Séquences de documents pour les identifiants à numérotation automatique

Vous pouvez utiliser le séquencement de documents pour générer automatiquement de nouveaux identifiants pour des transactions et fiches courantes telles que les nouveaux clients, fournisseurs, factures, etc. Par exemple, vous pouvez créer une séquence de documents pour les factures. Cette séquence crée automatiquement un nouvel identifiant, tel que « INV-0100 », dont le numéro augmente chaque fois qu’une nouvelle facture est saisie.

Pour afficher la liste de la séquence de documents, accédez à Compagnie > Coup monté > Paramètres > Séquence de documents. Dans la liste Séquence de documents, vous pouvez ajouter une nouvelle séquence ou modifier ou afficher une séquence existante.

Où puis-je utiliser des séquences numériques ?

Vous pouvez créer des séquences numériques pour de nombreux types d’enregistrements ou de transactions, tels que les clients, les fournisseurs, les demandes d’achat et les régularisations.

En général, vous mettez à jour la page de configuration de l’application ou la définition de transaction afin d’identifier la séquence spécifique à utiliser pour une fiche ou une transaction. Par exemple, si vous créez une séquence pour les factures, mettez à jour la page Configurer Comptes clients pour identifier la séquence de documents. Administrateurs : généralement Configurer des applications.

Meilleures pratiques pour les séquences numériques

Intacct déconseille d’ajouter des zéros de tête dans une séquence d’ID. Les identifiants avec des zéros de tête peuvent entraîner des erreurs lorsque vous importez des informations dans votre société à partir d’Excel, car Excel supprime le zéro de tête. utilisez un caractère comme préfixe pour votre identifiant : par exemple, C0001 pour un identifiant client.

Solution de contournement de l’importation : Si vous devez utiliser des zéros de tête dans les identifiants, convertissez la colonne des numéros d’identifiant au format texte dans Excel avant d’importer le contenu du fichier. De cette manière, Excel ne supprimera pas les zéros de tête lorsque vous enregistrez le fichier. N’oubliez pas de convertir la colonne des numéros d’identification au format texte chaque fois que vous utilisez un modèle pour importer des informations nécessitant des identifiants.

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Meilleures pratiques en matière de création de noms et d’ID.

Où puis-je utiliser les séquences alpha ?

Vous pouvez actuellement créer des séquences alphanumériques à utiliser avec la correspondance des rapprochements bancaires et de cartes de crédit dans Gestion de la trésorerie, et pour les rapprochements des fournisseurs et des clients dans les comptes fournisseurs, les comptes clients et les sociétés françaises.

Pour utiliser des séquences alphabétiques, mettez à jour la page de configuration de l’application ou la définition de transaction afin d’identifier la séquence alphabétique à utiliser pour une fiche ou une transaction. Par exemple, si vous créez une séquence pour le rapprochement bancaire ou par carte de crédit, mettez à jour Gestion de la trésorerie pour utiliser la séquence alphabétique. Administrateurs : généralement Configurer des applications.

Ajouter une séquence de documents

1. Au niveau général, accédez à Compagnie > Coup monté > Paramètres et sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Séquences de documents.

2. Remplissez les champs obligatoires et ajoutez toute autre information que vous souhaitez inclure dans votre séquence.

   Les champs obligatoires sont les suivants :

   • Identifiant de séquence

     Ne peut pas être modifié après l’enregistrement.

   • Nom de la séquence

   • Statut de la séquence

   • Type de séquence

     Ne peut pas être modifié après l’enregistrement.

   • Séquence principale

     Ne peut pas être modifié après l’enregistrement.

   • Séquence principale suivante

     Générée automatiquement, elle peut être modifiée.

3. Sélectionnez Enregistrer.

Voir le Descriptions des champs pour en savoir plus sur les informations à saisir dans chaque champ.

Report de l’exercice fiscal

Le report de l’exercice fiscal pour les séquences de documents vous aide à gérer vos séquences alphabétiques et numériques avec des transitions de fin d’année facilitées, une meilleure organisation et une meilleure correspondance des transactions.

Pour utiliser le report de l’exercice fiscal :

1. Créez une séquence de documents.
2. Saisissez les informations pour les champs obligatoires.
   
3. Sélectionnez l’icône Activer le report de l’exercice fiscal sur la séquence case à cocher.
   Lorsque cette option est sélectionnée, la fin de l’exercice fiscal de votre société s’affiche et le jour où le report a été activé pour cette séquence.
4. Sélectionnez la manière dont vous souhaitez que l’exercice fiscal soit ajouté à votre séquence de documents :

   • Aucun: lorsque cette option est sélectionnée, l’exercice fiscal n’apparaît pas dans votre séquence de documents.

