À propos des approbations d’achats

Utilisez les approbations d’achat pour mettre en œuvre les processus d’approbation internes de votre organisation, qui permettent de s’assurer que les dépenses sont autorisées et correctes. Les processus d’approbation adresse généralement quelles transactions doivent approbation et par qui.

La configuration et la gestion des approbations d’achat dans Sage Intacct sont flexibles. Vous décidez quelles transactions d’achat doivent approbation, qui doit approuver, la séquence des approbation et si les approbations sont basées sur le montant en devise de transaction.

En savoir plus Configuration des approbations d’achat. Si vous utilisez le flux de travail d’approbation de Sage Construction Management, désactivez le flux de travail d’approbation dans Sage Intacct Construction avant de continuer.

Qui peut approuver quoi ?

Les transactions utilisant les types de modèles de définition de transaction suivants peuvent être approuvées :

  • Devis
  • Commande
  • Facture

De plus, les types d’utilisateurs suivants peuvent être des approbateurs :

  • Entreprise
  • Client
  • Collaborateur
  • Responsable projet
  • Approbateur de paiement
  • Plateforme
  • Entrepôt

Politiques d’approbation

Les politiques d’approbation sont l’élément central de vos approbations d’achat, car elles définissent les processus d’approbation de vos définitions de transaction. Vous pouvez envoyer les approbations de transactions à des personnes ou à des groupes spécifiques, à des personnes ayant des rôles spécifiques ou à des personnes en fonction du montant en devise de transaction. Vous pouvez également acheminer les approbations à l’aide d’une combinaison de ces approches.

Par exemple, dans une petite organisation, vous pouvez envoyer une demande d’achat au responsable du collaborateur, puis à une personne spécifique du service financier. Dans une grande organisation, les tâches peuvent être plus séparées et la prise de décision plus centralisée. Par conséquent, dans ce cas, vous pouvez envoyer une demande d’achat au responsable du collaborateur, puis à d’autres utilisateurs en fonction du montant de l’achat.

Le graphique suivant illustre les concepts clés des politiques d’approbation :

Une politique d’approbation utilise une définition de transaction pour définir les types de règles et les permissions.

  1. Vous pouvez disposer d’une politique d’approbation par définition de transaction.

  3. Le Types de règles Dans la politique d’approbation, déterminez le cycle d’approbation. Vous pouvez spécifier un ou plusieurs types de règle (utilisateur spécifique, groupe d'utilisateurs, approbation de valeur ou rôle intitulée) pour créer les processus approbation dont vous avez besoin.

  4. Si une stratégie comprend un Type de règle d’approbation de la valeur , vous allez définir les utilisateurs disposant de l’autorisation de dépenser appropriée pour approuver des transactions jusqu’à des montants d’achat spécifiques.

    A approbation de valeur basée sur service Comprend une service par défaut approbation règle et, éventuellement, des règles de approbation service spécifiques.

    A Approbation de la valeur basée sur le niveau des permissions Contient un ensemble de règles d’approbation de niveau.

Types de règles

Les types de règles contrôlent la manière dont les approbations sont acheminées pour une transaction.

Pour acheminer vers ... Sélectionnez ce qui suit comme type de règle ...

Un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs spécifique

Sélectionnez Niveau d’utilisateur ou Niveau du groupe d’utilisateurs comme type de règle, puis sélectionnez utilisateur nommée. Seuls les utilisateurs ou les groupes disposant des permissions d’approbation d’achat appropriées pour l’entité, le service ou le territoire apparaissent dans la liste.

Utilisateurs qui approuvent la valeur de la transaction en fonction de leur plafond de dépenses.

