Ajouter et utiliser des contacts sur des pages

Ajoutez un contact à la volée sans quitter la tâche que vous effectuez, comme la création d’une facture fournisseur ou d’une facture. Vous pouvez également utiliser les contacts de votre société pour créer des contacts par défaut qui sont automatiquement saisis dans vos transactions.

Ajouter un contact à la volée

Le libellé d’un champ de contact peut varier en fonction de la page sur laquelle vous travaillez. Par exemple, dans Comptes fournisseurs vous voyez les champs de contact de paiement ou de retour, et dans Comptes clients vous voyez les champs de contact de facturation et d’expédition, et ainsi de suite. Quel que soit le nom, le processus d’ajout d’un contact est rapide et facile dans toute l’société.

1. Sur la page sur laquelle vous travaillez, sélectionnez la flèche vers le bas dans le champ de contact. La liste déroulante s’affiche.
2. Sélectionnez Ajouter en haut de la liste. La page Informations de contact s’affiche.
3. Pour créer un contact, il vous suffit de lui attribuer un nom unique et de décider du nom à imprimer sur les documents. Pour plus de détails sur les champs obligatoires et facultatifs, consultez Personnes-ressources.

Comment les contacts sont-ils utilisés ?

La façon dont votre société utilise un contact peut varier en fonction de l’application dans laquelle vous vous trouvez et de la tâche que vous effectuez.

Utilisez les contacts pour :	Où effectuer cette tâche :
Faites des employés, des fournisseurs ou des clients des utilisateurs dans Intacct. Quelle est la différence entre un nom d’utilisateur et un nom de contact ? Un identifiant utilisateur combiné à un mot de passe permet d’accéder à la société. Un contact peut être une personne qui n’est pas nécessairement un utilisateur dans le société, comme un fournisseur ou un contact client. Un contact peut être associé à un utilisateur en ajoutant le nom du contact à un nouveau profil d’utilisateur. Par exemple, vous pouvez associer un contact d’collaborateur à un ID utilisateur pour permettre à ce collaborateur de saisir des feuilles de temps et des dépenses. De même, vous pouvez associer un contact client à un identifiant utilisateur pour permettre à un client de se connecter et d’approuver des feuilles de temps ou des paiements de frais. De plus, certains fournisseurs peuvent être des sous-traitants qui doivent se connecter pour saisir des feuilles de temps et des dépenses.	Accédez au menu Société > Admin > Utilisateurs, rôles et groupes > Utilisateurs.
Déterminez les parties pay-to ou return-to dans les transactions. La société utilise le contact payant pour les activités liées au fournisseur, telles que : Paiement par chèque Création de factures Calcul des taxes pour les solutions fiscales TVA et TPS dans la Comptabilité fournisseurs et les Achats La société utilise le contact de retour pour les activités liées au fournisseur, telles que : Calcul anticipé de la taxe dans les Achats (le cas échéant) Calcul de l’AvaTax (si vous avez une intégration Avalara)	Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs. Aller à Achats > Tous > Opérations et sélectionnez le type de transaction applicable.
Déterminez les destinataires de la facture fournisseur ou de l’expéditeur dans les transactions. Le société utilise le contact facture fournisseur-to pour des activités liées à client, telles que : Transaction de vente Création de factures Dépôts manuels La société utilise le contact ship-to pour des activités liées au client telles que : Transactions de ventes Création de factures Calcul anticipé de l’impôt (le cas échéant) Calcul de l’AvaTax (si vous avez une intégration Avalara) Calcul des taxes pour la TVA et les solutions fiscales GST	Accédez à Ventes > Tous > Transactions et sélectionnez le type de transaction applicable.
Déterminez le contact payant pour le remboursement des dépenses. La société utilise le contact payant pour les activités liées aux collaborateurs, telles que le paiement des chèques de dépenses.	Dépenses des collaborateurs

Utiliser les contacts par défaut dans les transactions

Vous créez des valeurs par défaut de contact pour les factures dans les enregistrements client ou fournisseur respectivement.

Par exemple, si vous souhaitez qu’un contact spécifique soit automatiquement saisi dans le champ Facturation à chaque fois que vous sélectionnez un client spécifique dans une facture, vous pouvez ajouter ce contact en tant que facture fournisseur par défaut dans l’fiche client.

Exemple : Sélection d’un contact comme contact payant par défaut pour les factures

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Recherchez le fournisseur que vous souhaitez mettre à jour.
3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.
   
4. Sélectionnez l’icône Liste de contacts tab.
5. Sous Liste des contacts, saisissez une catégorie, telle que Payer à et sélectionnez une Contacter.
   Intacct ajoute le contact à toutes les listes de contacts déroulantes en haut de la page.
6. Sélectionnez l’icône Contact payant et sélectionnez le contact.
7. Sélectionnez Enregistrer.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Recherchez le fournisseur que vous souhaitez mettre à jour.
3. Sélectionnez Modifier à côté de l’ID du fournisseur.
   
