Rapport sur la balance âgée fournisseurs

Le rapport de balance âgée fournisseur affiche une liste des fournisseurs auxquels vous devez ou deviez de l’argent, ainsi que le nombre de jours qu’il vous a fallu pour les payer ou le nombre de jours de retard de paiement. Utilisez ce rapport pour déterminer dans quelle mesure vous payez vos comptes fournisseurs.

En supposant les périodes de vieillissement standard de 0 à 30, de 31 à 60, de 61 à 90 et de 91 à 120 jours, des colonnes s’affichent pour chacune de ces périodes d’ancienneté. Par exemple, si le paiement d’un fournisseur est en retard (66 jours de retard), vous verrez ce montant dans la colonne 61-90.

Vous pouvez créer des périodes d’ancienneté supplémentaires si les périodes standards ne correspondent pas aux besoins de votre société.

For information on terms that may differ in your location, see Terminology across locales.

Générer le rapport

• Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Rapports > Balance âgée des fournisseurs.

Afficher un rapport mensuel

1. Générez le rapport.

2. Sur la page Paramètres du rapport, sélectionnez Afficher.

   Un rapport contenant les résultats de la période de référence par défaut s’affiche dans votre navigateur.

3. Si vous le souhaitez, pour affiner le rapport, sélectionnez Personnaliser.

Un rapport de balance âgée des comptes fournisseurs ressemble à un rapport de balance âgée des comptes clients. Cependant, au lieu d’afficher les montants que vos clients vous doivent, il affiche les montants que vous devez à vos fournisseurs. La plupart des sociétés exécutent un rapport des comptes fournisseurs à la fin de chaque mois.

Personnaliser et exécuter ce rapport

Avant d’exécuter le rapport, vous pouvez sélectionner la période et les types d’articles à inclure, ainsi que spécifier la manière dont vous souhaitez que le rapport apparaisse.

Chaque case de cette page est facultative. Cela signifie que vous pouvez exécuter ce rapport sans entrer de critères de recherche. Toutefois, si vous en saisissez, l’exécution du rapport risque de prendre beaucoup de temps et de renvoyer trop de résultats pour être utile. Si vous souhaitez voir tous les résultats d’une catégorie particulière, n’effectuez aucune sélection dans les zones de saisie de données.

Pour personnaliser et exécuter un rapport :

1. La section Devise de reporting apparaît uniquement pour les sociétés multi-entités en partage, avec consolidation globale. Sélectionnez la devise dans le menu déroulant Devise de reporting, puis sélectionnez Devise de tenue de compte ou Devise de transaction, selon que vous souhaitez convertir les montants à partir de la devise de tenue de compte de chaque entité ou à partir de la devise de transaction de chaque facture.
2. Sélectionnez la période de référence dans le menu déroulant, ou saisissez la date à partir de laquelle vous souhaitez calculer la balance âgée. Si vous ne spécifiez pas de période de référence, le rapport est généré à partir d’aujourd’hui, en fonction de la date de facture fournisseur.

3. Définissez les filtres pour obtenir les données souhaitées.

   • Les filtres vous permettent d’inclure ou d’exclure des types de données spécifiques dans le rapport, tels que le fournisseur et le type de fournisseur. En règle générale, pour obtenir des résultats moins nombreux et plus précis dans votre rapport, définissez davantage de filtres.

4. Effectuer la mise en page du rapport.

   • Les options de format seront différentes d’un rapport à l’autre. En général, vous pouvez définir la présentation du rapport et organiser le regroupement et l’affichage des données contenues dans le rapport.
   • Vous pouvez personnaliser le rapport détaillé pour n’afficher que les dates dont vous avez besoin à l’aide de l’option Dates à afficher.
5. Saisissez un titre, un sous-titre et un texte de pied de page pour votre rapport.
6. Pour afficher, imprimer, traiter, ajouter au tableau de bord, mémoriser, exporter ou personnaliser le rapport, sélectionnez l’une des options suivantes :

Boutons de rapport sur la balance âgée fournisseur

Option	Description
Afficher	Affichez le rapport maintenant dans votre navigateur.
Imprimer	Affichez à nouveau le rapport au format PDF pour pouvoir l’imprimer ou l’enregistrer sur votre disque local.
Traiter et stocker	Générez le rapport et enregistrez-le pour un accès ultérieur. Les rapports sont enregistrés dans la liste Mes rapports enregistrés, ou envoyés vers un site de stockage dans le cloud, de type Dropbox. En savoir plus sur le traitement et le stockage des rapports.
Ajouter au tableau de bord	Ajoutez le rapport à votre tableau de bord.
Enregistrer	Enregistrez le rapport dans votre société pour pouvoir y revenir ultérieurement ou le modifier et le réexécuter.
Exporter	Exportez le rapport dans un fichier distinct que vous pouvez ensuite distribuer ou enregistrer sur votre disque local. Exportez au format Excel ou CSV.

