Suivre la conformité des fournisseurs

Assurez-vous que vos fournisseurs présentent les documents de conformité requis avant de les payer.

Un abonnement à Construction est nécessaire. Pour activer votre abonnement à Construction, contactez votre responsable de compte Sage Intacct. La prise en charge régionale pour Construction est limitée aux États-Unis, au Canada, à l’Australie et au Royaume-Uni.

Abonnement	Projets configurés pour le calcul du coût de revient et la facturation des projets Achats Construction avec l’abonnement Conformité des fournisseurs activé L’abonnement Conformité des fournisseurs est inclus avec votre abonnement Construction, mais vous devez l’activer séparément (Société > onglet Admin > Abonnements). Une fois votre abonnement activé, attribuez des permissions de conformité dans Achats.
Disponibilité régionale	Australie Canada États-Unis
Type d’utilisateur	Entreprise Responsable de construction Responsable projet
Permissions	Achats Configuration de la conformité : Lister, Afficher, Ajouter, Modifier, Supprimer Fiches de conformité : Lister, Afficher, Ajouter, Modifier, Supprimer Les permissions de configuration de conformité s’appliquent aux définitions de conformité et aux types de conformité. Accordez des permissions aux utilisateurs qui créent des définitions de conformité et gèrent les fiches de conformité des fournisseurs.

Activez l’abonnement de conformité du fournisseur (Société >Administrateur >Abonnements).
Attribuez des autorisations de conformité au fournisseur dans Achats.

En fonction de leur rôle, les utilisateurs auront besoin de Configuration de la conformité ou Dossiers de conformité autorisations, ou les deux. Voir Achats d’autorisations pour plus de détails.
Créer des définitions de conformité pour déterminer le mode de validation des documents et ce qui se passe lorsqu’un document est manquant ou arrivé à expiration.
- La validation est basée sur la réception d’un document ou sur une date d’expiration.
- Vous pouvez spécifier si vous souhaitez bloquer les paiements, afficher un avertissement ou ignorer les documents non conformes lors du paiement des factures.
Créer des types de conformité pour chaque type de document que vous devez suivre, et associez les définitions de conformité à un ou plusieurs types de conformité.
Créer des enregistrements de conformité pour vos fournisseurs ou vos engagements.
- Créez une fiche de conformité pour chaque document du fournisseur dont vous devez faire le suivi.
- Les enregistrements de conformité peuvent être générés automatiquement en fonction de votre configuration.
Lorsque vous payez des fournisseurs, vérifiez la conformité et résolvez les problèmes au besoin :
1. Sur le Payer des factures , examinez la page Conformité des fournisseurs colonne pour déterminer si le fournisseur dispose d’un document manquant ou expiré. En fonction de votre configuration, cette colonne affiche l’un des éléments suivants :
  - Si vous ne bloquez pas les paiements aux fournisseurs dont les documents sont manquants ou expirés, la colonne s’affiche comme vide. Vous pouvez procéder au paiement.
  - Erreur : Indique que le fournisseur dispose d’un document manquant ou expiré. Vous ne pouvez pas effectuer le paiement tant que vous n’avez pas résolu l’erreur.
  - Avertissement: Indique que le fournisseur dispose d’un document manquant ou expiré, mais que vous pouvez toujours effectuer le paiement.
2. Pour résoudre les problèmes, sélectionnez le lien d’erreur ou d’avertissement dans le Conformité des fournisseurs colonne. Cela ouvre une liste de tous les enregistrements de conformité contenant des erreurs ou des avertissements.
  
  Vous devez disposer des autorisations appropriées pour modifier ou supprimer les enregistrements de conformité.