Importation CSV : Régularisations des comptes fournisseurs

Vous pouvez importer des régularisations de Comptes fournisseurs en chargeant un fichier CSV.

Télécharger un modèle

Téléchargez un nouveau modèle vierge à partir de la fenêtre contextuelle Importer chaque fois que vous importez des informations de régularisation des CF dans Sage Intacct. Ceci est important dans la mesure où :

• les modèles sont automatiquement personnalisés en fonction de la configuration de votre société, y compris les dimensions et les champs personnalisés que vous avez créés ;
• les modèles peuvent être mis à jour par Intacct à tout moment, en particulier lorsqu’une nouvelle version d’Intacct est publiée. Cela signifie qu’un modèle plus ancien peut ne pas fonctionner.

1. Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Paiements > Ajustements.

2. Sélectionnez Importer.
3. Sélectionnez l’icône Télécharger le modèle lien.

Préparer un fichier CSV pour importation

Lorsque vous téléchargez un modèle à partir de la fenêtre contextuelle d’importation ou d’une page de liste d’objets, celui-ci contient déjà les bons en-têtes. Il vous suffit de remplir les colonnes avec vos données, de les enregistrer sous forme de fichier CSV et de charger le fichier.

Les titres d’en-tête du modèle que vous téléchargez correspondent aux champs d’Intacct. Des titres d’en-tête incorrects entraîneront une erreur de chargement.

Pour en savoir plus sur le processus de chargement du fichier CSV, y compris les bonnes pratiques, les erreurs courantes et la façon de charger votre fichier CSV, consultez la rubrique Préparer votre fichier pour l’importation CSV.

Meilleures pratiques

Les meilleures pratiques suivantes vous aideront à préparer votre fichier CSV en vue du chargement.

1. Téléchargez un modèle à partir de la fenêtre contextuelle Importer ou d’une page de liste d’objets :

   • Utilisez le modèle le plus récent, en particulier après publication d’une nouvelle version du produit.
   • Utilisez le modèle approprié pour la zone dans laquelle vous souhaitez charger des informations. Différents modèles permettent d’organiser différents types d’informations. Utilisez un modèle spécifique en fonction des informations que vous devez charger.

2. Utilisez les descriptions des colonnes comme guide pour saisir des informations.

   • Ne modifiez pas les titres de la ligne d’en-tête. Les titres des en-têtes sont en corrélation avec les champs dans Intacct. Des titres d’en-tête incorrects entraîneront une erreur de chargement. Lorsque vous téléchargez un modèle à partir de la fenêtre contextuelle Importer, celui-ci comprend les bons en-têtes.
   • Lisez les descriptions des en-têtes dans le modèle. La description de l’en-tête est la cellule située sous la ligne d’en-tête qui explique le type d’informations qui est accepté pour chaque colonne. La saisie d’informations dans un format incorrect ou avec une valeur acceptée incorrecte entraînera la génération d’une erreur lors de votre chargement. Les descriptions des en-têtes dans le modèle indiquent à quoi doivent ressembler les informations. Par exemple, l’en-tête dans le modèle Écritures de journal du Grand livre pour JOURNAL Affiche qui autorise jusqu’à quatre caractères, est obligatoire et n’a pas de valeurs par défaut. L’en-tête du modèle Périodes de référence indique que la STATUS autorise uniquement les valeurs 1 ou 2, qui correspondent à Vrai et Faux, et n’est pas un champ obligatoire.
   • Saisissez les informations requises. Certaines données sont requises, d’autres non. Lisez le champ de description afin de déterminer les informations requises. Les informations requises sont nécessaires à la réussite du chargement.
3. Enregistrez le fichier au format CSV (valeurs séparées par des virgules). Si vous enregistrez à partir d’Excel, vous pouvez choisir le type de fichier délimité par des virgules.

Le fichier portera l’extension de fichier .csv après l’avoir enregistrée. Laissez le fichier ouvert jusqu’à ce que l’importation réussisse. Excel peut parfois reformater le fichier si vous le fermez avant que l’importation ne réussisse.

