Désactiver ou supprimer une entité

Dans une société partagée multi-entités, les entités représentent une identification fiscale distincte ou un ensemble de livres entièrement équilibrés, garantis séparément. Les entités représentent généralement des divisions, des franchises, des sociétés affiliées, des associations, des emplacements, des chapitres, des fonds auto-équilibrés ou des filiales, avec un plan comptable commun.

Une société partagée multi-entités comprend une ou plusieurs entités de niveau général. La société dispose d’un ensemble de listes de données partagées entre toutes les entités. Ces listes de données partagées incluent les utilisateurs, le plan comptable, les clients, les fournisseurs et les employés. Les administrateurs définissent les listes de données partagées une fois au niveau général et les utilisent dans toutes les entités de la société. Les administrateurs utilisent le niveau général pour gérer les entités et leurs données.

Les administrateurs peuvent également limiter le travail au niveau de l’entité uniquement aux utilisateurs et aux membres de la liste de données principales, tels que les fournisseurs, les clients et les employés. Les administrateurs peuvent même limiter les utilisateurs à ne travailler que dans des entités particulières.

Un exemple de société partagée multi-entités est une société de gestion immobilière. Une entité représente le siège social de la société et chaque propriété gérée est représentée par sa propre entité distincte.

Parfois, vous n’avez peut-être plus besoin d’utiliser une entité, auquel cas vous pouvez la supprimer. Cependant, Sage Intacct met fortement en garde contre la suppression d’une entité, car cela peut endommager vos données et rapports historiques. Il est préférable de désactiver l’entité à la place.

Avant de désactiver une entité, il y a quelques points à prendre en compte.

Pour accéder à cette page :

• Accédez à Société > Configurer > Configuration > Entités.

Considérations préalables à la désactivation d’une entité

Tenez compte des points suivants avant de désactiver une entité :

• Mettre à zéro les comptes du grand livre de l’entité: Assurez-vous que tous les comptes de bilan de l’entité sont portés à 0.
• Les entités inactives sont ouvertes à tous: Assurez-vous que les données de l’entité que vous souhaitez désactiver peuvent être partagées avec n’importe qui au niveau général.
• Activer la génération de rapports sur une entité inactive: Créez un groupe de dimensions pour toutes les entités que vous prévoyez de désactiver.
• Transactions de l’entité avant l’inactivation: Rapprochez toutes les transactions en cours liées à l’entité que vous prévoyez d’inactiver, par exemple, recevoir ou payer en espèces pour clôturer les transactions AP ou AR en cours.
• Enregistrements dépendants: Réattribuez ou supprimez tous les enregistrements dépendants. Si un utilisateur est autorisé à afficher uniquement l’entité que vous souhaitez désactiver, une fois que vous avez désactivé l’entité, l’utilisateur pourra accéder à toutes les entités par défaut. Vous pouvez éviter cela en modifiant l’accès de l’utilisateur à une autre entité avant de désactiver l’entité actuelle.
• Restrictions d’entité utilisateur: Si certains utilisateurs sont limités à l’entité que vous prévoyez de désactiver, vous devrez supprimer ces restrictions et restreindre ces utilisateurs à une autre entité.
• 1099 et les dossiers des fournisseurs appartenant à l’entité: Les données des entités inactives restent disponibles à des fins fiscales.

Mettre à zéro les comptes du grand livre de l’entité

Avant de désactiver une entité, assurez-vous de passer à 0 tous les comptes de bilan. Si vous deviez vendre une entité, par exemple, vous voudriez vous assurer que l’entité n’aurait aucune incidence sur le bilan à l’avenir. Il en est de même avant la désactivation d’une entité.

Les entités inactives sont ouvertes à tous

Lorsque vous désactivez un entité, le entité n’est plus sécurisé. Cela signifie qu’une fois que vous l’avez désactivée, toute personne au niveau général peut générer un rapport sur l’entité inactive. Avant de désactiver une entité, il est judicieux d’examiner les données qu’elle contient pour vous assurer que vous pouvez les partager en toute sécurité avec n’importe qui au niveau général.

Activer la génération de rapports sur une entité inactive

Lorsque vous désactivez une entité au sein d’un environnement partagé de plusieurs entités, vous pouvez toujours générer des états financiers pour l’entité inactive lorsque vous désélectionnez Masquer les inactifs. Réduisez tous les bilans à zéro avant de générer des rapports financiers.

Le fait de ramener le bilan à zéro garantit l’exactitude des rapports du bilan lorsque vous incluez l’entité inactive dans une période antérieure ou future.

