Modèles de renouvellement – Contrats

Un modèle de renouvellement définit un ensemble d’actions qu’Intacct effectuera lorsqu’un contrat atteindra sa date de fin. Voici des exemples de ce qu’un modèle de renouvellement peut faire :

• Déterminez quand fermer le contrat source et en créer un. Le nouveau contrat aura une relation enfant avec le contrat source parent.
• Envoyez un e-mail à l’équipe de vente un certain numéro de jours avant la fin d’un contrat pour l’informer que le contrat doit être renouvelé.
• Envoyez un e-mail au client pour l’informer que son contrat doit être renouvelé.

Si vous êtes abonné à l’intégration Intacct Advanced CRM, consultez le Centre d’aide sur l’intégration CRM avancée pour plus d’informations sur le fonctionnement des renouvellements de contrat avec Salesforce.

À propos des renouvellements de contrat

Si vous indiquez qu’un contrat peut être renouvelé, vous attribuerez un Modèle de renouvellement au contrat. Le modèle de renouvellement a une durée et une période de renouvellement par défaut que vous pouvez modifier sur le contrat le cas échéant. Vous sélectionnez également les lignes de contrat à inclure dans le renouvellement (par exemple, une ligne de contrat de support est renouvelée alors qu’une ligne de contrat de frais d’installation uniques n’est probablement pas renouvelée).

À la date de déclenchement du renouvellement, Intacct définit le statut du contrat initial (source) sur « Renouvelé » et le crée Un nouveau contrat enfant, qui contient uniquement les lignes de contrat sélectionnées pour le renouvellement. La date de début du nouveau contrat correspond à la date de fin du contrat source plus 1 jour. Vous pouvez continuer à comptabiliser les produits, les dépenses ou générer des factures pour le contrat source, le cas échéant.

Si le modèle de renouvellement comprend Notifications, Intacct envoie des e-mails aux collaborateurs internes ou au client aux dates applicables, qui peuvent être antérieures ou postérieures à la date de déclenchement du renouvellement.

Créez autant de modèles de renouvellement que vous le souhaitez qui sont adaptés à votre société, puis réutilisez les modèles de renouvellement dans tous les contrats.

1. Aller à Contrats > Mise en place >Modèles et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Renouvellement.

2. Dans le Données d’identification , procédez comme suit :
   • Entrez un identifiant court pour le modèle de renouvellement dans le ID du modèle de renouvellement domaine.
   • Entrez une description significative dans le Descriptif domaine.
   • Accepter la valeur par défaut Statut Actif ou si vous ne souhaitez pas que le modèle actuel soit encore disponible, utilisez l’icône Statut liste déroulante pour sélectionner Inactif.
3. Dans le Options de renouvellement , procédez comme suit :
   • Indiquez si vous devez Créez un contrat en tant que un En cours ou Brouillon contrat.
   • Entrez le numéro de Jours avant ou après le contrat source Renouvellement date à laquelle Intacct créera le renouvellement.
     Bien qu’il existe une option pour créer un contrat renouvelé Après le contrat initial se termine, Intacct vous recommande vivement de laisser le Avant. Si vous sélectionnez Après, vous ne pourrez pas modifier certains détails de l’en-tête de contrat sur le contrat renouvelé car il sera déjà commencé.
   • Utilisez la liste déroulante pour sélectionner Durée par défaut (Jours, Mois ou Années), puis saisissez le numéro de périodes couvertes par le renouvellement. Par exemple, 12 mois.
   • Sélectionnez l’option souhaitée Option de tarification.
4. Dans le E-mail du client de la Notification , indiquez si vous souhaitez qu’Intacct envoie un e-mail au client dans le cadre du processus de renouvellement. Si oui, procédez comme suit :
   • Sélectionnez un Modèle d’e-mail.
   • Entrez le numéro de Jours avant ou après la date de renouvellement du contrat source qu’Intacct enverra au client par e-mail.
5. Dans le E-mail interne de la Notification , indiquez si vous souhaitez qu’Intacct envoie un courriel aux employés de votre société dans le cadre du processus de renouvellement. Si oui, procédez comme suit :
   • Sélectionnez un Modèle d’e-mail.
   • Entrez le numéro de Jours avant ou après la date de renouvellement du contrat source qu’Intacct enverra l’e-mail interne.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier un modèle de renouvellement

Les modifications apportées à un modèle de renouvellement s’appliqueront aux nouveaux contrats auxquels le modèle de renouvellement est associé à l’avenir. Si vous modifiez l’élément Action de renouvellement, Joursou Date de renouvellement champs d’un modèle de renouvellement, vous avez également la possibilité de synchroniser vos modifications avec les contrats existants. La synchronisation met à jour la date de déclenchement sur les contrats en cours associés au modèle. En savoir plus sur la synchronisation des modèles de renouvellement.

Si vous souhaitez modifier les options de tarification ou les préférences d’envoi par e-mail pour les modèles de renouvellement utilisés, la meilleure pratique consiste à créer de nouveaux modèles de renouvellement avec les options souhaitées. Modifiez ensuite les affectations du modèle de renouvellement pour les contrats en cours applicables. Il est ainsi plus facile de vérifier les données de renouvellement pendant la durée d’un contrat.