Éviter les erreurs d’importation courantes

Intacct recommande de suivre ces instructions pour éviter les erreurs d’importation.

Définir le format des dates

Lors du chargement de votre fichier CSV, vous pouvez sélectionner un Date Format pour les dates de votre dossier.

Lorsque vous sélectionnez un format de date ici, Intacct tente d’importer votre fichier à l’aide du format de date sélectionné. Si cela n’est pas possible, Intacct tente de détecter le format de date utilisé dans votre fichier et d’importer les données à l’aide de ce format.

Importer un fichier CSV de régularisations des CF

Maintenant que vous avez saisi vos données et que vous les avez examinées pour détecter les problèmes courants que les importations peuvent rencontrer, vous êtes prêt à importer votre fichier dans Intacct.

1. Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Paiements > Ajustements.

2. Sélectionnez Importer.
3. Sélectionnez Choisir un fichier et recherchez le fichier CSV que vous souhaitez importer.
4. Si votre fichier CSV contient des dates, vous pouvez définir l’option Format de date pour correspondre au format du fichier CSV.
5. Vous pouvez permettre au système de détecter automatiquement le type de fichier CSV que vous chargez, ou sélectionner un format de fichier CSV spécifique, tel que Mac OSx, Windows-1252, et plus encore.

6. Si votre fichier d’importation est volumineux, vous pouvez choisir de traiter hors ligne.

   Une fois le processus terminé, le système envoie un e-mail au adresse que vous avez fourni dans la Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse champ. Le système vous envoie également toutes les erreurs qui ont pu se produire au cours du processus. Si vous préférez attendre que le processus de chargement soit terminé, ne sélectionnez pas l’icône Traiter hors ligne case à cocher.

   Intacct recommande de sélectionner Traiter hors ligne lors de l’importation de fichiers CSV et Indiquez votre adresse e-mail. Si votre importation échoue, vous en serez toujours averti et les fiches présentant des échecs seront envoyées à votre adresse e-mail.

7. Si vous souhaitez recevoir une notification E-mail Lorsqu’une importation hors ligne est terminée ou que des erreurs se produisent au cours du processus d’importation, saisissez votre adresse e-mail.

Intacct recommande vivement de toujours saisir votre adresse e-mail dans ce champ.

8. Sélectionnez Importer.

Après une importation, Sage Intacct vous informe si l’importation a réussi et combien de fiches ont été importées.

Dans le cas d’une importation réussie, la page de confirmation vous permet de vérifier que toutes les fiches de votre fichier initial ont été importées avec succès sans avoir à les vérifier manuellement.

Importer hors ligne

Certaines importations peuvent prendre un temps considérable selon leur taille et la quantité de traitement qu’Intacct doit effectuer sur les données. En cas de doute, sélectionnez l’icône Traiter hors ligne sur la page Importer.

Une fois le processus hors ligne terminé, Intacct envoie un e-mail à la adresse que vous avez saisie dans la fenêtre contextuelle Importer (dans laquelle vous avez importé votre fichier).

Importer des fichiers CSV encodés

L’encodage de fichiers offre des options pour télécharger des fichiers CSV dans différents formats. Vous pouvez permettre au système de détecter automatiquement le type de fichier CSV que vous chargez. Vous pouvez également sélectionner un format de fichier CSV spécifique, tel que Mac OSx, Windows-1252 ou d’autres types.

Gérer les erreurs

À propos des champs du fichier CSV de régularisation des CF

Vous devez tenir compte des éléments suivants avant de télécharger des informations de régularisation des CF à l’aide d’un modèle.

Des journaux doivent être établis

Avant de charger des transactions, vous devez établir des journaux pour les transactions. Pour ce faire, Société > Administrateur > Abonnements, puis en configurant les journaux pour les applications CF et CC avant d’importer des factures fournisseurs, factures et régularisations ouvertes.

Transactions en service par rapport aux transactions historiques

Lorsque vous importez des factures fournisseurs, des factures ou des régularisations, vous choisissez le type de transaction sous lequel elles seront importées : transactions en service ou historiques

• Les transactions en service sont importées et comptabilisées dans le GL.

