Aperçu de la gestion des dépenses

Assurez-vous de suivre votre budget avec la gestion des dépenses. Gestion des dépenses permet aux sociétés de contrôler les dépenses en fonction d’un budget précis, en vous informant du moment où une dépense dépasse le budget défini. Le module peut être configuré de manière à valider les transactions du Grand livre général, des Comptes fournisseurs ou des Achats. Vous pouvez même inclure dans le calcul les dépenses engagées, qui sont des achats approuvés précédemment alors qu’aucune facture n’a été envoyée.

Le module Gestion des dépenses :

  • s’intègre et valide un budget déterminé dans les dépenses pour le Grand livre général, les Comptes fournisseurs et les Achats, ce qui permet un meilleur contrôle et une meilleure planification financière;
  • prend en charge la validation basée sur les sections;
  • fournit un aperçu de l’incidence budgétaire au cours du processus de dépenses;
  • envoie des notifications proactives par courriel aux administrateurs de budget, pour offrir un résumé des transactions qui ont été comptabilisées et qui dépassent le budget;
  • peut arrêter ou avertir automatiquement lorsque des transactions dépassant le budget sont comptabilisées;
  • indique dans la piste d’audit si une transaction entrait dans le cadre du budget ou le dépassait

À propos de la gestion des dépenses

Dans de nombreuses sociétés, les dépenses sont traitées par plusieurs membres du personnel qui ont un impact sur le budget commun. Lorsque vous saisissez ces transactions, il n’est pas pratique d’arrêter et d’exécuter un rapport budgétaire pour chaque transaction saisie.  Il est possible que quelqu’un ne remarque le dépassement du budget qu’un certain temps après qu’une transaction a été comptabilisée. Le besoin d’avoir un aperçu du budget en temps réel est double lorsqu’une transaction nécessite une approbation et que le budget doit être pris en compte dans la décision d’approbation.

Le module Gestion des dépenses s’occupe automatiquement de ce suivi et de cette validation pour vous, ce qui vous permet de contrôler facilement les dépenses en fonction de votre budget global. Gestion des dépenses valide les dépenses par rapport à votre budget, ce qui vous permet de suivre facilement les dépenses qui peuvent vous faire dépasser le budget.

Configuration flexible

La configuration de Gestion des dépenses est flexible. Si vous trouvez des dépenses imprévues mais nécessaires qui dépassent le budget, vous pouvez configurer Gestion des dépenses de manière à ce qu’elle vous envoie un avertissement en cas de dépassement de budget. Cela permet quand même de comptabiliser ces transactions. Vous pouvez également enregistrer la transaction sous forme de brouillon, puis ajuster le budget utilisé pour la gestion des dépenses afin de permettre de comptabiliser ces transactions.

Dans les sociétés ayant plusieurs entités, la gestion des dépenses :

  • valide par rapport à la devise de tenue de compte, car des budgets sont créés pour la devise de tenue de compte de la société.
  • Est généralement configurée au niveau général, bien qu’il puisse y avoir des configurations spécifiques à une entité.
    • Configuration de niveau général Notamment la définition de votre budget de gestion des dépenses, de vos préférences de notification, de vos paramètres de validation et des dépenses engagées. Vous pouvez également préciser vos définitions de transactions d’achats et les mises en correspondance des groupes d’articles du grand livre général à utiliser avec le module Gestion des dépenses s’ils sont créés au niveau général.
    • Configuration au niveau de l’entité Comprend la définition des définitions de transaction d’achats au niveau de l’entité et les mappages des groupes d’articles du Grand livre au niveau de l’entité.

Qui utilise la gestion des dépenses ?