Avant de désactiver des entités, créez un groupe d’établissement qui inclut toutes les entités que vous prévoyez de désactiver par établissement, par exemple. Ce groupe d’établissement vous permettra de ne rapport que les entités que vous désactivez, après les avoir désactivées. Vos entités inactives sont toujours signalées dans tous les rapports de la Grand livre et de la balance de vérification que vous exécutez.

Transactions de l’entité avant l’inactivation

Une fois que vous avez désactivé l’entité, Sage Intacct ne créera plus et ne traitera plus de factures en relation avec l’entité. Vous ne pourrez pas non plus accéder aux données transactionnelles de l’entité inactive, à l’exception des rapports financiers qui contiennent l’entité. Vous ne pourrez pas agir sur les transactions en cours au sein de l’entité inactive.

Cela signifie que vous devez effectuer tous les paiements et transactions avant de désactiver l’entité. Un entité inactif ne peut pas faire l’objet d’une transaction, ce qui signifie entité qu’il n’est pas répertorié dans les menus Emplacement ou Entité pour les transactions telles que les factures, les factures Ventes, les documents Achats, etc.

Vous pourrez toujours afficher les détails de la transaction sur une entité inactive, à la fois dans les transactions terminées et dans les rapports.

Enregistrements dépendants

Avant de désactiver un entité, supprimez le entité de toute relation inter-entité. Si l’entité que vous prévoyez de désactiver a un établissement enfant, désactivez l’établissement enfant avant de désactiver l’entité. Il est recommandé de désactiver les emplacements de bas en haut, c’est-à-dire que l’entité est la dernière chose que vous désactivez.

Lorsque vous désactivez l’entité, Intacct affiche un message d’avertissement concernant les paiements non confirmés dans la Comptabilité fournisseurs, les enregistrements dépendants, y compris les emplacements enfants, etc.

Restrictions d’entité utilisateur

Si vous attribuez Restrictions d’entité pour les utilisateurs, où certains utilisateurs sont limités uniquement à l’entité que vous prévoyez de désactiver, il est recommandé de réévaluer les restrictions d’utilisateur que vous avez implémentées et de les modifier si nécessaire.

Si vous désactivez l’entité sans supprimer la restriction permettant aux utilisateurs d’accéder uniquement à l’entité inactive, alors :

1. L’entité disparaît de l’onglet Entités utilisateur de la fiche de l’utilisateur.
2. Les utilisateurs qui étaient auparavant limités à l’entité inactive disposent désormais d’un accès complet à toutes les entités et au niveau général de l’environnement partagé multi-entités, s’ils n’ont aucune autre restriction d’entité.

Cela peut entraîner un accès involontaire et illimité des utilisateurs à toutes les entités. Les utilisateurs limités à plusieurs entités, où une seule entité est désactivée, continuent d’être limités aux entités restantes après la désactivation de l’entité.

Il est recommandé d’examiner attentivement toutes les restrictions d’utilisateur et de réattribuer les utilisateurs restreints à une autre entité avant de désactiver l’entité à laquelle ils sont limités.

Si vous réactivez une entité précédemment inactivée, Intacct rétablit toutes les restrictions d’entité. Cela signifie que tous les utilisateurs que vous aviez précédemment restreints à une entité précédemment inactivée sont à nouveau limités à cette entité lorsque vous la réactivez.

Par exemple, supposons que vous désactiviez l’entité New York. Les utilisateurs qui sont limités à l’entité New York uniquement ont désormais un accès complet à toutes les entités et au niveau général. Si vous avez des utilisateurs qui sont limités aux entités New York et Connecticut, ces utilisateurs continuent d’accéder à l’entité Connecticut uniquement après avoir désactivé l’entité New York, sans accéder à d’autres entités ou au niveau général. Si vous réactivez l’entité New York, Intacct rétablit toutes les restrictions d’entité, ce qui signifie que les utilisateurs qui étaient auparavant limités à l’entité New York continuent d’être limités à l’entité New York uniquement.

Règles et événements intelligents

Il est recommandé de supprimer toutes les règles intelligentes et tous les événements intelligents liés à l’entité que vous souhaitez désactiver avant de la désactiver. Si les règles intelligentes et les événements intelligents s’appliquent à d’autres entités, modifiez-les règles intelligentes et les événements intelligents afin qu’ils n’incluent plus l’entité que vous souhaitez désactiver.

Clients et fournisseurs

La désactivation d’une entité n’affectera aucune restriction pour les clients et les fournisseurs. Toutefois, il est recommandé de désactiver toute entité privée cliente et fournisseur dans le cadre du processus global de désactivation de l’entité.