Après avoir exécuté le rapport, vous pouvez également envoyer le rapport par e-mail à d’autres personnes ou revenir à la page de configuration du rapport pour affiner les résultats.

Boutons disponibles lors de l’affichage du rapport de balance âgée fournisseur

Bouton	Description
E-mail	Envoyez le rapport par e-mail à d’autres utilisateurs.
Personnaliser	Revenez à la page principale du rapport et affinez davantage le rapport

Spécifier la devise de déclaration

Si vos entités utilisent différentes devises de tenue de compte et que vous exécutez le rapport au niveau général, vous verrez des options permettant de sélectionner la devise de déclaration. Ces paramètres, ainsi que le type de taux de change que vous sélectionnez dans la section des filtres, déterminent la manière dont les montants des transactions sont convertis pour les montants de vieillissement et les totaux.

1. Dans la section Devise de déclaration, sélectionnez une Devise de déclaration dans la liste déroulante.

   Lorsque vous exécutez le rapport sans établissement, vous devez sélectionner une devise de déclaration. Lorsqu’il s’agit d’un rapport sur une seule entité, la devise de déclaration est facultative. Sage Intacct utilise la devise de tenue de compte de l’entité comme devise de déclaration si vous laissez le champ vide.

2. Pour Convertir la devise à partir de, sélectionnez soit Devise de tenue de compte, soit Devise de transaction afin d’indiquer comment vous souhaitez que le montant de la transaction soit converti pour les calculs.

   Prévoyez-vous d’exécuter le rapport de balance âgée fournisseurs à la fois au niveau général et au niveau de l’entité, puis de les comparer ? Si c’est le cas, définissez Convertir la devise de en Devise de transaction lorsque vous exécutez le rapport de niveau général.

Options de devise de déclaration pour le rapport Balance âgée fournisseur

Champ	Description
Devise de rapport	Affichage des montants de balance âgée et des totaux à l’aide de la devise de déclaration. La devise de déclaration est requise pour les rapports au niveau général dans les sociétés ayant plusieurs devises de tenue de compte lorsqu’aucun établissement n’est sélectionné. Si vous sélectionnez un établissement, vous pouvez choisir une devise de déclaration ou la laisser vide pour utiliser la devise de tenue de compte de l’entité par défaut. Les devises qui apparaissent dans ce menu sont celles qui ont été configurées pour votre organisation dans la configuration de la Société.
Convertir le formulaire de devise	Votre sélection peut produire des montants de rapport différents en raison des différences de taux de change. La sélection par défaut consiste à convertir la devise de tenue de compte pour produire une vue consolidée du rapport de balance âgée. Devise de tenue de compte : Convertit les valeurs dans la devise de déclaration à l’aide du taux de change stocké avec la transaction. Devise de transaction : Convertit les valeurs en devise de déclaration en utilisant la date de déclaration comme date de taux de change, ainsi que le type de taux de change que vous sélectionnez dans la section des filtres. Si vous ne fournissez pas de type de taux de change, Intacct utilise le taux de change qui a été stocké avec la transaction.

Période

Vous pouvez ajuster la période, le type de fournisseur et d’autres détails pour répondre à vos besoins en matière de rapports. Par exemple, vous pouvez préférer répertorier les montants impayés par date d’échéance plutôt que par date de facture fournisseur.

Pour spécifier la période du rapport :

Options de période pour le rapport de balance âgée fournisseur

Champ	Description
Périodes de la balance âgée	Sélectionnez la flèche déroulante Périodes de référence de balance âgée, puis choisissez la période souhaitée. Vous pouvez modifier les périodes de référence de balance âgée existantes et en créer de nouvelles pour votre société dans la section Balance âgée de la configuration des comptes fournisseurs. (Accédez à Comptes clients > Configurer > Configuration.)
Rapport au	Sélectionnez Aujourd’hui ou Sélectionner la date pour la date Rapport en date du (date à utiliser comme référence pour la période que vous sélectionnez). Date. Si vous avez choisi Date sélectionnée, alors vous devez spécifier la date dans la boîte Date d’utilisation.
Date d’utilisation	Entrez une date de début spécifique.
Basé sur	Sélectionnez et affichez le type de date sur lequel vous souhaitez baser le rapport : Date de facture Date d’échéance Date de comptabilisation dans le grand livre Le type de date Basé sur est affiché en haut du rapport.

