À propos des acomptes des CF

Créez un acompte de CF lorsque vous devez effectuer un paiement à un fournisseur avant de recevoir des marchandises ou des services, lorsqu’il n’y a pas de facture fournisseur existante. Les frais de retenue, les dépôts de commande client et les premiers paiements sont tous de bons exemples de cas où vous pourriez vouloir créer un acompte. Les acomptes sont généralement comptabilisés à un compte de prépaiement établi, comme défini dans votre configuration de comptes fournisseurs, mais vous pouvez remplacer le compte lors de la création de l’acompte.

Une fois que vous avez payé l’acompte, il devient automatiquement disponible sous forme de crédit sur le compte du fournisseur. Vous pouvez appliquer le crédit aux factures fournisseurs que vous recevez du même fournisseur, à l’aide de la page Payer les factures fournisseurs.

Flux de travail des acomptes de CF

Le processus de création et d’application d’un acompte suit ce flux de travail général :

1. Vous créez un acompte.

2. Sage Intacct crée automatiquement une demande de paiement pour l’acompte.

3. Vous effectuez le paiement, selon le mode de paiement choisi.

4. Sage Intacct rend le montant disponible sous forme de crédit.

5. Vous appliquez le crédit lorsque vous utilisez Payer des factures fournisseurs pour payer une facture de ce fournisseur.

Approbations et flux de travail

Si les approbations de paiement sont activées pour votre société, la demande de paiement associée à chaque acompte est soumise au processus d’approbation de paiement. Vous pouvez voir si des approbations sont activées, car lors de la création de l’acompte, vous avez pour options de l’enregistrer en tant que brouillon ou de le soumettre pour approbation.

Les acomptes soumis ont le statut En attente d’approbation, tandis que la demande de paiement associée a le statut de paiement Soumis. Si la demande de paiement nécessite plusieurs approbations, le statut de l’acompte et le statut du paiement indiquent Partiellement approuvé lorsque des approbations supplémentaires sont en attente.

Si une demande de paiement n’est pas approuvée, le statut de l’acompte est défini sur Refusé. Vous pouvez modifier les acomptes refusés et les soumettre à nouveau, ce qui renvoie la demande de paiement dans le processus d’approbation.

Si vous n’utilisez pas les approbations de paiement, ou si le montant total du paiement est inférieur au montant minimum requis pour l’approbation, la demande de paiement est automatiquement approuvée. Si le mode de paiement est chèque, le statut de l’acompte est défini sur En cours. Pour les paiements par transfert de fiche, espèces et carte de crédit, le statut de l’acompte est défini sur Acompte versé.

Modes de paiement et flux de travail

Une fois la demande de paiement approuvée, ou dans les cas où l’approbation n’est pas requise, le statut de l’acompte dépend du mode de paiement.

Paiements gérés en dehors de Sage Intacct

Les paiements par transfert de fiche (TEF et chèques manuels), espèces et carte de crédit sont tous des modes de paiement où le transfert de fonds est géré en dehors d’Intacct. Vous n’avez pas besoin de prendre de mesures au sein d’Intacct pour terminer ces paiements.

Lorsque les demandes de paiement avec ces méthodes sont approuvées, les paiements sont immédiatement comptabilisés. Le statut de l’acompte passe à Acompte versé et le statut du paiement passe à Terminé. La demande de paiement se déplace vers la page Paiements comptabilisés.

Paiements gérés dans Sage Intacct

Les paiements par chèque et par fichier bancaire nécessitent une action de votre part pour terminer le paiement. Pour ces acomptes, lorsque la demande de paiement est approuvée, le statut de l’acompte passe à En cours et le statut du paiement passe à Approuvé.

Le paiement à l’aide de ces méthodes nécessite deux étapes.

• Étape 1 : Modifie le statut de paiement de la demande de paiement associée sur Livré. Le statut de l’acompte reste En cours.

• Étape 2 : Modifie le statut du paiement sur Terminé et le statut de l’acompte sur En cours. Le crédit est désormais disponible dans Payer les factures fournisseurs.

Étape de flux de travail	Paiement par chèque	Paiement par fichier bancaire	Paiement ACH
Étape 1 : Pour déplacer le statut de la demande de paiement à Livré	Imprimez le chèque à partir de la page Imprimer les chèques.	Générez et téléchargez le fichier bancaire dans l’application Gestion de la trésorerie.	Générez le fichier ACH dans l’application Gestion de la trésorerie. Si vous utilisez un fichier bancaire conforme à la norme NACHA, suivez les procédures relatives aux fichiers bancaires.
Étape 2 : Pour terminer le paiement et déplacer le statut de l’acompte à Acompte versé	Confirmez le chèque sur la page Imprimer les chèques.	Téléchargez le fichier sur le portail de la banque et confirmez-le.	Confirmez et comptabilisez le fichier ACH.

Suivi des acomptes

À tout moment, vous pouvez consulter le statut de tous les acomptes sur la page Acomptes des CF. Comme pour les autres pages de liste, telles que la liste des factures fournisseurs, vous pouvez créer des filtres à la volée pour répondre à des questions ou créer des vues personnalisées pour répondre à vos requêtes typiques.

Afficher un acompte pour afficher un en-tête de résumé en un coup d’œil, des informations détaillées sur l’acompte, une liste des factures fournisseurs auxquelles l’acompte a été appliqué, des détails de comptabilisation, l’historique de la demande de paiement et la piste d’audit.