Enregistrer une écriture de journal comme brouillon

Avec la possibilité d’enregistrer des écritures de journal à l’état de brouillon, vous êtes en mesure d’enregistrer votre progression sur une écriture sans avoir à la comptabiliser. Par la suite, vous ou un autre utilisateur pouvez revenir à cette écriture de journal et la comptabiliser.

La possibilité d’enregistrer une écriture de journal comme brouillon s’applique également aux écritures de journal statistique et aux transactions mémorisées, mais pas aux transactions récurrentes ni aux modèles de transaction.
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Type d’utilisateur Entreprise, collaborateur
Permissions

Écritures de journal : Liste, Ajouter

Parce que les brouillons d’écritures de journal sont un « travail en cours », Ajouter Permissions inclut la possibilité d’ajouter, de modifier et de supprimer des brouillons d’entrées de journal. Toutefois, les autorisations explicites de Modifier et Supprimer sont tenus de modifier les participations qui ne sont pas des projets de repêchage.

Enregistrer l’écriture de journal en tant que brouillon

Au moment d’ajouter une écriture de journal, vous avez la possibilité de l’enregistrer comme brouillon au lieu de la comptabiliser.

  1. Aller à Grand livre > Tous et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Écritures de journal.

  2. Entrez tout ou partie de l’écriture de journal.
    • Une date et une description sont requises. Les autres champs sont facultatifs et l’écriture n’a pas besoin d’être complète ni équilibrée.

    • Vous pouvez utiliser l’icône Commentaire pour ajouter une note sur l’écriture de journal.

      Chaque fois que vous ajoutez un commentaire et enregistrez l’entrée en tant que brouillon, votre commentaire est ajouté à la Histoire de l’écriture de journal.

  3. Enregistrez l’écriture de journal en tant que brouillon en sélectionnant l’un ou l’autre des Brouillon ou Brouillon et nouveau.

    Cela enregistre votre progression dans l’écriture de journal, mais ne la comptabilise pas dans le Grand livre. Aucun des éléments de l’écriture de journal n’affectera le Grand livre jusqu’à ce que vous ne reveniez pour comptabiliser l’écriture.

    Vous avez besoin de corriger une écriture de journal provisoire ? Comme les écritures à l’état de brouillon n’affectent pas le Grand livre, les utilisateurs autorisés à ajouter une écriture de journal peuvent également ajouter, modifier et supprimer des écritures de journal à l’état de brouillon.
    • Filtrez les transactions de brouillon ou reportées à la volée : Dans la vue de la liste des transactions appropriée, sélectionnez l’une ou l’autre des options suivantes Brouillon ou Publié dans le État colonne.
    • Créez une vue personnalisée permanente qui filtre les transactions brouillons ou validées : Créer une vueet définissez le filtre sur État = Brouillon ou État = Publié. La vue personnalisée est disponible à chaque fois que vous accédez à la liste.

Vérifier et comptabiliser l’écriture de journal

Vous ou un autre utilisateur pouvez revenir ultérieurement à une écriture de journal provisoire pour la réviser ou la comptabiliser. N’oubliez pas que les écritures que vous comptabilisez sont vérifiées pour voir si elles sont complètes et que les débits et les crédits doivent être équilibrés.

  1. Atteindre Grand livre général > Tout > Écritures de journal.
  2. Recherchez le journal et sélectionnez Opérations.
  3. Trouvez le brouillon de l’écriture de journal dans la liste.

  4. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

  5. Vérifiez l’écriture ou apportez des modifications.
  6. Sélectionnez Poste ou Poste & nouveau.
  1. Atteindre Grand livre général > Tout > Écritures de journal.
  2. Recherchez le journal et sélectionnez Voir les transactions.
  3. Trouvez le brouillon de l’écriture de journal dans la liste.
  4. Sélectionnez Modifier à gauche de l’écriture de journal.
  5. Vérifiez l’écriture ou apportez des modifications.
  6. Sélectionnez Poste ou Poste & nouveau.

Questions courantes

Non, les écritures de journal enregistrées comme brouillons n’ont pas besoin d’être complètes et les débits et crédits n’ont pas besoin d’être équilibrés.

Par exemple, vous ne savez peut-être pas exactement quel service ou emplacement utiliser pour un élément particulier. Avec une écriture de journal provisoire, vous n’êtes pas tenu de fournir cette information, même si celle-ci est requise pour que l’écriture soit comptabilisée.

Non. Les utilisateurs ayant les permissions d’ajouter des entrées de journal peuvent enregistrer une entrée en tant que brouillon ou la comptabiliser. Cependant, votre administrateur Sage Intacct peut configurer Approbations pour les écritures de journal.

Oui, lorsque vous importez des entrées de journal à partir d’un modèle CSV, vous pouvez utiliser l’icône État colonne pour enregistrer la transaction en tant que Brouillon ou Publié. Si vous ne spécifiez pas d’attribut État, ou si le État colonne n’est pas incluse dans votre fichier CSV, l’écriture de journal sera automatiquement validée. Pour en savoir plus, consultez la section Importation CSV : Écritures de journal du grand livre

Les rapports standard, tels que le rapport du Grand livre, incluent uniquement les écritures de journal qui ont été comptabilisées. Cependant, vous pouvez créer un rapport personnalisé qui inclut des écritures de journal à l’état de brouillon.

Voici quelques conseils pour créer le rapport personnalisé :

  • Dans Étape 2 : Choisir le type de données de votre rapport, Sélectionnez Détail du grand livre général comme type de données sur lequel effectuer un rapport.
  • Dans Étape 3 : Sélectionnez les colonnes à inclure dans votre rapport, assurez-vous d’inclure les État d’entrée GL. Cela vous permet de déterminer si l’écriture est un brouillon ou une écriture comptabilisée.
  • Dans Étape 6 : Sélectionnez les filtres, vous pouvez laisser les filtres vides pour afficher toutes les écritures ou vous pouvez éventuellement filtrer uniquement les entrées de journal où l’option État d’entrée GL est égal à D (pour Brouillon).