L’une de ces approbations de la valeur :

  • Approbation de la valeur - Service ou Approbation de la valeur - Service de la transaction (Approbations de la valeur du service). Le groupe de règles associé à l’approbation de la valeur détermine les approbateurs et les montants d’approbation pour chaque service. Le cycle d’approbation commence par le premier approbateur et continue vers chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant de l’achat se situe sous la limite inférieure de l’approbateur suivant.
    • Pour Approbation de la valeur – Service, l’acheminement est basé sur l’émetteur de la transaction.
    • Pour Approbation de la valeur – Service de la transaction, l’acheminement est basé sur le service de la transaction.
  • Approbation de valeur ou Approbation de la valeur - Progressive (Approbations de la valeur au niveau des permissions). Vous configurez jusqu’à 6 niveaux d’approbation et les montants d’approbation à chaque niveau. Tout utilisateur disposant d’une permissions d’approbation pour un niveau donné peut donner son approbation.

    Il est possible que les utilisateurs qui sont restreints à des entités ou des services spécifiques ne reçoivent pas de notifications pour ce type d’approbation de la valeur, quelles que soient leurs préférences de messagerie.

    • Pour Approbation de valeur, les approbations sont envoyées directement aux approbateurs au niveau correspondant au montant de l’achat.
    • Pour Approbation de la valeur - Progressive, le cycle d’approbation commence au niveau 1 et progresse vers chaque niveau successif jusqu’à ce que le montant de l’achat tombe en dessous du niveau suivant.
Si vous avez délégué une approbation basée sur la valeur, vérifiez que le délégataire dispose des permissions de valeur d’approbation requises.

Un responsable dans un rôle spécifique

L’un de ces rôles intitulés :

  • Approbation du service. Responsable du service auquel est affecté le collaborateur qui a soumis la transaction.
  • Approbation du responsable du collaborateur. Responsable du collaborateur qui a soumis la transaction.
  • Approbation du service de transaction. Responsable du service sélectionné dans la transaction.
  • Approbation de l’établissement de transaction. Responsable de l’établissement sélectionné dans la transaction.
  • Approbation du responsable du projet de transaction. Responsable du projet sélectionné dans la transaction.

Pour approuver une transaction d’achat, un utilisateur doit être abonné à l’application Achats et disposer des permissions d’approbation appropriées.

En savoir plus sur Politiques d’approbation et types de règles.

Approbations de la valeur du service et groupes de règles

Les groupes de règles s’appliquent uniquement aux approbations de la valeur du service. Elles minimisent les frais généraux liés à la gestion des règles supplémentaires nécessaires à l’acheminement des approbations basées sur achat montant par service. Pour un Approbation de la valeur - Service ou Approbation de la valeur - Service de la transaction type de règle, vous devez associer un groupe de règles au type de règle. Le groupe de règles définit le nombre d’approbateurs souhaité et les montants d’approbation associés.

Un groupe de règles comprend les éléments suivants :

  • La règle d’approbation de valeur par défaut pour tout service sans sa propre règle d’approbation de valeur spécifique
  • Toute règle d’approbation de valeur supplémentaire pour les services qui ont besoin de leurs propres règles spécifiques
Bien qu’une seule règle d’approbation de la valeur puisse s’appliquer à la plupart de vos services, certains services peuvent avoir besoin de leurs propres règles avec des approbateurs et des montants d’approbation différents, ou les deux.

Supposons que vous souhaitiez que les approbations des demandes d’achat soient acheminées dans l’ordre suivant :

  1. Responsable de l’émetteur
  2. Utilisateurs qui approuvent en fonction de leur plafond de dépenses (montants des achats)
  3. Un dernier utilisateur qui donne la dernière approbation

La politique d’approbation pour la définition de transaction de demande d’achat peut ressembler à ceci :

Une politique d’approbation peut contenir plusieurs types de règles pour différents groupes de règles.

Lorsque la groupe de règles des demandes d’achat comprend un règle par défaut pour toute service et un règle spécifique pour le service marketing :

Les groupes de règles peuvent contenir différents niveaux d’approbation de la valeur pour différents services.