1099 Formulaires et dossiers du fournisseur appartenant à l’entité

Toute entité que vous désactivez est toujours disponible dans le filtre du Formulaire 1099 pour les entités et les groupes d’entités. Vous pourrez également accéder à tous les fournisseurs détenus au niveau de l’entité à des fins 1099. Ces fournisseurs sont affichés dans la liste des fournisseurs lors de la sélection de l’icône Spectacle privé option. Toutefois, vous ne pourrez pas effectuer de transactions avec ces fournisseurs au niveau général, car ils appartiennent à une entité appartenant à une entité inactive.

Vous ne pouvez pas exécuter de transactions ou d’ajustements sur les formulaires 1099 associés après avoir désactivé une entité. Vous pouvez toutefois imprimer les informations 1099 relatives à une entité inactivée.

Paiement d’une entité inactive

Au moment du renouvellement, Sage Intacct considère une entité inactive comme un abonnement d’entité non renouvelé. Les frais d’abonnement sont annuels (même si vous recevez une facture fournisseur mensuelle), de sorte que vous payez toujours pour toute l’année si vous désactivez une entité à tout moment au cours de l’année.

Que se passe-t-il après la désactivation d’une entité ?

Une fois que vous avez désactivé un entité, le entité n’apparaîtra dans aucun menu déroulant, y compris les menus de niveau supérieur, Grand livre, Comptes fournisseurs, Comptes clients, Achats Ventes, ni dans toute autre transaction ou article de rapport dans Intacct. Il est désormais impossible de comptabiliser accidentellement une transaction dans l’entité inactive.

Vous pouvez toujours exécuter un rapport financier préparatoire sur une entité inactive à des fins d’audit et d’historique.

Exécuter un rapport financier préparatoire sur une entité inactive

L’accès aux rapports financiers peut varier en fonction de vos autorisations. La possibilité d’afficher, d’ajouter et de modifier des rapports financiers est contrôlée par des Autorisations du Grand livre.

L’utilisation d’états financiers implique plusieurs tâches : l’exécution de rapports, la modification de rapports, l’exploration d’un rapport, etc. Chacun d’entre eux peut nécessiter un ensemble spécifique d’autorisations, à la fois pour le Grand livre et pour la Société.

Assurez-vous que vous disposez de toutes les autorisations nécessaires lorsque vous utilisez des états financiers.

Vous pouvez toujours générer des rapports sur une entité inactive à des fins d’audit ou d’historique. Vous pouvez exécuter tous les rapports sur une entité inactive, y compris les rapports créés avec l’auteur du rapport financier préparatoire, les rapports standard et les rapports personnalisés.

Le reporting d’une entité inactive implique les principales étapes suivantes :

1. Filtrez votre groupe d’établissement pour les entités inactives
2. Dupliquer un rapport
3. Exécuter un rapport sur une entité inactive

Filtrez votre groupe d’établissement pour les entités inactives

Il arrive que vous souhaitiez inclure des dimensions inactives dans les rapports. Créez un groupe de dimensions qui filtre les deux types de membres de dimension.

1. Ouvrez ou modifiez le groupe de dimensions pour le type de dimension, par exemple, départements, emplacements ou territoires.

2. Dans la section des filtres, créez deux filtres :

   • Statut égal à actif
   • Statut égal à inactif
3. Assurez-vous que le type de condition est défini sur N’importe lequel (OU).
   
4. Enregistrez vos modifications.

Vous pouvez utiliser ce groupe lorsque vous souhaitez que les membres actifs et inactifs apparaissent dans un rapport.

Dupliquer un rapport

Vous pouvez éventuellement dupliquer un rapport existant, que vous pouvez ensuite modifier pour qu’il s’exécute sur l’entité inactive.

1. Sélectionnez Modifier à côté du rapport que vous souhaitez utiliser comme base pour votre nouveau rapport.
2. Sélectionnez Dupliquer pour dupliquer le rapport et lui donner un nouveau nom.

Modifier un rapport à exécuter sur une entité inactive

Pour modifier des états financiers, vous devez être un utilisateur professionnel disposant des autorisations appropriées pour les données contenues dans le rapport. Vous devez avoir accès au rapport à partir de l’onglet Autorisations de l’Assistant de création de rapport financier préparatoire, ainsi qu’aux autorisations de liste, d’affichage et de modification pour le grand livre.

Les utilisateurs employés ne peuvent pas modifier les états financiers.

