Configurer les contrats
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Utilisez cette page pour configurer les préférences de votre société concernant l’application Contrats. Pour obtenir des instructions sur les autres tâches de configuration requises pour mettre en œuvre les contrats, reportez-vous à la section Configurer les contrats.
| Abonnement |
Contrats |
|---|---|
| Disponibilité régionale |
|
| Type d’utilisateur | Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur |
| Permissions |
Administration Abonnements aux applications : Lister, Afficher, S’abonner, Configurer, Supprimer |
Configurer des contrats pour la première fois
Comme Contrats fonctionne main dans la main avec les applications Gestion des Ventes et Gestion des revenus, vous devrez définir configuration options dans ces deux applications pour terminer votre première configuration de contrats. Il est important que vous effectuiez les tâches de configuration dans l’ordre suivant pour vous assurer que toutes les données de configuration applicables sont capturées.
- Créer les journaux de recettes et de dépenses
- Créer les comptes du GL des contrats
- Configurer le Grand livre et les Ventes
- S’abonner aux contrats
- Configurer la gestion des revenus
- Créer la définition de transaction de facture contrat
- Complétez la page Configurer les contrats
- Étapes suivantes
Conditions préalables
Vous pouvez vous abonner aux contrats si les deux conditions suivantes sont remplies :
- Méthode comptable du grand livre de votre société = comptabilité d’exercice. S’il n’est pas égal à la comptabilité d’exercice, contactez votre chargé de compte pour en savoir plus.
- Votre société utilise Périodes comptables standard. Les contrats ne prennent pas en charge les périodes comptables personnalisées.
1. Créer les journaux de recettes et de dépenses
Les combinaisons de configuration de journal valides sont les suivantes :
| Journal 1 | Journal 2 |
|---|---|
| Livre défini par l’utilisateur | -- |
| -- | Livre défini par l’utilisateur |
| Comptabilité d’exercice | -- |
| -- | Comptabilité d’exercice |
| Livre défini par l’utilisateur 1 | Livre défini par l’utilisateur 2 |
En fonction de la manière dont vous souhaitez suivre vos données de contrat, réalisez l’une des actions suivantes :
-
Si vous souhaitez utiliser un seul ensemble de journaux, effectuez l’une des opérations suivantes :
- Si vous souhaitez utiliser des journaux définis par utilisateur, créez un livre défini par utilisateur, puis créez un journal de revenus et un journal dépense et affectez-les au livre défini par utilisateur.
- Si vous souhaitez utiliser comptabilité d'exercice journaux, créez un journal de revenus et un dépense journal. Découvrez comment Créer un journal du Grand livre.
-
Si vous utilisez deux ensembles de journaux, créez deux livres définis par utilisateur, puis créez un journal de revenus et un journal de dépense pour chaque livre défini par utilisateur.
Gardez à l’esprit les points suivants lorsque vous nommez vos journaux :
- Intacct appelle les journaux le journal 1 et le journal 2. Lors de la configuration des contrats et de la création de rapports personnalisés, les dimensions Journal 1 et Journal 2 s’affichent lors de la sélection de colonnes et d’autres données pertinentes.
- Dans l’interface de utilisateur des contrats, les utilisateurs verront le symbole de journal applicable au lieu de journal 1 ou journal 2. Si vous utilisez deux journaux, utilisez des symboles journal significatifs pour aider vos utilisateurs à identifier les bons journaux dans la application Contrats. Par exemple, si vous associez RRJ-606 au journal des revenus 1 et RRJ-INT au journal des revenus 2, la page Ligne de contrats affichera les éléments suivants :
Les journaux de revenus et de dépenses spécifiés dans votre configuration de contrats sont utilisés pour l’activité de comptabilisation automatique associée aux contrats. En règle générale, lorsque vous devez effectuer une régularisation, vous créez une nouvelle ligne de contrat pour fiche l’activité dans le contrat.
Cependant, il peut arriver qu’une écriture de journal manuelle soit nécessaire pour ajuster les soldes des contrats. Pour assurer la propreté de vos données et éviter toute confusion, créez un journal défini par l’utilisateur distinct à utiliser pour les régularisations manuelles des contrats. Nommez-le « Contrats, régularisations manuelles » ou similaire, puis associez-le au même livre défini par l’utilisateur que celui utilisé pour les journaux de recettes et de dépenses.
2. Créer les comptes du GL des contrats
Créez au moins huit comptes du Grand livre uniques à utiliser pour les revenus, comme décrit dans le tableau suivant. Ces comptes du Grand livre sont exclusivement destinés aux contrats et ne doivent pas être utilisés avec d’autres applications. Si vous vous abonnez à la reconnaissance des dépenses des contrats, créez au moins trois nouveaux comptes de dépenses, comme indiqué dans le tableau suivant.
Afin d’être conformes à l’ASC 606, les entreprises sont tenues de divulguer le statut des contrats (ou la catégorie de contrat) comme ayant soit des revenus comptabilisés supérieurs aux liquidités perçues (actif du contrat), soit des revenus comptabilisés inférieurs aux liquidités perçues (passif du contrat). Les contrats sont conçus de manière à ce que vos relevés financiers puissent potentiellement séparer chaque élément de chaque contrat dans les différents comptes du grand livre lorsque les revenus sont dans un statut particulier.
Les revenus différés non facturés agissent comme un compte de contrepartie aux CC non facturés dans la section des actifs du bilan, de sorte que les comptes non facturés n’ont aucun effet sur le bilan tant que les revenus des ventes non facturés ne sont pas reconnus. Cet événement réduit les revenus différés non facturés, de sorte que les CC non facturés n’apparaissent au bilan que lorsque les revenus des ventes non facturés sont comptabilisés. Cela montre correctement les CC non facturés uniquement lorsque les revenus non facturés sont reconnus.