Toute entreprise souhaitant appliquer un budget et contrôler ses dépenses peut bénéficier de Gestion des dépenses. L’application pourrait être particulièrement intéressante et utile pour :

  • Les équipes Comptabilité et Finances
  • Les propriétaires du budget des unités commerciales et des services
  • Les directeurs financiers
  • Les gestionnaires de projet
  • Les responsables des subventions

La personne qui crée le budget, la personne qui configure Gestion des dépenses et celle qui comptabilise les dépenses peuvent toutes être différentes. Chacune de ces personnes a besoin de permissions pour agir dans son domaine, mais aucune permission spéciale n’est nécessaire pour accéder à la gestion des dépenses, si ce n’est l’abonnement à la gestion des dépenses.

Principales fonctionnalités de Gestion des dépenses

Validation des dépenses

La validation des dépenses examine le budget, la date de début, la durée, les sections utilisées et vérifie s’il faut inclure des dépenses engagées dans des livres définis par l’utilisateur.

Pour les dépenses saisies dans une transaction avec la fonction Gestion des dépenses activée, cette dernière valide les dépenses de la transaction. Pour cela, les dépenses réelles à ce stade sont soustraites du budget calculé pour la période sélectionnée dans la configuration. Une fois qu’une dépense est comptabilisée, elle est immédiatement prise en compte dans la validation future.

Si un compte est crédité au cours d’une de vos transactions, Gestion des dépenses prend en compte ce crédit. Par exemple, si le budget d’un compte est de 1 000 $, mais qu’il est crédité de 500 $, Gestion des dépenses considère maintenant que le budget total de ce compte est de 1 500 $.

Si vous avez inclus un livre défini par l’utilisateur pour les dépenses engagées, Gestion des dépenses ajoute également ce montant dans la formule de validation. Ainsi, le budget restant est toujours égal au montant du budget initial, moins les dépenses réelles et engagées. En outre, la gestion des dépenses peut également être configurée de manière à ce que les comptes de bilan prennent en charge les achats d’actifs.

En savoir plus sur Validation de la gestion des dépenses.

Validation basée sur les dimensions

La gestion des dépenses peut valider un budget selon n’importe quelle dimension, standard ou définie par l’utilisateur. Par exemple, votre société peut établir son budget en fonction de l' service ou établissement dimensions.

Pour toute dimension que vous prévoyez d’utiliser pour la validation de la gestion des dépenses, assurez-vous que le dimension est activé dans Achats,Comptes fournisseurset Grand livre. Dans le cas contraire, vous ne pourrez pas sélectionner la dimension lors de la configuration de la Gestion des dépenses.

Par exemple, si vous prévoyez d’utiliser Service, Emplacementet Classe dans Gestion des dépenses, toutes ces dimensions doivent d’abord être activées dans Achats, Comptes fournisseurs et Grand livre. Vous activez ensuite la section dans Gestion des dépenses. C’est vrai, même si vous n’utilisez que le Classe dimension dans les transactions d’Achats uniquement et prévoyez d’utiliser la Gestion des dépenses uniquement dans Achats.

Si vous configurez votre budget en utilisant des dimensions, la gestion des dépenses respecte ces limites de budget dimensionnelles et les utilise pendant le processus de validation. Lors de la validation par rapport à des dimensions, toute combinaison de dimensions doit correspondre exactement à celle du budget.

Pour les combinaisons de dimensions qui ne correspondent pas, utilisez la Si une budget n’a aucune correspondance, traitez-budget comme étant nulle Case à cocher pour traiter les éléments autres que les écritures comme des combinaisons compte-dimension qui n’ont pas de budget disponible.

Lorsque vous validez par rapport à des sections, assurez-vous que votre budget inclut des valeurs pour ces sections. En savoir plus sur Validation de la gestion des dépenses.

Fonctionnalité Détails
Validation des dépenses  
Validation basée sur les dimensions  
S’adapte aux changements de budget

Si le budget change, Gestion des dépenses gère le changement. Les transactions passées comptabilisées dans les applications validées par Gestion des dépenses ne sont pas affectées par la modification, mais les transactions nouvelles ou révisées sont validées par rapport au budget mis à jour.

