Contacts

Les fiches d’informations contiennent toutes les informations dont vous avez besoin pour contacter une personne ou une entreprise. Les contacts n’existent presque jamais chez Sage Intacct. Au lieu de cela, ils sont associés à un ou plusieurs enregistrements dans de nombreuses applications.

Les contacts peuvent être utilisés aux fins suivantes :

• Envoyez des notifications d’événements.
• Déterminez les adresses d’expédition ou de facture fournisseur, ainsi que les adresses de paiement ou de retour dans les transactions de Ventes et d’Achats.
• Déterminer la taxe sur les transactions.

Les contacts ne sont pas des dimensions telles que les fournisseurs, les employés, les clients ou les utilisateurs. Au lieu de cela, considérez vos contacts comme un carnet d’adresses commun et partagé qui est utilisé dans toute votre société par de nombreuses personnes à diverses fins. Par exemple, si vous mettez à jour une adresse dans une fiche d’fournisseur, l’adresse sera mise à jour partout dans Intacct auquel le contact est associé.

Pour afficher une liste de contacts, accédez à Société > Mise en place >Configuration, puis sélectionnez Personnes-ressources. Dans la liste Contacts, vous pouvez Ajouter,Modifier,Voirou Supprimer un contact.

À propos du nom du contact suggéré

Le nom de contact suggéré est le champ le plus important d’une fiche de contact. Il agit comme un ID de contact unique dans Sage Intacct, ce qui signifie qu’il ne peut pas être modifié après sa création. De plus, bien que vous puissiez modifier le nom imprimé d’un contact à l’aide du champ Imprimer en tant que, l’icône Nom de contact suggéré est le nom qui apparaît dans toutes les listes et les listes déroulantes d’Intacct. Si vous devez modifier le nom de contact suggéré d’un contact (par exemple, le nom d’un fournisseur a changé), consultez la section Modifier le nom de contact suggéré pour plus d’informations sur vos options.

De plus, lorsque vous créez un fournisseur, un client ou un collaborateur, un contact associé est souvent créé simultanément en fonction de champs spécifiques de la fiche. Voir Créer un contact à partir d’une fiche d’informations Pour en savoir plus sur les champs de chaque fiche d’enregistrement qui créent le nom de contact suggéré associé.

Ajouter un contact

Étant donné que les contacts sont flexibles et peuvent souvent être créés au moment où vous en avez besoin, vous pouvez ajouter un contact de différentes manières. Plus particulièrement, les contacts sont créés lorsque de nouveaux enregistrements de fournisseurs, de clients ou de collaborateurs sont ajoutés à Intacct. Dans chaque cas, le Nom de contact suggéré est créé à partir de champs spécifiques qui peuvent affecter la cohérence des conventions de dénomination de votre société. Veillez à vérifier la fiche d’enregistrement des champs spécifiques lorsque vous créez un nouveau contact.

Bonnes pratiques pour la création de contacts

Étant donné que les contacts sont utilisés et peuvent être créés par diverses fiches et applications dans Sage Intacct, ils peuvent être configurés de manière incohérente, ce qui pourrait prêter à confusion à l’avenir, voire provoquer des erreurs. Pour éviter ces problèmes et configurer correctement vos contacts du premier coup, nous vous recommandons de suivre les directives ci-dessous.

Article	Détails
Utiliser uniquement des caractères pris en charge	L' Nom de la personne-contact suggérée agit comme un champ d’ID de contact unique et permanent dans Intacct. Les valeurs suivantes sont prises en charge : caractères alphanumériques ponctuation diverse (points, traits d’union, traits de soulignement, parenthèses) Les espaces doubles ne sont pas autorisés par Intacct et entraînent contacts non valides ou les enregistrements de contact n’apparaissant pas dans les menus déroulants. En outre, l’utilisation d’autres caractères spéciaux non répertoriés ici (tels que # ou %) peut également entraîner un contact non valide.
Établir une convention de nommage	Le nom de contact suggéré est utilisé dans les listes et les listes déroulantes pour identifier vos contacts. Pour cette raison, nous vous suggérons d’utiliser une convention de nommage qui facilite la distinction des contacts dans une liste. Par exemple, vous pouvez utiliser le nom société d’un fournisseur ou d’un client, tel que Example.com pour le nom de contact suggéré. Si le contact est un particulier, vous pouvez choisir une convention telle que Nom, Prénom ou vice versa pour que vos contacts restent cohérents et faciles à analyser dans les listes et les listes déroulantes.

Créer un contact à partir d’une fiche d’informations

Vous pouvez créer de nouveaux contacts en même temps que vous créez des enregistrements de fournisseur, de client ou de collaborateur. Les contact associés, en particulier le nom de contact suggéré, sont créés à partir de champs spécifiques en fonction du type de fiche que vous créez.

