Approbation basée sur le fournisseur : factures fournisseurs dans les comptes fournisseurs

Désignez des approbateurs de facture fournisseur pour chaque fournisseur et rationalisez le cycle d’approbation à l’aide de l’approbation basée sur le fournisseur. Vous pouvez attribuer des approbateurs de facture fournisseur à certains ou à tous les fournisseurs. Sage Intacct ignore la règle d’approbation basée sur le fournisseur pour les factures fournisseurs provenant de fournisseurs qui n’ont pas d’approbateur désigné.

À propos des approbations basées sur le fournisseur

Pour configurer l’approbation basée sur le fournisseur, ajoutez la règle d’approbation basée sur le fournisseur à votre politique d’approbation de facture fournisseur dans votre configuration de Comptes fournisseurs. Après avoir ajouté le type de règle, Intacct ajoute le champ Approbateur de facture fournisseur à la fiche du fournisseur. Vous pouvez ensuite attribuer des approbateurs à des fournisseurs individuels.

Attribuez des approbateurs de factures en modifiant directement les fiches des fournisseurs ou en les mettant à jour à l’aide de l’importation CSV. Le champ Approbateur de facture fournisseur est disponible pour l’importation de fournisseur uniquement lorsque le type de règle Approbation basée sur le fournisseur est présent dans la politique d’approbation de facture fournisseur.

Fonctionnement de l’approbation basée sur le fournisseur avec d’autres groupes de règles

Lorsque plusieurs types de règles sont présents dans votre politique d’approbation de facture fournisseur, Intacct les exécute dans l’ordre dans lequel vous les répertoriez.

Les factures fournisseurs sont toujours acheminées normalement pour les règles d’approbation au niveau de l’utilisateur et de la valeur. Toutefois, l’approbation basée sur le fournisseur interagit différemment avec Approbation de la valeur – Service de la transaction, en fonction de la facture fournisseur envoyée.

Le tableau suivant indique que lorsque Approbation basée sur le fournisseur et Approbation de la valeur – Service de la transaction sont présents dans la politique d’approbation de facture fournisseur, la facture fournisseur est envoyée à l’aide de l’un ou l’autre type de règle, selon qu’un approbateur de facture fournisseur est désigné ou non dans la fiche fournisseur associée. Cela est vrai quel que soit l’ordre des groupes de règles dans la politique d’approbation.

Acheminement des approbations lorsque des règles d’approbation basées sur le fournisseur et d’approbation du service sont présentes

Politique d’approbation	Fiche fournisseur associée à la facture fournisseur	Validation lors de l’envoi de la facture fournisseur	Acheminement de la facture fournisseur
Approbation basée sur le fournisseur Approbation de la valeur – Service de la transaction	Aucun approbateur de facture fournisseur désigné	Toutes les lignes doivent être codées pour le même service	La facture fournisseur est acheminée pour approbation du service. L’approbation basée sur le fournisseur est contournée
Approbation basée sur le fournisseur Approbation de la valeur – Service de la transaction	Approbateur de facture fournisseur désigné	Les lignes peuvent être codées pour différents services	Acheminée pour approbation basée sur le fournisseur. L’approbation du service est contournée.

Exemple d’approbation basée sur le fournisseur combinée à des approbations par le service

Supposons que votre organisation reçoive régulièrement des factures fournisseurs de soins de santé avec des éléments que vous codez fréquemment pour différents services de la société. Le responsable des ressources humaines (RH) doit approuver ces factures fournisseurs, contrairement aux responsables de service. Pour toutes les autres factures fournisseurs que vous recevez, vous codez les éléments avec un seul service dans chaque facture fournisseur. Ce sont les responsables de service qui doivent approuver ces factures fournisseurs, et non le responsable des ressources humaines. Les deux types de factures fournisseurs sont soumis à l’approbation de la valeur.

Pour gérer ce scénario, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

1. Ajoutez trois groupes de règles à votre politique d’approbation des factures fournisseurs : les groupes de règles Approbation basée sur le fournisseur, Approbation de la valeur – Service de la transaction et Approbation de la valeur. Placez-les dans l’ordre qui convient à votre flux de travail. Configurez le service et les approbations de la valeur en fonction de vos besoins.

2. Désignez le responsable RH en tant qu’approbateur de factures fournisseurs pour les fournisseurs qui génèrent des factures de soins de santé codées pour plusieurs services. N’attribuez pas d’approbateurs de facture fournisseur aux fournisseurs qui soumettent d’autres types de factures fournisseurs.

Lorsque vous enregistrez des factures fournisseurs de fournisseurs de soins de santé, vous pouvez attribuer des éléments à n’importe quel service, selon les besoins. Lorsque vous soumettez la facture fournisseur, Intacct reconnaît qu’un approbateur de facture fournisseur a été attribué à ce fournisseur. Le système contourne l’approbation du service et achemine la facture fournisseur en fonction de vos règles d’approbation basée sur le fournisseur et d’approbation de la valeur.

