Ajouter et utiliser des contacts sur des pages

Ajoutez un contact à la volée sans quitter la tâche que vous effectuez, telle que la création d’une facture fournisseur ou d’une facture. Vous pouvez également utiliser les contacts de votre société pour créer des contacts par défaut qui sont automatiquement saisis dans vos transactions.

Ajouter un contact à la volée

Le libellé d’un champ de contact peut varier en fonction de la page sur laquelle vous travaillez. Par exemple, dans Comptes fournisseurs, vous voyez les champs Contact de paiement ou de retour, et dans Comptes clients, vous voyez les champs de contact de facturation et d’expédition, etc. Quel que soit le nom, le processus d’ajout d’un contact est simple et rapide dans toute l’entreprise.

1. Sur la page sur laquelle vous travaillez, sélectionnez la flèche vers le bas dans le champ de contact. La liste déroulante s’affiche.
2. Choisir Ajouter en haut de la liste. La page Informations de contact s’affiche.
3. Tout ce dont vous avez besoin pour créer un contact est de lui attribuer un nom unique et de décider du nom à imprimer sur les documents. Pour plus d’informations sur les champs obligatoires et facultatifs, consultez la section Contacts.

Comment les contacts sont-ils utilisés ?

La façon dont votre société utilise un contact peut varier en fonction de l’application dans laquelle vous vous trouvez et de la tâche que vous effectuez.

Utilisez les contacts pour :	Où effectuer cette tâche :
Faites des collaborateurs, des fournisseurs ou des clients des utilisateurs dans Intacct. Quelle est la différence entre un identifiant utilisateur et un nom de contact ? Un identifiant utilisateur associé à un mot de passe permet d’accéder à la société. Un contact peut être une personne qui n’est pas nécessairement un utilisateur de la société, comme un fournisseur ou un contact client. Il est possible d’associer un contact à un utilisateur en ajoutant son nom à un nouveau profil utilisateur. Par exemple, vous pouvez associer un contact de collaborateur à un identifiant utilisateur pour permettre à ce collaborateur de saisir des feuilles de temps et des dépenses. De même, vous pouvez associer un contact client à un identifiant utilisateur pour permettre à un client de se connecter et d’approuver des feuilles de temps ou des paiements de frais. En outre, certains fournisseurs peuvent être des sous-traitants devant se connecter pour saisir des feuilles de temps et des dépenses.	Atteindre Compagnie > Admin > Utilisateurs, rôles et groupes > Utilisateurs.
Déterminez les parties payables ou retournées dans les transactions. La société utilise le contact bénéficiaire du paiement pour les activités liées au fournisseur, telles que : Paiement par chèque Création de factures Calcul des taxes pour les solutions de taxe de type TVA et TPS dans Comptes fournisseurs et Achats La société utilise le contact de renvoi pour les activités liées au fournisseur, telles que : Calcul avancé de la taxe dans Achats (le cas échéant) Calcul AvaTax (si vous disposez d’une intégration Avalara)	Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Fournisseurs. Atteindre Achat > Tout > Transactions et sélectionnez le type de transaction applicable.
Déterminer les parties à facturer ou à expédier dans les transactions. La société utilise le contact de facturation pour ses activités liées aux clients, telles que : Transaction de vente Création de factures Dépôts manuels La société utilise le contact d’expédition pour des activités liées aux clients, telles que : Transactions de ventes Création de factures Calcul avancé de la taxe (le cas échéant) Calcul AvaTax (si vous disposez d’une intégration Avalara) Calcul des taxes pour les solutions de taxe TVA et TPS	Atteindre Commandes clients > Tout > Transactions et sélectionnez le type de transaction applicable.
Déterminez le contact bénéficiaire du paiement pour les remboursements de dépenses. La société utilise le contact bénéficiaire du paiement pour les activités liées aux collaborateurs, telles que le paiement des chèques de dépenses.	Dépenses des collaborateurs

Utiliser des contacts par défaut dans les transactions

Vous créez des valeurs de contact par défaut pour les factures fournisseurs ou les factures dans les fiches client ou fournisseur, respectivement.

Par exemple, si vous souhaitez qu’un contact spécifique soit automatiquement saisi dans le champ Facturation chaque fois que vous sélectionnez un client spécifique dans une facture, vous pouvez ajouter ce contact comme contact de facturation par défaut dans la fiche client.

Exemple : Sélectionner un contact comme contact de paiement par défaut pour les factures fournisseurs

1. Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Fournisseurs.

2. Recherchez le fournisseur que vous souhaitez mettre à jour.
3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.
   
4. Sélectionnez l’icône Liste des contacts onglet.
5. Sous Liste de contacts, saisissez une catégorie telle que Payer à et sélectionnez une Contact.
   Intacct ajoute le contact à toutes les listes de contacts déroulantes en haut de la page.
6. Sélectionnez l’icône Contact paiement et sélectionnez le contact.
7. Sélectionnez Enregistrer.

1. Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Fournisseurs.