Type de fiche	Nom de contact suggéré
Fournisseur ou client	Lorsque vous créez un nouveau contact associé via une nouvelle fiche de fournisseur ou de client, le Nom du contact suggéré est enregistré sous le nom Imprimer sous + V + ID du fournisseur pour les dossiers du fournisseur et Imprimer en + C + ID client pour les dossiers clients. Par exemple, un fournisseur nommé Example.com avec l’identifiant fournisseur 142 créerait un contact avec le Nom de contact suggéré de Example.com(V142). De même, un client nommé Frank Smith avec un identifiant client de 1557 créerait un contact avec Frank Smith (vers 1557) comme le Nom du contact suggéré. La création d’un nouveau fournisseur ou client crée un nouveau contact associé, sauf si vous sélectionnez spécifiquement l’icône Exclure de la liste de contacts de l’société lorsque vous créez la fiche. Vous pouvez utiliser cette option si vous souhaitez que vos contacts restent cohérents avec la convention de nommage de votre société.
Collaborateur	Lorsque vous créez un nouveau collaborateur fiche, vous pouvez choisir un contact existant ou créer un nouveau contact à l’aide de l’icône Nom du contact principal domaine. Si le collaborateur est également un utilisateur Intacct (ce qui est nécessaire pour la saisie du temps et des dépenses), vous devez sélectionner le même Nom du contact principal que vous avez utilisé pour la fiche utilisateur du collaborateur.
Utilisateur	La création d’un utilisateur ne crée pas automatiquement une fiche de contact pour cet utilisateur. Si vous créez un utilisateur qui est également un collaborateur, un client ou un fournisseur, ajoutez-le d’abord à la liste Clients, Fournisseurs ou Employés, puis ajoutez-le en tant qu’utilisateur.

Créer un contact manuellement

Pour créer un contact rapidement, il vous suffit de lui attribuer un Nom du contact suggéré et un Imprimer en tant que nom pour les documents.

Pour ajouter une fiche de contact plus détaillée :

1. Aller à Société > Mise en place > Configuration et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Personnes-ressources.

2. Entrez le nom du contact, par exemple Jose Hernandez.

   • Ce nom n’est pas nécessairement le nom utilisé dans toute votre société, car les noms réels ne sont pas toujours uniques. Par exemple, un nom tel que Jose Hernandez peut être le même qu’un autre contact de votre société.

   • Intacct suggère automatiquement un nom de contact suggéré unique et un nom d’impression en tant que en fonction des détails de dénomination que vous entrez.

   Pour qu’un contact soit associé à un compte utilisateur Intacct, le contact doit avoir un prénom et un nom.

3. Ajoutez l’adresse e-mail principale, les informations de téléphone et le nom de la société du contact.

4. Modifiez le Nom du contact suggéré, au besoin.

   Ce nom apparaît dans les listes et les listes déroulantes.

   Une fois enregistré, ce champ ne peut plus être modifié. Voir Modifier le nom de contact suggéré pour plus de détails.

5. Si vous le souhaitez, modifiez l’icône Imprimer en tant que nom. Ce nom apparaît sur Documents imprimés.

6. Dans l’onglet Informations postales, ajoutez les détails de l’adresse de contact.

7. Sous l’onglet Informations supplémentaires, entrez les informations secondaires dont vous disposez.

8. Sélectionnez Enregistrer.

   Pour utiliser le contact avec utilisation avec Advanced Tax ou AvaTax, sélectionnez l’icône Imposable case à cocher.

Modifier un contact

Une fois le contact créé, le Nom du contact suggéré, qui apparaît dans les listes déroulantes et les listes, ne peut pas être modifiée. Voir Modifier le nom du contact suggéré pour plus de détails.

Cependant, vous pouvez apporter des modifications à l’élément Imprimer en tant que , qui est distinct du champ Nom du contact suggéré. Bien que les modifications apportées à ce champ ne mettent pas à jour le nom du contact qui apparaît dans les listes et les listes déroulantes, elles mettent à jour le nom du contact tel qu’il apparaît sur les documents imprimés.

1. Accédez à Société > Configurer > Configuration > Contacts.

2. Recherchez le contact que vous souhaitez modifier.

3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

4. Effectuez vos modifications.

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Accédez à Société > Configurer > Configuration > Contacts.

2. Recherchez le contact que vous souhaitez modifier.
3. Sélectionnez Modifier.

4. Effectuez vos modifications.

5. Sélectionnez Enregistrer.

Afficher les contacts

Vous pouvez afficher une liste de tous les contacts ou les détails d’un contact spécifique.

1. Accédez à Société > Configurer > Configuration > Contacts.

2. Recherchez le contact que vous souhaitez afficher plus en détail.

3. Sélectionnez Plus d’actions > Afficher à la fin de la ligne.

1. Accédez à Société > Configurer > Configuration > Contacts.

2. Recherchez le contact que vous souhaitez afficher plus en détail, puis sélectionnez Voir.

Contacts avec Advanced Tax ou AvaTax

• Le système peut rechercher le contact pour déterminer la taxe de vente locale. S’il n’y a pas de contact, c’est la société qui est utilisée à la place. Plus précisément, un régime d’imposition tiers est choisi, tant pour la société que pour le contact. Intacct applique une règle de taxe à ce groupe de taxes.
• Utilisateurs multi-entités : Les contacts peuvent être communs (c’est-à-dire accessibles) à toutes les entités, ou exclusifs (privés) à une entité spécifique.
• De nombreuses pages de transactions contiennent des champs pour un contact dans les champs Paiement à et retour à ou Facturation et livraison à, et vous avez peut-être spécifié un contact. Supposons que vous ayez spécifié un contact pour une facture et que le contact ait changé. Si vous réimprimez la facture et que les nouvelles informations de contact sont automatiquement remplacées par Intacct, vous n’imprimerez pas une copie exacte de la facture telle qu’elle a été émise à l’origine. Par conséquent, les informations de contact initiales associées au document sont conservées afin que vous puissiez en imprimer une copie exacte. Cependant, Intacct vous permet également de savoir si les informations de contact ont changé et vous permet de substituer les nouvelles informations si vous souhaitez utiliser le Obtenir les dernières informations fonctionnalité.