Lorsque paiement est reçue avant reconnaissance de revenu, les montants peuvent devoir être enregistrés comme passif de contrat. Vous pouvez analyser le statut des revenus différés payés, des comptes de revenus de ventes payés et des revenus de ventes non facturés et non facturés affichera les positions actif/passif nets des contrats.
Les comptes CC facturés, Revenus différés facturés et Revenus de ventes facturés correspondent aux montants qui ne sont ni non facturés ni payés.
En savoir plus sur le Flux comptable des contrats.
Si vous souhaitez séparer les revenus par groupe article GL, vous aurez besoin d’ensembles distincts de comptes de revenus et/ou de comptes dépense pour chaque groupe de article GL, à l’exception des CC facturés (vous pouvez utiliser le même compte de CC facturés pour tous les groupes article du GL). Cela signifie créer au moins sept comptes de revenus ou trois comptes de dépenses pour chaque groupe d’articles du grand livre que vous souhaitez suivre.
Meilleures pratiques : Nommez les comptes de manière similaire aux noms de compte dans le tableau suivant. Si vous créez des comptes pour chaque groupe d’article du Grand livre, ajoutez le nom du groupe d’article du Grand livre au nom du compte, par exemple, CC non facturés - Abonnements, Produits différés non facturés - Abonnements, etc.
Bien qu’Intacct recommande généralement de ne pas utiliser de comptes auxiliaires, vous pouvez choisir d’utiliser des comptes auxiliaires pour chaque groupe d’articles du Grand livre pour la configuration de vos contrats. Par exemple, avez Revenus différés non facturés comme compte principal, puis Revenus différés non facturés - Abonnements comme sous-compte. Si vous choisissez d’utiliser des sous-comptes ici, vous n’avez pas besoin de configurer les comptes principaux en tant que comptes de comptabilisation dans Étape 4. S’abonner aux contrats. Dans ce scénario, configurez simplement les sous-comptes en tant que comptes de comptabilisation.
| Nom du compte | Description | Type de compte | Solde normal |
|---|---|---|---|
| Revenu cumulé non facturé | Le montant de la ligne de contrat qui n’a pas été facturé. | Bilan | Débit |
| CC facturés | Montant de la ligne de contrat qui a été facturé et non payé. | Bilan | Débit |
| Revenus différés non facturés | Le montant des revenus différés qui n’a pas été reconnu ou facturé. | Bilan | Crédit |
| Revenus différés facturés | Le montant des revenus différés qui a été facturé, mais non reconnu. | Bilan | Crédit |
| Revenus différés payés | Le montant des revenus différés qui a été payé, mais non reconnu. | Bilan | Crédit |
| Chiffre d’affaires non facturé | Le montant des revenus des ventes qui n’a pas été facturé. | Relevé des résultats | Crédit |
| Chiffre d’affaires facturé | Le montant des revenus des ventes qui a été facturé. | Relevé des résultats | Crédit |
| Revenus des ventes payées | Le montant des revenus de vente qui a été payé. | Relevé des résultats | Crédit |
| Régularisation des dépenses | Le montant total des dépenses. Cette comptabilité d’exercice est compensée par le montant des Comptes fournisseurs. | Bilan | Crédit |
| Dépenses différées | Le montant de la dépense qui n’a pas été reconnu. | Bilan | Débit |
| Dépenses comptabilisées | La dépense montant qui a été reconnue. | Relevé des résultats | Débit |
Découvrez comment ajoutez un compte du grand livre.
Voir Flux comptable de la reconnaissance des revenus et Flux comptable de la reconnaissance des dépenses pour savoir comment Contrats utilise chaque compte.
3. Configurer le Grand livre et les Ventes
L’application Contrats hérite ses paramètres de dimensions, de multi-devises et de décimales de l’application Ventes, qui à son tour dérive ses paramètres de dimension et de multi-devise de la configuration du Grand livre. Vous pouvez également configurer le Grand livre pour inclure les livres définis par l’utilisateur des contrats par défaut dans les rapports.
Dimensions
Sélectionnez les dimensions standard que vous souhaitez utiliser pour les rapports de contrats dans le Grand livre, puis de nouveau dans Commandes Ventes. Dans le Grand livre, vous devez activer au moins les dimensions Client et Article.
Pour sélectionner des dimensions à utiliser dans les contrats :
-
Aller à Grand livre > Mise en place > Configuration.
- Dans le Paramètres de dimension Section, sélectionnez Activer en regard de chaque dimension souhaitée, puis sélectionnez Enregistrer.
-
Aller à Ventes > Mise en place > Configuration.
- Dans le Configuration des dimensions , cochez la case en regard de chaque dimension souhaitée, puis sélectionnez Enregistrer.
Multi-devises
Si vous souhaitez ajouter des contrats dans des devises autres que votre devise de tenue de compte, les devises étrangères doivent être activées dans vos configurations de Grand livre et de Ventes.
Pour activer les devises étrangères :
-
Aller à Grand livre > Mise en place > Configuration.
- Dans le Gestion multi-devises Section, sélectionnez Activer et sélectionnez Enregistrer.
-
Aller à Ventes > Mise en place > Configuration.
- Dans le Activer la fonctionnalité Section, sélectionnez Devises étrangères et sélectionnez Enregistrer.
Nombre de décimales par défaut
Étant donné que l’application Contrats autorise jusqu’à dix décimales pour les taux de prix, Ventes doit être configurée de telle sorte à autoriser dix décimales afin d’éviter les erreurs d’arrondi sur les factures générées à partir de contrats. Le Nombre de décimales par défaut Le paramètre de configuration s’applique à tous les articles qui n’ont pas de Précision du coût unitaire - Ventes Valeur définie. Si un article a un Précision du coût unitaire - Ventes valeur qui n’est pas égale à 10, l’article doit être mis à jour pour définir cette option sur Aucune valeur ou sur 10. En savoir plus sur Mise à jour des articles.
