Règles d’approbation de la valeur : factures fournisseurs dans les Comptes fournisseurs

Si votre politique d’approbation de facture fournisseur utilise l’Approbation de la valeur ou l’Approbation de la valeur, service de la transaction comme type de règle, créez des règles d’approbation de la valeur. Ces règles définissent les montants de facture fournisseur qui doivent être approuvés et par qui. Définissez les règles d’approbation de la valeur sur la page Règles d’approbation de la valeur.

Abonnement	Comptes fournisseurs configurés pour l’approbation des factures fournisseurs.
Type d’utilisateur	Entreprise
Permissions	Approuver les factures fournisseurs : Lister Niveaux d’approbation des factures fournisseurs : Si votre société est configurée pour l’approbation de la valeur, attribuez le niveau de permission approprié. Par exemple, si vous êtes approbateur de niveau 2, vous devez disposer des permissions de niveau 2.
Restrictions	Les approbations de factures fournisseurs ne sont disponibles que pour les factures fournisseurs et les factures récurrentes créées dans les comptes fournisseurs. Pour les transactions créées dans les achats, utilisez l’option Approbations d’achats. Les utilisateurs professionnels disposant des permissions appropriées peuvent modifier certains détails de facture fournisseur lors de l’approbation.

À propos des règles d’approbation de la valeur

Une règle d’approbation de la valeur définit le nombre d’approbateurs souhaité et leurs montants d’approbation. Concernant les approbations de la valeur basées sur les services de transaction, certaines règles d’approbation de la valeur peuvent fonctionner pour la majorité de vos services, mais d’autres services peuvent avoir besoin de leurs propres règles avec des approbateurs et/ou des montants d’approbation différents.

Les règles d’approbation de la valeur fonctionnent un peu différemment, selon le type de règle d’approbation de la valeur :

Approbation de la valeur basée sur les services (Approbation de la valeur, service de transaction)
Ces types de règles utilisent une ou plusieurs règles d’approbation de la valeur définies dans un groupe de règles. Pour chaque groupe de règles, définissez une règle d’approbation de la valeur par défaut qui s’applique à tout service n’ayant pas de règle d’approbation de la valeur qui lui est propre. Vous pouvez ensuite définir une règle d’approbation de la valeur pour chaque service ayant besoin d’un ensemble différent d’approbateurs et/ou de montants d’approbation différents. Les demandes d’approbation progressent à chaque niveau d’approbation, jusqu’au niveau du montant total de la facture fournisseur.

Vous envisagez de créer une politique qui combine l’approbation basée sur le fournisseur et l’approbation du service ? Découvrez en détail la façon dont l’approbation basée sur le fournisseur et l’approbation du service fonctionnent ensemble.
Approbation de la valeur basée sur les permissions (Approbation de la valeur)
Ces types de règles ne présentent qu’une seule règle d’approbation de la valeur. Dans cette règle, sélectionnez le nombre de niveaux d’approbation dont vous avez besoin et les montants pour chaque niveau. Les approbateurs d’un niveau spécifique sont les utilisateurs autorisés à approuver les factures fournisseurs à ce niveau. Les demandes d’approbation sont envoyées directement aux approbateurs au niveau correspondant au montant de la facture fournisseur.

Règles d’approbation des valeurs basées sur le service de transaction

Pour ajouter ou modifier une règle d’approbation de la valeur pour un groupe de règles, commencez à la page Groupe de règles d’approbation de la valeur. Pour accéder à cette page :

Sur la page Politique d’approbation de factures fournisseurs CF, recherchez un élément pour lequel la règle Approbation de la valeur, service de la transaction est sélectionnée comme type de règle.
Sélectionnez la liste déroulante Groupe de règles, sélectionnez le groupe de règles à utiliser et sélectionnez Afficher. Pour créer un nouveau groupe de règles, sélectionnez Ajouter.

Ajouter une règle d’approbation de la valeur par défaut pour les services sans règle spécifique

Vous devez d’abord créer une règle d’approbation de la valeur par défaut pour les services sans règles d’approbation de la valeur spécifique avant de pouvoir créer une règle d’approbation de la valeur pour un service spécifique.

Ajouter une règle d’approbation de la valeur pour un service spécifique ou comme règle par défaut

Pour ajouter un groupe de règles et la règle d’approbation de la valeur par défaut pour les services sans règles spécifiques, procédez comme suit :

Sur la page Groupes de règles d’approbation de la valeur, saisissez un nom dans le champ Nom de groupe de règles.
Indiquez si la règle d’approbation de la valeur par défaut s’applique à tout service ne disposant pas de sa propre règle d’approbation de la valeur.
- Sélectionnez un Approbateur. Pour qu’un utilisateur apparaisse dans la liste, les conditions suivantes doivent être remplies :
- Saisissez Valeur à partir de et Valeur jusqu’à pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour l’approbateur. Pour le premier approbateur, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum. Pour le dernier approbateur, laissez le montant maximal vide.
Sélectionnez Enregistrer.
La page Politiques d’approbation des factures fournisseurs apparaît.

