Descriptions des champs : Comptes du grand livre
| Champ | Description |
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| Numéro de compte |
Ce champ s’affiche si vous n’utilisez pas de sous-comptes. Saisissez le numéro du compte principal. Ce numéro doit être d’une longueur spécifique, qui est définie dans l’onglet Comptabilité du Page d’information sur la Société. Par exemple, si votre système utilise des numéros de compte à 4 caractères, vous pouvez créer le numéro de compte 1024, mais pas 10245. La longueur du numéro de compte peut varier d’une société à l’autre. Il est impossible de modifier ce numéro après l’enregistrement du compte, sauf si vous autorisez les modifications apportées aux numéros de compte et si vous êtes autorisé à effectuer de telles modifications. Meilleures pratiques en matière de création de numéros de compte
Nous vous déconseillons d’utiliser des zéros de tête dans un ID ou de créer des ID qui ne sont que des zéros. Les ID contenant des zéros de tête peuvent provoquer des erreurs lors des intégrations, ou lorsque vous importez des informations dans votre société à partir d’Excel dans la mesure où Excel supprime les zéros de tête. Utilisez un caractère comme préfixe pour votre identifiant.
Solution : si vous devez utiliser des zéros non significatifs dans les identifiants, utilisez Excel pour convertir la colonne des numéros d’ID au format texte avant d’importer le contenu du fichier. De cette manière, Excel ne supprimera pas les zéros de tête lorsque vous enregistrez le fichier. N’oubliez pas de le faire chaque fois que vous utilisez un modèle pour importer des informations nécessitant des identifiants. En savoir plus sur les bonnes pratiques pour la création de noms et d’identifiants. |
| Numéros du compte principal et du compte auxiliaire |
Ces champs sont disponibles si vous utilisez des sous-comptes. Saisissez le numéro de compte principal comme décrit ci-dessus, puis les numéros de sous-compte de votre choix (les sous-comptes sont facultatifs). Nous vous recommandons d’utiliser les dimensions plutôt que les sous-comptes comme méthode d’organisation des comptes. Cela simplifie considérablement les rapports et évite toute confusion lors du regroupement des rapports, car les sous-comptes ne sont pas inclus dans les regroupements dans les rapports. Pour la même raison, si vous utilisez des sous-comptes, nous vous recommandons de ne pas placer de montants dans les comptes GL parents.
En savoir plus sur les sections. Comme pour les numéros de compte primaires, les numéros de sous-compte doivent être d’une longueur spécifique, qui est définie dans l’onglet Comptabilité de la Page d’information sur la Société. Par exemple, votre système utilise des numéros de compte principaux de 4 caractères et des numéros de sous-compte de 3 caractères. Vous pouvez créer des numéros de compte tels que 1024-100 ou 1024-100-300-400. En savoir plus sur la longueur des numéros de compte
Une longueur de compte principal à 4 chiffres avec une longueur de sous-compte à 3 chiffres avec des tirets comme séparateurs ressemble à 1234-100. Dans cet exemple, le nombre total de caractères utilisés est de 8. En continuant cet exemple, vous disposez de 5 cases de sous-compte de 3 caractères chacune. Ainsi, vous pouvez avoir un compte principal pour Contrats avec le premier sous-compte indiquant Revenus différés non facturés (100) et le second sous-compte indiquant Abonnements (300). Cet exemple ressemble à 1234-100-300. Les cases de sous-compte partiellement remplies ne sont pas prises en charge, ce qui signifie que si vous n’utilisez pas de case de sous-compte, vous devez la remplir complètement. Si la longueur de votre sous-compte est définie sur 0, aucun sous-compte n’est défini. Par exemple :