Pour définir le numéro de décimales par défaut dans Ventes :
-
Aller à Ventes > Mise en place > Configuration.
- Dans le Activer la fonctionnalité Section sous Prix et remises, tapez 10 dans la Nombre de décimales par défaut et sélectionnez Enregistrer.
(Facultatif) Spécifier les livres de rapports par défaut dans le grand livre
Sage Intacct peut inclure automatiquement les données du livre défini par l’utilisateur des contrats par défaut dans les rapports standard.
Pour spécifier des livres de rapports par défaut :
-
Aller à Grand livre > Mise en place > Configuration.
- Sous Méthode de comptabilité, sélectionnez Sélectionnez sous Autres livres de rapport par défaut.
- Déplacer le livre souhaité à partir de Articles disponibles à Articles sélectionnés et sélectionnez Enregistrer.
4. S’abonner aux contrats
Dans cette étape, vous allez activer l’abonnement Contrats. Cependant, vous ne pourrez pas encore remplir tous les champs nécessaires, car certains champs dépendent d’autres options de configuration d’Intacct et ne seront pas disponibles tant que ces options ne seront pas définies. Vous reviendrez à la Configurer les contrats et remplissez le reste des champs lorsque vous arrivez à l’étape 7. Complétez la page Configurer les contrats.
Pour souscrire aux contrats :
-
Accédez à Entreprise > Admin > Abonnements.
- Sur le Abonnements , sélectionnez Contrats, puis sélectionnez S’abonner.
- Dans le Journaux utilisez les listes déroulantes pour sélectionner la section par défaut Journaux des revenus que vous avez créés dans une procédure précédente. Vous définirez les journaux des dépenses dans une étape ultérieure.
- Si votre société est une société multi-devises, utilisez la liste déroulante pour sélectionner la valeur par défaut Type de taux de change. Les utilisateurs peuvent sélectionner un autre type de taux de change lors de la création d’un contrat.
- Indiquez si vous souhaitez prendre en charge À durée déterminée (contrats avec dates de début et de fin), À feuilles persistantes (contrats sans date de fin spécifiée), ou Les deux dans le Options du type de conditions champ.
- Saisissez le Adresse e-mail qui recevra des notifications concernant la facturation automatique dans la E-mail de notification des politiques de factures planifiées champ.
- Si vous souhaitez utiliser la facturation basée sur la quantité, sélectionnez l’icône Activer la facturation de l’utilisation case à cocher.
- Si vous avez sélectionné Activer la facturation de l’utilisation et que vous avez sélectionné Permanent ou Les deux pour les options de type de durée, indiquez si vous souhaitez associer l’utilisation au Période de facturation récurrente « En cours » ou le Période de facturation récurrente « clôturée » applicable. Voir le Descriptions des champs tableau pour plus de détails.
- Dans le Séquence d’identifiant de contrat , utilisez la liste déroulante pour sélectionner la séquence de numérotation à utiliser pour numéro automatiquement les contrats. Pour ajouter une nouvelle séquence, sélectionnez Ajouter dans la liste déroulante. Laissez ce champ vide pour saisir manuellement vos propres identifiant lors de la création d’un contrat.
- Sélectionnez l’icône Comptabilisation configuration Appuyez sur la touche Tabulation et saisissez la correspondance de comptes de revenus applicable. Voir le Onglet configuration de comptabilisation dans Descriptions des champs pour plus d’informations.
- Sélectionnez Enregistrer.
5. Configurer la gestion des revenus
Si vous souhaitez vous abonner à la reconnaissance de revenu standard du contrat, à la reconnaissance de revenu avancée de contrat et à la reconnaissance des dépenses du contrat, vous devez définir les options applicables dans la Configurer la gestion des revenus page. Tant que vous n’aurez pas configuré la Gestion des revenus, vous ne pourrez pas définir d’autorisations pour les modèles de revenus ou de dépenses dans Contrats.
Pour configurer la gestion des revenus pour les contrats :
-
Accédez à Entreprise > Admin > Abonnements.
- Sur le Abonnements , sélectionnez Gestion des revenus, puis sélectionnez S’abonner ou Configurer.
-
Sur le Configurer la gestion des revenus , effectuez l’une des opérations suivantes :
- Si vous souhaitez vous abonner à la reconnaissance de revenu standard du contrat, sélectionnez Reconnaissance de revenu standard.
- Si vous souhaitez vous abonner à la reconnaissance de revenu avancée des contrats, sélectionnez Reconnaissance de revenu avancée (y compris MEA).
- Si vous êtes abonné à la reconnaissance de revenu avancée, sélectionnez la méthode par défaut pour Gérer les revenus ouverts planifiés avant la date d’entrée en vigueur de l’APM. Les utilisateurs peuvent modifier ce paramètre lors de la création d’un schéma de ventilation APM.
- Si vous êtes abonné à la reconnaissance de revenu avancée, sélectionnez le Date effective du prix à la juste valeur.
- Si vous souhaitez utiliser la reconnaissance basée sur les événements, sélectionnez Reconnaissance basée sur les événements.
-
Si vous êtes également abonné à Projets et que vous souhaitez Estimer la considération variable, sélectionnez Activer des revenus différés pour les projets de temps et de matériaux.
Du fait de la complexité d’intégrer cette fonctionnalité à l’application Contrats, l’activation de cette option est permanente. -
Si vous souhaitez avoir la possibilité de ne pas différer le revenu pour certaines lignes de contrat, sélectionnez Activer la reconnaissance de revenu sur la facture.