OU

• Les transactions historiques sont importées et sont pas comptabilisé dans le GL. Au lieu de cela, elles sont comptabilisées soit dans le livre auxiliaire des CF, soit dans celui des CC.

Si vous appliquez un paiement à une transaction historique (facture fournisseur ou facture), Intacct met à jour le livre auxiliaire et le GL. Cela réduit vos CF et CC et affecte votre trésorerie.

Descriptions des champs

Les définitions de champs de votre modèle expliquent quel type d’informations est requis pour chaque champ et comment saisir des informations valides. Il est toujours judicieux de lire les définitions de champs avant de procéder à des écritures.

Le Type de régularisation et ID du document justificatif Les champs ne sont pas utilisés dans le modèle pour l’importation. Si votre modèle contient ces en-têtes, Ne saisissez pas d’informations pour ces champs.

Vous ne pouvez pas ajouter de pièces justificatives lors d’une importation. L’ajout de ces informations au modèle entraînera un échec de votre chargement.

Vous n’avez pas besoin d’ajouter le type de régularisation, car il est automatiquement déterminé pour vous selon que le montant que vous avez saisi pour un élément est un numéro positif ou négatif.

Nom du champ :	DONOTIMPORT
#	Toute ligne commençant par # est ignoré pendant l’importation.
Nom du champ :	BATCH_TITLE
Nom du champ d’UI :	Lot
Type :	Caractère
Longueur :	70 (Sans la valeur ajoutée, voir Dépendances)
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Tout
Dépendances :	Le lot sera précédé de «HISTORY—"
Obligatoire :	Non
Modifiable :	Oui
Remarques :	Selon que vous incluez ou non un BATCH_TITLE, des résumés manuels ou automatiques sont créés. Si vous incluez BATCH_TITLE, le résumé du manuel porte ce titre et est daté du CREATED_DATE. Si vous n’incluez pas BATCH_TITLE, un résumé automatique est créé en fonction de la fréquence que vous sélectionnez dans la Configurer les Comptes fournisseurs , dans la page Type de résumé Liste déroulante. Pour accéder à cette page : Accédez à Entreprise > Admin > Abonnements. Lorsque la liste Abonnements s’affiche, sélectionnez Comptes fournisseurs > Configurer. De plus, BATCH_TITLE est précédé de «HISTORY".
Nom du champ :	ADJUSTMENT_NO
Nom du champ d’UI :	Numéro de régularisation
Type :	Caractère
Longueur :	45
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Tout
Dépendances :	Caractère unique pas obligatoire, mais recommandé
Obligatoire :	Non, mais recommandé
Modifiable :	Oui, si la régularisation n’est pas appliquée
Nom du champ :	BILL_NO
Nom du champ d’UI :	Numéro de facture de référence
Type :	Caractère
Longueur :	20
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Tout
Dépendances :	Doit accéder à un fichier valide
Obligatoire :	Non
Modifiable :	Oui, si la régularisation n’est pas appliquée
Nom du champ :	VENDOR_ID
Nom du champ d’UI :	Client
Type :	Caractère
Longueur :	20
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Alphanumérique et trait de soulignement
Dépendances :	Fait référence à un client valide
Obligatoire :	Oui
Modifiable :	Oui, si la régularisation n’est pas appliquée
Nom du champ :	CREATED_DATE
Nom du champ d’UI :	Date
Type :	Date
Longueur :	10
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Tout format de date valide
Dépendances :	Aucune
Obligatoire :	Oui
Modifiable :	Oui, si la régularisation n’est pas appliquée
Nom du champ :	DESCRIPTION
Nom du champ d’UI :	Description
Type :	Caractère
Longueur :	80
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Tout
Dépendances :	Aucune
Obligatoire :	Non
Modifiable :	Oui, si la régularisation n’est pas appliquée
Nom du champ :	BASECURR
Nom du champ d’UI :	Devise de base
Type :	Caractère
Longueur :	3
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Tout code de devise ISO à trois lettres ISO-4127 tel que USD ou EUR