La taille des cases de sous-compte ne change pas en fonction du nombre de caractères qu’elle peut contenir. Sur la page, elle apparaît assez grande pour 3 caractères, mais elle accepte plus de caractères si la longueur de votre sous-compte est supérieure à 3. Chaque case est un sous-compte différent. Il est impossible de modifier les numéros de compte après l’enregistrement du compte, sauf si vous autorisez les modifications apportées aux numéros de compte et si vous êtes autorisé à effectuer de telles modifications. Pour plus d’informations, consultez Modifier les numéros de compte du grand livre général. |
| Libellé | Saisissez le nom du compte. Il s’agit du titre qui apparaît dans les en-têtes des rapports. Par exemple, entrez Actifs. |
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Type de catégorie de rapport |
Sélectionnez une option pour filtrer le Catégorie de rapport liste déroulante. |
| Catégorie de rapport |
Le champ Catégorie de rapport n’est disponible que pour les sociétés qui ont été créées à l’aide d’un modèle de démarrage rapide ou qui en ont sélectionné un ultérieurement. Les catégories sont préaffectées de façon permanente aux groupes de comptes, qui sont utilisés dans les rapports financiers et les graphiques prédéfinis. Si cette option est activée, sélectionnez une catégorie pour le compte. En fonction de la sélection de catégorie, le compte préremplit automatiquement le type de compte, le solde normal et le type de clôture de fin de période. Par exemple, affectez le compte Petty Cash à la catégorie Trésorerie et Équivalents de trésorerie. Cette catégorie est incluse dans le groupe de comptes Trésorerie et Équivalents de trésorerie et apparaît dans les rapports financiers et les graphiques qui contiennent ce groupe de comptes. Si vous ne voulez pas que ce compte soit dans vos données financières, supprimez le texte de ce champ pour qu’il soit vide. Les catégories font partie du modèle de démarrage rapide et sont incluses dans le Modèle d’importation de plan comptable. Utilisez le modèle pour importer des informations sur le plan comptable, y compris les catégories affectées à vos comptes. Il n’est pas possible de créer d’autres catégories. Vous utilisez un modèle de configuration Démarrage rapide des services ?
Par défaut, les catégories « Main-d’œuvre » et « Matières premières » sont affectées à des groupes de comptes qui sont uniquement utilisés dans les rapports « Rentabilité du projet » et « Estimation du projet par rapport à la réalité ». Ces 2 catégories n’apparaissent pas dans les bilans ni dans les comptes de résultat. Si vous attribuez un compte à l’une de ces catégories et que vous souhaitez qu’il apparaisse dans vos rapports, attribuez manuellement ces catégories aux groupes de comptes appropriés. Si vous avez besoin d’attribuer des catégories à plusieurs comptes, le moyen le plus simple est d’exporter votre plan comptable. Modifiez ensuite le modèle de téléchargement Excel si nécessaire et téléchargez le fichier.
Pour plus d’informations, consultez Aperçu de QuickStart. |
| Type de compte |
Sélectionnez un type de compte :
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| Solde |
Lorsque vous créez un compte, vous indiquez si le solde normal, du point de vue comptable, est un débit ou un crédit. Par exemple, les comptes de dépenses sont normalement des débits. Les comptes de vente sont normalement des crédits. Si vous exécutiez un rapport de bilan comptable, le solde normal du compte détermine s’il s’agit d’un crédit ou d’un débit. |
| Type de clôture de fin de période |
Indiquez si le compte est un compte clôturé ou non clôturé. Cela détermine si l’activité du compte est incluse dans votre compte de clôture, que vous sélectionnez dans le Fermer dans le compte domaine. Il existe un autre type de clôture de fin de période : la clôture du compte. Ce type de clôture de fin de période est automatiquement défini pour les comptes de clôture. Vous ne pouvez pas définir manuellement ce type de clôture de fin de période (y compris en important des données ou à l’aide de l’API).
