Créer des définitions de conformité des fournisseurs

Magasin des définitions de conformité des fournisseurs :

  • Catégorie de conformité, comme les informations d’assurance, divers et de renonciation aux privilèges

  • Quels paramètres permettent de vérifier la non-conformité

  • Comment gérer les fiches de non-conformité lors du paiement des factures des CF (erreur, avertissement, ignorer)

Les définitions de conformité des fournisseurs ont chacune un ID et un nom uniques, et elles incluent une règle de validation et un paramètre de notification.

  • La règle de validation spécifie le mode de validation de la conformité, soit par la réception d’un document, soit en fonction d’une date d’expiration.

  • Le paramètre de notification détermine ce qui se passe lorsque le document d’un fournisseur n’est pas conforme. Vous pouvez bloquer le paiement d’une facture des CF dans Comptes fournisseurs ou afficher un avertissement. Vous pouvez sélectionner l’option Ignorer.

Pour utiliser une définition de conformité, associez-la d’abord à un type de conformité. Vous pouvez associer plusieurs types de conformité à une seule définition de conformité.

Un type de conformité des fournisseurs est généralement une licence ou un autre document spécifique que vous souhaitez suivre pour les fournisseurs ou les engagements. Les types de conformité des fournisseurs suivent les éléments de conformité tels que :

  • Assurance responsabilité civile générale

  • Assurance contre les accidents du travail

  • Licence d’entrepreneur spécialisé

  • Licence d’entreprise d’État

  • Certification requise, comme la certification OSHA

  • Certification facultative, comme la certification LEED

Un abonnement à Construction est nécessaire. Pour activer un abonnement Construction, contactez votre responsable de compte Sage Intacct. La prise en charge régionale pour Construction est limitée aux États-Unis, au Canada, à l’Australie et au Royaume-Uni.

Abonnement
  • Application Projets : Facturation et coûts du projet
  • Achats
  • Construction
L’abonnement Conformité des fournisseurs est inclus avec votre abonnement Construction, mais vous devez l’activer séparément (Société > onglet Admin > Abonnements). Une fois votre abonnement activé, attribuez des permissions de conformité dans Achats.

Activez l’abonnement Conformité des fournisseurs pour pouvoir :

  • Configurer des définitions de conformité pour déterminer le mode de validation des documents et ce qui se passe lorsqu’un document est manquant ou arrivé à expiration. La validation est basée sur la réception d’un document ou sur une date d’expiration.

  • Indiquez si les paiements sont bloqués ou si un avertissement apparaît dans la section Comptes fournisseurs si un fournisseur a un document arrivé à expiration ou manquant.

  • Créez des types de conformité pour chaque type de document que vous souhaitez suivre.

  • Associez les définitions de conformité à un ou plusieurs types de conformité.

  • Créez des fiches de conformité pour vos fournisseurs ou engagements. Créez un enregistrement de conformité pour chacun des documents du fournisseur que vous devez suivre.
Disponibilité régionale

  • Australie

  • Canada

  • États-Unis
Type d’utilisateur

Entreprise

Responsable de construction

Responsable projet
Permissions

Sélectionner les fiches de conformité : Lister, Afficher, Ajouter, Modifier, Supprimer

Configuration de conformité des achats : Liste, Afficher, Ajouter, Modifier, Supprimer

Les permissions de configuration de conformité s’appliquent aux définitions de conformité et aux types de conformité. Accordez des permissions aux utilisateurs qui créent des définitions de conformité et gèrent les fiches de conformité des fournisseurs.
Étape précédente
  • Dressez une liste des différents types de documents de conformité que vous allez suivre. Vous allez créer un type de conformité pour chaque type de document.
  • Décidez du mode de validation de chaque type de document. Suffit-il de recevoir une copie du document ou devez-vous le valider par rapport à une date d’expiration ? Vous devez définir ces règles lorsque vous créez des définitions de conformité.
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    Créez au moins une définition de conformité. Vous pouvez utiliser une définition de conformité pour plusieurs types de conformité s’ils utilisent le même type de validation et de notification.

    Les définitions de conformité ont chacune un ID et un nom uniques et incluent une règle de validation et un paramètre de notification.

    • Les règles de validation spécifient le mode de validation de la conformité, soit par la réception d’un document, soit en fonction d’une date d’expiration.

    • Les paramètres de notification déterminent ce qui se passe lorsque le document d’un fournisseur n’est pas conforme. Vous pouvez bloquer les paiements à ce fournisseur dans Comptes fournisseurs ou afficher un avertissement. Vous pouvez sélectionner l’option Ignorer. Si vous avez plusieurs types de documents qui utilisent la même règle de validation et la même notification, utilisez la même définition de conformité pour tous ces types de documents.

    1. Atteindre Achat > Coup monté > Définitions de conformité.

    2. Sélectionnez Ajouter.

    3. Saisissez un fichier unique ID de définition de conformité.

    4. Saisissez un Nom de définition de conformité.

    5. Dans la liste déroulante Catégorie de conformité, sélectionnez Assurance, Diversou Renonciation aux privilèges.

    6. Sélectionnez l’icône Règles de génération.

      • Ne pas générer : Sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas que Sage Intacct génère des fiches de conformité. Vous pouvez créer des fiches de conformité manuellement.

      • Automatique par type : Selon l’option que vous avez sélectionnée dans le suivi, vous pouvez sélectionner des fournisseurs ou des définitions de transaction. Lorsque cette option est sélectionnée, Sage Intacct génère automatiquement une fiche de conformité lorsque vous créez un nouveau fournisseur ou un document principal.

        Sélectionner une Vendeur Nom du type pour associer la définition de conformité à un fournisseur. Vous pouvez également sélectionner une Définition de transaction pour associer la définition de conformité à une définition de transaction.

      Si vous organisez les types de fournisseurs dans une structure hiérarchique, sélectionnez le type de fournisseur au niveau le plus bas.

    7. Choisissez l’icône Règles de validation.

      Vous ne pouvez sélectionner les règles de validation que lorsque Divers est défini comme catégorie de conformité.

    8. Définissez la Notifications:

      • Pour empêcher quiconque d’effectuer un paiement au fournisseur si son document n’est pas conforme, sélectionnez Erreur.

      • Pour afficher un avertissement dans Comptes fournisseurs Payer les factures fournisseurs si le document du fournisseur n’est pas conforme, sélectionnez Avertissement. Un avertissement ne vous empêche pas de payer une facture CF.

      • Si vous ne souhaitez pas bloquer les paiements ou afficher un avertissement, sélectionnez Ignorer.

    9. Enregistrez vos modifications.