Dépendances :	Doit faire référence à une devise préalablement définie ; Les emplacements des éléments doivent utiliser la même devise de tenue de compte.
Obligatoire :	Non, sauf pour les sociétés multi-entités partagées avec plusieurs devises de tenue de compte.
Modifiable :	Non
Remarques :	Définit la devise de tenue de compte de la transaction. Vérifiez que les emplacements des éléments utilisent la même devise de tenue de compte. S’applique uniquement aux sociétés multi-entités partagées qui utilisent plusieurs devises de tenue de compte. Dans ce cas, LOCATION_ID Doit également se trouver dans une entité qui utilise la même devise de tenue de compte que BASECURR.
Nom du champ :	CURRENCY
Nom du champ d’UI :	Devise
Type :	Caractère
Longueur :	3
Valeur par défaut :	Devise de base
Valeurs valides :	Tout code de devise ISO à trois lettres ISO-4127 défini ; Un champ vide indique la devise de tenue de compte.
Dépendances :	Doit faire référence à une devise précédemment définie.
Obligatoire :	Non
Modifiable :	Oui
Remarques :	Utiliser uniquement pour les sociétés multidevises. Ce champ définit la devise des transactions. Si aucune écriture n’est définie ici, la devise de tenue de compte est utilisée. S’applique uniquement si votre société utilise des transactions en devises étrangères et que la transaction est dans une devise étrangère. Sinon, ce champ est facultatif et le système utilise la devise de tenue de compte.
Nom du champ :	EXCH_RATE_DATE
Nom du champ d’UI :	Date de taux de change
Type :	Date
Longueur :	10
Valeur par défaut :	Aujourd’hui
Valeurs valides :	Tout format de date valide
Dépendances :	Aucune
Obligatoire :	Oui, sauf si vous fournissez le EXCHANGE_RATE
Modifiable :	Oui
Remarques :	Utiliser uniquement pour les sociétés multidevises. détermine le taux de change à cette date. S’applique uniquement si votre société utilise des transactions en devises étrangères et que la transaction est dans une devise étrangère. Sinon, ce champ est facultatif et le système utilise la devise de tenue de compte.
Nom du champ :	EXCH_RATE_TYPE_ID
Nom du champ d’UI :	Type de taux de change
Type :	Caractère
Longueur :	40
Valeur par défaut :	Taux journalier Intacct, sauf si un taux de change personnalisé est défini par défaut
Valeurs valides :	Alphanumérique et trait de soulignement
Dépendances :	Doit faire référence à un type de taux de change précédemment défini
Obligatoire :	Non
Modifiable :	Oui
Remarques :	Utiliser uniquement pour les sociétés multidevises. Définit un type de taux de change personnalisé facultatif. Le taux de change journalier Intacct est utilisé si aucune option n’est définie ici. S’applique uniquement si votre société utilise des transactions en devises étrangères et que la transaction est dans une devise étrangère. Sinon, ce champ est facultatif et le système utilise la devise de tenue de compte.
Nom du champ :	EXCHANGE_RATE
Nom du champ d’UI :	Taux de change
Type :	Numéro
Longueur :	17, sans compter la virgule décimale
Valeur par défaut :	Il s’agit par défaut du taux de change de la CURRENCY sur le EXCH_RATE_DATE pour le EXCH_RATE_TYPE
Valeurs valides :	Nombres entiers positifs
Dépendances :	Aucune
Obligatoire :	Non
Modifiable :	Oui
Remarques :	Utiliser uniquement pour les sociétés multidevises. Remplace le taux de change par défaut, qui est le produit de la CURRENCY, EXCH_RATE_DATE et EXCH_RATE_TYPE. S’applique uniquement si votre société utilise des transactions en devises étrangères et que la transaction est dans une devise étrangère. Sinon, ce champ est facultatif et le système utilise la devise de tenue de compte.
Nom du champ :	LINE_NO
Nom du champ d’UI :	Pas de nom de champ en tant que tel. Ce sont les chiffres incrémentiels sur le côté gauche de la zone de transaction sur la page Créer une régularisation.
