Supprimer ou extourner les effets d’une facture — Ventes

Pour les factures de vente avec une définition de transaction qui est comptabilisée dans les Comptes clients, vous pouvez supprimer la facture de vente ou extourner ses effets si elle ne peut pas être supprimée.

À propos de la suppression ou de l’extourne d’une facture de Ventes

Il peut arriver que vous souhaitiez supprimer une facture créée dans l’application Ventes. Il a peut-être été saisi par erreur ou converti avec des informations incorrectes. Vous avez les 2 choix suivants pour corriger la facture :

• Supprimer la facture. Supprime la facture du système, ce qui vous permet de la recréer correctement.
• Extourner les effets de la facture. Laisse la facture dans le système, ce qui vous permet de suivre les modifications et de gérer une piste d’audit.
  L’application Ventes ne dispose pas d’une fonction d’extourne explicite comme peuvent en avoir les Comptes clients. Pour inverser les effets de la facture, vous devez créer un régularisation de vente dans Ventes pour remettre à zéro le facture, puis appliquer le crédit au facture dans la fonction Comptes clients Recevoir paiement.

L’action que vous effectuez dépend d’une combinaison des facteurs suivants :

• Le statut du paiement
• Statut de la transaction
• La définition de transaction
• La configuration de Ventes

Supprimer une facture

La suppression d’un facture dans Ventes restaure toutes les données pertinentes du système dans l’statut où elles se trouvaient avant la création du facture. Cette restauration inclut les comptes du grand livre, les comptes du livre auxiliaire, les calendriers de revenus, les effets d’inventaire, etc. Lorsque vous supprimer un facture, vous pouvez le reconvertir dans le facture afin de corriger les informations saisies de manière incorrecte.

Le tableau suivant décrit les conditions dans lesquelles vous ne pouvez pas supprimer une facture et propose des solutions possibles :

Condition	Solution possible
Si la définition de transaction Supprimer la politique est défini sur Aucune suppression.	Modifiez la Supprimer la politique sur le Définition de transaction.
Si vous avez déjà imprimé un document pour la facture et la définition de transaction Supprimer la politique est configurée pour interdire la suppression d’une transaction après l’impression d’un document.	Modifiez la Supprimer la politique sur le Définition de transaction.
Si la facture a été convertie en une autre transaction.	Supprimez la transaction en aval. Par exemple, si la facture a été convertie en une transaction de régularisation, supprimez la transaction de régularisation.
Si un paiement a été appliqué à la facture. Vous recevrez un message d’erreur indiquant qu’un paiement a été effectué.	Même si le paiement est annulé, vous ne pouvez pas supprimer la facture. Dans ce scénario, reportez-vous à la section Extourner les effets d’une facture.
Si la facture a fait l’objet d’un traitement de conversion par ligne.	Supprimez la Modèle récurrent.
Si la reconnaissance de revenu est activée et qu’une partie des revenus a été reconnue à partir des calendriers.	Effacer la reconnaissance de revenu (Ventes).
Si la période fiscale est clôturée.	Ouvrir la période fiscale. Si l’ouverture de la période n’est pas une option, vous pouvez modifier la date de comptabilisation de la transaction pour qu’elle soit dans une période ouverte.
Si la facture est partagée au sein d’une société multi-entités.	Les factures partagées ne peuvent être supprimées qu’au niveau général. Si vous affichez le liste facture en niveau de l'entité, il est possible que vous voyiez des factures partagées. Toutefois, ces factures sont répertoriées comme « Non détenues » par l’entité et le Supprimer n’apparaît pas. Si vous disposez des permissions appropriées, accédez au niveau général pour supprimer la facture.

Pour supprimer une ou plusieurs factures :

1. Ouvrez le liste facture applicable et recherchez les factures à supprimer.
2. Cochez la case dans la Supprimer colonne en regard de chaque facture.
3. Sélectionnez l’icône Supprimer bouton. En fonction de vos préférences d’utilisateur, pour confirmer la suppression, sélectionnez D’accord.

Extourner les effets d’une facture

Deux actions sont nécessaires pour extourner les effets d’une facture :

1. Créez une transaction de régularisation.
2. Appliquez la régularisation à la facture correspondante dans les Comptes clients.

Lorsque vous extournez les effets d’une facture, aucune des transactions précédentes du flux de travail n’est affectée.

1. Créer une transaction de régularisation

Une transaction de régularisation est une transaction de Ventes dont la définition de transaction a été définie avec les attributs suivants :

• La comptabilisation des transactions se fait sur les Comptes clients.
• La configuration de la comptabilisation est définie pour créditer les Comptes clients et débiter les comptes du Grand livre appropriés (l’extourne de la configuration de comptabilisation pour la définition de transaction pour la facture).

Cette section décrit comment :

• Créer une transaction de régularisation par conversion
• Créer une transaction de régularisation autonome

Si votre flux de travail comprend plusieurs transactions de régularisation, consultez votre administrateur Intacct pour savoir laquelle utiliser.

Créer une transaction de régularisation par conversion

1. Dans un Liste des factures de Ventes, recherchez la facture applicable, sélectionnez Convertir, puis sélectionnez l’icône régularisation type transaction vers laquelle convertir la facture. Par exemple, sélectionnez Avoir de vente.

   La transaction de régularisation s’affiche, affiche toutes les données de la facture et, par défaut, Date à la date d’aujourd’hui. Cette date détermine la date de comptabilisation de la régularisation.

2. Modifiez la Date le cas échéant. La date de la régularisation correspond généralement à la date de la facture que vous souhaitez extourner.
3. Laissez les informations relatives à l’article, à la quantité et au prix telles quelles, puis sélectionnez Publier.

   Le crédit peut désormais être appliqué à la facture dans les Comptes clients.

Créer une transaction de régularisation autonome

Si la facture ne peut pas être convertie en une transaction de régularisation, vous pouvez créer une transaction de régularisation autonome. Vous pouvez créer le régularisation dans Ventes ou Comptes clients. La procédure suivante décrit comment créer une transaction autonome dans Ventes. Pour créer le régularisation dans Comptes clients, reportez-vous à la section Régularisations des CC.

Pour créer une transaction de régularisation autonome :

1. Aller à Ventes > Tous > Transactions et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de la transaction de régularisation applicable.

   La transaction de régularisation apparaît.

2. Modifiez la Date le cas échéant. La date de la régularisation correspond généralement à la date de la facture que vous souhaitez extourner.
3. Sélectionnez le client dans le Client Liste déroulante. Le client doit être le même client que celui défini sur la facture.
4. Dans le Écritures , sélectionnez une Objet défini sur la facture.
5. Entrez la même chose Quantité et Prix comme sur la facture en valeurs positives.
6. Répétez les étapes 3 et 4 pour chaque article de la facture.
7. Remplissez les autres champs de transaction, le cas échéant.
8. Sélectionnez Publier.

   Le crédit peut désormais être appliqué à la facture dans les Comptes clients.

2. Appliquez le crédit à la facture dans les Comptes clients

Vous pouvez appliquer un crédit créé à partir d’une transaction de régularisation des Ventes à une facture via le Recevoir des paiements fonction dans les Comptes clients. Lorsque vous appliquez la régularisation à la facture, l’impact comptable applicable est égal à zéro et la facture et le crédit sont supprimés du Balance âgée client rapport.

Voir Recevoir des paiements pour obtenir des instructions.