Après avoir créé au moins une ligne de contrat qui utilise cette fonctionnalité, vous ne pouvez pas désactiver cette option de configuration. - Si vous souhaitez vous abonner à la reconnaissance des dépenses du contrat, sélectionnez Comptabilisation des dépenses.
-
Sélectionnez Enregistrer.
6. Créer une définition de transaction de facture contrat
Créez au moins un définition de transaction facture dans Ventes à utiliser pour générer des factures à partir de contrats. Dans un environnement multi-entités, vous devez créer la définition de transaction au niveau général.
Voir le Exigences de définition de transaction de contrat.
Découvrez comment Créer une définition de transaction de Ventes.
7. Complétez la page Configurer les contrats
-
Aller à Contrats > Mise en place > Configuration.
-
Utilisez la liste déroulante pour sélectionner la valeur par défaut Facture définition de transaction. Les utilisateurs peuvent sélectionner un autre définition de transaction facture lors de la génération de factures.
Cette liste déroulante affiche uniquement facture définitions de transaction qui ont été activées pour Contrats et comptabiliser aux CC. Si vous ne voyez pas la définition de transaction souhaitée, vérifiez que Activer pour les contrats est sélectionné et Comptabilisation des transactions = « Comptes clients » dans la définition de transaction.
-
Si vous êtes abonné à la reconnaissance des dépenses du contrat, procédez comme suit :
- Spécifiez un journal des dépenses par défaut dans la Journal des dépenses 1 et éventuellement dans Journal des dépenses 2 champs.
- Sélectionnez l’icône Comptabilisation configuration et terminez la Comptabilisation des dépenses table. Voir le Tableau de comptabilisation des dépenses dans la section Description des champs pour plus d’informations.
-
Sélectionnez Enregistrer.
8. Prochaines étapes
Une fois votre application Contrats configurée, procédez comme suit :
- Accordez-vous, ainsi qu’aux utilisateurs concernés, les permissions Contrats appropriées. En savoir plus sur Permissions des contrats.
- Configurez les modèles, les tarifs et les articles applicables. Voir Configurer l’application Contrats pour les tâches de configuration applicables à votre abonnement Contrats.
- Créer des rapports de contrats à l’aide de l’Assistant de création de rapport personnalisé. En savoir plus sur Objets de rapport sur les contrats.
Modification de la configuration des contrats
Vous pouvez modifier les valeurs et les options de configuration selon vos besoins après avoir commencé à utiliser l’application Contrats. Les modifications apportées à la configuration de la comptabilisation du compte n’affecteront pas les lignes de contrat ou les dépenses en cours, car la configuration de comptabilisation qui existe au moment de la création d’un contrat est mise en cache sur la ligne de contrat ou la dépense. Toute modification apportée ici affectera les nouvelles lignes de contrat ou dépenses et les lignes de contrat créées à la suite d’un renouvellement (car ils utiliseront la configuration de comptabilisation actuelle).
Par exception, si vous activez l’option Activer les revenus différés pour les projets de temps et de matériaux sur la page Configurer la gestion des revenus, vous ne pouvez pas la désactiver. Elle restera activée en permanence. En savoir plus sur Revenu estimé en fonction du temps.
Passer de l’utilisation de deux journaux à un seul journal
Si vous avez utilisé des contrats avec deux journaux, mais que vous n’avez plus besoin du deuxième journal, vous pouvez désactiver le journal souhaité. Vous avez alors la possibilité d’afficher ou de masquer les données du journal désactivé.
Si vous affichez le journal désactivé, vous pouvez toujours voir les journal sur les lignes de contrat, dans l’onglet Journaux et partout où journal informations sont affichées. Vous pouvez traiter les lignes de contrat existantes pour le journal désactivé, mais vous ne pourrez pas ajouter d’informations pour le journal désactivé dans les nouvelles lignes de contrat. Lorsque vous ne souhaitez plus voir le journal désactivé, vous pouvez mettre à jour la configuration pour le masquer.
Notez que le comportement suivant est attendu pour la désactivation des journaux :
- Vous ne pouvez désactiver qu’un seul ensemble de journaux. Vous ne pouvez pas désactiver les deux.
- Les colonnes de journal désactivées seront toujours sélectionnables dans les rapports personnalisés.
- Les colonnes associées au journal désactivé ne pourront pas être ajoutées dans les modèles d’importation CSV de ligne de contrat ou de dépense.
- Les données du journal sont mises en cache sur la ligne de contrat lors de sa création. Intacct continuera à valider les données des lignes de contrat qui étaient en cours lorsque le deuxième journal a été désactivé. La meilleure pratique consiste à afficher le journal désactivé jusqu’à ce que toutes les lignes de contrat applicables soient terminées.
Pour désactiver un journal :
-
Aller à Contrats > Mise en place > Configuration.
-
Dans la section Journaux, compensez le Activer le journal case à cocher du journal que vous ne souhaitez plus utiliser. Par exemple, si vous voulez désactiver le journal 2, compensez la Activer le journal 2 case à cocher.
La section se développe pour afficher une case Afficher le journal.
-
Procédez de l’une des manières suivantes :
- Pour afficher le journal jusqu’à ce que vous ayez terminé le traitement des données du journal, laissez la Afficher le journal case cochée.
- Pour masquer le journal lorsque vous ne souhaitez plus voir le journal, compenser le Afficher le journal case à cocher.
-
Sélectionnez Enregistrer.
Passer d’un à deux journaux l’utilisation d’un seul journal
Si vous avez utilisé des contrats avec un journal et que vous souhaitez commencer à utiliser un autre journal pour des exigences de reporting parallèles, vous pouvez activer le deuxième journal.
