Assurer le suivi des engagements d’achat à l’aide de livres définis par l’utilisateur

Créez un livre d’engagements défini par l’utilisateur pour vos transactions d’achat et obtenez des informations sur votre budget grâce au contrôle des dépenses. Les livres définis par l’utilisateur conviennent parfaitement aux cas où vous devez effectuer un suivi et générer des rapports sur des écritures comptables spécialisées.

Avec les livres définis par l’utilisateur, vous pouvez :

  • Réservez les dépenses engagées à l’avance sans débiter vos comptes.
  • Suivez les dépenses futures et améliorez vos capacités de budgétisation.
  • Rapport sur les dépenses engagées par rapport à votre budget réel et prévu.
Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer. Communiquez avec votre représentant Sage Intacct pour plus d’informations.

Suivre les engagements d’achat à l’aide de livres définis par l’utilisateur

Imaginons que vous avez une conférence à venir et que vous souhaitez obtenir une visibilité sur vos plans budgétaires. Vous n’avez pas encore effectué les achats pour l’hôtel et la restauration et vous ne voulez rien afficher dans vos livres de comptabilité d’exercice. Cependant, vous souhaitez toujours savoir comment vos dépenses prévues affecteront votre budget.

En créant un journal défini par l’utilisateur qui n’est pas associé à un livre de comptabilité d’exercice, vous pouvez créer un nouveau flux de travail pour les bons de commande engagés. Mieux encore, l’utilisation de livres définis par l’utilisateur pour les achats vous permet de générer des rapports sur vos dépenses et engagements réels par rapport à votre budget.

Dans l’exemple de rapport financier suivant, ces colonnes présentent différents livres de rapports, seuls ou combinés :

  • Dépenses réelles : le livre de comptabilité d’exercice
  • Engagements: le livre défini par l’utilisateur des engagements des bons de commande
  • Total des dépenses : les livres de comptabilité d’exercice et des engagements des bons de commande

Conditions préalables

Deux conditions préalables sont requises pour utiliser des livres définis par l’utilisateur avec l’application Achats :

  1. Abonnement à Achats avec flux de travail avancés. Si votre société n’utilise pas encore de flux de travail avancé, reportez-vous à la section Configurer Achats.
  2. Configuration et création d’un livre défini par l’utilisateur qui n’est pas configuré pour le rapport d’exploitation, avec au moins un journal défini par l’utilisateur dans votre grand livre. Cette configuration vous permet de suivre vos engagements. Pour en savoir plus, consultez Configurer des livres définis par l’utilisateur.

Vue d’ensemble de la configuration

Après avoir configuré votre livre défini par l’utilisateur et au moins un journal, vous allez créer deux définitions de transaction. Ensuite, vous attribuerez les définitions de transaction à votre nouveau journal défini par l’utilisateur sur la page Configurer les achats.

Ce flux de travail vous montre comment extraire ce dont vous avez besoin des livres définis par l’utilisateur. Elle montre l’extourne d’un engagement, mais les livres définis par l’utilisateur peuvent également être utilisés pour répondre à d’autres besoins de l’entreprise.
  1. Configurez un livre défini par l’utilisateur et au moins un journal pour effectuer le suivi de la comptabilisation de l’engagement d’achat à partir d’Achats.
  2. Créez deux définitions de transaction d’Achats sur le Définitions de transaction : Achat page.
    1. Commande d’achat engagée : Réservez l’engagement de dépense attendu dans une écriture de journal dans votre nouveau livre défini par l’utilisateur.
    2. Facture fournisseur : Une fois la dépense effectuée, comptabilisez-la dans un livre de comptabilité d’exercice et libérez l’engagement dans une écriture de journal dans votre livre défini par l’utilisateur.
  3. Attribuez chaque définition de transaction au nouveau journal défini par l’utilisateur sur la Configuration des documents de la Configurer Achats page.

Créer des définitions de transaction

Procédez comme suit pour configurer chacune des deux définitions de transaction dans le flux de travail :

Cette définition de transaction réserve un montant engagé pour une dépense future. Considérez-la comme un « remplacement » non facturable pour vous aider à obtenir une visibilité sur votre budget.

Définissez votre définition de transaction comme suit :

  1. Atteindre Achat > Coup monté > Plus et sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Définitions de transaction.

  2. Sur le Généralités onglet:

    1. Saisissez un Nom de modèle, par exemple, « Commande d’achat engagée ». Ce nom apparaît dans le menu Transactions sous Achats et dans le sous-menu Transactions de l’application Projets pour la création de documents.
    2. Pour Type de modèlechoisir Commande. Votre transaction est alors classée comme commande dans le flux de travail.
    3. Pour vous assurer que la transaction est comptabilisée directement dans le grand livre et sans effet sur le livre auxiliaire des comptes fournisseurs, sélectionnez Grand livre pour Comptabilisation des transactions.
    4. Saisissez le reste des informations.