1. Allez à la liste Rapports financiers.
2. Sélectionnez Modifier à côté du rapport que vous souhaitez modifier. Utilisez l’Assistant de création de rapport financier préparatoire pour apporter vos modifications.
3. Appuyez sur la touche de tabulation jusqu’à l’option appropriée pour apporter vos modifications. Le tableau suivant indique les modifications que vous pouvez apporter à chaque onglet. Toutes les options ne sont pas utilisées pour tous les types de rapports.
4. Enregistrez vos modifications et exécutez le rapport pour voir les nouvelles valeurs.

Assistant de création de rapport financier préparatoire

Onglet	Ce qui est modifiable
Infos sur le rapport	Nom de rapport Type de rapport Public du rapport Statut actif ou inactif Filtrer par structure de dimension sur les lignes
Lignes	Groupes de comptes Niveau de détail Base des montants Toujours afficher Tout ou Aucun
premières colonnes	Type de colonne Valeur calculée Période de référence Compensation En-tête de colonne 1 En-tête de colonne 2 Titre de colonne Structure de dimension Développer par Afficher en tant que numéro Livre de rapports Afficher dans la sortie du rapport Masquer la colonne Séparateur spatial pour séparer les colonnes
Calculs	Calculs
Filtres	Date d’effet Livre de rapports Filtres de dimensions
Format	Généralités (comptabilité, numéros, dimensions, numéros zéro) Mise en page et colonnes (logo, en-tête et pied de page de page, titres, paramètres de page, polices) Lignes et totaux (Masquer/Centrer l’en-tête, les lignes vides et les sauts de page, masquer les totaux et les séparateurs)
Permissions	Propriétaire du rapport Ajouter ou supprimer des utilisateurs de la liste d’accès (des autorisations s’appliquent) Ajouter ou supprimer des utilisateurs pour la liste d’exclusion (des autorisations s’appliquent)

5. Sélectionnez l’icône Filtres tab.
6. Dans le Définir les cotes sur la Emplacement ligne, assurez-vous Masquer les inactifs est sélectionné.
7. Enregistrez vos modifications et exécutez le rapport.

Basculer vers une entité

Vous pouvez passer d’une entité à l’autre à partir du niveau général sans avoir à vous connecter ou à vous déconnecter à nouveau.

Vous pouvez changer d’entité en procédant comme suit :

• Dans la liste de niveau supérieur : Sélectionnez l’icône Niveau supérieur liste déroulante et choisissez l’entité vers laquelle vous souhaitez changer.
• Dans la liste Entités : Recherchez la ligne contenant l’entité à laquelle vous souhaitez accéder, puis sélectionnez Basculer vers l’entité sur cette rangée.
• Dans le menu de navigation de gauche : Sélectionnez Société > Configuration > Entités , puis choisissez l’entité à laquelle vous souhaitez accéder.

L’entité s’ouvre dans une nouvelle fenêtre du navigateur. Le nom de l’entité s’affiche en haut de la page, immédiatement avant le niveau général.

Désactivation d’une entité

Avant de désactiver une entité, reportez-vous à la section Considérations préalables à la désactivation d’une entité pour plus d’informations sur la préparation de votre entité à la désactivation.

1. Au niveau général, accédez à la liste Entités.
2. Sélectionnez Plus d’actions > Modifier en regard de l’entité pour ouvrir la page Informations sur l’entité.
3. Dans la section Entité, modifiez le statut de Actif à Inactif.
4. Sélectionnez Enregistrer.
5. Sélectionnez Terminé.

1. Au niveau général, accédez à la liste Entités.
2. Sélectionnez Modifier pour ouvrir la page Informations sur l’entité.
3. Dans la section Entité, modifiez le statut de Actif à Inactif.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Pour afficher les entités inactives dans les rapports et les listes, cochez la case Inclure les inactifs en haut de la page de rapport ou de liste.

Supprimer une entité

À des fins d’audit, Intacct ne prend pas en charge la suppression d’une entité à laquelle des transactions ou des objets sont associés.

Une entité ne peut être supprimée que si elle n’est associée à aucun enregistrement ou transaction.

1. Accédez à Société > Configurer > Configuration > Entités.

2. Sélectionnez Plus d’actions > Supprimer en regard de l’entité que vous souhaitez supprimer.
3. Sélectionnez Supprimer dans la boîte de dialogue de confirmation.

1. Accédez à Société > Configurer > Configuration > Entités.

2. Dans la liste Entités, recherchez l’entité et sélectionnez Supprimer.