   • Préfixe: lorsque cette option est sélectionnée, l’exercice fiscal est ajouté comme préfixe de report à votre séquence de documents, suivi d’un champ de séparateur modifiable.

   • Suffixe: lorsque cette option est sélectionnée, l’exercice fiscal est ajouté comme suffixe de report à votre séquence de documents, précédé d’un champ Séparateur modifiable.

5. Enregistrez vos modifications.

Lorsque le report de l’exercice fiscal est activé, les dix années suivantes de séquences de documents avec les exercices fiscaux correspondants s’affichent. Le champ Année n’est pas modifiable.

Modifier une séquence de documents

1. Atteindre Compagnie > Coup monté > Paramètres > Séquences de documents.

2. Recherchez la séquence de documents que vous souhaitez modifier.

3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.

4. Mettez à jour les informations que vous souhaitez inclure dans votre séquence.

   Les champs suivants ne peuvent pas être modifiés :

   • Identifiant de séquence

   • Type de séquence

   • Séquence principale

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Atteindre Compagnie > Coup monté > Paramètres > Séquences de documents.

2. Choisir Éditer en regard de la séquence de documents que vous souhaitez modifier.

3. Mettez à jour les informations que vous souhaitez inclure dans votre séquence.

   Les champs suivants ne peuvent pas être modifiés :

   • Identifiant de séquence

   • Type de séquence

   • Séquence principale

4. Sélectionnez Enregistrer.

Voir le Descriptions des champs pour en savoir plus sur les informations à saisir dans chaque champ.

Supprimer une séquence de documents

Vous supprimez une séquence de documents de la liste Séquence de documents.

Soyez prudent lorsque vous supprimez des séquences. Si vous supprimez une séquence en cours d’utilisation, les utilisateurs ne peuvent pas créer de documents à l’aide de cette séquence et reçoivent un message d’erreur.

Intacct vous recommande de contrôler étroitement les permissions utilisateur pour cette fonction à l’aide de Compagnie > Admin > Utilisateurs > Abonnements > Autorisations.

1. Atteindre Compagnie > Coup monté > Paramètres > Séquences de documents.

2. Recherchez la fiche que vous souhaitez supprimer.

3. Sélectionnez Plus d’actions  > Supprimer à la fin de la ligne.

   Selon vos préférences utilisateur, le système peut vous inviter à confirmer la suppression.

1. Atteindre Compagnie > Coup monté > Paramètres > Séquences de documents.

2. Recherchez la fiche que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez Supprimer.

   Selon vos préférences utilisateur, le système peut vous inviter à confirmer la suppression.

Désactiver le séquençage automatique

Les séquences automatiques pour les nouveaux identifiants sont attribuées dans la page de configuration de chaque application Intacct. Les administrateurs peuvent modifier les séquences.

Lorsque vous désactivez le séquençage automatique, les identifiants existants sont conservés.

Les étapes suivantes sont un exemple de désactivation du séquencement des documents dans Comptes clients. Ces étapes peuvent également être utilisées dans d’autres applications Intacct pour désactiver les séquences de documents.

1. Accédez à Comptes clients > Configurer > Configuration.

   Certaines applications, telles que Services de personnalisation, Services de plateforme et Services Web, n’ont pas d’options de configuration.

2. Faites défiler vers le bas jusqu’à Séquencement des documents.
3. Supprimez la séquence de documents affectée sous Factures et laissez le champ déroulant vide pour désactiver la numérotation automatique.
4. Enregistrez vos modifications.

Descriptions des champs

Les tableaux suivants décrivent chaque champ de la liste Séquence de documents et de la page Informations sur la séquence de documents :

• Liste des séquences de documents
• Page Informations sur la séquence de documents

Champs de la liste de séquence de documents

Champ	Description
Identifiant de séquence	Le nom de la séquence. Vous spécifiez ce nom dans le champ correspondant de la page Informations sur la séquence de documents.
Nom de la séquence	Nom de la séquence qui s’imprime sur les PDF de la facture.
Séquence inutilisée suivante	Affiche le numéro suivant disponible pour une séquence de documents spécifique, ce qui est utile pour le dépannage. Par exemple, il peut s’avérer fastidieux pour l’administrateur de trouver la dernière facture afin de vérifier le numéro. Vous pouvez réinitialiser ce numéro sur la page Informations sur la séquence de documents.
Dernière mise à jour	Ce champ indique la dernière fois qu’une séquence a été modifiée. C’est utile pour le dépannage.

