Travailler avec les collaborateurs

Une bonne pratique consiste à créer une fiche pour chacun de vos collaborateurs afin de pouvoir effectuer les opérations suivantes :

Données de rapport
Traitement de la paie et des avantages sociaux

Ajouter un collaborateur de base

La fiche de collaborateur la plus basique a besoin d’un identifiant et d’un nom de contact. Un collaborateur peut également avoir besoin d’être connecté à un établissement, selon la configuration de votre société. Tous les autres champs sont facultatifs mais peuvent être utilisés pour d’autres fonctions dans Intacct. En savoir plus sur Ajout d’un collaborateur détaillé.

À partir de la Liste améliorée Pour cette zone, vous pouvez ajouter des informations à Intacct à l’aide de la commande Service d’importation. Sélectionnez Importer pour commencer.

Abonnement	Société Temps et Dépenses Projets
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Entreprise
Permissions	Société Dépenses Projets Temps Collaborateurs : Liste, Afficher, Ajouter

Aller à Rapports > Configuration > Dimensions > et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Collaborateurs.

Aller à Dépenses > Tous > et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Collaborateurs.

Aller à Projets > Tous > et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Collaborateurs.

Aller à Heure > Tous > et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Collaborateurs.
Saisissez un ID de collaborateur.
Sélectionnez une Contact principal.
Sélectionnez un emplacement.
Vous pouvez également remplir les champs de chaque onglet.
Sélectionnez Enregistrer.

Ajouter un collaborateur détaillé

Créer un fiche collaborateur plus détaillé pour stocker les détails de l’emploi, Suivre les taux de coûtet Configurer les informations de remboursement pour un collaborateur.

Abonnement	Société Temps et Dépenses Projets
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Entreprise
Permissions	Société Dépenses Projets Temps Collaborateurs : Liste, Afficher, Ajouter

Aller à Rapports > Configuration > Les dimensions et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Employés.

Aller à Dépenses > Tous et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Collaborateurs.

Aller à Projets > Tous > et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Collaborateurs.

Aller à Heure > Tous > et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Collaborateurs.
Saisissez un ID de collaborateur.
Sélectionnez une Contact principal.
Sélectionnez un emplacement.
Vous pouvez éventuellement remplir les champs.

Pour les organisations basées sur des projets ou sur des services, associez un collaborateur à un Type de gain pour calculer le coût réel de la main-d’œuvre de ce collaborateur. Ensuite, le coût est comptabilisé sur le ou les comptes du Grand livre que vous avez configurés lors de la configuration de l’application Projets. En savoir plus sur Configuration de la comptabilisation des coûts de main-d’œuvre.
Sélectionnez l’icône Personnes-ressources .
Saisissez un Catégorie.
Sélectionnez une Contacter.

Suivre les taux de coût

Sélectionnez l’icône Taux de coût .
Saisissez un Taux horaire ou Salaire annuel.
Sélectionnez ou saisissez un Date de début.
Sélectionnez Ajouter.

Configurer les informations de remboursement

Spécifiez et configurez le mode de paiement préféré du collaborateur pour les remboursements. Vous pouvez également Configurer les notifications de paiement automatique pour le collaborateur.

Remboursements ACH ou par fichier bancaire

Si vous remboursez des collaborateurs par paiement ACH ou par fichier bancaire, configurez les informations requises pour dépôt des paiements sur le compte bancaire de ce collaborateur sur le Informations sur le remboursement .

Sélectionnez l’icône Informations sur le remboursement .
Pour le Mode de paiement préféré, sélectionnez ACH ou fichier bancaire.
Pour Sélectionner une option pour activer le service, sélectionnez Activer les paiements ACH.

Saisissez les informations relatives au compte bancaire du collaborateur dans les détails de la configuration ACH. Contactez votre collaborateur pour obtenir ces informations.

Fichiers ACH

Descriptions des champs de fichiers ACH
Champ	Description
Numéro d’acheminement bancaire ACH	Routage numéro du compte du collaborateur.
Numéro de compte	Saisissez le numéro de compte du collaborateur.
Type de compte	Sélectionnez le type de compte du collaborateur. Les options suivantes sont disponibles : Compte courant Compte d’épargne
Classification du compte	Indiquez si le compte du collaborateur est un compte personnel ou professionnel. Si le collaborateur est un entrepreneur individuel utilisant un compte personnel, sélectionnez Personnel (PPD). Si le collaborateur utilise un compte professionnel, sélectionnez le code de classification utilisé par la banque pour les paiements ACH effectués sur les comptes professionnels (CTX ou CCD). Si l’collaborateur ne connaît pas le code de classification, il doit contact sa banque.

Fichiers bancaires en Australie

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays de paiement	Sélectionnez Australie.
Numéro de compte du créancier	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du compte du créditeur	Saisissez le nom que vous souhaitez associer au compte courant créditeur. La limite de caractères pour le nom du compte est de 32. Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
Numéro BSB du créancier	Saisissez le numéro de guichet à six chiffres de la banque du fournisseur ou du collaborateur.
Référence,	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 18 caractères alphanumériques dans le champ Référence champ.