Type :	Numéro
Longueur :	4
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Entier positif
Dépendances :	Commencez par 1 pour la première ligne d’une transaction et augmentez d’une unité pour chaque ligne suivante
Obligatoire :	Oui
Modifiable :	Non
Remarque :	Commence par 1 pour la première ligne d’une transaction et augmente d’un pour chaque ligne suivante d’une transaction. Exemple de numéros de ligne.
Nom du champ :	MEMO
Nom du champ d’UI :	Mémo
Type :	Caractère
Longueur :	1000
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Tout
Dépendances :	Aucune
Obligatoire :	Non
Modifiable :	Oui, si la régularisation n’est pas appliquée
Nom du champ :	ACCT_NO
Nom du champ d’UI :	Compte du grand livre
Type :	Caractère
Longueur :	24
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Doit être conforme aux spécifications du compte principal/compte auxiliaire établie sur la page Informations sur la société et doit également faire référence à un numéro de compte valide. Pour accéder à la page Informations sur la Société, accédez à Société >Mise en place Configuration >.
Dépendances :	Fait référence à un compte numéro valide
Obligatoire :	Oui
Modifiable :	Non
Nom du champ :	ACCT_LABEL
Nom du champ d’UI :	Libellé du compte
Type :	Caractère
Longueur :	80
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Tout
Dépendances :	Aucune
Obligatoire :	Non
Modifiable :	Oui, si la régularisation n’est pas appliquée
Nom du champ :	LOCATION_ID
Nom du champ d’UI :	Emplacement
Type :	Caractère
Longueur :	20
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Un établissement valide existant
Dépendances :	Aucun, si ce n’est que dans les sociétés multi-entités partagées avec plusieurs devises de tenue de compte, la LOCATION_ID Doit utiliser la même devise que le BASECURR champ.
Obligatoire :	Non
Modifiable :	Oui, si la facture fournisseur n’est pas partiellement payée ou payée
Remarques :	Dans les sociétés multi-entités partagées avec plusieurs devises de tenue de compte, LOCATION_ID Doit se trouver dans une entité qui utilise la même devise de tenue de compte que BASECURR.
Nom du champ :	DEPT_ID
Nom du champ d’UI :	Service
Type :	Caractère
Longueur :	20
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Doit faire référence à un service valide
Dépendances :	Aucune
Obligatoire :	Non
Modifiable :	Oui, si la régularisation n’est pas appliquée
Nom du champ :	AMOUNT
Nom du champ d’UI :	Montant
Type :	Numéro
Longueur :	38,2
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	doit être non nulle et les valeurs négatives doivent être précédées d’un tiret
Dépendances :	Aucune
Obligatoire :	Oui Non requis si votre société est abonnée à l’application Taxes et que INCLUSIVE est défini sur T. Le montant que vous fournissez détermine si Sage Intacct importe cette régularisation en tant qu’avoir de vente ou en tant qu’avoir de vente. Les régularisations de valeur négative, qui diminuent le montant que vous devez, sont enregistrées comme des avoirs d’achat. Les ajustements de valeur positifs, qui sont des passifs, sont comptabilisés sous forme d’avoirs de vente.
Modifiable :	Oui, si la régularisation n’est pas appliquée
Remarque :	Si votre société est abonnée à l’application Taxes et si INCLUSIVE est défini sur T, saisissez une valeur pour TOTALTRXAMOUNT et Laissez ce champ et TAX_AMOUNT Vide.
Nom du champ :	APADJUSTMENTITEM_APACCOUNT
Nom du champ d’UI :	Compte AP
Type :	Caractère
Longueur :	24
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Doit être conforme au compte principal/secondaire.
Dépendances :	Fait référence à un numéro de compte valide et à un compte de solde en tant que compte créditeur.
Obligatoire :	Non
Modifiable :	Oui
Nom du champ :	ACTION