Avant de terminer cette procédure, Créez le livre défini par le utilisateur, les journal de revenus et les journal dépense applicables.
Pour activer un deuxième journal :
-
Aller à Contrats > Mise en place > Configuration.
- Dans la section Journaux, sélectionnez l’icône Activer le journal case à cocher du journal que vous souhaitez utiliser. Par exemple, si vous souhaitez commencer à utiliser le journal 2, sélectionnez l’icône Activer le journal 2 case à cocher.
- Utilisez le Journal des revenus liste déroulante pour sélectionner le journal des revenus.
- Si vous êtes également abonné à la comptabilisation des dépenses de contrats, utilisez la Journal des dépenses dans la liste déroulante permettant de sélectionner le journal des dépenses.
-
Sélectionnez Enregistrer.
À propos de l’importation/de la création de contrats historiques
Lors de la mise en œuvre initiale des contrats, vous pouvez importer ou créer un contrat dont la date de fin est passée à des fins de données historiques. Par défaut, Intacct vous empêche de créer ou de mettre à jour des contrats avec des dates de fin passées afin que les contrats ne soient pas renouvelés prématurément. Voir Autoriser l’importation ou la création de contrats historiques pour des instructions détaillées.
Considérations relatives aux entité multi-entités
Les sociétés multi-entité peuvent être configurées pour autoriser uniquement la création de transactions livre auxiliaire à partir du niveau de l'entité et non au niveau général. Vous pouvez voir l’option Désactiver niveau général configuration livre auxiliaire transactions dans la Configurer plusieurs entités page. Cette option de configuration affecte la création du contrat comme suit :
- Si l’option Désactiver les transactions livre auxiliaire de niveau général est définie sur vrai pour votre société, les utilisateurs ne peuvent créer des contrats qu’au niveau de l'entité.
- Si l’option Désactiver les transactions livre auxiliaire de niveau général est définie sur faux pour votre société, les utilisateurs peuvent créer des contrats au niveau général et au niveau de l'entité.
Contrats existants Les sociétés qui ont des contrats en cours au niveau général et qui souhaitent définir Désactiver les transactions du livre auxiliaire de niveau général sur Vrai doivent planifier avant d’activer cette option :
- Commencez à créer tous les contrats au niveau de l’entité et ne créez plus de contrats au niveau général.
- Désactivez les renouvellements pour les contrats de niveau général et créez manuellement les contrats de renouvellement au niveau de l’entité.
- Lorsque tous les contrats de niveau général ont été entièrement traités, définissez l’option Désactiver les transactions du livre auxiliaire de niveau général sur vrai.
Une fois que vous avez défini l’option sur vrai, vous ne pouvez pas comptabiliser de revenus, de factures générer, de dépenses comptabiliser, etc., pour les contrats niveau général. Cependant, l’option configuration n’est pas permanente et vous pouvez la définir sur false si nécessaire pour permettre niveau général événements de comptabilisation contrat.
Descriptions des champs
Onglet de configuration générale
Onglet configuration de comptabilisation
Onglet de configuration des politiques de facturation
Onglet de configuration générale
Journaux
| Champ | Description |
|---|---|
|
Activer le journal 1 Activer le journal 2 |
Vous avez besoin d’au moins un ensemble de journaux pour utiliser les contrats. Cochez la case en regard du groupe de journaux que vous souhaitez utiliser. Journal 1 est sélectionné par défaut pour les nouveaux abonnements à Contrats. Quand Activer le journal est sélectionné, vous pouvez sélectionner un journal de recettes et de dépenses à utiliser avec cet ensemble. Quand Activer le journal est effacé, l’ensemble de journaux est désactivé. Si vous avez utilisé des contrats et que vous souhaitez modifier le numéro de journaux que vous utilisez, découvrez comment Activer ou Désactiver Un ensemble de journaux. |
|
Journal des recettes 1 Journal des recettes 2 Journal des notes de frais 1 Journal des dépenses 2 |
Vous ne pouvez sélectionner un journal que si l' Activer le journal La case correspondant à l’ensemble de journaux applicable est cochée. Utilisez les listes déroulantes applicables pour sélectionner les journaux de recettes et de dépenses que vous souhaitez utiliser. Voir Combinaisons de journaux valides. La meilleure pratique consiste à utiliser des journaux définis par l’utilisateur au lieu de journaux de comptabilité d’exercice. Les journaux définis par l’utilisateur vous permettent d’isoler les données des contrats dans les rapports et de passer facilement d’une comptabilité à un livre unique à une comptabilité à deux livres si les besoins changent à l’avenir. En savoir plus sur Livres définis par l’utilisateur.
|
|
Afficher le journal 1 Afficher le journal 2 |
Ces champs s’appliquent uniquement si vous avez utilisé des contrats avec deux ensembles de journaux et que vous souhaitez maintenant Désactiver un ensemble. Le champ Afficher journal s’affiche lorsque vous compenser la case à cocher Activer journal applicable. Ce champ se comporte comme suit :
|
Devise
| Champ | Description |
|---|---|
| Type de taux de change | Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le type de taux de change à utiliser par défaut pour les contrats. Si vous ne souhaitez pas utiliser le taux de change journalier Intacct par défaut, sélectionnez un Type de taux de change personnalisé. Les utilisateurs peuvent sélectionner un autre type de taux de change lors de la création d’un contrat. |
Facturation
| Champ | Description | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Options du type de conditions |
Vous pouvez choisir de ne prendre en charge que À durée déterminée Contrats (contrats avec dates de début et de fin) uniquement À feuilles persistantes Contrats (contrats sans date de fin spécifiée), ou Les deux types. Bien que vous puissiez choisir de prendre en charge les deux types de contrats, un contrat donné ne peut être que à durée déterminée ou permanent. Donc, si vous avez un modèle commercial hybride, vous pouvez avoir deux contrats ou plus par client pour couvrir tous les scénarios de durée.
