employé Service Emplacement Classe Entrepôt Dimensions définies par l’utilisateur	Valeurs de dimension associées à la transaction facturable source. La dimension Entrepôt ne s’applique qu’aux transactions d’Achats.