À propos des approbations de factures fournisseurs dans les comptes fournisseurs

Utilisez les approbations des factures fournisseurs de Sage Intacct pour mettre en œuvre les processus d’approbation internes de votre organisation, qui permettent de s’assurer que les dépenses sont autorisées et correctes. Vous déterminez les factures fournisseurs qui doivent être approuvées, identifiez les approbateurs, établissez la séquence d’approbation et définissez des critères en fonction du fournisseur ou du montant en devise de transaction.

Une fois les factures fournisseurs approuvées, vous pouvez les sélectionner pour paiement sur la page Payer les factures fournisseurs.

La politique d’approbation

Lorsque vous configurez l’approbation des factures fournisseurs, vous définissez la politique d’approbation qui décrit l’acheminement des factures fournisseurs. Cette politique d’approbation spécifie qui doit approuver une facture fournisseur et dans quel ordre les approbations doivent êtres réalisées.

Votre politique d’approbation peut acheminer les demandes d’approbation de facture fournisseur vers :

• Les personnes chargées de superviser des fournisseurs spécifiques

• Les personnes qui doivent approuver une facture fournisseur comprise entre certains montants

• Les responsables qui doivent valider les factures fournisseurs codées pour leur service

• Une personne spécifique qui doit approuver toutes les factures fournisseurs

Chaque type d’acheminement différent est défini par un type de règle. Votre politique d’approbation peut être simple, avec un seul type de règle, ou complexe, avec une combinaison de types de règles. Cela dépend des besoins de votre organisation.

Il existe quatre types de règles pour les approbations de factures fournisseurs, ce qui vous permet de créer le système d’approbation dont vous avez besoin pour votre société. Selon le type de règle que vous sélectionnez, il peut y avoir des étapes supplémentaires de configuration.

Types de règles pour les politiques d’approbation des factures fournisseurs

Pour envoyer vers…	Configurez ce type de règle...
Utilisateurs attribués à l’approbation des factures fournisseurs d’un fournisseur spécifique	Approbation basée sur le fournisseur : les factures sont envoyées à l’utilisateur ou au groupe d’utilisateurs attribué en tant qu’approbateur de facture fournisseur dans la fiche du fournisseur. Si aucun approbateur n’est attribué, l’approbation basée sur le fournisseur est ignorée pour les factures fournisseurs de ce fournisseur. Configurer : attribuez des approbateurs de facture fournisseur pour chaque fournisseur ayant un approbateur désigné dans votre organisation. Vous pouvez réaliser cette opération dans la fiche du fournisseur. Vous envisagez de créer une politique qui combine l’approbation basée sur le fournisseur et l’approbation du service ? Découvrez en détail la façon dont l’approbation basée sur le fournisseur et l’approbation du service fonctionnent ensemble.
Utilisateurs qui approuvent la valeur de la transaction pour les factures fournisseurs, en fonction de leur plafond de dépenses	Approbation de valeur : En fonction du montant de la facture fournisseur et des niveaux d’approbation de la valeur que vous avez définis, les factures sont envoyées directement aux approbateurs au niveau correspondant au montant total de la facture fournisseur. Le cycle d’approbation commence par le premier approbateur et continue vers chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant de l’achat se situe sous la limite inférieure de l’approbateur suivant. Configurer : spécifiez les règles de vos approbations de la valeur sur la page Règle d’approbation de la valeur. attribuez ensuite des utilisateurs à Approuver les factures fournisseurs : Liste et Niveau des permissions qui correspondent à leur plafond.
Utilisateurs qui approuvent des transactions comportant des éléments codés pour leur service, en fonction de leur plafond de dépenses	Approbation de valeur : Service de transaction : Les demandes d’approbation sont transmises en fonction du service sélectionné sur un élément de la facture fournisseur et du montant total de la facture fournisseur. Les règles d’approbation de la valeur définissent la partie qui reçoit les demandes d’approbation pour un service ainsi que les montants nécessitant une approbation. Bien qu’une règle d’approbation de la valeur puisse s’appliquer à la plus grande partie des services, certains services peuvent avoir besoin de leurs propres règles avec des approbateurs et/ou des montants d’approbation différents. Vous envisagez de créer une politique qui combine l’approbation basée sur le fournisseur et l’approbation du service ? Découvrez en détail la façon dont l’approbation basée sur le fournisseur et l’approbation du service fonctionnent ensemble. Pour les factures fournisseurs qui seront approuvées par le service, un seul service peut être sélectionné sur la facture fournisseur. Créez et spécifiez vos règles d’approbation de la valeur en fonction du service de la transaction sur la page Groupe de règles d’approbation de la valeur.
Utilisateurs spécifiques qui doivent approuver toutes les factures fournisseurs	Niveau d’utilisateur : sélectionnez ce type de règle, puis sélectionnez un utilisateur dans la liste déroulante de la colonne Utilisateur. Un utilisateur doit disposer des permissions Approuver les factures fournisseurs : Lister dans Comptes fournisseurs pour qu’elles apparaissent dans la liste.

