À propos des tableaux de bord

Les tableaux de bord vous aident à surveiller et à accéder aux aspects les plus importants de votre entreprise. Ils fournissent un aperçu en un coup d’œil de votre société et peuvent être personnalisés pour des rôles spécifiques. Cela permet aux utilisateurs de voir facilement les informations qui les concernent.

Les tableaux de bord se composent de composants qui affichent des instantanés de différentes parties de votre entreprise, tels que :

• Graphiques, appelés diagrammes dans les tableaux de bord

• Cartes de performance

• Archives

• Rapports

• Liens intelligents

• Types de composants généraux, notamment les calendriers, les forums de discussion, les raccourcis de rapport, etc.

Qui utilise les tableaux de bord ?

Les tableaux de bord sont hautement configurables et contiennent différents types d’informations. Vous pouvez configurer un tableau de bord pour chaque rôle dans votre société.

Les tableaux de bord peuvent être :

• Basé sur les rôles Les tableaux de bord permettent de donner facilement des informations importantes à des personnes occupant des rôles similaires au sein ou en dehors de votre équipe financière. Par exemple, vous pouvez créer des tableaux de bord basés sur les rôles pour votre directeur financier, vos responsables de service, vos chefs de projet, les membres du conseil d’administration, etc.
• Basé sur l’utilisateur Les tableaux de bord sont personnalisés pour s’adapter à un utilisateur ou à un groupe d’utilisateurs spécifique. Par exemple, un ensemble d’utilisateurs externes, comme les recruteurs, ont besoin d’informations statistiques très spécifiques pour s’assurer que vous disposez des bons niveaux de personnel.
• Basé sur l’analyse Les tableaux de bord sont utiles pour les dirigeants qui examinent les performances globales de l’entreprise. Ces types de tableaux de bord sont principalement des cartes de performance ou des rapports.
• Axé sur les résultats Les tableaux de bord se concentrent sur les indicateurs clés de performance (KPI) et les mesures de résultats. Ces tableaux de bord peuvent combiner l’impact financier avec des données statistiques ou des performances à l’échelle de l’industrie.
• Basé sur l’industrie Les tableaux de bord sont conçus pour certains secteurs tels que la construction ou les organisations à but non lucratif. Ces tableaux de bord incluent les informations les plus souvent utilisées par ces industries.

Le tableau de bord du directeur financier suivant comprend des tableaux, des graphiques, des cartes de performance, des rapports et des enregistrements pertinents pour ce qu’un directeur financier doit savoir. Les utilisateurs du tableau de bord peuvent explorer les rapports et les enregistrements directement depuis le tableau de bord, ce qui permet d’en savoir plus et d’agir facilement sur les données.

Voici un autre exemple de la façon dont les tableaux de bord basés sur les rôles peuvent être adaptés à des rôles spécifiques. Le tableau de bord est destiné aux gestionnaires de service, qui se concentrent sur les dépenses, les revenus et les budgets, et contient des liens vers des documents de directives internes et des approbations.

Les informations clés peuvent être capturées dans des listes et des rapports, tels que des dimensions, des montants, des journaux, etc. Explorez les rapports jusqu’aux détails de l’fiche d’enregistrement.

Dans les entreprises comportant plusieurs entités, les tableaux de bord peuvent être partagés entre entités ou limités à une seule entité.

Pour utiliser un tableau de bord, vous devez disposer des deux permissions d’accès au tableau de bord et aux informations qui y sont affichées. Par exemple, pour afficher un rapport financier préparatoire, vous devez disposer d’autorisations pour le rapport et pour les données sous-jacentes.

Tirez le meilleur parti des tableaux de bord

Les tableaux de bord hautement personnalisables d’Intacct sont le moyen le plus rapide de fournir des informations facilement consommées aux utilisateurs. Les tableaux de bord sont disponibles pour toutes les entreprises qui ont été créées avec un QuickStart.

Les tableaux de bord Intacct sont utilisés pour fournir les éléments suivants :

• Indicateurs clés en un seul endroit pour les dirigeants et les autres. Par exemple, créez des cartes de performance pour montrer des éléments tels que les dépenses administratives, les profits et pertes, ou la comparaison des frais de déplacement avec la période précédente.
• Méthode de distribution de l’information financière et statistique. Vous pouvez ajouter n’importe quelle liste consultable à un tableau de bord.
• Information organisée pour l’examen et l’analyse pour les personnes qui examinent la performance globale de la société.
• Une plaque tournante pour les éléments qui nécessitent une attention particulière afin que vous puissiez agir immédiatement, directement depuis le tableau de bord.
• Collaboration avec d’autres personnes via un composant pour Collaborate. Cela vous permet d’examiner et de commenter les éléments directement dans le tableau de bord. La création d’un groupe de collaboration garantit que seules les personnes pour lesquelles le tableau de bord est pertinent participent à la collaboration.
• Groupes de tableaux de bord associés. Vous pouvez regrouper les tableaux de bord associés dans un sous-menu pour y accéder rapidement.

Concevez votre tableau de bord

Que vous créiez un tableau de bord, plusieurs tableaux de bord ou que vous modifiiez des tableaux de bord installés à partir de la bibliothèque de démarrage rapide, il y a certains éléments à prendre en compte.

