Contacts

Les fiches de contact contiennent toutes les informations dont vous avez besoin pour contacter une personne ou une entreprise. Les contacts n’existent presque jamais dans Sage Intacct seul. Au lieu de cela, ils sont associés à une ou plusieurs fiches dans de nombreuses applications.

Les contacts peuvent être utilisés aux fins suivantes :

• Envoyer des notifications d’événement.
• Déterminez les adresses d’expédition ou de facturation, et de paiement ou de retour dans les transactions de Ventes et Achats.
• Déterminer la taxe sur les transactions.

Les contacts ne sont pas des dimensions comme les fournisseurs, les collaborateurs, les clients ou les utilisateurs. Considérez plutôt vos contacts comme un carnet d’adresses commun et partagé qui est utilisé dans toute votre entreprise par de nombreuses personnes à diverses fins. Par exemple, si vous mettez à jour une adresse dans la fiche d’un fournisseur, l’adresse est mise à jour partout où le contact est associé dans Intacct.

Pour afficher une liste de contacts, accédez à Compagnie > Coup monté >Configuration, puis sélectionner Contacts. Dans la liste Contacts, vous pouvez Ajouter,Éditer,Vueou Supprimer un contact.

À propos du nom de contact suggéré

Le nom de contact suggéré est le champ le plus important d’une fiche de contact. Il représente un identifiant de contact unique dans Sage Intacct, ce qui signifie qu’il ne peut pas être modifié après sa création. En outre, bien que vous puissiez modifier le nom imprimé d’un contact à l’aide du champ Imprimer en tant que, l’attribut Nom de contact suggéré est le nom qui apparaît dans toutes les listes et les listes déroulantes d’Intacct. Si vous rencontrez une situation où vous devez modifier le nom de contact suggéré d’un contact (par exemple, un nom de fournisseur a changé), consultez Modifier le nom de contact suggéré pour plus d’informations sur vos options.

De plus, lorsque vous créez un fournisseur, un client ou un collaborateur, un contact associé est souvent créé simultanément en fonction de champs spécifiques de la fiche. Voir Créer un contact à partir d’une fiche pour savoir quels champs de chaque fiche créent le nom de contact suggéré associé.

Ajouter un contact

Les contacts étant flexibles et pouvant souvent être créés au moment où vous en avez besoin, vous pouvez ajouter un contact de différentes manières. Plus particulièrement, les contacts sont créés lorsque de nouvelles fiches de fournisseurs, de clients ou de collaborateurs sont ajoutées à Intacct. Dans chaque cas, le Nom de contact suggéré est créé à partir de champs spécifiques qui peuvent affecter la cohérence des conventions de dénomination de votre société. Veillez à vérifier la fiche pour les champs spécifiques lorsque vous créez un nouveau contact.

Meilleures pratiques de création de contacts

Étant donné que les contacts sont utilisés et peuvent être créés par différentes fiches et applications dans Sage Intacct, ils peuvent être configurés de manière incohérente, ce qui pourrait prêter à confusion à l’avenir, voire provoquer des erreurs. Pour éviter ces problèmes et bien configurer vos contacts du premier coup, nous vous recommandons de suivre les directives ci-dessous.

Article	Détails
Utiliser uniquement les caractères pris en charge	Le Nom de contact suggéré agit comme un champ d’ID de contact unique et permanent dans Intacct. Les valeurs suivantes sont prises en charge : caractères alphanumériques Ponctuation diverses (points, tirets, traits de soulignement, parenthèses) Les espaces doubles ne sont pas autorisés par Intacct et entraînent Contacts non valides ou des fiches de contact n’apparaissant pas dans les menus déroulants. En outre, l’utilisation d’autres caractères spéciaux non répertoriés ici (tels que # ou %) peut également entraîner un contact non valide.
Établir une convention de dénomination	Le nom de contact suggéré est utilisé dans les listes et les listes déroulantes pour identifier vos contacts. Pour cette raison, nous vous suggérons d’utiliser une convention de nommage qui facilite la distinction des contacts dans une liste. Par exemple, vous pouvez utiliser le nom de société d’un fournisseur ou d’un client, par exemple Example.com pour le nom de contact suggéré. Si le contact est un individu, vous pouvez choisir une convention telle que Nom, Prénom ou vice versa pour que vos contacts restent cohérents et faciles à parcourir dans les listes et les listes déroulantes.

Créer un contact à partir d’une fiche

Vous pouvez créer de nouveaux contacts comme vous créez de nouvelles fiches de fournisseurs, de clients ou de collaborateurs. Le contact associé, en particulier le nom de contact suggéré, est créé à partir de champs spécifiques en fonction du type de fiche que vous créez.