Nom du champ d’UI :	Statut de la transaction
Type :	Caractère
Valeur par défaut :	Brouillon
Valeurs valides :	Brouillon ou Soumettre
Dépendances :	Aucune
Obligatoire :	Non
Modifiable :	Non
Nom du champ :	ADJUSTMENT_ASSET_ID
Nom du champ UI :	Actif à ajuster
Type :	Caractère
Longueur maximale :	50
Valeur par défaut :	Aucune
Dépendances :	Un actif valide
Obligatoire :	Non
Modifiable :	Non
Nom du champ :	TAXSOLUTIONID - Ce champ s’applique uniquement aux sociétés abonnées au Application Taxes.
Nom du champ d’UI :	Solution de taxe
Type :	Caractère
Longueur :	100
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Alphanumérique et trait de soulignement
Dépendances :	Doit faire référence à une solution de taxe valide
Obligatoire :	Oui, si votre organisation est configurée pour plusieurs juridictions fiscales et que vous importez au niveau général
Modifiable :	Non
Nom du champ :	INCLUSIVETAX - Ce champ s’applique uniquement aux sociétés abonnées au Application Taxes.
Nom du champ d’UI :	Taxes incluses
Valeur par défaut :	faux
Valeurs valides :	T (vrai), F (faux)
Dépendances :	L’abonnement Taxes est activé pour une solution de taxe de type TVA ou TPS.
Obligatoire :	Non
Modifiable :	Oui
Remarques :	Ce champ ne s’applique qu’aux solutions de taxe de type TVA et TPS. Si vous définissez ce champ sur T, saisissez une valeur dans TOTALTRXAMOUNT et partir AMOUNT vide.
Nom du champ :	TAX_LINE_NO - Ce champ s’applique uniquement aux sociétés abonnées au Application Taxes.
Nom du champ d’UI :	Pas de nom de champ en tant que tel. Il s’agit des chiffres incrémentiels des lignes de taxe spécifiques aux éléments.
Type :	Numéro
Longueur :	4
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Entier positif
Dépendances :	L’abonnement Taxes est activé pour une solution de taxe de type TVA ou TPS. Commencer par 1 pour la première ligne fiscale d’un élément, puis incrémenter d’un pour chaque ligne suivante.
Obligatoire :	Oui, pour les solutions de taxe TVA ou TPS
Modifiable :	Non
Nom du champ :	TAX_AMOUNT - Ce champ s’applique uniquement aux sociétés abonnées au Application Taxes.
Nom du champ d’UI :	Taxe en devise de transaction
Type :	Numéro
Longueur :	38,2
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	N’importe lequel, avec les valeurs négatives précédées d’un tiret
Dépendances :	L’abonnement Taxes est activé pour une solution de taxe de type TVA ou TPS.
Obligatoire :	Non
Modifiable :	Oui, si la facture fournisseur n’est pas partiellement payée ou payée
Remarques :	Ce champ ne s’applique qu’aux solutions fiscales de type TVA ou TPS. Le montant saisi remplacera la taxe calculée par le détail de la taxe.
Nom du champ :	TAX_DETAILID - Ce champ s’applique uniquement aux sociétés abonnées au Application Taxes.
Nom du champ d’UI :	Détails des taxes
Type :	Caractère
Longueur :	30
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Fait référence à un identifiant d’élément de taxe valide
Dépendances :	L’abonnement Taxes est activé pour une solution de taxe de type TVA ou TPS.
Obligatoire :	Oui, pour les solutions de taxe TVA ou TPS
Modifiable :	Oui, si la facture fournisseur n’est pas partiellement payée ou payée
Nom du champ :	TOTALTRXAMOUNT - Ce champ s’applique uniquement aux sociétés abonnées au Application Taxes.
Nom du champ d’UI :	Total de la transaction
Type :	Numéro
Longueur :	38,2
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	N’importe lequel, avec les valeurs négatives précédées d’un tiret
Dépendances :	L’abonnement Taxes est activé pour une solution de taxe de type TVA ou TPS.
Obligatoire :	Oui, uniquement si INCLUSIVETAX est T
Modifiable :	Oui, si la facture fournisseur n’est pas partiellement payée ou payée et INCLUSIVETAX est T
Remarque :	Si vous indiquez une valeur pour ce champ, laissez AMOUNT et TAX_AMOUNT vide.