Modifier un fournisseur

Avec la permission appropriée, vous pouvez modifier une fiche fournisseur pour que les informations modifiées soient appliquées à toutes les nouvelles transactions du fournisseur. Si l’approbation du fournisseur est activée pour votre organisation, vous pouvez rencontrer certaines restrictions quant au moment où vous pouvez modifier la fiche fournisseur, en fonction du flux de travail de demande de paiement.

Modification des fournisseurs sans l’approbation du fournisseur

Si l’approbation des fournisseurs n’est pas configurée pour votre organisation, vous pouvez modifier une fiche fournisseur à tout moment. Les transactions des fournisseurs peuvent être comptabilisées, modifiées et sélectionnées pour le paiement comme d’habitude.

Modifier les fournisseurs lorsque leur approbation est activée

Lorsque l’approbation des fournisseurs est activée, vous pouvez modifier un fournisseur tant qu’il n’a pas de demandes de paiement actives dans le flux de travail.

Cela signifie que pour modifier un fournisseur avec des demandes de paiement actives, vous devez d’abord effectuer l’une des opérations suivantes :

• Terminer le processus de paiement.
• Annuler les demandes de paiement pour remettre les factures fournisseurs dans un état non sélectionné.

Après avoir envoyé une fiche fournisseur modifiée pour approbation, vos modifications doivent être approuvées avant que vous puissiez effectuer les opérations suivantes :

• Comptabilisez les nouvelles transactions du fournisseur dans les applications Comptes fournisseurs et Achats.

• Modifiez les transactions du fournisseur.

• Sélectionnez les transactions du fournisseur pour le paiement.

Modifier les informations sur le fournisseur

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Recherchez le fournisseur que vous souhaitez mettre à jour.

   Si vous ne parvenez pas à trouver le fournisseur, filtrez la liste par nom de fournisseur. Les fiches désignées comme inactives n’apparaissent pas dans la liste par défaut. Pour afficher ces fiches, sélectionnez Filtres en haut de la liste et sélectionnez Supprimer en regard du filtre Statut pour le retirer.

3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

   L’option Modifier n’apparaît pas sur votre page ?

   Pour afficher l’option Modifier d’un fournisseur, vous avez besoin des éléments suivants :

   • Accès à l’entité dans laquelle le fournisseur a été créé à l’origine.

     Par exemple, si le fournisseur a été créé au niveau général, vous devez accéder au niveau général pour le modifier. Si vous n’avez pas accès à ce niveau, vous ne pouvez pas modifier la fiche fournisseur.

   • Accès aux entités pour lesquelles le fournisseur est restreint.

     Par exemple, supposons que vous êtes un utilisateur restreint avec un accès de niveau général. Si un fournisseur de niveau général est limité à l’entité Ouest et que vous n’avez pas accès à cette entité, vous ne pouvez pas modifier la fiche fournisseur au niveau général.

   • Permission de modifier les fournisseurs.

4. Effectuez vos modifications.

   Consultez la rubrique Descriptions des champs : Page Informations sur le fournisseur sur chaque champ de la fiche de fournisseur.

   Qu’advient-il des coordonnées des transactions comptabilisées lorsque vous modifiez les coordonnées dans la fiche d’informations ?

   Lorsque vous créez une transaction, Sage Intacct associe les coordonnées actuelles et approuvées du fournisseur à la transaction. Les coordonnées des transactions comptabilisées ne sont pas mises à jour automatiquement. Vous pouvez actualiser les informations tant que le fournisseur a le statut Approuvé.

   Par exemple, imaginons que vous créez une facture pour un fournisseur. Au moment où vous créez la facture fournisseur, Sage Intacct remplit les détails Payer à avec des informations de la fiche fournisseur actuelle et approuvée. Si, après avoir comptabilisé la facture fournisseur, vous modifiez la fiche fournisseur, les informations sur la facture ne changent pas.

   Pour mettre à jour les coordonnées de la facture fournisseur, vous devez modifier la facture fournisseur et actualiser le contact, qui extrait ensuite les dernières informations de la fiche fournisseur. Si la fiche fournisseur n’a pas le statut Approuvé, vous devez attendre que le fournisseur soit approuvé avant de pouvoir modifier la facture fournisseur.

5. Sélectionnez Enregistrer ou Soumettre lorsque vous avez terminé.

   Envoyer s’affiche à la place d’Enregistrer lorsque votre organisation est configurée pour l’approbation du fournisseur.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Recherchez le fournisseur que vous souhaitez mettre à jour.

   Si vous ne parvenez pas à trouver le fournisseur, filtrez la liste par nom de fournisseur. Pour afficher les articles dont le statut est Inactif, sélectionnez Inclure inactif.

   L’option Modifier n’apparaît pas sur votre page ?

   Pour afficher l’option Modifier d’un fournisseur, vous avez besoin des éléments suivants :

   • Accès à l’entité dans laquelle le fournisseur a été créé à l’origine.

     Par exemple, si le fournisseur a été créé au niveau général, vous devez accéder au niveau général pour le modifier. Si vous n’avez pas accès à ce niveau, vous ne pouvez pas modifier la fiche fournisseur.

   • Accès aux entités pour lesquelles le fournisseur est restreint.

     Par exemple, supposons que vous êtes un utilisateur restreint avec un accès de niveau général. Si un fournisseur de niveau général est limité à l’entité Ouest et que vous n’avez pas accès à cette entité, vous ne pouvez pas modifier la fiche fournisseur au niveau général.

   • Permission de modifier les fournisseurs.

3. Sélectionnez Modifier en regard de l’identifiant fournisseur.

4. Effectuez vos modifications.

   Consultez la rubrique Descriptions des champs : Page Informations sur le fournisseur sur chaque champ de la fiche de fournisseur.

   Qu’advient-il des coordonnées des transactions comptabilisées lorsque vous modifiez les coordonnées dans la fiche d’informations ?

   Lorsque vous créez une transaction, Sage Intacct associe les coordonnées actuelles et approuvées du fournisseur à la transaction. Les coordonnées des transactions comptabilisées ne sont pas mises à jour automatiquement. Vous pouvez actualiser les informations tant que le fournisseur a le statut Approuvé.

   Par exemple, imaginons que vous créez une facture pour un fournisseur. Au moment où vous créez la facture fournisseur, Sage Intacct remplit les détails Payer à avec des informations de la fiche fournisseur actuelle et approuvée. Si, après avoir comptabilisé la facture fournisseur, vous modifiez la fiche fournisseur, les informations sur la facture ne changent pas.

   Pour mettre à jour les coordonnées de la facture fournisseur, vous devez modifier la facture fournisseur et actualiser le contact, qui extrait ensuite les dernières informations de la fiche fournisseur. Si la fiche fournisseur n’a pas le statut Approuvé, vous devez attendre que le fournisseur soit approuvé avant de pouvoir modifier la facture fournisseur.

5. Sélectionnez Enregistrer ou Soumettre lorsque vous avez terminé.

   Envoyer s’affiche à la place d’Enregistrer lorsque votre organisation est configurée pour l’approbation du fournisseur.

Si vous avez soumis le fournisseur pour approbation et que vos préférences de notifications par e-mail sont configurées pour les confirmations de fournisseur approuvé, vous recevez un e-mail lorsque le fournisseur est approuvé ou refusé.