Type de fiche	Nom de contact suggéré
Fournisseur ou client	Lorsque vous créez un nouveau contact associé via une nouvelle fiche fournisseur ou client, le Nom de contact suggéré est enregistré en tant que Imprimer en tant que + V + ID fournisseur pour les dossiers des fournisseurs et Imprimer en tant que + C + Identifiant client pour les dossiers des clients. Par exemple, un fournisseur nommé Example.com avec l’ID de fournisseur 142 créerait un contact avec le Nom de contact suggéré de Example.com(V142). De même, un client nommé Frank Smith avec un identifiant client de 1557 créerait un contact avec Frank Smith (vers 1557) en tant que Nom de contact suggéré. La création d’un nouveau fournisseur ou client crée un nouveau contact associé, sauf si vous sélectionnez spécifiquement l’icône Exclure de la liste de contacts de la société lors de la création de l’enregistrement. Vous pouvez utiliser cette option si vous souhaitez que vos contacts restent cohérents avec la convention de dénomination de votre société.
Collaborateur	Lorsque vous créez une fiche de collaborateur, vous pouvez choisir un contact existant ou créer un nouveau contact à l’aide de la Nom du contact principal champ. Si le collaborateur est également un utilisateur Intacct (ce qui est nécessaire pour saisir les heures et les dépenses), vous devez sélectionner la même option Nom du contact principal que vous avez utilisé pour la fiche utilisateur du collaborateur.
Utilisateur	La création d’un utilisateur ne crée pas automatiquement une fiche de contact pour cet utilisateur. Si vous créez un utilisateur qui est également un collaborateur, un client ou un fournisseur, ajoutez-le d’abord à la liste des clients, des fournisseurs ou des collaborateurs, puis ajoutez-le en tant qu’utilisateur.

Créer un contact manuellement

Pour créer un contact rapidement, il vous suffit de lui attribuer un Nom de contact suggéré et un Imprimer en tant que Nom des documents.

Pour ajouter une fiche de contact plus détaillée :

1. Atteindre Compagnie > Coup monté > Configuration et sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Contacts.

2. Saisissez le nom du contact, par exemple Jose Hernandez.

   • Ce nom n’est pas nécessairement le nom utilisé dans toute votre société, car les noms réels ne sont pas toujours uniques. Par exemple, un nom tel que Jose Hernandez peut être le même qu’un autre contact dans votre société.

   • Intacct suggère automatiquement un nom de contact suggéré unique et un nom Imprimer en tant que en fonction des détails de dénomination que vous saisissez.

   Pour qu’un contact soit associé à un compte utilisateur Intacct, il doit avoir un prénom et un nom.

3. Ajoutez l’adresse e-mail principale, les coordonnées téléphoniques et le nom de la société du contact.

4. Modifiez le Nom de contact suggéré, au besoin.

   Ce nom apparaît dans les listes et les listes déroulantes.

   Une fois enregistré, ce champ ne peut plus être modifié. Voir Modifier le nom de contact suggéré pour plus de détails.

5. Vous pouvez également modifier le paramètre Imprimer en tant que nom. Ce nom apparaît sur Les documents imprimables.

6. Dans l’onglet Informations postales, ajoutez les détails de l’adresse de contact.

7. Dans l’onglet Informations supplémentaires, saisissez les informations secondaires dont vous disposez.

8. Sélectionnez Enregistrer.

   Pour utiliser le contact avec à utiliser avec Taxe avancée ou AvaTax, sélectionnez l’icône Imposable case à cocher.

Modifier un contact

Une fois le contact créé, le Nom de contact suggéré, qui apparaît dans les listes déroulantes et les listes, ne peut pas être modifié. Voir Modifier le nom de contact suggéré pour plus de détails.

Cependant, vous pouvez apporter des modifications au Imprimer en tant que , qui est distinct du champ Nom de contact suggéré. Bien que les modifications apportées à ce champ ne mettent pas à jour le nom du contact qui apparaît dans les listes et les menus déroulants, elles mettent à jour le nom du contact tel qu’il apparaît sur les documents imprimés.

1. Atteindre Compagnie > Coup monté > Configuration > Contacts.

2. Recherchez le contact que vous souhaitez modifier.

3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.

4. Effectuez vos modifications.

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Atteindre Compagnie > Coup monté > Configuration > Contacts.

2. Recherchez le contact que vous souhaitez modifier.
3. Sélectionnez Modifier.

4. Effectuez vos modifications.

5. Sélectionnez Enregistrer.

Afficher les contacts

Vous pouvez afficher la liste de tous les contacts ou les détails d’un contact spécifique.

1. Atteindre Compagnie > Coup monté > Configuration > Contacts.

2. Recherchez le contact que vous souhaitez afficher plus en détail.

3. Choisir Plus d’actions >Vue à la fin de la ligne.

1. Atteindre Compagnie > Coup monté > Configuration > Contacts.

2. Recherchez le contact que vous souhaitez afficher plus en détail, puis sélectionnez Vue.

Contacts avec Advanced Tax ou AvaTax

• Le système peut rechercher le contact pour déterminer la taxe de vente locale. S’il n’y a pas de contact, la société est utilisée à la place. Plus précisément, un groupe de taxe de contacts est choisi pour la société et le contact. Intacct applique un barème de taxe à ce groupe de taxe.
• Utilisateurs multi-entités : Les contacts peuvent être communs (c’est-à-dire accessibles) à toutes les entités ou exclusifs (privés) à une entité spécifique.
• De nombreuses pages de transaction contiennent des champs pour un contact dans les champs Paiement et retour ou Facturation et expédition, et vous avez peut-être spécifié un contact. Supposons que vous ayez spécifié un contact pour une facture et que le contact ait changé. Si vous réimprimez la facture et que les nouvelles coordonnées sont automatiquement remplacées par Intacct, vous n’imprimerez pas une copie exacte de la facture telle qu’elle a été émise à l’origine. Par conséquent, les coordonnées originales associées au document sont conservées afin que vous puissiez en imprimer une copie exacte. Cependant, Intacct vous informe également si les coordonnées ont changé et vous permet de remplacer les nouvelles informations si vous souhaitez utiliser le Obtenir les dernières informations caractéristique.