Lorsque vous soumettez des factures fournisseurs de fournisseurs qui n’ont pas d’approbateurs de factures fournisseurs, Intacct reconnaît que ces factures nécessitent une approbation du service et les valide pour s’assurer qu’elles sont codées pour un seul service. Le système contourne l’approbation basée sur le fournisseur et achemine la facture fournisseur en fonction de vos règles d’approbation du service et d’approbation de la valeur.

Qui pouvez-vous désigner comme approbateur de facture fournisseur pour un fournisseur ?

Vous pouvez désigner un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs en tant qu’approbateur de facture fournisseur. Si vous sélectionnez un groupe d’utilisateurs, n’importe quel utilisateur du groupe peut approuver ou refuser une facture fournisseur, et un seul approbateur est nécessaire.

Les utilisateurs que vous désignez doivent répondre aux critères suivants :

• Être un utilisateur professionnel ou un collaborateur

• Être abonné à Comptes fournisseurs et disposer des permissions nécessaires pour approuver les factures fournisseurs

• N’avoir aucune restriction de service ou d’entité

Ajouter le type de règle d’approbation basée sur le fournisseur

1. Au niveau général, accédez à Comptes fournisseurs > Configurer > Configuration.
2. Sous Politiques d’approbation des factures fournisseurs, sélectionnez Gérer.
3. Dans la colonne Type de règle d’une ligne vide, sélectionnez Approbation basée sur le fournisseur dans la liste déroulante.
4. Cliquez sur l’icône de réorganisation à gauche de l’élément et faites-la glisser vers le haut ou vers le bas pour positionner la règle dans la liste.

   Par exemple, si vous souhaitez que ce type de règle soit exécuté en premier, faites glisser la ligne jusqu’à la première position dans la liste.

5. Sélectionnez Enregistrer.

Attribuer des approbateurs de facture fournisseur aux fournisseurs

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Recherchez le fournisseur que vous souhaitez mettre à jour.

   Si vous ne parvenez pas à trouver le fournisseur, filtrez la liste par nom de fournisseur.

   Les fiches désignées comme inactives n’apparaissent pas dans la liste par défaut. Pour afficher ces fiches, sélectionnez Filtres en haut de la liste et sélectionnez Supprimer en regard du filtre Statut pour l’enlever.

3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

4. Sélectionnez l’onglet Informations supplémentaires.
5. Dans la section Détails de la facture fournisseur, sélectionnez un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs dans la liste Approbateur de facture fournisseur.

   Si vous ne voyez pas d’utilisateur dans la liste, vérifiez que l’utilisateur dispose des permissions correctes et qu’il n’a aucune restriction. Si vous recherchez un groupe d’utilisateurs, n’oubliez pas que tous les membres du groupe doivent répondre aux mêmes critères que les utilisateurs individuels pour pouvoir être sélectionnés dans la liste.

6. Sélectionnez Enregistrer ou Envoyer.

   Si l’approbation du fournisseur est activée, cette modification prend effet après l’approbation de la mise à jour du fournisseur.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Sélectionnez Modifier en regard du fournisseur que vous souhaitez mettre à jour.
3. Sélectionnez l’onglet Informations supplémentaires.

4. Dans la section Détails de la facture fournisseur, sélectionnez un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs dans la liste Approbateur de facture fournisseur.

   Si vous ne voyez pas d’utilisateur dans la liste, vérifiez que l’utilisateur dispose des permissions correctes et qu’il n’a aucune restriction. Si vous recherchez un groupe d’utilisateurs, n’oubliez pas que tous les membres du groupe doivent répondre aux mêmes critères que les utilisateurs individuels pour pouvoir être sélectionnés dans la liste.

5. Sélectionnez Enregistrer ou Envoyer.

   Si l’approbation du fournisseur est activée, cette modification prend effet après l’approbation de la mise à jour du fournisseur.

Supprimer l’approbation basée sur le fournisseur

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Configurer > Configuration.

2. Sous Politiques d’approbation des factures fournisseurs, sélectionnez Gérer.
3. Sur la ligne contenant le type de règle Approbation basée sur le fournisseur, sélectionnez Supprimer (Corbeille).
4. Sélectionnez Enregistrer pour fermer la politique d’approbation.

Le type de règle est supprimé de la politique d’approbation et le champ Approbation de facture fournisseur n’apparaît plus dans la fiche fournisseur. Si vous ajoutez ultérieurement l’approbation basée sur le fournisseur à votre politique, Intacct restaure vos sélections précédentes d’approbateur de facture fournisseur dans les fiches fournisseurs.