4. Sélectionnez l’icône Liste de contacts tab.
5. Sous Liste de contacts, saisissez une catégorie, telle que Payer àet sélectionnez un Contacter.
   Intacct ajoute le contact aux trois listes de contacts déroulantes en haut de la page.
6. Sélectionnez l’icône Contact payant et sélectionnez le contact.
7. Sélectionnez Enregistrer.

À l’avenir, chaque fois que vous créez une facture fournisseur et que vous sélectionnez ce fournisseur, le champ Paiement à la carte de la page de facture correspond automatiquement par défaut au contact que vous avez sélectionné dans le champ Contact à la carte.

Exemple : Sélection d’un contact comme contact de facture fournisseur par défaut pour les factures :

1. Accédez à Comptes clients >  Tous > Clients.

2. Recherchez le client que vous souhaitez mettre à jour.
3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.
   
4. Sélectionnez l’icône Liste de contacts tab.
5. Sous Liste de contacts, entrez Facturation à comme catégorie et sélectionnez un Contactez-nous.
   Intacct ajoute le contact aux trois listes déroulantes de contacts en haut de la page.
6. Sélectionnez l’icône Contact de facturation et sélectionnez le contact.
7. Sélectionnez Enregistrer.

1. Accédez à Comptes clients >  Tous > Clients.

2. Recherchez le client que vous souhaitez mettre à jour.
3. Sélectionnez Modifier à côté de l’ID client.
   
4. Sélectionnez l’icône Liste de contacts tab.
5. Sous Liste de contacts, entrez Facturation à comme catégorie, puis sélectionnez un Contactez-nous.
   Intacct ajoute le contact aux trois listes déroulantes de contacts en haut de la page.
6. Sélectionnez l’icône Contact de facturation et sélectionnez le contact.
7. Sélectionnez Enregistrer.

À l’avenir, chaque fois que vous créez une facture et sélectionnez ce client, le champ Facturation de la page de facture est automatiquement défini par défaut sur le contact que vous avez sélectionné dans le champ de contact de facturation ici.

Valeurs par défaut que vous pouvez créer

Contact par défaut	Rempli automatiquement	Créé en
Payer à et retourner à	Factures fournisseurs et régularisations Transactions d’achats	Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs
Facturation et expédition	Factures et décomptes Transactions de ventes	Comptes clients > Tous > Clients
Reimburse-to Facturation et expédition	Saisie et ajustements des dépenses Factures du projet	Temps et dépenses > Tous > Employés Projets > Tous > Projets

Priorité de contact dans une fiche d’enregistrement

Intacct remplit automatiquement de nombreux champs de contact en fonction des valeurs par défaut que vous avez configurées dans la fiche du client ou du fournisseur.

Par exemple, si vous créez une transaction Ventes de commande, Intacct saisit automatiquement le Expédié à contact du contact d’expédition dans la transaction de vente, qui lui-même est par défaut du contact d’expédition dans la fiche du client. Vous pouvez écraser les contacts remplis automatiquement lorsque vous créez des transactions.

Pour les Projets, Intacct utilise les informations de contact du projet et, s’il n’y en a pas, utilise par défaut les informations de contact du client ou du fournisseur.

Si vous ne créez pas de valeurs par défaut pour un champ de contact, vous pouvez le sélectionner dans la liste des contacts du champ pour chaque transaction. Ici, vous verrez tous les contacts disponibles sans aucun filtrage.

Utiliser des contacts pour aider à déterminer l’impôt

Si votre société expédie dans de nombreuses juridictions fiscales différentes, telles que de nombreux États différents, vous utiliserez probablement Advanced Tax ou l’intégration AvaTax pour suivre la taxe de vente.

Advanced Tax et AvaTax utilisent les champs de contact suivants pour déterminer la juridiction fiscale et les taxes applicables.

Fiscalité	Application	Contact utilisé
Impôt anticipé Intacct	Comptes clients ou Ventes	Expédition
	Achats	Retour à
Intégration AvaTax	Comptes clients ou Ventes	Expédié à
	Achats	Contact de livraison pour l’établissement – par élément. Voir Détermination de la taxe de vente par établissement.

Les champs de taxe de contact suivants sont utilisés pour déterminer la TVA ou la TPS applicable.

Application	Contact utilisé
Comptes clients et Ventes	Expédition Pour les Comptes clients, le contact d’expédition filtre la liste des détails fiscaux qui peuvent être choisis pour appliquer la taxe à la transaction, ce qui facilite la sélection d’un élément de taxe.
Comptes fournisseurs et Achats	Pay-to Pour les Comptes fournisseurs, le contact payant filtre la liste des détails fiscaux qui peuvent être choisis pour appliquer la taxe à la transaction, ce qui facilite la sélection d’un élément de taxe.

À propos des groupes de contacts fiscaux

Les groupes de contacts fiscaux vous permettent d’appliquer des taxes différentes aux clients, aux fournisseurs et à leurs contacts, en fonction de leurs juridictions. Vous associez les clients, les fournisseurs et leurs contacts aux groupes de contacts TVA. Ensuite, vous pouvez utiliser des mappages de règles de taxe pour appliquer différentes règles de taxe à vos groupes de taxes de contact.