Après avoir enregistré la règle d’approbation de la valeur par défaut, vous pouvez ajouter des règles d’approbation de la valeur pour des services spécifiques.

Pour ajouter une règle d’approbation de la valeur pour un service spécifique :

Sélectionnez l’icône Afficher en regard du nom du groupe de règles que vous venez d’ajouter.
La page Groupe de règles d’approbation de la valeur apparaît.
Sélectionnez Modifier.
La page Groupe de règles d’approbation de la valeur est actualisée.
Dans la section Règles spécifiques au service, sélectionnez Ajouter.
La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
Sélectionnez un ID de service.
Ajoutez une description facultative.
Pour chaque approbateur que vous souhaitez ajouter, procédez comme suit :
- Sélectionnez un Approbateur. Pour qu’un utilisateur apparaisse dans la liste, l’utilisateur doit avoir la permission de valider les factures fournisseurs dans les comptes fournisseurs.
- Saisissez Valeur à partir de et Valeur jusqu’à pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour l’approbateur. Pour le premier approbateur, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum. Pour le dernier approbateur, laissez le montant maximal vide.
Sélectionnez Enregistrer.
La page Groupe de règles d’approbation de la valeur apparaît. Une ligne pour le service apparaît maintenant dans la table des règles spécifiques au service.
Répétez les étapes 3 à 7 pour chaque règle d’approbation de la valeur que vous souhaitez ajouter pour un service spécifique.
Sélectionnez Enregistrer.
La page Politiques d’approbation des factures fournisseurs apparaît.

Modifier une règle d’approbation de la valeur pour un service spécifique

Dans la section Règles spécifiques au service sur la page Groupe de règles d’approbation de la valeur, si Ajouter ne s’affiche pas en haut du tableau, sélectionnez Modifier.
La page s’actualise et le signe Ajouter apparaît.
Dans le tableau de la section Règles spécifiques au service, recherchez le service souhaité et sélectionnez l’icône en forme de crayon. La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
Ajoutez, modifiez ou supprimez les approbateurs et les montants d’approbation, si nécessaire.
Sélectionnez Enregistrer.

Les modifications que vous apportez aux règles d’approbation des valeurs n’affectent pas les factures fournisseurs qui sont actuellement dans le cycle d’approbation. Les modifications prennent effet lorsqu’une facture fournisseur est soumise. Cela se produit si une nouvelle facture fournisseur est soumise, si une facture fournisseur refusée est à nouveau soumise ou si une facture fournisseur approuvée a été modifiée.

Supprimer une règle d’approbation de la valeur pour un service spécifique

Supprimez la règle d’approbation de la valeur pour un service spécifique de la page Groupe de règles d’approbation de la valeur et non de la page Règle d’approbation de la valeur.

Approbation de la valeur basée sur les permissions

Vous ajoutez ou modifiez la règle d’approbation de la valeur pour les approbations de la valeur basées sur les permissions à partir de la page Politique d’approbation des factures fournisseurs des comptes fournisseurs.

Ajouter une règle d’approbation de la valeur

Si vous avez sélectionné Approbation de la valeur comme type de règle dans votre politique d’approbation et que vous n’avez pas encore configuré les montants d’approbation de niveau, vous devez ajouter une règle d’approbation de la valeur.

Pour ajouter une règle d’approbation :

Si vous avez sélectionné la règle Approbation de la valeur sur la page Politique d’approbation des factures fournisseurs des comptes fournisseurs, sélectionnez Modifier.
La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
Ajoutez une description facultative.
Pour chaque niveau d’approbation que vous souhaitez :
- Saisissez Valeur à partir de et Valeur jusqu’à pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour le niveau. Pour le dernier niveau, laissez Valeur jusqu’à vide. Pour le premier niveau, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum.
- Sélectionnez le nombre minimum d’approbateurs pour spécifier le nombre d’approbateurs requis pour le niveau. Les transactions peuvent être approuvés par toute personne disposant de permissions pour ce niveau d’approbation.
Sélectionnez Enregistrer.

Modifier la règle d’approbation de la valeur

Si vous avez sélectionné Approbation de la valeur comme type de règle dans votre politique d’approbation, vous pouvez modifier ou afficher sa règle d’approbation de la valeur.

Pour modifier ou afficher une règle d’approbation de la valeur :

Si vous avez sélectionné la règle Approbation de la valeur sur la page Politique d’approbation des factures fournisseurs des comptes fournisseurs, sélectionnez Modifier.
La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
Ajoutez, modifiez ou supprimez des informations suivant les besoins.
Sélectionnez Enregistrer.

Supprimer la règle d’approbation de la valeur

Vous ne pouvez pas supprimer la règle d’approbation de la valeur pour les approbations de la valeur basées sur les permissions.