Par exemple, si un service dispose d’un budget de 5 000 $ US pour une période de référence particulière, les transactions sont validées par rapport à cette valeur budgétaire. Si le budget est modifié à mi-parcours de la période de référence et que le budget du service est maintenant de 8 000 $ US, toutes les nouvelles transactions sont validées par rapport au budget de 8 000 $ US.

Si une transaction qui dépasse la limite du budget de 5 000 $ US est modifiée et enregistrée, elle est maintenant validée par rapport au budget mis à jour, et non par rapport au budget initial.
Notifications d’arrêt ou d’avertissement

Lorsque Gestion des dépenses valide une transaction par rapport à un budget, elle peut avertir ou arrêter un utilisateur si la transaction comptabilisée dépasse le budget défini.

Si la Gestion des dépenses est définie sur :

  • avertir En cas de dépassement de budget, les utilisateurs peuvent toujours comptabiliser des transactions dépassant le budget. Cela donne également le temps aux utilisateurs de parler à l’administrateur de budget et d’ajuster le budget avant la comptabilisation de la transaction.
  • arrêter En cas de dépassement de budget, les utilisateurs ne pourront pas comptabiliser de transaction dépassant le budget. Dans ce cas, l’administrateur du budget doit régulariser le budget avant que la transaction ne puisse être comptabilisée.
Notifications proactives par courriel sur les dépassements de budget

Outre les notifications d’arrêt et d’avertissement données au moment de la comptabilisation de la transaction, un administrateur de budget peut recevoir des alertes par e-mail sur les dépassements de budget, tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois. Ces alertes incluent un résumé de chaque transaction ayant dépassé le budget spécifié pendant l’intervalle sélectionné dans les applications configurées pour avertir en cas de dépassement de budget. Les transactions sont répertoriées par application dans l’e-mail, de la plus ancienne à la plus récente.

Les notifications par courriel ne sont envoyées que pour les transactions qui entraînent un dépassement de budget. Par exemple, si Achats est configuré de sorte à s’arrêter en cas de dépassement du budget, mais que Comptes fournisseurs est configuré de sorte à envoyer un avertissement, vous ne recevrez que des notifications par courriel pour les dépassements de budget liés à vos factures. En effet, Intacct empêche les transactions entraînant un dépassement du budget si elles sont comptabilisées dans Achats.
Aperçu des dépenses

En une seule action, vous pouvez voir le montant du budget déjà dépensé et engagé, ainsi que le montant restant dans le budget après la comptabilisation de la transaction.

La fonction Informations sur les dépenses est associée à une permission. Vous pouvez donc contrôler qui a accès aux informations concernant votre budget et vos dépenses, et qui n’y a pas accès.

En savoir plus sur utilisation de l’aperçu des dépenses.
Historique des dépenses L’historique des dépenses par transaction est suivi dans la piste d’audit, ce qui vous donne des informations sur l’état du budget au moment où la transaction a été soumise.
Inclure les éventuelles dépenses engagées

Certaines organisations ont mis de côté les dépenses engagées dans un livre défini par l’utilisateur afin de suivre les engagements et de les inclure dans les rapports. Par exemple, de nombreuses organisations ont mis de côté des fonds pour les dépenses fournisseurs sous contrat ou veulent répercuter les achats approuvés dans le calcul des fonds disponibles dans le budget.

Si votre société utilise des livres définis par l’utilisateur, vous pouvez inclure ces dépenses engagées mais non encore libérées pour la validation de la gestion des dépenses afin de maintenir votre budget dans ses limites.

En savoir plus sury compris les dépenses engagées.
Assistance pour les comptes de bilan

Pour les comptes de bilan, la gestion des dépenses utilise le solde de clôture pour les écritures de budget, réelles et engagées, et soustrait l’achat actuel pour déterminer si le montant restant ne dépasse pas le budget.