2. Recherchez le fournisseur que vous souhaitez mettre à jour.
3. Choisir Éditer en regard de l’ID fournisseur.
   
4. Sélectionnez l’icône Liste des contacts onglet.
5. Sous Liste de contacts, saisissez une catégorie, telle que Payer àet sélectionnez une Contact.
   Intacct ajoute le contact aux trois listes de contacts déroulantes en haut de la page.
6. Sélectionnez l’icône Contact paiement et sélectionnez le contact.
7. Sélectionnez Enregistrer.

À l’avenir, chaque fois que vous créerez une facture et sélectionnerez ce fournisseur, le champ Paiement de la page Facture affichera automatiquement par défaut le contact que vous avez sélectionné dans le champ Contact bénéficiaire du paiement ici.

Exemple : Sélectionner un contact comme contact de facturation par défaut pour les factures :

1. Atteindre Comptes clients > Tout > Clientèle.

2. Recherchez le client que vous souhaitez mettre à jour.
3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.
   
4. Sélectionnez l’icône Liste des contacts onglet.
5. Sous Liste de contacts, saisissez Facturation à comme catégorie et sélectionnez une Contact.
   Intacct ajoute le contact aux trois listes de contacts déroulantes en haut de la page.
6. Sélectionnez l’icône Contact de facturation et sélectionnez le contact.
7. Sélectionnez Enregistrer.

1. Atteindre Comptes clients > Tout > Clientèle.

2. Recherchez le client que vous souhaitez mettre à jour.
3. Choisir Éditer en regard de l’identifiant client.
   
4. Sélectionnez l’icône Liste des contacts onglet.
5. Sous Liste de contacts, saisissez Facturation à en tant que catégorie, puis sélectionnez une Contact.
   Intacct ajoute le contact aux trois listes de contacts déroulantes en haut de la page.
6. Sélectionnez l’icône Contact de facturation et sélectionnez le contact.
7. Sélectionnez Enregistrer.

À l’avenir, chaque fois que vous créerez une facture et sélectionnerez ce client, le champ Facturation de la page Facture affichera automatiquement par défaut le contact que vous avez sélectionné dans le champ Contact de facturation.

Valeurs par défaut que vous pouvez créer

Contact par défaut	Rempli automatiquement	Créé en
Payer à et retourner à	Factures fournisseurs et régularisations Transactions d’achats	Comptes fournisseurs > Tout > Fournisseurs
Facturation et expédition	Factures et régularisations Transactions de ventes	Comptes clients > Tout > Clientèle
Reimburse-to Facturation et expédition	Saisie des dépenses et régularisations Factures du projet	Temps et dépenses > Tout > Salariés Projets > Tout > Projets

Priorité du contact dans une fiche

Intacct remplit automatiquement de nombreux champs de contact en fonction des valeurs par défaut que vous avez définies dans la fiche du client ou du fournisseur.

Par exemple, si vous créez une transaction de commandes clients, Intacct saisit automatiquement l’icône Expédition à contact à partir du contact d’expédition dans la transaction de vente, qui lui-même provient par défaut du contact d’expédition dans la fiche client. Vous pouvez remplacer les contacts remplis automatiquement lorsque vous créez des transactions.

Pour les projets, Intacct utilise les coordonnées du projet et, s’il n’y en a pas, les coordonnées du client ou du fournisseur par défaut.

Si vous ne créez pas de valeurs par défaut pour un champ de contact, vous pouvez sélectionner un contact dans la liste des champs pour chaque transaction. Ici, vous verrez tous les contacts disponibles sans aucun filtrage.

Utiliser des contacts pour vous aider à déterminer les impôts

Si votre société expédie dans de nombreuses juridictions fiscales différentes, telles que de nombreux États, vous utiliserez probablement Taxe avancée ou l’intégration AvaTax pour suivre la taxe de vente.

Taxe avancée et AvaTax utilisent les champs de contact suivants pour déterminer la juridiction fiscale et les taxes applicables.

Fiscalité	Application	Contact utilisé
Taxe avancée Intacct	Comptes clients ou Ventes	Expédition
	Achats	Retour à
Intégration d’AvaTax	Comptes clients ou Ventes	Expédition à
	Achats	Contact d’expédition pour l’emplacement – par élément. Voir Détermination de la taxe de vente par établissement.

Les champs de taxe de contact suivants sont utilisés pour déterminer la TVA ou la TPS applicable.

Application	Contact utilisé
Comptes clients et Ventes	Expédition Pour les comptes clients, le contact d’expédition filtre la liste des éléments de taxe pouvant être choisis pour appliquer la taxe à la transaction, ce qui facilite la sélection d’un élément de taxe.
Comptes fournisseurs et Achats	Pay-to Pour les comptes fournisseurs, le contact de paiement filtre la liste des éléments de taxe pouvant être choisis pour appliquer la taxe à la transaction, ce qui facilite la sélection d’un élément de taxe.

À propos des groupes de taxe de contacts

Les groupes de taxe de contacts vous permettent d’appliquer différentes taxes aux clients, aux fournisseurs et à leurs contacts, en fonction de leur juridiction. Vous associez les clients, les fournisseurs et leurs contacts aux groupes de taxe de contacts. Vous pouvez ensuite utiliser des mappages de barèmes de taxes pour appliquer différents barèmes de taxe à vos groupes de taxe de contacts.