Lorsque vous sélectionnez l’un ou l’autre À feuilles persistantes ou Les deux, Intacct permet la prise en charge de plusieurs éléments d’infrastructure différents Contrats permanents dans votre société. Cela inclut Modèles permanents, pour laquelle vous devrez attribuer les permissions d’utilisateur ou de rôle appropriées. |
||||||
| Définition de transaction de facture |
Utilisez la liste déroulante pour sélectionner la définition de transaction de facture à utiliser par défaut pour les factures créées à partir de contrats. La liste déroulante affiche uniquement les définitions de transaction définies pour comptabilisation dans Comptes clients et pour lesquelles les options Suivre la remise ou la surtaxe de l’élément et Activer pour les contrats sont définies sur « vrai ». Les utilisateurs peuvent sélectionner différentes définitions de transaction de facture lors de la génération de factures à partir d’un contrat. Voir Exigences de définition de transaction de contrat pour plus d’informations. |
||||||
| Activer les politiques de factures planifiées |
Ce champ n’apparaît que pour les sociétés qui ont souscrit à des contrats avant le 19 août 2022. Sélectionnez ce champ pour vous inscrire aux exécutions de facture planifiées. Lorsque ce champ est sélectionné, la Facturation automatique s’affiche sur la Politique de facturation page. L’activation de cette option est permanente. Elle limite la génération de factures au niveau de création d’un contrat dans les sociétés multi-entités. Ainsi, si un contrat est créé au niveau général, il ne peut être facturé qu’au niveau général. S’il est créé au niveau de l’entité, il ne peut être facturé qu’au niveau de l’entité.
Les sociétés qui s’abonnent à Contrats après le 19 août 2022 sont automatiquement activées pour les politiques de factures planifiées. Ce champ n’apparaît pas sur la page Configurer les contrats. |
||||||
| E-mail de notification des politiques de facture programmée | Spécifiez une adresse e-mail qui recevra les notifications concernant Exécutions de la politique de facture et Exécution planifiée de la facture résultats. | ||||||
| Activer la facturation à l’utilisation |
Cochez cette case si vous souhaitez facture fournisseur en fonction du quantité d’un article que le client a utilisé ou consommé au cours d’une période donnée. La sélection de cette option permet à l’utilisateur de sélectionner Basée sur la quantité car le Méthode de facturation sur une ligne de contrat. En savoir plus sur Utilisation. |
||||||
| Fractionner les niveaux en lignes de facture |
Pour les articles dont le prix est fixé selon une tarification par échelons, Intacct effectuera les opérations suivantes :
Par exemple, imaginons que vous vendiez des widgets, Tarification par échelons = Étape et que vous avez défini les niveaux suivants :
En janvier, le client a utilisé un total de 25 widgets, vous ajoutez donc une fiche d’utilisation avec une quantité de 25. Vous trouverez ci-dessous des exemples d’incidence de cette option sur l’affichage des widgets par Intacct sur la facture. Comportement par défaut lorsque cette option n’est pas activée : Comportement lorsque cette option est activée : En savoir plus sur la tarification par échelons dans Entrées de la liste des tarifs facturés. |
||||||
|
Assouplir les règles relatives aux dates de comptabilisation dans le grand livre |
Ce paramètre permet d’éviter les échecs de renouvellement de contrat permanents causés par des périodes clôturées, des retards de planification ou des incohérences de dates. Lorsque cette option est activée, si la date de début d’une nouvelle ligne de contrat tombe dans une période clôturée pendant le renouvellement permanent, ce paramètre ajuste automatiquement la date de comptabilisation dans le grand livre. Intacct utilise la date la plus ancienne de la période ouverte comme date de comptabilisation dans le grand livre, ce qui élimine la nécessité d’une correction manuelle des données. Ce paramètre active également la fonctionnalité suivante pour les lignes de contrat permanentes :
|
||||||
|
Lorsque la date d’utilisation est antérieure à la date de début de la période de facturation récurrente en cours, ajoutez l’utilisation à : |
Ce champ s’applique uniquement si Activer la facturation de l’utilisation = vrai et les options de type de conditions = Permanent ou les deux. Chaque ligne de contrat permanent présente plusieurs périodes de facturation fournisseur récurrente. La première période de facturation fournisseur récurrente est la période 1, la suivante est la période 2, et ainsi de suite. Pour gérer les périodes de facturation fournisseur récurrentes, Intacct crée une nouvelle ligne de contrat avec le même numéro de ligne de contrat pour chaque période de facturation fournisseur récurrente. Il ne peut y avoir qu’une seule instance « En cours » d’une ligne de contrat à la fois. Lorsqu’Intacct crée une nouvelle ligne de contrat pour la période de facturation fournisseur récurrente suivante, il définit la ligne de contrat pour la période de facturation fournisseur récurrente précédente sur « Clôturée ». La nouvelle ligne de contrat pour la période de facturation fournisseur récurrente suivante est désormais « En cours ». Il est possible de téléverser à tout moment l’utilisation dans Intacct. Cette option de configuration indique à Intacct la période de facturation fournisseur récurrente à associer à la fiche d’utilisation si la date d’utilisation est antérieure à la date de début de la période de facturation fournisseur récurrente en cours au moment de téléverser ou de créer la fiche d’utilisation. Cette option de configuration affecte les aspects suivants :
Exemple
Supposons le scénario suivant pour comparer les deux options de configuration :
Si l’option de configuration est définie sur Période de facturation récurrente « En cours », vous pouvez ouvrir la ligne de contrat et ajouter l’utilisation dans l’onglet Utilisation. Cette opération associe la fiche d’utilisation datée du 23 décembre à la période de facturation récurrente de janvier. Voici le comportement attendu :
Si l’option de configuration est définie sur Période de facturation récurrente « clôturée » applicable, vous ouvrez la ligne de contrat, sélectionnez l’icône Historique permanent , ouvrez la période de décembre et ajoutez l’utilisation via l’onglet Utilisation.