Filtres du rapport

Consultez le tableau suivant pour identifier chaque élément de la section Filtres de cette page de configuration du rapport :

Filtres pour le rapport de balance âgée fournisseur

Champ	Description
Sélection de fournisseurs	Plage : Cette option vous permet de définir le rapport pour qu’il affiche les résultats d’un fournisseur spécifique ou d’une plage de fournisseurs avec les listes déroulantes Du fournisseur et Au fournisseur. Par défaut, ces cases sont vides, ce qui signifie que le rapport affichera des résultats pour tous les fournisseurs. Avec cette option, vous pouvez choisir de Inclure les fournisseurs enfants dans vos résultats de filtre. Utiliser les champs À partir de et À Toutes les paires de champs À partir de et À fonctionnent de la même manière. Utilisez-les pour obtenir des résultats de recherche dans une plage aussi large ou aussi restreinte que nécessaire, de tout ce qui se trouve dans le système à un seul objet spécifique. Pour exécuter ce rapport pour un seul objet : Dans la liste déroulante À partir de, sélectionnez l’objet souhaité. Dans la liste déroulante À, sélectionnez le même objet. Pour exécuter ce rapport pour une plage spécifique d’objets : Dans la liste déroulante À partir de, sélectionnez l’objet que vous souhaitez au début de la plage. Dans la liste déroulante À, sélectionnez l’objet que vous souhaitez à la fin de la plage. Pour exécuter ce rapport pour tous les objets : Laissez les deux champs vides. Si vous disposez d’un grand numéro d’objets ou si le traitement du rapport prend trop de temps, utilisez la commande À partir de et À pour exécuter une série de rapports plus petits. Par exemple, vous pouvez exécuter cinq rapports, un pour les objets dont le nom commence par A-E, puis F-J, K-O, P-T et U-Z. Un objet est un terme fourre-tout qui fait référence à un article de données spécifique dans le système. Les clients, les fournisseurs, les articles et les comptes sont tous des exemples d’objets. Plusieurs fournisseurs : Cette option vous permet d’ajouter plusieurs fournisseurs et plages de fournisseurs à la liste de filtres afin de mieux cibler les résultats de votre rapport. Groupe de fournisseurs : Cette option vous permet de filtrer tous les fournisseurs d’un groupe de fournisseurs particulier.
Type de fournisseur	Vous permet d’obtenir des données uniquement pour le type de fournisseur que vous spécifiez ici. Par défaut, cette case est vide, ce qui signifie que le rapport obtiendra des résultats pour tous les types de fournisseurs. Communications et entrepreneur sont deux exemples de types de fournisseurs.
Devise de transaction	Disponible dans les environnements multi-devises, ce filtre de champ détermine les transactions à inclure en fonction de la devise de transaction qu’elles utilisent. Par exemple, si vous souhaitez analyser la balance âgée fournisseurs uniquement pour les factures créées en livres sterling britanniques, sélectionnez GBP comme devise de transaction. Si vous ne sélectionnez pas de devise de transaction, le rapport inclut les transactions créées dans n’importe quelle devise.
Exclure les transactions par carte de crédit du rapport	Activez cette option pour exécuter les rapports sans inclure les transactions par carte de crédit qui ont été comptabilisées dans les comptes fournisseurs, mais qui n’ont pas encore de règlement associé. Cela permet de s’assurer que le rapport de balance âgée fournisseurs est correctement rapproché du compte du Grand livre des CF.
