À propos des approbations de factures fournisseurs dans les comptes fournisseurs

Utilisez les approbations des factures fournisseurs pour contrôler qui examine et approuve les factures fournisseurs avant le paiement. Les politiques d’approbation déterminent quels utilisateurs approuvent les factures fournisseurs en fonction de critères tels que le fournisseur, le service ou le montant de la facture fournisseur.

Une fois qu’une facture fournisseur est approuvée, vous pouvez la payer à partir de la page Payer les factures fournisseurs.

Approbations des remboursements client

Les factures fournisseurs créées à partir des remboursements des clients peuvent participer aux flux de travail standard d’approbation des factures. Les administrateurs peuvent configurer les Comptes fournisseurs pour ignorer les approbations de facture fournisseur pour les factures créées à partir des remboursements des clients.

Les factures fournisseurs créées à partir des remboursements de clients ne peuvent pas être rappelées après avoir été soumises pour approbation.

Exigences relatives aux approbateurs

Pour être ajouté en tant qu’approbateur, un utilisateur doit répondre aux critères suivants :

• Être un utilisateur professionnel ou un collaborateur

• Disposer des permissions nécessaires pour approuver les factures fournisseurs dans les comptes fournisseurs

• N’avoir aucune restriction de service ou d’entité

Pour vous assurer que les approbateurs sont en mesure d’examiner et d’approuver toutes les factures fournisseurs qui leur sont envoyées, il est important que les approbateurs n’aient pas de restrictions. Si vous ajoutez un utilisateur en tant qu’approbateur, puis que vous le limitez ultérieurement pour certains services ou entités, le résultat sera le suivant :

• L’utilisateur cesse de recevoir des notifications lorsque des factures fournisseurs sont en attente d’approbation, s’il s’était déjà inscrit pour recevoir des notifications.

• Les factures fournisseurs dont les éléments ne sont pas soumis aux restrictions des utilisateurs ne seront pas acheminées vers la file d’attente d’approbation de l’utilisateur. S’il n’existe pas d’autres approbateurs pour la règle, la facture fournisseur peut rester bloquée en mode « soumise ».

La politique d’approbation

Une politique d’approbation définit le mode d’acheminement des factures fournisseurs pour approbation. Vous pouvez acheminer les demandes approbation en fonction des fournisseurs, des montants d’approbation, des services ou d’utilisateurs spécifiques.

Les factures fournisseurs créées à partir de remboursements clients suivent les mêmes règles de politique d’approbation que les autres factures fournisseurs, sauf si les options de contournement d’approbation sont activées.

Votre politique d’approbation peut acheminer les demandes d’approbation de factures fournisseurs vers l’un des utilisateurs suivants :

• Les personnes chargées de superviser des fournisseurs spécifiques

• Les personnes qui doivent approuver une facture fournisseur comprise entre certains montants

• Les responsables qui doivent valider les factures fournisseurs codées pour leur service

• Une personne spécifique qui doit approuver toutes les factures fournisseurs

Chaque type d’acheminement différent est défini par un type de règle. Votre politique d’approbation peut être simple, avec un seul type de règle, ou complexe, avec une combinaison de types de règles. Cela dépend des besoins de votre organisation.

Type de règle d’approbation basée sur le fournisseur

L’approbation basée sur le fournisseur achemine les factures fournisseurs vers un approbateur de facture fournisseur que vous spécifiez dans la fiche du fournisseur. L’approbateur de facture fournisseur peut être un utilisateur individuel ou un groupe d’utilisateurs. Si l’approbateur est un groupe d’utilisateurs, tous les utilisateurs du groupe doivent répondre aux critères pour agir en tant qu’approbateurs.

Vous pouvez attribuer des approbateurs de facture fournisseur à tous les fournisseurs de votre liste ou à certains d’entre eux uniquement. Lorsqu’une facture fournisseur est soumise pour un fournisseur qui n’a pas d’approbateur de facture fournisseur attribué, la règle d’approbation basée sur le fournisseur est contournée.

Lorsque Approbation basée sur le fournisseur est combinée avec Approbation de la valeur – Service de la transaction, une facture fournisseur soumise suit l’approbation du service uniquement si aucun approbateur spécifique au fournisseur n’est attribué. Lorsqu’un approbateur de facture fournisseur est désigné pour le fournisseur, l’approbation du service est contournée, ce qui permet la ventilation de la facture fournisseur entre plusieurs services. En savoir plus sur la manière dont ces groupes de règles fonctionnent ensemble.

Types de règles d’approbation de la valeur

Il existe deux types de règles d’approbation de la valeur pour les factures fournisseurs : Approbation de la valeur et Approbation de la valeur, Service de transaction. Chaque type de règle est configuré légèrement différemment de la page Politique d’approbation de factures fournisseurs CF.

