Enregistrer une écriture de journal comme brouillon

Avec la possibilité d’enregistrer des écritures de journal à l’état de brouillon, vous êtes en mesure d’enregistrer votre progression sur une écriture sans avoir à la comptabiliser. Par la suite, vous ou un autre utilisateur pouvez revenir à cette écriture de journal et la comptabiliser.

La possibilité d’enregistrer une écriture de journal comme brouillon s’applique également aux écritures de journal statistique et aux transactions mémorisées, mais pas aux transactions récurrentes ni aux modèles de transaction.
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Type d’utilisateur Entreprise, collaborateur
Permissions

Écritures de journal : Lister, Ajouter

Les écritures de journal à l’état de brouillon étant un « travail en cours », Ajouter La permission inclut la possibilité d’ajouter, de modifier et de supprimer des écritures de journal à l’état de brouillon. Toutefois, les permissions explicites de Éditer et Supprimer sont requis pour modifier les écritures qui ne sont pas des brouillons.

Enregistrer l’écriture de journal en tant que brouillon

Au moment d’ajouter une écriture de journal, vous avez la possibilité de l’enregistrer comme brouillon au lieu de la comptabiliser.

  1. Atteindre Grand livre > Tout et sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Écritures de journal.

  2. Saisissez tout ou partie de l’écriture de journal.
    • Une date et une description sont requises. Les autres champs sont facultatifs et l’écriture n’a pas besoin d’être complète ni équilibrée.

    • Vous pouvez utiliser la commande Commentaire pour ajouter une note sur l’écriture de journal.

      Chaque fois que vous ajoutez un commentaire et enregistrez l’écriture en tant que brouillon, votre commentaire est ajouté à la Histoire de l’écriture de journal.

  3. Enregistrez l’écriture de journal en tant que brouillon en sélectionnant l’une des options suivantes Brouillon ou Brouillon et nouveau.

    Cela enregistre votre progression dans l’écriture de journal, mais ne la comptabilise pas dans le Grand livre. Aucun des éléments de l’écriture de journal n’affectera le Grand livre jusqu’à ce que vous ne reveniez pour comptabiliser l’écriture.

    Vous avez besoin de corriger une écriture de journal provisoire ? Comme les écritures à l’état de brouillon n’affectent pas le Grand livre, les utilisateurs autorisés à ajouter une écriture de journal peuvent également ajouter, modifier et supprimer des écritures de journal à l’état de brouillon.
    • Filtrez à la volée les transactions provisoires ou comptabilisées : Dans la vue de la liste des transactions appropriée, sélectionnez Brouillon ou Posté dans le État colonne.
    • Créez une vue personnalisée permanente qui filtre les transactions provisoires ou comptabilisées : Créer une vueet définissez le filtre sur Statut = Brouillon ou Statut = Comptabilisé. La vue personnalisée est disponible à chaque fois que vous accédez à la liste.

Vérifier et comptabiliser l’écriture de journal

Vous ou un autre utilisateur pouvez revenir ultérieurement à une écriture de journal provisoire pour la réviser ou la comptabiliser. N’oubliez pas que les écritures que vous comptabilisez sont vérifiées pour voir si elles sont complètes et que les débits et les crédits doivent être équilibrés.

  1. Accédez à Grand livre > Tous > Écritures de journal.
  2. Recherchez le journal et sélectionnez Transactions.
  3. Recherchez l’écriture de journal provisoire dans la liste.

  4. Choisir Éditer à la fin de la ligne.

  5. Vérifiez l’écriture ou apportez des modifications.
  6. Choisir Publier ou Publication et nouveau.
  1. Accédez à Grand livre > Tous > Écritures de journal.
  2. Recherchez le journal et sélectionnez Afficher les transactions.
  3. Recherchez l’écriture de journal provisoire dans la liste.
  4. Choisir Éditer à gauche de l’écriture de journal.
  5. Vérifiez l’écriture ou apportez des modifications.
  6. Choisir Publier ou Publication et nouveau.

Questions courantes

Non, les écritures de journal enregistrées comme brouillons n’ont pas besoin d’être complètes et les débits et crédits n’ont pas besoin d’être équilibrés.

Par exemple, vous ne savez peut-être pas exactement quel service ou emplacement utiliser pour un élément particulier. Avec une écriture de journal provisoire, vous n’êtes pas tenu de fournir cette information, même si celle-ci est requise pour que l’écriture soit comptabilisée.

Non, les utilisateurs autorisés à ajouter des écritures de journal peuvent enregistrer une écriture de journal en tant que brouillon ou la comptabiliser. Toutefois, votre administrateur Sage Intacct peut configurer Approbations des écritures de journal.

Oui, lorsque vous importez des écritures de journal à partir d’un modèle CSV, vous pouvez utiliser la État pour enregistrer la transaction en tant que Brouillon ou Posté. Si vous ne spécifiez pas de État, ou si le État n’est pas incluse dans votre fichier CSV, l’écriture de journal sera automatiquement comptabilisée. Pour en savoir plus, consultez Importation CSV : Écritures de journal du Grand livre

Les rapports standard, tels que le rapport du Grand livre, incluent uniquement les écritures de journal qui ont été comptabilisées. Cependant, vous pouvez créer un rapport personnalisé qui inclut des écritures de journal à l’état de brouillon.

Voici quelques conseils pour créer le rapport personnalisé :

  • Dans Étape 2 : Choisir le type de données de votre rapport, choisir Détail du Grand livre comme type de données à utiliser pour le rapport.
  • Dans Étape 3 : Sélectionnez les colonnes à inclure dans votre rapport, assurez-vous d’inclure la Statut de l’écriture du GL. Cela vous permet de déterminer si l’écriture est un brouillon ou une écriture comptabilisée.
  • Dans Étape 6 : Sélectionner des filtres, vous pouvez laisser les filtres vides pour afficher toutes les écritures de journal ou vous pouvez filtrer uniquement les écritures de journal où l’attribut Statut de l’écriture du GL est égal à D (pour Brouillon).