Ce flux de travail exige que les utilisateurs soient en mesure de trouver la période clôturée applicable afin d’ajouter la fiche d’utilisation. Voici le comportement attendu :
En règle générale, les entreprises téléchargent les enregistrements d’utilisation vers Intacct une fois par mois et les utilisateurs ne créent des enregistrements d’utilisation manuellement que lorsqu’ils doivent corriger l’utilisation. De plus, la plupart des entreprises facture fournisseur des arriérés d’utilisation, il est donc très courant que l’utilisation datée d’une période de facturation récurrent précédente soit associée à la période de facturation récurrent suivante. L’option de configuration que vous choisissez dépend vraiment du moment de votre facture. En savoir plus sur Périodes de facturation récurrentes. |
||||||
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Calendriers de facturation Lorsque la date de comptabilisation de la ligne de contrat au GL est antérieure à la date de début du calendrier de facturation interne |
La date de comptabilisation dans le grand livre de la ligne de contrat correspond à la date à laquelle les comptes clients non facturés et les revenus de comptabilisation non facturés de la ligne de contrat sont comptabilisés dans le grand livre. La « date de début du calendrier de facturation interne » correspond soit à la date de début du modèle de facturation, soit à la date de début de la ligne de contrat, moins toute période de facturation à l’avance, selon que la ligne de contrat utilise ou non un modèle de facturation. Choisissez l’une des options de configuration suivantes afin de déterminer le comportement du calendrier de facturation lorsque la date de comptabilisation de la ligne de contrat au grand livre est antérieure à la date de début du calendrier de facturation interne
Ce paramètre de configuration n’affecte que les scénarios lorsque la date de comptabilisation du grand livre est antérieure à la date de début du calendrier de facturation interne. Elle n’a aucun effet si la date de comptabilisation dans le grand livre est postérieure à la date de début du calendrier de facturation interne et n’a aucun effet sur les calendriers de revenus. Ce paramètre de configuration contrôle tous les contrats de votre société. Si vous modifiez le paramètre de configuration, la modification prendra effet pour toutes les lignes de contrat nouvelles et modifiées. En savoir plus sur le Date de comptabilisation du GL sur les lignes de contrat. |
Séquençage des documents
| Champ | Description |
|---|---|
| Séquence d’identifiant de contrat |
Les contrats doivent avoir un ID de contrat unique afin de prendre en charge les renouvellements automatiques de contrat. Utilisez le liste de sélection Numérotation des documents pour sélectionner la séquence de numérotation à utiliser pour numéro automatiquement les contrats. Pour ajouter une nouvelle séquence, sélectionnez Ajouter dans la liste déroulante. Laissez ce champ vide pour numéro les contrats manuellement. Lorsque les utilisateurs créent un contrat, ils voient -Nouveau- dans le champ ID de contrat. Cela signifie que l’ID de contrat sera renseigné par Intacct lors de l’enregistrement. |
Renouvellements
| Champ | Description |
|---|---|
| Renouvellements automatiques du contrat |
Choisissez entre Sur (par défaut) ou De. Lorsque cette option est activée, les contrats se renouvellent automatiquement comme prévu. Par défaut, les entités héritent de ce paramètre de la niveau général, mais vous pouvez le remplacer à la niveau de l'entité pour un contrôle plus précis. |
| Période de rattrapage du renouvellement (jours) |
Définit le nombre de jours pendant lesquels un contrat peut être renouvelé automatiquement après la date de déclenchement. La valeur par défaut est de sept jours et la valeur maximale est de 999 jours. Par défaut, les entités héritent de ce paramètre de la niveau général, mais vous pouvez le remplacer à la niveau de l'entité pour un contrôle plus précis. |
Contrats historiques
| Champ | Description |
|---|---|
| Autoriser l’importation ou la création de contrats avec des dates de fin passées |
Cette option n’est généralement utilisée que lors de la mise en œuvre des contrats pour importer des données de contrats historiques à l’aide de Traiter les calendriers de contrat. Nous vous recommandons également de désactiver les renouvellements automatiques de contrat pendant ce processus afin d’éviter de déclencher des renouvellements sur les contrats historiques. Pour autoriser l’importation/la création de contrats avec des dates de fin passées :
Pour les contrats permanents uniquement : Si vous devez saisir une ligne de contrat avec une date de début dans une période de facturation récurrente clôturée, vous pouvez activer cette option, ajouter la ligne de contrat, puis désactiver cette option. En savoir plus sur Permettre l’importation ou la création de contrats historiques. |
Onglet configuration de comptabilisation
Les modifications apportées à la configuration de la comptabilisation du compte n’affecteront pas les lignes de contrat ou les dépenses en cours, car la configuration de comptabilisation qui existe au moment de la création d’un contrat est mise en cache sur la ligne de contrat ou la dépense. Toute modification apportée ici affectera les nouvelles lignes de contrat ou dépenses et les lignes de contrat créées à la suite d’un renouvellement (car ils utiliseront la configuration de comptabilisation actuelle).
Pour plus d’informations sur les contrats facture comptabilisation, consultez 6. Créer une définition de transaction de facture contrat.
Tableau de comptabilisation des revenus
Utilisez ce tableau pour mapper les comptes sur lesquels les éléments de contrat doivent être comptabilisés. Voir Flux comptable du contrat pour plus d’informations sur la façon dont les données circulent entre ces comptes.
