Remplacer le compte du grand livre dans les transactions des CF

Configurez les Comptes fournisseurs pour remplacer un compte GL CF par défaut pour la facture fournisseur ou la régularisation. Vous pouvez notamment sélectionner un autre compte du grand livre comme remplacement dans les cas suivants :

  • Pour une transaction entière
  • Au niveau des éléments individuels
  • Pour toutes les transactions impliquant un fournisseur spécifique
Actuellement, cette fonctionnalité s’applique uniquement aux factures fournisseurs et aux régularisations. Elle ne s’applique pas aux factures fournisseurs récurrentes, aux paiements manuels ou aux avances.

Lorsque vous saisissez une facture fournisseur ou une régularisation, vous pouvez sélectionner un autre compte fournisseur à partir d’une liste de comptes prédéfinie.

À propos des remplacements

Par défaut, les transactions saisies dans Comptes fournisseurs sont comptabilisées dans le compte du grand livre sélectionné sur la page Configurer les comptes fournisseurs.

Les administrateurs peuvent configurer Sage Intacct pour permettre aux utilisateurs de sélectionner différents comptes du grand livre lors de la saisie de factures fournisseurs ou de régularisations en suivant les instructions de la section Set up GL account override.

Une fois les comptes d’écrasement configurés, ils peuvent être sélectionnés pour les factures fournisseurs et les régularisations. De plus, les transactions comptabilisées dans ces comptes du grand livre sont automatiquement incluses dans les rapports de balance âgée et dans les rapports du livre-journal.

Si vous comptabilisez des factures fournisseurs impayées ou des factures ouvertes sur un autre compte, puis que vous désactivez ce compte, vous devez le réactiver pour comptabiliser les transactions relatives aux factures fournisseurs ou aux factures.

Vous pouvez souhaiter remplacer les comptes du grand livre pour plusieurs raisons. Voici quelques exemples :

  • Pour séparer certains types de créances ou de dettes, par exemple les clients réguliers et les acomptes faits aux collaborateurs.
  • Pour différencier par type d’entreprise, comme la vente au détail et la vente en gros.
  • Pour différencier par gamme de produits, tels que le matériel et les logiciels.
  • Pour séparer les types d’achat tels que l’achat de capital ou l’achat commercial.
  • Pour suivre séparément les articles en stock et hors stock.

Remplacer le compte du grand livre par défaut

Si le remplacement est activé pour votre société, vous pouvez remplacer le compte du grand livre par défaut pour une facture fournisseur ou une régularisation pour chaque élément, ou seulement au niveau de l’élément.

Pour remplacer chaque élément du compte du grand livre dans une transaction de CF :

  1. Sur la page de facture fournisseur ou de régularisation, faites défiler jusqu’à la section Écritures, puis sélectionnez Afficher les valeurs par défaut.

    La section par défaut des entrées apparaît.

  2. Dans Compte CF, sélectionnez le compte qui doit remplacer le compte du grand livre par défaut.

Le compte que vous sélectionnez est renseigné pour tous les éléments de la transaction. Intacct remplace le compte du grand livre par défaut pour l’ensemble de la transaction.

Pour remplacer un élément particulier du compte du grand livre dans une transaction de CF :

  1. Sur la page de la facture fournisseur ou de la régularisation, faites défiler jusqu’à l’élément spécifique dans la section Entrées.
  2. Dans Compte CF, sélectionnez le compte par lequel vous souhaitez remplacer le compte du grand livre configuré.

Intacct remplace le compte du grand livre par défaut pour cet élément uniquement.

Le remplacement d’un compte du grand livre dans CF se répercute automatiquement sur le rapport de chronologie. Si vous intégrez les comptes de remplacement du grand livre dans la configuration et sélectionnez les comptes fournisseurs du grand livre à remplacer, toutes les transactions créées après cette modification sont collectées dans le rapport de chronologie. Les précédentes transactions restent inchangées.

Configurer le remplacement du compte du grand livre

Pour configurer la fonction de remplacement dans CF, activez l’option de remplacement, sélectionnez un ou plusieurs comptes du grand livre comme comptes de remplacement du grand livre. Accordez ensuite la permission à certains utilisateurs de remplacer le compte du grand livre par défaut par d’autres comptes dans les transactions.

