achats approbation politiques

Les politiques d’approbation définissent les critères permettant de déterminer les transactions d’achat à approbation, et peuvent inclure une séquence approbateur.

Pour en savoir plus sur les politiques d’approbation, consultez À propos des approbations d’achats.

Abonnement	Achats
Type d’utilisateur	Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur

Ajouter une politique d’approbation

Aller à Achats > Mise en place > plus, puis sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Politiques d’approbation.
Sélectionnez une Définition de transaction.
La politique d’approbation s’appliquera aux transactions d’achat basées sur la définition de transaction que vous sélectionnez.
Pour chaque approbation par laquelle vous souhaitez acheminer la transaction d’achat, sélectionnez l’icône Type de règle.
Voir Descriptions des champs pour plus de détails.
- Si vous sélectionnez Approbation de la valeur - Service ou Approbation de la valeur – service transaction Comme type de règle, sélectionnez un groupe de règles. Utilisez la liste déroulante sur la ligne pour ajouter, modifier ou afficher le groupe de règles à utiliser. En savoir plus sur Groupes de règles d’approbation de la valeur.
- Si vous sélectionnez Approbation de valeur ou Approbation de la valeur - Progressive Comme type de règle, sélectionnez Ajouter ou Modifier sur la ligne pour ajouter ou modifier la règle d’approbation de la valeur à utiliser.
- Si vous sélectionnez Niveau d’utilisateur ou Niveau du groupe d’utilisateurs, seuls les utilisateurs ou les groupes de utilisateur ayant permissions pour liste les transactions d’achat nécessitant approbation peuvent être sélectionnés. En savoir plus sur Attribution de permissions.

Modifier une politique d’approbation

Les modifications que vous apportez n’affectent pas les transactions d’achat qui sont actuellement dans le cycle d’approbation. Les modifications prennent effet à chaque fois qu’une transaction d’achat est soumise, ce qui inclut les transactions suivantes :

Une transaction nouvellement soumise
Une transaction refusée qui est soumise à nouveau
Une transaction approuvée qui est modifiée lorsque la configuration des achats est configurée pour exiger un nouveau cycle d’approbation si une transaction approuvée est modifiée.

Aller à Achats > Configuration > plus > Politiques d’approbation.
Recherchez la politique d’approbation que vous souhaitez modifier.
Sélectionnez Plus d’actions > Modifier à la fin de la ligne.
Effectuez vos modifications.
Sélectionnez Enregistrer. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Descriptions des champs.

Aller à Achats > Configuration > plus > Politiques d’approbation.
Recherchez la politique d’approbation que vous souhaitez modifier.
Sélectionnez Modifier.
Ajoutez, modifiez ou supprimez des informations suivant les besoins.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur Descriptions des champs.
Sélectionnez Enregistrer.

Afficher les détails d’une politique d’approbation

Aller à Achats > Configuration > En savoir plus > Politiques d’approbation. La liste des politiques d’approbation s’affiche.
Recherchez la politique d’approbation à afficher.
Sélectionnez Afficher.

Supprimer une politique d’approbation

Aller à Achats > Configuration > En savoir plus > Politiques d’approbation.
Recherchez la politique d’approbation à supprimer.
Cochez la case en regard de la politique d’approbation, puis sélectionnez Supprimer.

Aller à Achats > Configuration > En savoir plus > Politiques d’approbation.
Recherchez la politique d’approbation que vous souhaitez supprimer.
Sélectionnez Plus d’actions > Supprimer à la fin de la ligne.
Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

Messages de validation

Lorsque vous enregistrez une politique d’approbation, Sage Intacct vérifie l’exhaustivité de la configuration requise pour la politique. Cette vérification permet d’éviter tout problème lorsque les utilisateurs soumettent des transactions d’achat.

Sage Intacct affiche une notification si la politique inclut l’un des types de règles suivants et si aucun collaborateur, service ou établissement n’a de responsable affecté :

Approbation du responsable du collaborateur
Approbation du service ou Approbation du service de transaction
Approbation de l’établissement de transaction
Approbation de la valeur - Service ou Approbation de la valeur – Service de transaction (si le groupe de règles comprend le responsable du collaborateur ou le responsable de service)

Sélectionnez Affecter dans la notification pour enquêter sur les collaborateurs, services ou établissements pour lesquels il manque un responsable et en attribuer un.

Les collaborateurs validés sont Utilisateurs dans la société et avoir la permissions d’ajouter des transactions d’achats.

Descriptions des champs

Le tableau suivant décrit chaque article de la page Politique d’approbation.