Publication des revenus
| Groupe GL de l’article
|
Groupe GL client | CC non facturés* | CC facturés* | DR non facturé* | DR facturés* | DR payés* | Ventes non facturées* | Ventes facturées* | Ventes payées* | |||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 1100 | 1100 | 2600 | 2700 | 2800 | 4600 | 4700 | 4800 | ||||
| 2 | Abonnement | 1100-01 | 1100 | 2600-01 | 2700-01 | 2800-01 | 4600-01 | 4700-01 | 4800-01 | |||
| 3 | Divers | 1100-02 | 1100 | 2600-02 | 2700-02 | 2800-02 | 4600-02 | 4700-02 | 4800-02 | |||
| 4 | Entretien | 1100-03 | 1100 | 2600-03 | 2700-03 | 2800-03 | 4600-03 | 4700-03 | 4800-03 | |||
| 5 | Assistance | 1100-04 | 1100 | 2600-04 | 2700-04 | 2800-04 | 4600-04 | 4700-04 | 4800-04 | |||
| Total |
| Champ | Description |
|---|---|
|
Groupe GL de l’article Groupe de clients du GL |
Le groupe GL de l’article et le groupe GL du client forment le groupe de critères pour le mappage des comptes. Par exemple, le groupe GL de l’article Maintenance et le groupe GL de l’article Matériel peuvent être mappés à un ensemble de comptes, et le groupe GL de l’article Maintenance et le groupe GL de l’article Logiciel mappés à un autre ensemble de comptes. En savoir plus sur Groupes GL d’articles et Groupe GL du client. |
| CC non facturés |
Compte sur lequel comptabiliser le montant de la ligne de contrat qui n’a pas encore été facturé. |
| CC facturés | Compte sur lequel comptabiliser le montant de la ligne de contrat qui a été facturé, mais non payé. |
| DR non facturé |
Compte sur lequel comptabiliser la valeur totale du contrat qui n’a pas encore été reconnue ou facturée. |
| DR facturé | Le compte sur lequel vous souhaitez comptabiliser un montant de revenus différés pour lequel vous avez envoyé une facture mais que le client n’a pas encore payé. |
| DR payé | Le compte sur lequel comptabiliser un montant de revenus différés pour lequel vous avez envoyé une facture et auquel un paiement est appliqué à la facture. |
| Ventes non facturées | Le compte sur lequel comptabiliser un montant de revenus de ventes qui n’a pas été facturé. |
| Ventes facturées | Le compte sur lequel comptabiliser un montant de revenus de ventes qui a été facturé mais que le client n’a pas encore payé. |
| Ventes payées | Le compte sur lequel comptabiliser un montant de revenu de ventes qui a été facturé et auquel un paiement a été appliqué. |
Tableau de comptabilisation des dépenses
Ce tableau n’apparaît qu’une fois que vous avez enregistré la page Configurer la gestion des revenus avec la Reconnaissance des dépenses standard sélectionnée. Voir Gestion des revenus.
Utilisez ce tableau pour mapper les comptes sur lesquels les éléments de dépenses doivent être comptabilisés. Voir Flux comptable de la reconnaissance des dépenses - Contrats pour plus d’informations sur la façon dont les données circulent entre ces comptes.
| Champ | Description |
|---|---|
|
Groupe GL de l’article Groupe GL client |
Le groupe GL de l’article et le groupe GL du client forment le groupe de critères pour le mappage des comptes. Par exemple, le groupe GL de l’article Maintenance et le groupe GL de l’article Matériel peuvent être mappés à un ensemble de comptes, et le groupe GL de l’article Maintenance et le groupe GL de l’article Logiciel mappés à un autre ensemble de comptes. En savoir plus sur Groupes GL d’articles et Groupe GL du client. |
| Dépenses reportées | Compte sur lequel il faut comptabiliser un montant de dépense qui a été engagé, mais pas encore consommé. |
| Dépense comptabilisée |
Compte sur lequel comptabiliser un montant de dépense lors de la reconnaissance de la dépense différée. |
| Comptabilisation des charges |
Le compte sur lequel la comptabilité d’exercice du passif est comptabilisée. |
Onglet de configuration des politiques de facturation
Utilisez la Configuration des politiques de factures Onglet sur le Configurer les contrats Page permettant de déterminer l’ordre de traitement de plusieurs politiques de factures planifiées. Si vous créez des politiques de facture au niveau général d’une société multi-entités, vous pouvez également utiliser cet onglet pour affecter les politiques de factures planifiées aux entités souhaitées.
Spécifier la liste des ordres de priorité des règles de facture
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom de l’entité | Cette colonne répertorie toutes les entités associées à votre société. |
| # politiques de factures | Sélectionnez l’icône lien pour ouvrir la Ordre de priorité des règles de facturation tableau pour l’entité correspondante. |
Tableau des ordres de priorité des règles de facturation
| Champ | Description |
|---|---|
| Politique de facturation |
Utilisez la liste déroulante pour sélectionner une politique de facture à exécuter pour l’entité sélectionnée. Utilisez la liste déroulante de la ligne 1 pour sélectionner la politique de facture qu’Intacct doit traiter en premier. Par exemple, supposons que votre société ait deux politiques de facture avec des critères de filtre différents qui incluent la même facture et s’exécutent à la même date. Quel traitement de facture doit prévaloir ? Intacct traite d’abord la politique de facture de la ligne 1, puis de la ligne 2, etc. Vous pouvez également glisser-déposer les politiques de factures dans l’ordre souhaité dans la Ordre de priorité des règles de facturation boîte de dialogue. Seules les politiques de factures planifiées apparaissent dans les listes déroulantes. |
Découvrez comment Configurer la facturation planifiée.