Fichiers bancaires en France

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays de paiement	Sélectionnez un pays qui effectue des transactions en devise EUR.
IBAN du créditeur	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du créditeur	Saisissez le nom que vous souhaitez associer au compte courant créditeur. La limite de caractères pour le nom du compte est de 32. Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
BIC du créditeur	Saisissez le code d’identification de la banque pour le compte. Il s’agit d’un identifiant unique attribué par SWIFT pour le traitement des paiements internationaux.
Identifiant en boucle	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 18 caractères alphanumériques dans le champ Identifiant de bout en bout champ.
Détails de l’adresse du créancier	Saisissez les détails de l’adresse si nécessaire.

Fichiers bancaires irlandais

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays de paiement
IBAN du créditeur	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du créditeur	Saisissez le nom que vous souhaitez associer au compte courant créditeur. La limite de caractères pour le nom du compte est de 32. Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
BIC du créditeur	Saisissez le code d’identification de la banque pour le compte. Il s’agit d’un identifiant unique attribué par SWIFT pour le traitement des paiements internationaux.
Identifiant en boucle	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 18 caractères alphanumériques dans le champ Identifiant de bout en bout champ.
Détails de l’adresse du créancier	Saisissez les détails de l’adresse si nécessaire.

Fichiers bancaires de l’Afrique du Sud

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays de paiement	Sélectionnez Afrique du Sud.
Domiciliation compte numéro	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du compte de domiciliation	Saisissez le nom du titulaire du compte pour le compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur auquel les paiements sont effectués.
Branche de domiciliation	Saisissez le numéro de guichet à six chiffres de la banque du fournisseur ou du collaborateur.
Type de compte	Saisissez le type de compte pour le compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel des paiements sont réalisés. La valeur doit être 1, 2, 3 ou 4.
Code du compte du bénéficiaire	Saisissez le code de compte du bénéficiaire, composé de 13 caractères alphanumériques maximum.
Indicateur de preuve de paiement	Entrez Vrai, T (Oui) ou Faux, F (Non) pour spécifier si vous souhaitez que la preuve de paiement soit imprimée lorsque le lot de paiement du fichier bancaire est autorisé.
Référence utilisateur	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 20 caractères alphanumériques dans le champ Référence utilisateur champ.
Code du créancier	Saisissez le code du créancier du compte bancaire standard du fournisseur. Cette option s’affiche lorsque vous sélectionnez NAMPAY de banque standard Préformat SSVS comme format de fichier pour votre compte courant.

Fichiers bancaires du Royaume-Uni

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays de paiement	Sélectionnez Royaume-Uni.
Devise de paiement	Sélectionnez la devise pour les paiements fournisseurs et les remboursements des collaborateurs. EUR : Cette option utilise le format de fichier bancaire SEPA pour effectuer des paiements en devise EUR. GBP : Cette option utilise un format de fichier bancaire britannique pour effectuer des paiements en devise GBP.
Numéro de compte du créancier	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du bénéficiaire	Saisissez le nom que vous souhaitez associer au compte courant bénéficiaire. Consultez votre banque pour déterminer la limite de caractères pour le nom de compte. Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
Code Sort du bénéficiaire	Saisissez le numéro de guichet à six chiffres de la banque du fournisseur ou du collaborateur.
Référence BACS	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 18 caractères alphanumériques dans le champ Référence BACS champ. Vous pouvez en faire un champ obligatoire pour les fournisseurs et les collaborateurs britanniques en sélectionnant BarclaysNet Réf de paiement Format de fichier pour votre compte courant au Royaume-Uni.
Détails de l’adresse du créancier	Saisissez les détails de l’adresse si nécessaire.

Sélectionnez Enregistrer.

Configurer des notifications de paiement automatique

Vous pouvez automatiquement avertir les collaborateurs lorsqu’ils ont été remboursés pour leurs dépenses. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Configurer l’e-mail de notification de paiement.

Dans le cadre du processus de configuration des notifications de paiement automatiques, vous devez procéder comme suit :

Sélectionnez les collaborateurs qui doivent être informés des remboursements de dépenses.
Vérifiez que chaque collaborateur a une adresse e-mail dans ses informations de contact.

Sous l’onglet Informations sur le remboursement, sélectionnez Envoyer une notification de paiement automatique.
Sélectionnez l’icône Personnes-ressources .
Sélectionnez l’icône Personnes-ressources Déroulez et choisissez Voir.
Vérifiez le nom et l’adresse e-mail du collaborateur.

L’e-mail de notification de paiement utilisera automatiquement le nom et l’adresse e-mail figurant sur la fiche du contact principal du collaborateur.
Sélectionnez Enregistrer.