Flux de travail de demande de paiement

Sage Intacct crée une demande de paiement lorsque vous sélectionnez une facture fournisseur ou un groupe de factures fournisseurs à payer. Le champ Statut du paiement, qui apparaît sous forme de colonne sur les pages Demandes de paiement et Paiements comptabilisés, indique le site d’une demande de paiement dans le flux de paiement.

La façon dont une demande de paiement se déplace dans le flux de travail dépend des éléments suivants :

• La configuration de vos approbations de paiement
• Le mode de paiement que vous avez sélectionné

Créer une demande de paiement

Intacct crée des demandes de paiement lorsque vous effectuez l’une des actions suivantes :

• Sélectionnez les factures fournisseurs sur la page Payer les factures fournisseurs et sélectionnez Payer maintenant ou Ajouter à la boîte d’envoi.

• Sélectionnez Payer en regard d’une facture fournisseur dans la liste des factures fournisseurs et définissez les options de paiement.

  L’option Payer de la liste des factures fournisseurs est disponible pour certaines configurations, avec des restrictions. Pour en savoir plus sur le paiement d’une facture fournisseur à partir de la liste des factures fournisseurs.

• Créer un acompte de CF depuis la page Acomptes.

Lorsque vous ajoutez une demande de paiement à la boîte d’envoi ou que vous créez un acompte provisoire, la page Demandes de paiement affiche la demande avec un statut de paiement Brouillon. Pour les demandes de paiement de la boîte d’envoi que vous souhaitez sortir du statut de brouillon, vous devez traiter la demande de paiement provisoire à partir de la boîte d’envoi. Pour les acomptes provisoires, accédez à la page Acomptes des CF, modifiez l’acompte et soumettez-le ou comptabilisez-le.

Après avoir sélectionné Payer ou Payer maintenant, la demande de paiement passe au statut Soumettre ou Approuvé, selon votre configuration d’approbation. Il en va de même après la soumission ou la comptabilisation d’un acompte.

Vous pouvez à tout moment afficher les détails d’une demande de paiement à partir de la page Demande de paiement. Effectuez une recherche verticale pour afficher les éléments ou les détails des factures fournisseurs incluses.

Approbations et flux de travail de la demande de paiement

Les demandes de paiement entrent dans le flux de travail d’approbation de paiement lorsque vous effectuez l’une des actions suivantes :

• Sélectionnez les factures fournisseurs dans Payer les factures fournisseurs et sélectionnez Payer maintenant

• Payez une facture fournisseur à partir de la liste des factures fournisseurs

• Sélectionnez une demande de paiement dans la boîte d’envoi et sélectionnez Payer

• Soumettez ou comptabilisez un acompte.

Si vous n’utilisez pas les approbations de paiement, ou si le montant total du paiement est inférieur au montant minimum requis pour l’approbation, Intacct définit automatiquement le statut du paiement sur Approuvé. Le paiement est prêt pour l’étape suivante, conformément au mode de paiement.

Pour les paiements dont les montants doivent être approuvés, Intacct définit le statut de paiement sur Soumis et ajoute la demande à la file d’attente d’approbation. La demande s’affiche sur la page Approuver les paiements pour les utilisateurs disposant des permissions d’approbation correspondantes pour le montant.

Au fur et à mesure que le paiement passe par le processus d’approbation, le statut du paiement peut être défini sur l’une des options suivantes :

• Partiellement approuvé : Au moins un approbateur a approuvé la demande de paiement. Des approbateurs supplémentaires sont requis en fonction de votre processus d’approbation.

• Non approuvé : Un approbateur a refusé la demande de paiement. Selon la raison pour laquelle elle a été refusée, vous pouvez peut-être modifier et soumettre à nouveau la demande de paiement.

• Approuvé : La demande de paiement a été approuvée par tous les approbateurs requis et est prête à être payée.