Si un compte est sélectionné comme compte de clôture pour un compte clôturé, vous ne pouvez pas modifier le type de clôture de fin de période du compte. Dans les rapports, votre compte de clôture affiche les totaux de fin de période calculés par le biais d’une clôture virtuelle. Pour plus d’informations sur la façon dont les totaux de fin de période sont calculés en raison d’une clôture virtuelle, consultez Fermer les livres. Les comptes de résultat doivent être des comptes clôturés. Les comptes de bilan doivent être des comptes non clôturés. |
| Clôturer dans le compte |
Pour les comptes de résultat, entrez le compte de clôture. Selon le type de votre organisation, vous utiliserez généralement l’un des éléments suivants comme Compte de clôture :
Sage Intacct met à zéro les comptes de clôture dans votre compte de clôture à la fin de l’exercice, mais ne crée pas d’écritures de clôture. En revanche, les totaux de fin de période sont calculés lors de l’exécution des rapports. Ne créez pas d’écritures de clôture manuelles et n’comptabilisez pas directement sur le compte de clôture. Cela entraînera le calcul de totaux de fin de période incorrects dans les rapports. |
| Compte de Grand livre alternatif |
Pour configurer ce compte afin qu’il puisse être utilisé pour remplacer le compte Grand livre AP ou AR par défaut, sélectionnez le type de compte du grand livre qu’il peut remplacer :
Vous pouvez configurer n’importe quel compte en tant que compte de remplacement disponible, mais vous utilisez généralement des comptes CC ou CF. À mesure que vous saisissez des transactions, vous pouvez sélectionner le même compte de grand livre alternatif pour tous les éléments ou sélectionner des comptes alternatifs individuellement par élément. Sur les pages fournisseur et client, vous pouvez sélectionner un compte de grand livre alternatif à utiliser pour équilibrer toutes les transactions impliquant le fournisseur ou le client. Si vous remplacez le compte par défaut pour une transaction, le compte de remplacement que vous avez utilisé ne peut jamais être supprimé ou voir son statut défini sur Inactif. En outre, le compte restera toujours disponible en tant que compte de remplacement. Ce champ s’applique uniquement aux factures fournisseurs, aux factures et aux régularisations. Elle ne s’applique pas aux factures récurrentes, aux paiements manuels, aux dépôts manuels ou aux avances.
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Code de déclaration fiscale et code de déclaration M-3 |
Cette option ne s’affiche que si vous avez activé les codes TVA dans le Configuration du grand livre page.
Pour activer les codes fiscaux pour vos comptes GL, accédez à Société > Administrateur > Abonnements. Sur le Abonnements page, sélectionnez Grand livre, puis sélectionnez Configurer. Lorsque le Configuration du grand livre s’ouvre, faites défiler jusqu’à l’icône PCGR et fiscalité et sélectionnez Activer les codes fiscaux.
Aller à Configurer le Grand livre pour plus de détails. Si vous utilisez des applications tierces pour préparer les déclarations de revenus des clients, entrez le code fiscal dans le Code de la déclaration d’impôt pour mapper les codes fiscaux aux formulaires fiscaux que vous utiliserez. Le fait que vous remplissiez l’une ou l’autre de ces cases ou les deux dépend de l’article ou des articles requis par votre logiciel fiscal. Par exemple, si vous utilisez GoSystem Tax et que vous souhaitez mapper des codes de déclaration fiscale à un formulaire fiscal, tel que le formulaire 1120, remplissez le Code de la déclaration d’impôt boîte. De même, pour mapper les codes de retour M-3 à votre formulaire M-3, vous devez remplir le Code retour M-3 boîte. |
| Statut |
Les comptes peuvent être actifs ou inactifs. Les comptes inactifs ne sont pas utilisés dans le calcul des affectations et n’apparaissent pas dans les pages de listes, les listes déroulantes ou les listes de sélection. (Vous pouvez toujours mettre en liste les comptes inactifs en sélectionnant l’icône Inclure inactif case à cocher.) Vous ne pouvez pas désactiver un compte de Grand livre si ce compte est sélectionné dans la page de configuration d’une application ou s’il est utilisé dans un budget.