Approbation de la valeur

Les demandes d’approbation sont transmises en fonction du montant total de la facture fournisseur. Les approbations de la valeur sont créées avec des règles d’approbation de la valeur qui déterminent les niveaux d’approbation et les montants d’approbation à chaque niveau. Les demandes d’approbation sont envoyées directement au niveau correspondant au montant total de la facture fournisseur.

Permissions

Le type de règle Approbation de la valeur exige que les utilisateurs disposent de permissions basées sur les niveaux de montant d’approbation déterminés sur la page Règle d’approbation de la valeur. Tout utilisateur disposant d’une permission d’approbation pour un niveau donné peut donner son approbation.

Par exemple, supposons que vous disposez d’un utilisateur avec des permissions d’approbation de facture fournisseur de niveau 1, 2 et 3. Cet utilisateur peut approuver toute facture fournisseur dont le montant total se situe dans les plages de valeurs que vous définissez pour ces niveaux.

Approbation de la valeur : Service de transaction

Les demandes d’approbation sont transmises en fonction du service sélectionné dans la transaction et du montant total de la facture fournisseur. Les règles d’approbation de la valeur définissent la partie qui reçoit les demandes d’approbation pour un service ainsi que les montants nécessitant une approbation. Bien qu’une règle d’approbation de la valeur puisse s’appliquer à la plus grande partie des services, certains services peuvent avoir besoin de leurs propres règles avec des approbateurs et/ou des montants d’approbation différents.

Groupes de règles

Si vous avez sélectionné le type de règle Approbation de la valeur – Service de la transaction, vous devez configurer un groupe de règles. Un groupe de règles vous permet de définir un ensemble de règles pour l’approbation de la valeur : Type de règle du Service de la transaction. Une règle d’approbation de la valeur définit le nombre d’approbateurs souhaité et les montants d’approbation associés.

Un groupe de règles contient :

• Règles d’approbation de la valeur par défaut : Les règles d’approbation de la valeur par défaut s’appliquent à tout service qui n’a pas sa propre règle d’approbation de la valeur spécifique. Par exemple, si votre société compte de nombreux services, il n’est peut-être pas souhaitable de configurer une règle pour chaque service. Configurez plutôt une règle par défaut qui sera utilisée dans tous les services.
• Règles d’approbation des valeurs spécifiques à un service : Bien qu’une seule règle d’approbation de la valeur par défaut puisse s’appliquer à la plus grande partie des services, certains services peuvent avoir besoin de leurs propres règles avec des approbateurs et/ou des montants d’approbation différents. Utilisez des règles d’approbation de la valeur spécifiques au service pour tous les services qui ont besoin de leurs propres règles.

À propos des groupes de règles pour les approbations de la valeur du service de la transaction.

Type de règle au niveau utilisateur

Ajoutez un type de règle de niveau utilisateur lorsque vous souhaitez que toutes les factures fournisseurs soient approuvées par un seul utilisateur, à n’importe quel stade du processus d’approbation.

Lorsque vous sélectionnez Niveau utilisateur comme type de règle, vous passez automatiquement à la colonne Utilisateur pour sélectionner un approbateur. Un utilisateur est inclus dans la liste lorsqu’il dispose des permissions d’approbation appropriées et qu’il n’a aucune restriction. Pour tout autre type de règle, la colonne Utilisateur n’est pas modifiable.

Approbations automatiques

Dans certains cas, une étape de la séquence d’approbation est automatiquement approuvée et l’approbation passe à l’approbateur suivant. L’approbation automatique se produit lorsque, pour une approbation de la valeur basée sur un service ou sur une permission, le montant tombe en dessous du montant minimum pour le premier approbateur ou le premier niveau.

Par exemple, supposons que votre règle d’approbation de la valeur est définie avec les trois niveaux suivants :

• Niveau 1 : 500 $ – 1 000 $
• Niveau 2 : 1 000,01 $ – 5 000 $
• Niveau 3 : 5 000,01 $ – aucune limite maximale

Si le montant total de la facture fournisseur est inférieur à 500 $, la facture fournisseur sera automatiquement comptabilisée et ne nécessitera pas d’approbation.

En outre, si vous utilisez la règle d’approbation basée sur le fournisseur, les factures fournisseurs des fournisseurs pour lesquels vous n’avez pas désigné d’approbateur de facture fournisseur sont automatiquement approuvées.

Si votre politique d’approbation de facture fournisseur comprend plusieurs types de règles, une approbation automatique s’applique uniquement à la règle en cours d’exécution. Après une approbation automatique, Sage Intacct exécute la règle suivante et achemine la facture fournisseur comme indiqué dans votre politique.

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