Modes de paiement et flux de travail de paiement

Après l’approbation d’un paiement, ou dans les cas où l’approbation n’est pas requise, ce qui se passe ensuite dépend du mode de paiement. Pour certains modes de paiement, le statut du paiement passe à Terminé lorsque le paiement est approuvé. D’autres exigent que des mesures supplémentaires soient prises pour procéder au paiement.

Quel que soit le mode de paiement, dès que le paiement passe au statut Terminé, la demande de paiement est déplacée vers la page Paiements comptabilisés. Le statut de toutes les factures fournisseurs associées passe à Payé.

Paiements gérés en dehors de Sage Intacct

Les transferts de fiches (TEF et chèques manuels), les espèces comptant, les Vendor Payments powered by CSI et les paiements par carte de crédit sont tous des modes de paiement pour lesquels le transfert de fonds est géré en dehors d’Intacct. Lorsque les demandes de paiement sont approuvées, les paiements sont comptabilisés et le statut du paiement devient Terminé. Vous n’avez pas besoin de prendre d’autres mesures dans Intacct pour terminer le paiement.

Paiements gérés dans Sage Intacct

Dans le flux de travail du paiement, les chèques, les paiements ACH et les paiements par fichiers bancaires nécessitent une action de votre part avant que le paiement soit comptabilisé.

Une fois la demande de paiement approuvée, elle doit être livrée, puis terminée. Dans ce cas, la livraison signifie l’impression du chèque ou la génération du fichier. Pour comptabiliser le paiement, vous devez confirmer le chèque ou le fichier et, dans le cas de fichiers ACH et bancaires, comptabiliser ou charger le fichier.

La table suivante indique l’étape requise pour déplacer les demandes de paiement de chaque mode de paiement dans ce flux de travail.

Procédure à suivre pour modifier le statut du paiement en fonction du mode de paiement

Étape de flux de travail	Paiements par chèque ou par chèque commun	Paiement ACH	Paiement par fichier bancaire
Pour faire passer le statut du paiement de Approuvé à Livré	Imprimez le chèque à partir de la page Imprimer les chèques.	Générez le fichier ACH dans l’application Gestion de la trésorerie. Si vous utilisez un fichier bancaire conforme à la norme NACHA, suivez les procédures relatives aux fichiers bancaires.	Générez et téléchargez le fichier bancaire dans l’application Gestion de la trésorerie.
Pour faire passer le statut du paiement de Livré à Terminé	Confirmez le chèque sur la page Imprimer les chèques.	Confirmez et comptabilisez le fichier ACH.	Téléchargez le fichier sur le portail de la banque et confirmez-le.

Annulez une demande de paiement qui n’a pas été comptabilisée

Selon vos permissions, vous pouvez annuler une demande de paiement qui n’a pas encore été comptabilisée. Par exemple, vous pouvez suspendre un paiement pendant que vous résolvez un problème avec le fournisseur.

Lorsque vous annulez une demande de paiement, cela supprime la demande de paiement et fait passer le statut de toutes les factures fournisseurs associées de Sélectionné à Comptabilisé. Vous pouvez à nouveau sélectionner les factures fournisseurs sur la page Payer les factures fournisseurs.

Si vous devez annuler le paiement d’une ou de quelques-unes des factures fournisseurs associées à la demande de paiement, modifiez la demande de paiement pour supprimer ces factures fournisseurs. La demande de paiement modifiée est renvoyée par le processus d’approbation après sa modification.

Si le statut du paiement est Livré, le paiement est en cours, mais n’est pas encore comptabilisé. Vous devez annuler le paiement non confirmé avant de pouvoir annuler la demande.

Annuler un paiement comptabilisé

Dès qu’une demande de paiement est terminée, elle est déplacée vers la page Paiements comptabilisés. Vous pouvez annuler un paiement comptabilisé depuis cette page, à condition que le paiement se trouve dans une période ouverte. Pour en savoir plus, consultez la section Annuler un paiement comptabilisé.