Vous pouvez également configurer un autre compte du grand livre par fournisseur.

Activer l’écrasement du compte du grand livre

Au moment de la configuration, commencez par activer l’option de remplacement dans CF pour pouvoir utiliser d’autres comptes.

  1. Accédez à Comptes fournisseurs> Configurer > Configuration.

    La page de configuration apparaît.

  2. Sous Activer la fonctionnalité, cochez la case Activer le remplacement du compte du grand livre Comptes fournisseurs
  3. Sélectionnez Enregistrer.

Marquer les comptes du Grand livre à utiliser en remplacement du compte du Grand livre par défaut

Après avoir activé le remplacement dans les Comptes fournisseurs, vous pouvez marquer un compte GL pour l’utiliser comme compte fournisseur alternatif.

  1. Accédez à Grand livre > Tous > Comptes du Grand livre.
  2. Sélectionnez Modifier en regard du compte que vous souhaitez utiliser comme compte du grand livre alternatif dans les transactions.
  3. Dans Comptes GL alternatifs, sélectionnez le compte Fournisseurs comme type de compte de transaction que ce compte peut remplacer.
  4. Sélectionnez Enregistrer.

Ce compte figure désormais dans les listes déroulantes des comptes GL alternatifs dans les pages de factures fournisseurs, de régularisation de factures et de fournisseurs :

Autoriser un utilisateur à sélectionner un autre compte du Grand livre

Vous pouvez modifier les permissions pour permettre aux utilisateurs individuels de remplacer le compte du grand livre par défaut par un autre compte.

  1. Accédez à Société > Configuration > Utilisateurs.
  2. Localisez l’utilisateur approprié, puis sur la même ligne, sélectionnez Abonnements.

    La page Société : Abonnements des utilisateurs aux applications de cet utilisateur apparaît.

  3. Localisez les Comptes fournisseurs et sélectionnez Permissions.

    La page Permissions CF s’ouvre.

  4. Faites défiler la page vers le bas pour localiser les factures fournisseurs ou les régularisations, puis sélectionnez Remplacer le compte CF.
  5. Sélectionnez Enregistrer.

Cet utilisateur est désormais autorisé à remplacer le compte du grand livre par défaut pour les transactions sélectionnées par un autre compte du grand livre.

Définir un autre compte du Grand livre par fournisseur

Si vous souhaitez utiliser un compte du grand livre pour remplacer toutes les transactions impliquant un fournisseur spécifique, vous pouvez sélectionner ce compte du grand livre sur la page d’informations sur le fournisseur.

À l’avenir, à chaque fois que vous créerez une transaction impliquant ce fournisseur, Intacct sélectionnera automatiquement le compte alternatif sélectionné ici comme compte du grand livre.

Ordre de priorité dans une transaction avec plusieurs comptes possibles

Intacct suit un ordre de priorité défini pour l’utilisation des comptes du grand livre alternatifs aux Comptes fournisseurs dans les transactions. Le tableau suivant fournit des exemples d’ordre de priorité :

Exemples Paramètres des CF Autres choix de compte du grand livre Compte utilisé
  Choix de la transaction Choix au niveau de la gamme Choix du fournisseur  

1

2000-CF

      

2000-CF : paramètres des CF configurés

2

2000-CF

2002-Créances CF

    

2002-Créances CF : autre choix de transaction

3

2000-CF

  

2003-Dépenses CF

  
  • 2003-Dépenses CF : alternative pour un article spécifique de la gamme
  • 2000-CF : pour les éléments restants

4

2000-CF

    

2001-Autre CF

2001-Autre CF : choix d’un autre fournisseur

5

2000-CF

2002-Créances CF

  

2001-Autre CF

2002-Créances CF : Choix de la transaction

6

2000-CF

  

2003-Dépenses CF

2001-Autre CF
  • 2003-Dépenses CF : alternative pour un article spécifique de la gamme
  • 2001-autre CF : Autre fournisseur pour les éléments restants

7

2000-CF

2002-Créances CF

2003-Dépenses CF

2001-Autre CF

2002-Créances CF : autre choix de transaction