Page Informations sur la séquence de documents

Informations sur la séquence

Informations sur la séquence

Champ	Description
Identifiant de séquence	Le nom de la séquence. Il est important que vous nommiez la séquence en utilisant des mots qui décrivent les documents pour lesquels vous allez l’utiliser. Si vous utilisez des factures récurrentes, vous pouvez définir un identifiant de séquence différent de celui des factures standard.
Nom de la séquence	Titre imprimé sur les fichiers PDF des documents de type facture dans les applications Contrôle d’inventaire (CI), Achats (PO) et Ventes (CC). Le texte que vous saisissez ici est utilisé comme titre des documents de type facture. L’impression d’un titre sur les fichiers PDF est utile dans les applications IC/PO/OE. Vous pouvez disposer de plusieurs modèles de documents de type facture, mais qui ne sont pas facturés (par exemple, des régularisations). En utilisant ce nom de séquence, vous pouvez imprimer un document avec un titre différent et plus approprié. Ce champ n’affecte que les applications IC/PO/OE.
Statut de la séquence	Le statut par défaut est Actif. Si vous ne souhaitez pas que cette séquence apparaisse dans les listes, mais que vous souhaitez la conserver pour une utilisation ultérieure, sélectionnez Inactif. Par exemple, supposons que vous créez des séquences qui ne concernent que les trimestres civils pour les rapports de dépenses tels que EXPRPT-1847-2004Q1. Vous voudrez peut-être rendre cette séquence inactive au début du 2e trimestre lorsque la séquence EXPRPT-1847-2001T2 Commence. Vous pouvez toujours afficher les séquences inactives en sélectionnant l’icône Inclure inactif dans la liste Séquence de documents.
Type de séquence	Le paramètre par défaut est Numérique. Numérique Alpha Les séquences alphanumériques ne sont actuellement disponibles qu’avec la gestion de la trésorerie ou les sociétés françaises. Lorsque vous sélectionnez Numérique, le champ de longueur de la séquence numérique est disponible et toutes les séquences sont affichées en nombres. Lorsque vous sélectionnez Alphabétique, le champ de longueur de la séquence numérique n’est pas disponible et les séquences sont affichées en minuscules.
Longueur de la séquence numérique	Disponible uniquement lorsque le type de séquence est numérique. La longueur totale de la séquence numérique principale qui inclut les zéros non significatifs. La longueur maximale autorisée ici est de 16 caractères. Par exemple, si vous saisissez 5 dans ce champ, et définissez votre Séquence principale sur 123, le résultat est 00123 lors de la saisie de la première facture. La longueur de la séquence principale est de 5 chiffres au total, avec deux zéros avant la première instance de la séquence principale. La longueur totale de la séquence numérique principale facilite le tri dans les listes. Le nombre 00123 s’affiche avant 10123 dans une liste. Si vous ne spécifiez pas les zéros de tête, 10123 s’affiche avant 123 dans la liste. Ce regroupement donne l’impression que les listes sont mal classées.
Maximum de la séquence principale	Affiche la séquence maximale pour la séquence sélectionnée. La longueur maximale par défaut pour les séquences numériques et alphabétiques est de 16 caractères (chiffres ou lettres). Vous pouvez choisir de faire en sorte que votre séquence comporte moins de 16 caractères maximum. Lorsque la fin de la séquence est atteinte, vous recevez un message d’erreur et l’administrateur de la séquence de documents doit recommencer une nouvelle séquence.

Report de l’exercice fiscal

Champ	Description
Activer le report de l’exercice fiscal sur la séquence	Cocher cette case vous permet de gérer les séquences qui changent au début de chaque exercice fiscal. Vous pouvez l’utiliser pour les séquences numériques et alphabétiques. Lorsque cette option est cochée, les champs renseignés suivants s’affichent : Le Fin de l’exercice fiscal pour votre entreprise. Le Date de début du report est le jour où cette séquence de report a été activée.
Joindre l’exercice fiscal à la séquence	Disponible uniquement lorsque vous activez le report de l’exercice fiscal sur la séquence. Utilisez la liste déroulante pour sélectionner l’emplacement où l’exercice fiscal sera ajouté à la séquence de documents. Aucun: lorsque cette option est sélectionnée, l’exercice fiscal n’apparaît pas dans votre séquence de documents. Préfixe: lorsque cette option est sélectionnée, l’exercice fiscal est ajouté comme préfixe de report à votre séquence de documents, suivi d’un champ de séparateur modifiable. Suffixe: lorsque cette option est sélectionnée, l’exercice fiscal est ajouté comme suffixe de report à votre séquence de documents, précédé d’un champ Séparateur modifiable.