  3. Sur le Configuration de la comptabilisation dans la Correspondance des comptes du GL de comptabilisation des transactions table:
    • Publiez votre engagement d’achat directement sur le site approprié Comptes du GL.
    • Pour chaque compte, sélectionnez Débit ou Crédit. Vous devrez saisir ces comptes ou d’autres comptes appropriés pour lever l’engagement lorsque vous créerez votre deuxième définition de transaction. Par exemple, si vous créditez le compte X et débitez le compte Y, lors de la transaction suivante, vous pourriez débiter le compte X et créditer le compte Y.
  4. Saisissez le reste de vos informations, puis sélectionnez Sauvegarder.
    5. Pour en savoir plus sur la configuration de votre définition de transaction, consultez Définitions de transactions d’achats.

Sélectionnez un journal défini par l’utilisateur :

  1. Atteindre Achat > Configurer > Configuration.

  2. Sélectionnez l’icône Configuration des documents onglet.
  3. Dans le Journal des achats , affectez la définition de transaction à un journal défini par l’utilisateur associé à votre nouveau livre défini par l’utilisateur.
  4. Sélectionnez Enregistrer.

Créez ou modifiez une deuxième définition de transaction pour comptabiliser les dépenses réelles dans un livre de comptabilité d’exercice. Il s’agit de la facture fournisseur qui sera créée après la dépense. La facture fournisseur comptabilise la dépense dans un livre de comptabilité d’exercice et crée des écritures de grand livre supplémentaires dans le livre défini par l’utilisateur pour lever l’engagement initial.

Pour ajouter cette définition de transaction à votre flux de travail :

  1. Atteindre Achat > Configurer > Plus > Définitions de transaction.

  2. Procédez de l’une des manières suivantes :
    • Pour créer une nouvelle définition de transaction pour Facture fournisseur, sélectionnez Ajouter.
    • Pour modifier une définition de transaction de facture fournisseur existante, sélectionnez Éditer.

  3. Sur le Généralités onglet:

    1. Saisissez un Nom de modèle, par exemple, « Facture fournisseur ». Ce nom apparaît dans le menu Transactions sous Achats et dans le sous-menu Transactions de l’application Projets pour la création de documents.
    2. Pour Type de modèlechoisir Facture. Votre transaction est alors classée comme facture dans le flux de travail.
    3. Pour Comptabilisation de transaction, sélectionnez Comptes fournisseurs pour vous assurer que la dépense est comptabilisée dans le livre auxiliaire d’un livre de comptabilité d’exercice.
    4. Choisir Activer la comptabilisation supplémentaire pour vous assurer que les écritures du Grand livre sont comptabilisées dans votre livre défini par l’utilisateur afin de lever l’engagement initial.
    5. Dans le Conversion de transaction tableau dans le Flux de travail , sélectionnez la définition de transaction du bon de commande engagé. La facture du fournisseur est alors liée au flux de travail.
    6. Saisissez le reste des informations.

  4. Sur le Configuration de la comptabilisation onglet:
    • Dans le Correspondance des comptes du GL de comptabilisation des transactions tableau, comptabilisez vos dépenses réelles dans le tableau approprié Comptes du GL.
    • Dans le Mappage supplémentaire des comptes du grand livre , saisissez les mappages de comptes appropriés pour vos besoins en matière de rapports. Vous pouvez choisir d’extourner ou de réaffecter l’effet de la comptabilisation au grand livre dans la transaction de bon de commande engagé.
  5. Sélectionnez Enregistrer.

Sélectionnez un journal défini par l’utilisateur :

  1. Atteindre Achat > Configurer > Configuration.

  2. Sélectionnez l’icône Configuration des documents onglet.
  3. Dans le Journal de comptabilisation supplémentaire , affectez la définition de transaction à un journal défini par l’utilisateur associé à votre nouveau livre défini par l’utilisateur.
  4. Sélectionnez Enregistrer.

Générer un rapport

Par la suite, vous pouvez générer des rapports incluant des écritures de votre livre défini par l’utilisateur, seul ou avec d’autres livres.

  • Rapports financiers : Colonne par colonne, vous pouvez choisir les livres de rapports que vous souhaitez inclure. L’exemple donné au début de cette rubrique présente un rapport comprenant des colonnes pour les livres suivants : livre de comptabilité d’exercice, un livre d’engagements de bon de commande défini par l’utilisateur et un livre combiné (comptabilité d’exercice + engagements de bon de commande). La dernière colonne combine des montants de tous les livres.
  • Autres rapports du Grand livre : Lorsque vous créez un rapport, tel qu’un rapport de Grand livre, vous spécifiez les livres à inclure. Par exemple, vous pouvez inclure un livre défini par l’utilisateur ainsi que votre livre de conformité. Comme pour les rapports financiers, vous pouvez choisir de combiner ou non les montants de vos autres livres de rapports avec votre livre principal réel.

En savoir plus sur Rapports sur d’autres livres (conformité, fiscalité et définis par l’utilisateur).