Type de taux de change	Sélectionnez le taux de change à utiliser pour les transactions qui ne sont pas dans votre devise de tenue de compte. Ce champ utilise le montant en tenue de compte d’une transaction. Si vous ne sélectionnez pas de type de taux de change, Intacct utilise le montant en devise de transaction. Si la devise de transaction n’est pas la devise de tenue de compte de votre société, sélectionnez un type de taux de change, tel que le Taux de change journalier Intacct. Si vous savez quel doit être le taux de change de cette facture fournisseur ou si vous avez convenu d’un taux fixe avec le fournisseur, vous pouvez le saisir dans Taux de change. Dans le cas contraire, le taux de change est généré automatiquement lors de la génération de l’occurrence de la facture fournisseur. La valeur par défaut est taux de change journalier Intacct. Vous pouvez ajouter les taux de change que vous souhaitez voir apparaître dans ce menu déroulant. (Accédez à Société > Configurer > Multi-devises > Taux de change. ) Si votre société utilise des types de taux de change personnalisés, la liste déroulante Type de taux de change contient plusieurs valeurs possibles, dont une pourra également être la valeur par défaut. Par exemple, votre entreprise peut avoir des types de taux mensuel, hebdomadaire et ponctuel ainsi que leurs différents taux de change. Sinon, si votre société n’a pas défini de types de taux de change personnalisés, vous pouvez utiliser le taux de change journalier Intacct.
Établissement	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un établissement spécifique. Pour filtrer le rapport par établissement géographique, tapez le nom de la région, du pays, du statut ou du territoire, ou de la ville dans le Emplacement ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis sélectionnez l’établissement souhaité dans la liste qui s’affiche. Ne s’affiche que pour les sociétés multi-devises et multi-entités. Saisissez ou sélectionnez un établissement si vous souhaitez exécuter ce rapport au niveau général. L’établissement que vous spécifiez détermine la devise appropriée.
Service	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un service spécifique. Pour filtrer le rapport par service au sein de la société, entrez le nom du service dans le champ Service ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis, dans la liste qui s’affiche, sélectionnez le service de votre choix. Ne s’affiche que pour les sociétés multi-devises et multi-entités.
Rapport individuel	Cochez cette case si vous souhaitez que chaque entité, service et/ou établissement dispose de sa propre page de rapport. En raison de leur taille potentiellement importante, les rapports avec les services et les établissements sur des pages individuelles peuvent être exécutés uniquement hors ligne. Par conséquent, si vous sélectionnez l’option Rapport individuel, vous pouvez sélectionner uniquement Traiter et stocker.
Invite en cours d’exécution	Cochez cette case pour vous obliger (vous ou toute personne utilisant ce rapport) à saisir une entité ou un établissement et un service avant l’exécution du rapport.
Afficher pour	Vous permet d’afficher les transactions pour certains établissements, quel que soit l’établissement sélectionné dans la liste déroulante Établissement. Tous les établissements : afficher les transactions pour tous les établissements de l’établissement spécifié dans le champ Établissement. Cet établissement : afficher les transactions pour l’établissement de l’entité dans l’établissement spécifié dans la zone Établissement. Établissements enfants : affiche les transactions uniquement pour les zones subordonnées à l’établissement de votre entité. Exemple : Supposons que votre établissement soit États-Unis > Californie > San Francisco. L’option Tous les établissements afficherait les transactions pour les États-Unis, la Californie et San Francisco. L’option Cet établissement afficherait les transactions pour les États-Unis. L’option Établissements enfants afficherait les transactions pour la Californie et San Francisco uniquement.