Descriptions des champs de la page Politique d’approbation
Champ	Description
Définition de transaction	Les transactions qui nécessitent une approbation. Vous pouvez configurer des approbations pour les transactions avec les types de modèles suivants : Devis (devis d’achat ou demandes d’achat) Commande (bons de achat) Facture (factures fournisseur) La facture fournisseur est comptabilisée dans le grand livre après avoir été entièrement approuvée, en utilisant la date de la transaction comme date de comptabilisation. Si le définition de transaction du facture affecte la quantité et la valeur de l’inventaire, le quantité et la valeur ne sont pas affectés tant que le facture n’est pas entièrement approuvé.
Type de règle	Utilisez le type de règle pour créer une séquence d’approbations qui peut inclure des approbation par un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs nommé, le responsable du utilisateur, le responsable du service du utilisateur, le montant du achat, etc. Par exemple, vous pouvez souhaiter qu’une transaction d’achat soit d’abord approuvée par le responsable du collaborateur qui l’envoie. Si le responsable approuve, vous pouvez procéder à l’approbation de la valeur en fonction du service de la transaction et du montant de l’achat. Approbation de valeur : Les demandes d’approbation sont envoyées en fonction du montant de l’achat. La règle d’approbation de la valeur pour l’approbation de la valeur et l’approbation de la valeur : Progressif détermine les niveaux d’approbation et les montants d’approbation à chaque niveau. Les demandes d’approbation sont envoyées directement au niveau correspondant au montant de l’achat. Il est possible que les utilisateurs qui sont restreints à des entités ou des services spécifiques ne reçoivent pas de notifications pour ce type d’approbation de la valeur, quelles que soient leurs préférences de messagerie. Approbation de valeur : Progressif : Les demandes d’approbation sont envoyées en fonction du montant de l’achat. La règle d’approbation de la valeur pour l’approbation de la valeur et l’approbation de la valeur : Progressif détermine les niveaux d’approbation et les montants d’approbation à chaque niveau. Le cycle d’approbation commence au niveau 1 et passe par chaque niveau jusqu’à ce que le montant de l’achat soit inférieur au niveau suivant. Il est possible que les utilisateurs qui sont restreints à des entités ou des services spécifiques ne reçoivent pas de notifications pour ce type d’approbation de la valeur, quelles que soient leurs préférences de messagerie. Approbation de valeur : Service : Les demandes d’approbation sont envoyées en fonction du service du collaborateur qui envoie la transaction et du montant de l’achat. La valeur approbation règle pour le service ou la valeur par défaut approbation règle si le service n’a pas sa propre valeur spécifique approbation règle, qui sont définis par le groupe de règles sélectionné, déterminent le numéro des approbateurs et leurs limites de montant de approbation. Le cycle d’approbation commence par le premier approbateur et progresse vers chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant de l’achat se situe sous la limite inférieure de l’approbateur suivant. Approbation de valeur : Service de transaction : Les demandes d’approbation sont envoyées en fonction du service sélectionné dans la transaction et du montant de l’achat. La valeur approbation règle pour le service ou la valeur par défaut approbation règle si le service n’a pas sa propre valeur spécifique approbation règle, qui sont définis par le groupe de règles sélectionné, déterminent le numéro des approbateurs et leurs limites de montant de approbation. Le cycle d’approbation commence par le premier approbateur et progresse vers chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant de l’achat se situe sous la limite inférieure de l’approbateur suivant. (Un seul service peut être sélectionné par transaction.) Approbation du service : les demandes d’approbation sont envoyées au responsable du service auquel est affecté le collaborateur qui soumet la transaction. Approbation du responsable du collaborateur : les demandes d’approbation sont envoyées au responsable du collaborateur qui soumet la transaction. Approbation du service de transaction : les demandes d’approbation sont envoyées au responsable du service sélectionné dans la transaction. (Un seul service peut être sélectionné par transaction.) Approbation de l’établissement de transaction : les demandes d’approbation sont envoyées au responsable de l’établissement sélectionné dans la transaction. (Un seul établissement peut être sélectionné par transaction.) Approbation du responsable du projet de transaction : les demandes d’approbation sont envoyées au responsable du projet sélectionné dans la transaction. (Un seul projet peut être sélectionné par transaction.) Niveau d’utilisateur : Les demandes d’approbation sont envoyées à un utilisateur sélectionné. Niveau du groupe d’utilisateurs : Les demandes d’approbation sont envoyées à un groupe d’utilisateurs sélectionné.
Utilisateur ou groupe d’utilisateurs	Sélectionnez un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs. Pour qu’un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs nommé apparaisse dans la liste, l’utilisateur ou le groupe d’utilisateurs doit avoir un type d’utilisateur autre que CRM et avoir les permissions de liste les transactions d’achat nécessitant une approbation. En outre, le utilisateur ou le groupe d'utilisateurs ne doit pas être limité à des entités, des services ou des territoires.
Ensemble de règles	Ce champ s’applique lorsque Approbation de valeur : Service ou Approbation de valeur : Service de transaction est sélectionné comme type de règle. Le groupe de règles identifie les règles d’approbation de la valeur utilisées pour acheminer les demandes d’approbation. N’oubliez pas qu’une règle d’approbation de la valeur définit le nombre d’approbateurs souhaité et les montants d’approbation associés. Un groupe de règles inclut la règle d’approbation de valeur par défaut qui s’applique à tout service sans sa propre règle d’approbation de valeur spécifique et, éventuellement, une ou plusieurs règles d’approbation de valeur pour des services spécifiques. Bien qu’une seule règle d’approbation de la valeur puisse s’appliquer à la plupart de vos services, certains services peuvent avoir besoin de leurs propres règles avec des approbateurs et des montants d’approbation différents, ou les deux. En savoir plus sur Groupes de règles d’approbation de la valeur et Règles d’approbation de la valeur.
Gérer	Ce champ s’applique lorsque Approbation de valeur ou Approbation de valeur : Progressif est sélectionné comme type de règle. Vous pouvez sélectionner l’icône Modifier lien dans la section Gérer Colonne permettant d’ajouter ou de modifier la règle d’approbation de la valeur utilisée pour envoyer les demandes d’approbation. Le règle approbation pour ces deux types de règle définit le numéro des niveaux de approbation nécessaires et les montants approbation pour chaque niveau. Les approbateurs d’un niveau spécifique sont les utilisateurs disposant des permissions d’approbation d’achat à ce niveau. En savoir plus sur le Règle d’approbation de la valeur pour les approbations basées sur les permissions.