Champs de séquence de documents

Champ	Description
Préfixe du report	Lorsque l’exercice fiscal est ajouté à la séquence de documents en tant que préfixe, l’année s’affiche automatiquement ici. Ce champ n’est pas modifiable et est basé sur l’exercice fiscal en cours de votre société.
Préfixe fixe, Séparateurs, Suffixe fixe	Caractères qui apparaissent avant, entre et après la séquence principale. La longueur maximale de la Préfixe fixe et Suffixe fixe est de 30 caractères. Vous pouvez saisir moins de caractères que le nombre maximum. La longueur maximale de la Séparateur Fields est composé d’un (1) caractère. Cela s’applique à tous les champs de séparation. Par exemple INV-E1-00000000012345678-2020Q3 peut être un identifiant de document qui utilise le nombre maximum de caractères disponibles. INV-E1 est le préfixe à 6 caractères. 0000000012345678 est le numéro de séquence à 16 caractères. 3e trimestre 2025 est le suffixe à 6 caractères. Le tiret (-) après INV-E1 et avant 3e trimestre 2020 sont des séparateurs. Lorsque vous activez le report de l’exercice fiscal de la séquence, l’exercice fiscal peut être ajouté à votre séquence de documents, avec des champs de séparation supplémentaires. Par exemple 2024-INVE1-0012345678-Q3 il peut s’agir d’un ID de document qui utilise un exercice fiscal comme suffixe. 2024 est l’exercice fiscal ajouté automatiquement, en fonction de l’exercice fiscal en cours de votre société. INVE1 est le préfixe à 5 caractères. 0012345678 est le numéro de séquence à 10 caractères. T3 est le suffixe à 2 caractères. Le tiret (-) après 2024et INVE1 et avant T3 sont des séparateurs.
Séquence principale	Début de cette séquence. Après toi Sauvegarder, vous ne pouvez plus modifier cette séquence. Intacct déconseille d’ajouter des zéros de tête dans une séquence d’ID. Les identifiants avec des zéros de tête peuvent entraîner des erreurs lorsque vous importez des informations dans votre société à partir d’Excel, car Excel supprime le zéro de tête. utilisez un caractère comme préfixe pour votre identifiant : par exemple, C0001 pour un identifiant client.
Suffixe du report	Lorsque l’exercice fiscal est ajouté à la séquence de documents en tant que suffixe, l’année s’affiche automatiquement ici. Ce champ n’est pas modifiable et est basé sur l’exercice fiscal en cours de votre société.

Séquences avec ou sans report de l’exercice fiscal

Champ	Description
Exercice fiscal	Lorsque le report de l’exercice fiscal n’est pas activé, les séquences s’appliquent à toutes les années. Lorsque le report de l’exercice fiscal est activé, les dix années suivantes de séquences de documents avec les exercices fiscaux correspondants s’affichent. Ce champ n’est pas modifiable.
Séquence principale suivante	Lorsque le report de l’exercice fiscal n’est pas activé, ce champ affiche la séquence affectée au document suivant. Lorsque le report de l’exercice fiscal est activé, les dix années suivantes des séquences affectées au document s’affichent. L’administrateur de la séquence de documents peut utiliser le champ de valeur inutilisée suivant pour le dépannage. Par exemple, il peut s’avérer long pour l’administrateur de trouver la dernière facture afin de vérifier la séquence. Vous pouvez modifier cette séquence. Soyez toutefois prudent lorsque vous modifiez cette séquence après avoir créé des documents qui l’utilisent déjà. Réduire la séquence sous une séquence existante déclenche une erreur si Avertir est choisi pour les numéros en double dans les pages de configuration des CC ou des CF. Pour utiliser ce paramètre, accédez à Compagnie > Admin > Abonnements, puis sélectionnez Comptes clients ou Comptes fournisseurs, puis sélectionnez Configurer.
Valeur inutilisée suivante	Cet aperçu non modifiable vous permet de tester différents paramètres pour le préfixe, le suffixe et les séparateurs. L’aperçu du format de votre séquence vous permet de voir comment la séquence finale apparaît lorsqu’elle est affichée sur un document.
Séquence maximale	Cet aperçu non modifiable vous permet de tester différents paramètres pour le préfixe, le suffixe et les séparateurs. L’aperçu du format de la valeur finale dans une séquence vous permet d’ajuster la plage de séquences selon vos besoins.