Mise en forme

Vous pouvez trier par identifiant fournisseur, nom, montant ou date de comptabilisation dans le grand livre. Vous pouvez accepter la valeur par défaut d’un rapport simplifié qui résume les détails sur une seule ligne par fournisseur, ou générer un rapport détaillé de toutes les factures adressées du fournisseur. De plus, vous pouvez choisir de supprimer ou d’afficher les comptes avec des soldes nuls.

Pour mettre en forme ce rapport :

Options de formatage pour le rapport de balance âgée fournisseur

Champ	Description
Trier par	Sélectionnez la liste déroulante Trier par, puis sélectionnez la catégorie à trier. Après une option, le terme « décroissant » signifie « ordre décroissant », tel que l’ordre alphabétique inverse ou l’ordre numérique inverse. L’ordre de tri par défaut et le numéro d’options varient selon que vous souhaitez un rapport de résumé ou un rapport détaillé. L’ID fournisseur est l’ordre de tri par défaut.
Grouper par	Cette option organise les données associées par groupe en fonction de l’option que vous spécifiez. Pour regrouper les données associées par groupe, sélectionnez la liste déroulante Regrouper par et sélectionnez ces options : Identifiant fournisseur Nom du fournisseur Type de fournisseur Priorité de paiement Date d’échéance Date de comptabilisation dans le grand livre Par exemple, pour afficher tous les articles regroupés par le nom du fournisseur, sélectionnez l’option Nom du fournisseur. Vous pouvez ensuite trier les articles par date d’échéance.
Type de rapport	Sélectionnez le Type de rapport que vous voulez. Par défaut, vous obtiendrez un rapport résumé. Le type de rapport Résumé condense tous les détails du compte sur une seule ligne. Le type de rapport Détails affiche une ligne par client et par compte. Il comprend également des colonnes d’informations supplémentaires.
Afficher les fournisseurs avec un solde nul	Sélectionnez Oui pour inclure les fournisseurs avec un solde nul, ou sélectionnez Non pour les exclure de ce rapport. Non est l’option par défaut.
Orientation de la page	Pour définir la mise en page, sélectionnez l’une des options suivantes Portrait ou Paysage. Si vous sélectionnez l’orientation portrait et que le numéro de colonnes que vous sélectionnez pour votre rapport dépasse la largeur disponible, Sage Intacct formate automatiquement votre rapport en orientation paysage.
Dates à afficher	Choisissez d’inclure une colonne dans le rapport pour les dates de facture, les dates d’échéance ou les dates de comptabilisation dans le grand livre. Par défaut, toutes les dates sont incluses dans le rapport. Ces dates sont affichées dans le champ Sélectionnée. Pour masquer une date spécifique, sélectionnez-la et sélectionnez la flèche vers la gauche pour la déplacer dans la zone Disponible.

Titres et un pied de page

Les titres, sous-titres et pieds de page ne s’appliquent qu’aux versions imprimées de ce rapport. Exportez au format Excel ou CSV, ou sélectionnez Imprimer pour obtenir une version PDF.

Que contient ce rapport ?

Le rapport de balance âgée fournisseur se compose des informations et des colonnes suivantes :

En-têtes de colonne du rapport	Description
Basé sur :	Filtre de date sur lequel le rapport est basé : Date de facture : La date à laquelle la facture fournisseur est envoyée au fournisseur Date d’échéance : La date d’échéance de la facture fournisseur Date de comptabilisation dans le Grand livre : La date à laquelle la facture fournisseur est effectivement comptabilisée au GL
Identifiant fournisseur	L’ID associée aux fournisseurs ayant une facture fournisseur impayée
Nom du fournisseur	Le nom des fournisseurs ayant une facture fournisseur impayée
Facture	L’ID de la facture fournisseur Pour un rapport détaillé uniquement
Date de comptabilisation dans le GL Date de la facture Date d’échéance	L’une ou l’ensemble de ces dates peuvent s’afficher, en fonction de votre sélection : Date de comptabilisation dans le Grand livre : la date à laquelle la facture fournisseur est effectivement comptabilisée dans le GL Date de facture : La date à laquelle la facture fournisseur a été envoyée au fournisseur Date d’échéance : La date d’échéance de la facture fournisseur Pour un rapport détaillé seulement.
Nombre de jours d’antériorité	Le nombre de jours d’antériorité calculé de la date d’effet à la date d’échéance. Pour un rapport détaillé seulement
Devise de transaction	La devise de transaction utilisée. Pour un rapport détaillé uniquement
Montant de la transaction	Le montant en devise de transaction Pour un rapport détaillé uniquement
-0	Le montant que vous devez à vos fournisseurs pour les achats effectués
1-30	Le montant que vous devez à votre fournisseur et qui est en retard de paiement de 1 à 30 jours
31-60	Le montant que vous devez à votre fournisseur et qui est en retard de paiement de 31 à 60 jours
61-90	Le montant que vous devez à votre fournisseur et qui est en retard de paiement de 61 à 90 jours
91-	Le montant que vous devez à votre fournisseur et qui est en retard de paiement de plus de 91 jours
Total	Le montant total dû au fournisseur. Vous pouvez sélectionner ce numéro pour afficher des informations détaillées sur la facture envoyée au fournisseur.

Vous pouvez sélectionner n’importe quel lien pour afficher les détails.

À quel moment les transactions sont-elles supprimées d’un rapport de balance âgée ?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles une transaction n’apparaît plus dans un rapport de balance âgée. Lorsque vous exécutez le rapport, vous ne voyez plus de transaction si :

• la date d’échéance de la balance âgée est atteinte pour la transaction (par exemple, un rapport de 0 à 30 jours consulté le 31e jour)
• la facture fournisseur est payée
• un crédit ou un acompte est appliqué à la facture fournisseur
• la facture fournisseur est supprimée ou extournée