Qui peut approuver les factures fournisseurs ?

Pour être ajouté en tant qu’approbateur, un utilisateur doit répondre aux critères suivants :

• Être un utilisateur professionnel ou un collaborateur

• Disposer des permissions nécessaires pour approuver les factures fournisseurs dans les comptes fournisseurs

• N’avoir aucune restriction de service ou d’entité

Pour vous assurer que les approbateurs sont en mesure d’examiner et d’approuver toutes les factures fournisseurs qui leur sont envoyées, il est important que les approbateurs n’aient pas de restrictions. Si vous ajoutez un utilisateur en tant qu’approbateur, puis que vous le limitez ultérieurement pour certains services ou entités, le résultat sera le suivant :

• L’utilisateur cesse de recevoir des notifications lorsque des factures fournisseurs sont en attente d’approbation, s’il s’était déjà inscrit pour recevoir des notifications.

• Les factures fournisseurs dont les éléments ne sont pas soumis aux restrictions des utilisateurs ne seront pas acheminées vers la file d’attente d’approbation de l’utilisateur. S’il n’existe pas d’autres approbateurs pour la règle, la facture fournisseur peut rester bloquée en mode « soumise ».

Type de règle d’approbation basée sur le fournisseur

L’approbation basée sur le fournisseur achemine les factures fournisseurs vers un approbateur de facture fournisseur que vous spécifiez dans la fiche du fournisseur. L’approbateur de facture fournisseur peut être un utilisateur individuel ou un groupe d’utilisateurs. Si l’approbateur est un groupe d’utilisateurs, tous les utilisateurs du groupe doivent répondre aux critères pour agir en tant qu’approbateurs.

Vous pouvez attribuer des approbateurs de facture fournisseur à tous les fournisseurs de votre liste ou à certains d’entre eux uniquement. Lorsqu’une facture fournisseur est soumise pour un fournisseur qui n’a pas d’approbateur de facture fournisseur attribué, la règle d’approbation basée sur le fournisseur est contournée.

Lorsque Approbation basée sur le fournisseur est combinée avec Approbation de la valeur – Service de la transaction, une facture fournisseur soumise suit l’approbation du service uniquement si aucun approbateur spécifique au fournisseur n’est attribué. Lorsqu’un approbateur de facture fournisseur est désigné pour le fournisseur, l’approbation du service est contournée, ce qui permet la ventilation de la facture fournisseur entre plusieurs services. En savoir plus sur la manière dont ces groupes de règles fonctionnent ensemble.

Types de règles d’approbation de la valeur

Il existe deux types de règles d’approbation de la valeur pour les factures fournisseurs : Approbation de la valeur et Approbation de la valeur, Service de transaction. Chaque type de règle est configuré légèrement différemment de la page Politique d’approbation de factures fournisseurs CF.

Approbation de la valeur

Les demandes d’approbation sont transmises en fonction du montant total de la facture fournisseur. Les approbations de la valeur sont créées avec des règles d’approbation de la valeur qui déterminent les niveaux d’approbation et les montants d’approbation à chaque niveau. Les demandes d’approbation sont envoyées directement au niveau correspondant au montant total de la facture fournisseur.