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| Compte de régularisation |
Cochez cette case pour désigner ce compte comme compte de régularisation. Pour vous conformer aux exigences régionales en matière de rapports, vous pouvez désormais configurer des comptes de régularisation. Un compte de régularisation est un compte qui peut être classé comme actif ou passif dans le bilan. La classification du compte dépend du solde du compte au moment de l’exécution du rapport financier préparatoire. Si le solde du compte ne correspond pas à son solde normal, le compte peut être reclassé. Pour en savoir plus, consultez la section À propos des comptes de régularisation. |
| Compte de reclassification |
Pour les comptes de régularisation, sélectionnez un compte de reclassification. Lorsqu’un compte de régularisation est reclassé, son solde est déplacé vers ce compte de reclassification. Si le compte de régularisation est un actif, le compte de reclassification doit être un compte de passif. À l’inverse, les comptes de passif devraient être reclassés en tant que comptes d’actifs. Pour en savoir plus, consultez la section À propos des comptes de régularisation. Ce champ n’est disponible que si Compte de régularisation est sélectionné. |
| Interdire la comptabilisation directe | Sélectionnez Interdire la comptabilisation directe pour empêcher la saisie directe d’écritures de journal dans le compte courant du livre auxiliaire (par exemple, Comptes fournisseurs ou Comptes clients). Utilisez cette commande pour vous assurer que la balance compte pour le compte livre auxiliaire est exacte et qu’elle comporte les détails livre auxiliaire nécessaires à l’appui du chiffre. Cela s’oppose à une saisie directe, qui n’est pas reflétée dans la zone d’application du livre auxiliaire. |
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Compte automatique DATEV |
(Allemagne uniquement) Sélectionnez cette option pour marquer le compte Grand livre comme compte automatique DATEV. Pour ces comptes automatiques, le montant TTC est inclus automatiquement dans l’exportation DATEV. |
| Activer le lettrage pour ce compte |
Cochez cette case pour activer les rapprochements de compte du grand livre pour ce compte. Le rapprochement des comptes du grand livre général est un processus de rapprochement comptable dans lequel vous faites correspondre les débits et les crédits à l’aide de codes de lettrage uniques. Pour en savoir plus, consultez la section Lettrage. La case à cocher n’est disponible que si vous avez sélectionné Bilan dans le Type de compte domaine. |
| Séquence de lettrage |
Sélectionnez la séquence de documents à utiliser lors de la mise en correspondance des transactions pour ce compte. Si vous ne sélectionnez pas de séquence ici, la séquence de rapprochements compte du grand livre sélectionnée dans Configurer Grand livre est utilisée à la place. Si aucune séquence de rapprochements de compte du grand livre n’est sélectionnée dans Configurer la grand livre, vous devez en sélectionner une ici. Ce champ est disponible si Activer les rapprochements de compte du grand livre pour ce compte est sélectionné. |
| Dimensions requises | Dans cette section, cochez les cases pour exiger des dimensions pour les entrées de transaction affectées à ce compte. Toutes les dimensions sélectionnées seront requises. En quoi consistent les dimensions ? Une dimension est une catégorie de données que vous pouvez organiser et trier de manière significative. Sage Intacct fournit les dimensions prédéfinies suivantes :
En outre, Intacct vous permet de définir de nouvelles dimensions en fonction de vos besoins. Utilisez ces dimensions définies par l’utilisateur pour organiser et trier les catégories de données propres à votre société. Par exemple, si vous êtes une société de logiciels avec plusieurs gammes de produits, vous pouvez créer une dimension définie par l’utilisateur appelée Secteur d’activité. Ajoutez ensuite les valeurs Clients directs, Partenaire de distribution, et OEM. Les dimensions vous permettent de collecter des données, les trier, les analyser et créer des rapports sur les données dans une catégorie ou entre catégories, afin d’identifier les facteurs clés tels que les suivants :
Grâce aux dimensions, vous pouvez personnaliser des rapports financiers autour d’activités spécifiques, obtenir une meilleure visibilité sur les activités de l’entreprise et prendre des décisions plus rapides et plus significatives. Les dimensions sont une alternative plus performante aux comptes auxiliaires. Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer aux dimensions de projet et aux dimensions définies par l’utilisateur. Pour en savoir plus, contactez votre représentant de compte. Si vous configurez votre compte Grand livre des Comptes fournisseurs pour exiger un fournisseur sur les transactions, assurez-vous de saisir un fournisseur lorsque vous créez une transaction par carte de crédit. Sinon, vous ne pourrez pas créer de remboursement de frais. |
