Résoudre les problèmes liés au rapport de balance âgée des fournisseurs

Certaines transactions n’ont peut-être pas été importées correctement.

Solution : Vérifiez s’il manque des transactions par rapport à celles importées initialement. En fonction de ce que vous trouvez, effectuez l’une des actions suivantes :

• Si des transactions sont manquantes : Importez les transactions manquantes en tant que transactions historiques.
• Si les transactions n’ont pas disparu : Ajoutez une écriture de journal afin que le solde d’ouverture du grand livre corresponde au montant des opérations initialement importées.

Causes possibles :

• Si les paiements sont effectués avant la date de facturation et que le rapport de balance âgée est généré entre la date de paiement et la date de facturation, le montant du paiement n’apparaît pas dans le rapport de balance âgée.

  Exemple

  Par exemple, une transaction a pour date de facturation le 01/01/2022 et pour date de paiement le 31/12/2020. Or, si le rapport de balance âgée est généré le 31 décembre 2020, le montant du paiement n’apparaît pas dans ce rapport de balance âgée.

  Solution

  Accédez à Comptes fournisseurs > Configurer > Configuration et faites défiler jusqu’à Activer la fonctionnalité. Décochez la case Les dates de paiement doivent être postérieures aux dates de facturation. Exécutez à nouveau le rapport.

• Extournes effectuées au mauvais moment. Vérifiez vos extournes pour voir si la date de la transaction correspond à la date d’extourne. Si ce n’est pas le cas, la transaction a probablement été extournée à une mauvaise période.

  Solution

  Passez une écriture de journal pour annuler l’extourne de la mauvaise période. Ensuite, effectuez une autre écriture de journal pour ajouter l’extourne à la bonne période.

• Comptes fournisseurs mal configurés.

  Solution

  • Vérifiez que la configuration est correcte et corrigez-la si nécessaire. Sur la page Configurer Comptes fournisseurs, vérifiez les points suivants :

    • Corriger les périodes de balance âgée. Pour la première ligne de la plage de balance âgée, laissez le champ Plage minimale vide et définissez la Plage maximale sur 0.
    • Assurez-vous de cocher la case Afficher les extournes en tant qu’écritures historiques.

En général, cela signifie que vous exécutez le rapport de balance âgée au niveau de l’entité et que le fournisseur que vous avez sélectionné est limité au niveau général. Bien que vous puissiez consulter la balance âgée des fournisseurs au niveau général, vous ne pouvez pas accéder à leurs fiches d’informations à partir du niveau de l’entité.

Solution : Exécutez le rapport de balance âgée à partir du niveau général.

Si le fournisseur est limité au niveau général, leurs transactions apparaissent dans le rapport de balance âgée uniquement lorsqu’il n’est pas filtré par établissement.

Solution : Personnalisez le rapport pour compenser le filtre Établissement.

Ce comportement est normal. Les écritures de journal effectuées directement dans le compte du grand livre des Comptes fournisseurs ne sont pas transmises au livre auxiliaire des Comptes fournisseurs.

Solution : Effectuez manuellement le rapprochement et le suivi des écritures directes afin de s’assurer que le grand livre correspond au rapport de balance âgée.

Si les écritures ont été codées pour des comptes généraux erronés, modifiez-les pour corriger le codage.

Il se peut que certains comptes ne soient pas configurés pour remplacer les comptes du grand livre dans les CF ou qu’ils aient été configurés après la définition du remplacement.

Solution :  Configurez l’utilisation du remplacement des comptes du grand livre dans la configuration des CF et sélectionnez les bons comptes à remplacer. Les transactions créées après cette modification sont incluses dans le rapport de balance âgée.

Il s’agit d’un comportement normal lorsque la transaction remplit les critères de suppression :

• La date d’échéance de balance âgée pour la transaction est atteinte (par exemple, il s’agit du 31e jour sur un rapport de 0 à 30 jours)
• La facture fournisseur est payée
• Un crédit ou un acompte est appliqué à la facture fournisseur
• La facture fournisseur est supprimée ou extournée

Solution : Réexécutez le rapport pour voir les dernières modifications.

Le rapport de balance âgée se base sur la date de comptabilisation dans le grand livre, mais la date de sélection que vous avez choisie entraîne une divergence si un paiement a été reçu avant la date de facturation.

Solution : Utilisez l’une des deux procédures suivantes pour lier les soldes :

• Effectuez des écritures de journal pour :

  1. Compensez le paiement.
  2. Ajoutez le paiement dans la bonne période, en utilisant la date de la facture ou toute date ultérieure.

• Dans l’application CF :

  1. Extournez le paiement.
  2. Recréez le paiement (sélectionnez à nouveau la facture de paiement).

Exemple : Vous avez créé une facture le 1er décembre et indiqué par erreur que le paiement avait été effectué le 15 novembre. Lorsque vous passez une écriture de journal pour enregistrer le paiement ou que vous sélectionnez à nouveau la facture à régler, indiquez le 1er décembre ou toute autre date postérieure comme date de paiement.

Solution : Déterminez le montant des transactions qui ont été importées en tant qu’historiques et effectuez une écriture de journal pour équilibrer le compte de comptes fournisseurs.

Cause probable : Les choix de devise de référence que vous avez effectués lors de l’exécution du rapport au niveau général sont en contradiction avec les paramètres de type de taux de change que vous avez sélectionnés au niveau de l’entité. Par conséquent, les transactions en devises étrangères sont converties dans la devise de référence selon différentes méthodes.

Solution : Définissez les paramètres de votre rapport au niveau général et au niveau de l’entité pour qu’ils correspondent à la façon dont vous souhaitez que les montants en tenue de compte soient calculés. Reportez-vous au tableau suivant pour les directives.

Exemple : Supposons que vous exécutiez le rapport de balance âgée fournisseur au niveau général et au niveau de l’entité, pour un fournisseur ayant une transaction en devise étrangère non réglée. Même si vous avez laissé la plupart des paramètres de rapport par défaut, les chiffres ne correspondent pas.

Vos paramètres étaient les suivants :

Dans cet exemple, les chiffres diffèrent car le montant en tenue de compte de la transaction est calculé de deux manières différentes.

• Le rapport de niveau général calcule le montant en tenue de compte en utilisant le type de taux de change et la date du taux de change enregistrés dans les détails de la facture.
• Le rapport au niveau de l’entité calcule le montant en tenue de compte à l’aide de la date du rapport et du taux de change journalier Intacct.

Pour synchroniser les rapports, déterminez si vous souhaitez que le montant en tenue de compte soit calculé à partir des taux de change enregistrés ou du dernier taux de change en vigueur à la date du rapport. Consultez le tableau de Résolution des écarts de montants pour ajuster les paramètres des rapports, puis exécutez à nouveau les rapports.

Lorsque vous créez une transaction par carte de crédit dans la Gestion de la trésorerie, le montant est imputé au compte bancaire de contrepartie et au compte de passif de la transaction.

Solution : Lorsque vous créez un remboursement par carte de crédit, Intacct crée une facture fournisseur et le montant est inscrit dans le grand livre et dans le compte CF.

Cela s’explique souvent par le fait que les fournisseurs ponctuels ne sont pas pris en compte lors du filtrage du rapport.

Solution : Générez le rapport sur le grand livre des comptes fournisseurs et vérifiez que les fournisseurs ponctuels y figurent bien.