Permissions

Le type de règle Approbation de la valeur exige que les utilisateurs disposent de permissions basées sur les niveaux de montant d’approbation déterminés sur la page Règle d’approbation de la valeur. Tout utilisateur disposant d’une permission d’approbation pour un niveau donné peut donner son approbation.

Par exemple, supposons que vous disposez d’un utilisateur avec des permissions d’approbation de facture fournisseur de niveau 1, 2 et 3. Cet utilisateur peut approuver toute facture fournisseur dont le montant total se situe dans les plages de valeurs que vous définissez pour ces niveaux.

Approbation de la valeur : Service de transaction

Les demandes d’approbation sont transmises en fonction du service sélectionné dans la transaction et du montant total de la facture fournisseur. Les règles d’approbation de la valeur définissent la partie qui reçoit les demandes d’approbation pour un service ainsi que les montants nécessitant une approbation. Bien qu’une règle d’approbation de la valeur puisse s’appliquer à la plus grande partie des services, certains services peuvent avoir besoin de leurs propres règles avec des approbateurs et/ou des montants d’approbation différents.

Groupes de règles

Si vous avez sélectionné le type de règle Approbation de la valeur – Service de la transaction, vous devez configurer un groupe de règles. Un groupe de règles vous permet de définir un ensemble de règles pour l’approbation de la valeur : Type de règle du Service de la transaction. Une règle d’approbation de la valeur définit le nombre d’approbateurs souhaité et les montants d’approbation associés.

Un groupe de règles contient :

• Règles d’approbation de la valeur par défaut : Les règles d’approbation de la valeur par défaut s’appliquent à tout service qui n’a pas sa propre règle d’approbation de la valeur spécifique. Par exemple, si votre société compte de nombreux services, il n’est peut-être pas souhaitable de configurer une règle pour chaque service. Configurez plutôt une règle par défaut qui sera utilisée dans tous les services.
• Règles d’approbation des valeurs spécifiques à un service : Bien qu’une seule règle d’approbation de la valeur par défaut puisse s’appliquer à la plus grande partie des services, certains services peuvent avoir besoin de leurs propres règles avec des approbateurs et/ou des montants d’approbation différents. Utilisez des règles d’approbation de la valeur spécifiques au service pour tous les services qui ont besoin de leurs propres règles.

À propos des groupes de règles pour les approbations de la valeur du service de la transaction.

Type de règle au niveau utilisateur

Ajoutez un type de règle de niveau utilisateur lorsque vous souhaitez que toutes les factures fournisseurs soient approuvées par un seul utilisateur, à n’importe quel stade du processus d’approbation.

Lorsque vous sélectionnez Niveau utilisateur comme type de règle, vous passez automatiquement à la colonne Utilisateur pour sélectionner un approbateur. Un utilisateur est inclus dans la liste lorsqu’il dispose des permissions d’approbation appropriées et qu’il n’a aucune restriction. Pour tout autre type de règle, la colonne Utilisateur n’est pas modifiable.

Approbations automatiques

Dans certains cas, une étape de la séquence d’approbation est automatiquement approuvée et l’approbation passe à l’approbateur suivant. L’approbation automatique se produit lorsque, pour une approbation de la valeur basée sur un service ou sur une permission, le montant tombe en dessous du montant minimum pour le premier approbateur ou le premier niveau.

Par exemple, supposons que votre règle d’approbation de la valeur est définie avec les trois niveaux suivants :

• Niveau 1 : 500 $ – 1 000 $
• Niveau 2 : 1 000,01 $ – 5 000 $
• Niveau 3 : 5 000,01 $ – aucune limite maximale

Si le montant total de la facture fournisseur est inférieur à 500 $, la facture fournisseur sera automatiquement comptabilisée et ne nécessitera pas d’approbation.

En outre, si vous utilisez la règle d’approbation basée sur le fournisseur, les factures fournisseurs des fournisseurs pour lesquels vous n’avez pas désigné d’approbateur de facture fournisseur sont automatiquement approuvées.

Si votre politique d’approbation de facture fournisseur comprend plusieurs types de règles, une approbation automatique s’applique uniquement à la règle en cours d’exécution. Après une approbation automatique, Sage Intacct exécute la règle suivante et achemine la facture fournisseur comme indiqué dans votre politique.

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