Meilleures pratiques pour les pièces jointes

Quel que soit le type de pièce jointe, il est toujours préférable d’organiser vos pièces jointes afin qu’elles puissent être facilement retrouvées et supprimées ultérieurement si nécessaire. Afin de faciliter le suivi de vos pièces jointes, nous vous suggérons les meilleures pratiques suivantes :

Configurez la structure de votre dossier de pièces jointes pour faciliter l’utilisation et la recherche. Par exemple, vous pouvez avoir un dossier Factures fournisseurs et un dossier Factures qui ont leurs propres sous-dossiers avec une hiérarchie logique pour votre organisation. Cette pratique vous permet de trouver plus facilement les pièces jointes si elles doivent être mises à jour ou supprimées ultérieurement.
Utilisez une convention d’affectation de noms pour vos pièces jointes qui inclut le nom de la personne ou de la société associée. Par exemple, si vous joignez une facture fournisseur d’un fournisseur, vous pouvez l’appeler Utilities_Aug2020-Western_Energy. De cette façon, il ne se perd pas dans un dossier rempli de nombreuses autres factures fournisseurs et peut être facilement retrouvé et mis à jour ou supprimé ultérieurement si nécessaire.
Limitez le nombre de fiches dans lesquelles une pièce jointe est stockée. Par exemple, s’il s’agit d’une pièce jointe d’un fournisseur, il est préférable de la stocker uniquement dans la fiche du fournisseur en question. Bien que vous puissiez supprimer des pièces jointes du Liste des pièces jointes, ils doivent être supprimées des fiches où elles sont jointes premier. De plus, il est toujours recommandé de limiter l’endroit où les pièces jointes sont stockées pour des raisons de sécurité.

Gérer les données sensibles dans les pièces jointes

Alors que la confidentialité des données devient de plus en plus préoccupante et que de nouvelles réglementations entrent en vigueur, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD), la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA) ou les principes de confidentialité australiens (APP), il est important de prendre en compte les types d’informations stockées dans les pièces jointes dans Sage Intacct.

Sage Intacct est avant tout une solution de comptabilité sur le cloud conçue pour assurer la sécurité et la mise à jour de vos données financières. Bien que la gestion des fichiers ne soit pas l’utilisation prévue de Sage Intacct, vous pouvez ajouter des pièces jointes dans le système pour prendre en charge vos fiches financières. Par exemple, vous pouvez joindre n’importe quoi à un enregistrement dans le système, comme un simple reçu ou même les informations de sécurité sociale d’un individu. Cependant, pour prendre en charge la flexibilité et les performances de Sage Intacct, les pièces jointes ne sont pas protégées par mot de passe ou traitées différemment en fonction de leur contenu. Par conséquent, nous vous déconseillons de stocker dans le système des pièces jointes contenant des données sensibles, telles que :

Numéros de sécurité sociale ou d’impôt
Numéros de permis de conduire, de carte d’identité ou de passeport, y compris des copies de ces documents
Numéros de compte bancaire
Informations de carte de crédit ou de débit
Informations sur l’assurance (voir Piste d’audit avancée et conformité HIPAA pour les organisations de soins de santé)
Informations médicales (voir Piste d’audit avancée et conformité HIPAA pour les organisations de soins de santé)

Recommandations

Pour réduire les risques, nous vous recommandons de supprimer les données sensibles des pièces jointes avant de stocker ces documents dans Sage Intacct. De cette façon, vous pouvez joindre des documents qui prennent en charge vos fiches financières sans prendre le risque de stocker inutilement des données sensibles.

Pour les pièces jointes que vous souhaitez stocker et qui contiennent des données sensibles, nous vous recommandons de chiffrer un PDF avec un mot de passe ou d’envisager un système de gestion de fichiers distinct conçu pour gérer les besoins de sécurité liés au stockage de ces fichiers.