• Réfléchissez à qui le tableau de bord est destiné. Créez-vous le tableau de bord pour des rôles spécifiques au sein de l’société, des utilisateurs externes ou des individus ? Chacun a un besoin d’information différent, alors décidez à l’avance à qui s’adresse chaque tableau de bord.
• Déterminez quel contenu donnera les bonnes informations. Une fois que vous savez pour qui vous créez le tableau de bord, décidez du type d’informations que l’utilisateur trouvera le plus important. Par exemple, les rapports seront-ils les meilleurs ? Des cartes de performance ? Analyse ? La collaboration ? Ensuite, vous pouvez adapter le tableau de bord à l’utilisateur.
• Rendez-le collaboratif. Prenez des composants de tableau de bord de différentes zones pour créer un tableau de bord que plusieurs personnes peuvent utiliser pour collaborer entre les équipes. Ensuite, incluez Collaborate pour vous assurer que toute l’équipe est impliquée dans les conversations, avec les informations pertinentes à chaque fois qu’elle accède au tableau de bord.
• Esquissez l’apparence que vous souhaitez donner au tableau de bord et la façon dont vous allez le construire. Vous pouvez déplacer les composants du tableau de bord dans le tableau de bord. Commencer avec un bon plan de base rendra la création du tableau de bord plus rapide et plus facile.

Les composants sont les éléments constitutifs des tableaux de bord Intacct. Combinez différents composants pour créer le type d’information le mieux adapté à vos besoins.

Soyez créatif

Créez des raccourcis vers vos applications, rapports et fichiers les plus utilisés.

Utilisez des liens intelligents dans les tableaux de bord pour créer des liens vers tout ce qui a une URL, comme des manuels, des sites Web commerciaux et des vidéos.

Utilisez le filtrage pour limiter les informations du tableau de bord à des dimensions particulières. Vous pouvez filtrer les rapports financiers, les graphiques et les cartes de performance directement sur le tableau de bord.

Voici quelques idées sur la façon dont les composants du tableau de bord peuvent être utilisés. Chacun répond aux besoins d’un utilisateur ou d’un rôle spécifique.

• Partager des fichiers avec d’autres personnes : À l’aide du composant Smart Links, vous pouvez partager des fichiers avec d’autres personnes. Par exemple, une équipe de Comptes fournisseurs peut partager les ressources de manière transparente. Dans ce cas, les fichiers sont stockés dans une application cloud qui fournit une URL pour chacun d’eux.
• Afficher les indicateurs clés de performance : Les graphiques sont d’excellents éléments KPI. Ajoutez un graphique pour chaque KPI utile aux utilisateurs du tableau de bord. Par exemple, vous pouvez inclure un lien vers un site Web de l’industrie.
• Combinez des rapports individuels sur la page pour imiter un seul rapport : Parfois, plusieurs rapports peuvent être combinés pour créer un seul rapport, mais les zones de rapport ne sont pas liées.
• Ajustez votre tableau de bord pour imiter un rapport : Ajoutez plusieurs rapports plus simples côte à côte. Par exemple, les rapports pour le chiffre d’affaires, la dotation en personnel et les dépenses peuvent être utilisés pour créer un profil de planification de conformité.
• Créez un hub d’activités de fin de mois : Utilisez le calendrier et les différents rapports pour créer un hub en un coup d’œil pour les activités de fin de mois. Dans les sociétés multi-entités, vous pouvez inclure des entités.

Restreindre l’accès

La sécurité est une préoccupation majeure, et vous ne voulez pas que tout le monde ait accès à certaines informations de la société. Plusieurs types d’autorisations s’appliquent aux tableaux de bord.

• Autorisations générales du tableau de bord

  Vous définissez ces autorisations dans Permissions de la société.

  Les utilisateurs qui n’ont que les permissions de Voir Les tableaux de bord peuvent voir les informations du tableau de bord, mais ils ne peuvent pas les modifier.

  Les utilisateurs qui ont également les permissions de Modifier Les tableaux de bord peuvent modifier les composants du tableau de bord.

• Autorisations d’afficher des tableaux de bord spécifiques

  Le propriétaire du tableau de bord ou l’administrateur peut utiliser l’onglet Autorisations du tableau de bord pour définir les droits d’accès au tableau de bord. Les administrateurs peuvent toujours afficher les tableaux de bord.

  Les droits d’accès sont hiérarchisés de la manière suivante :

  • Les droits des utilisateurs ont la priorité sur les droits de groupe.

    Par exemple, si vous autorisez les droits d’accès à un groupe, mais que vous refusez les droits d’accès à une utilisateur au sein du groupe, le utilisateur n’a pas permissions pour accéder à la tableau de bord.

  • Pour les groupes, l’option Autoriser est prioritaire sur Refuser.

    Par exemple, si vous refusez l’accès au groupe Tout le monde, mais que vous autorisez l’accès au groupe Responsables de service, les utilisateurs du groupe Responsables de service peuvent accéder au tableau de bord.

• Autorisations d’afficher et d’utiliser les composants du tableau de bord

  Il existe certains composants que tout le monde peut consulter, tels que les liens de raccourci, les calendriers et les flux d’actualités. D’autres composants nécessitent des autorisations spécifiques.

  • Dossiers : Si un composant affiche des données à partir d’un type d’fiche qui nécessite des permissions, l’utilisateur a besoin de l’permissions appropriée pour afficher le composant. Les types d’enregistrements qui nécessitent des permissions comprennent les comptes, les fournisseurs, les factures et les factures. Votre administrateur définit les autorisations nécessaires pour afficher différents types d’enregistrements.
  • Rapports : Pour afficher un composant rapport, un utilisateur doit permissions afficher le rapport. Le propriétaire du rapport définit les autorisations d’affichage du rapport.

  Si un utilisateur n’a pas permissions pour au moins afficher un composant, il verra une erreur ou une zone vide à l’endroit où se trouve le composant.

Pour plus d’informations, consultez Définir les autorisations du tableau de bord.