Si une demande d’achat est soumise pour 6 000 $ pour un service autre que le service marketing, les approbations sont envoyées à :

  1. Responsable de l’émetteur
  2. Responsable de service
  3. Mark Lee
  4. Frank Smith

Si la demande d’achat avait été soumise pour le service Marketing, les approbations étaient envoyées à :

  1. Responsable de l’émetteur
  2. Responsable du services marketing (Mark Lee n’a pas besoin d’approuver dans ce cas, car le responsable du service marketing a le pouvoir d’approuver jusqu’à 20 000 $)
  3. Frank Smith

En savoir plus sur Groupes de règles pour les approbations de la valeur du service.

Approbations de la valeur au niveau des permissions et règles de niveau

Les approbations de la valeur basées sur les permissions nécessitent également des règles supplémentaires pour acheminer les approbations en fonction du montant de l’achat. Si vous spécifiez Approbation de valeur ou Approbation de la valeur - Progressive, assurez-vous que les règles d’approbation de niveau définissent les niveaux d’approbation souhaités et les montants d’approbation à chaque niveau. Tout utilisateur disposant d’une permission d’approbation pour un niveau donné peut donner son approbation.

Supposons que vous souhaitiez que les approbations des demandes d’achat soient acheminées dans l’ordre suivant :

  1. Responsable de l’émetteur
  2. Chaque approbateur de niveau jusqu’à ce que l’achat ne dépasse pas le montant d’approbation du niveau

La politique d’approbation pour la définition de transaction de demande d’achat peut ressembler à ceci :

Une politique d’approbation du niveau de valeur peut contenir plusieurs types de règles pour différents groupes de règles.

Lorsque la valeur de niveau approbation règle pour le type de règle Approbation de la valeur - Progressive est définie comme suit :

Les approbations de niveau de valeur peuvent inclure des augmentations de valeur progressives.

Pour une demande d’achat de 1 500 $, les approbations seraient accordées à :

  1. Responsable de l’émetteur
  2. Utilisateurs disposant d’une permissions d’approbation d’achat de niveau 1
  3. Utilisateurs disposant d’une permission d’approbation d’achat de niveau 2

Si le type de règle dans la stratégie avait été Approbation de valeur Avec la même règle d’approbation de la valeur de niveau, les approbations iraient à :

  1. Responsable de l’émetteur
  2. Utilisateurs disposant d’une permissions d’approbation d’achat de niveau 2 (l’approbation n’est pas progressive à travers les niveaux et va directement au niveau dans lequel se situe le montant de l’achat).

En savoir plus sur le Règles d’approbation de la valeur pour les approbations de la valeur de niveau basées sur les permissions.

Approbations automatiques

Parfois, une étape de la séquence d’approbation est automatiquement approuvée et l’approbation passe à l’approbateur suivant. L’approbation automatique se produit lorsque :

  • La dernière personne à avoir touché à une transaction, l’émetteur ou l’approbateur, est également l’approbateur suivant dans la séquence. Cela est vrai sauf si l’approbation concerne une approbation de la valeur basée sur des permissions, car un niveau peut avoir plusieurs approbateurs requis

  • Pour une approbation de la valeur basée sur un service ou sur des permissions, le montant est inférieur au montant minimum pour le premier approbateur ou le premier niveau

Notification par e-mail

Informez les approbateurs lorsque leur approbation est nécessaire. Vous pouvez recevoir automatiquement des notifications par e-mail en activant l’option Notifications par e-mail dans la configuration de l’application Achats de votre organisation. Pour recevoir des notifications par e-mail, les approbateurs doivent avoir leurs préférences définies.

Délégation de l’approbation

Assurez la continuité des approbations même en cas d’absence des approbateurs. Rediriger automatiquement les approbations en activant Délégation de l’approbation dans la configuration des Achats de votre organisation et l’affectation d’un délégataire pour chaque approbateur. Lorsqu’un approbateur indique qu’il est absent dans ses préférences, Sage Intacct envoie les approbations pour toute nouvelle transaction d’achat au délégataire de l’approbateur.

En savoir plus sur Délégation de l’approbation.