Afficher un modèle de renouvellement

Supprimer un modèle de renouvellement

Vous pouvez supprimer un modèle de renouvellement s’il n’a été utilisé par aucun contrat. Cela supprime le modèle d’Intacct. Vous pouvez également désactiver un modèle (changer le statut en Inactif), ce qui l’empêche de s’afficher dans les listes de sélection de modèles, mais conserve le modèle à des fins historiques.

Descriptions des champs :

Description des champs du modèle de renouvellement

Champ	Description
ID du modèle de renouvellement	Un identifiant court pour le modèle de renouvellement. Cet ID apparaîtra dans toutes les listes de sélections applicables dans Intacct.
Description	Une description pertinente du modèle de renouvellement qui peut aider les utilisateurs à choisir le bon. Par exemple, une majoration de 5 % sur 12 mois pour cent.
Statut	Sélectionnez Actif ou Inactif. Si vous sélectionnez Actif, le modèle sera disponible. Si vous sélectionnez Inactif, le modèle ne sera pas disponible. Vous pouvez modifier le statut du modèle comme vous le souhaitez.

Options de renouvellement

Descriptions des champs des options de renouvellement

Champ	Description
Créer un renouvellement en tant que	Les options sont les suivantes : En cours Les montants de réservation associés au contrat renouvelé sont validés dans le GL et le contrat est considéré comme en vigueur. Brouillon : Le contrat renouvelé est enregistré en tant que version préliminaire. Un projet de contrat n’a aucun effet sur le Grand livre. La modification de ce champ déclenche l’option de synchronisation de vos modifications avec les contrats existants. En savoir plus sur la synchronisation des modèles.
Action de renouvellement	Ce champ n’est applicable que si votre société est abonnée à l’intégration CRM avancée Intacct. Les options sont les suivantes : Créez une opportunité dans Salesforce : Indique qu’Intacct va créer une nouvelle opportunité dans Salesforce. Le processus de renouvellement copie l’objet de contrat Intacct dans Salesforce dans une nouvelle opportunité. Dans ce scénario, l’utilisateur gère les lignes de renouvellement sur l’opportunité. Voir le Centre d’aide sur l’intégration CRM avancée pour plus d’informations sur le fonctionnement des renouvellements de contrat avec Salesforce. Créez un contrat dans Intacct : Indique qu’Intacct créera un contrat enfant dans Intacct conformément au processus de renouvellement du contrat Intacct. La modification de ce champ déclenche l’option de synchronisation de vos modifications avec les contrats existants. En savoir plus sur la synchronisation des modèles.
Quand Jours Date de renouvellement	Le numéro de jours avant ou après la date de renouvellement du contrat source qu’Intacct créera le contrat renouvelé. Bien qu’il existe une option pour créer un contrat renouvelé Après la fin du contrat initial, Intacct vous recommande vivement de laisser la valeur par défaut Avant. Si vous sélectionnez Après, vous ne pourrez pas modifier certains détails de l’en-tête du contrat renouvelé, car il sera déjà commencé.
Durée par défaut	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner la période de renouvellement par défaut (Jours, Mois ou Années), puis saisissez la numéro des périodes couvertes par le renouvellement. Par exemple, 12 mois.
Prix	Les options sont les suivantes : Identique à l’initial : Le contrat renouvelé utilisera les mêmes montants forfaitaires/fixes pour chaque ligne de contrat que dans le contrat initial. Utilisez la liste de prix de facturation : Intacct utilisera le montant forfaitaire/fixe de la liste de tarifs de facturation pour les lignes de contrat renouvelées. Personnalisé : L’utilisateur doit définir manuellement un prix spécifique sur la ligne de contrat pour le prochain renouvellement ou la prochaine série de renouvellements. En savoir plus sur Spécification des montants de renouvellement personnalisés.  Balisage ou démarque : Intacct accordera une remise ou une majoration sur toutes les lignes de contrat renouvelées du pourcentage indiqué ou du montant réel. Choisissez l’une des options suivantes. Pourcentage de majoration Pourcentage de démarque Majoration réelle Démarque réelle Pour les pourcentages, indiquez le pourcentage sous forme de numéro entier (par exemple, 5). Pour les montants, indiquez la valeur du montant (par exemple, 500,00). Montants de renouvellement personnalisés spécifiées sur une ligne de contrat remplacent toutes les options de tarification du modèle de renouvellement. Les options de tarification sur un modèle de renouvellement affecteront le montant fixe/fixe sur un Ligne de contrat de renouvellement uniquement lors du renouvellement.

Notification : E-mail du client

Notification : Description des champs d’adresse e-mail du client

Champ	Description
Envoyer au client	Indiquez si vous souhaitez ou non envoyer un e-mail au client dans le cadre du processus de renouvellement.
Quand	Le numéro de jours avant ou après la date de renouvellement du contrat source qu’Intacct enverra au client par e-mail. La date de renouvellement du contrat est la première des dates suivantes : Facture à l’acompte Date de début ou la date de début du modèle de renouvellement.
Modèle d’e-mail	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser pour l’e-mail de notification du client. Le modèle d’e-mail peut contenir les paramètres d’adresse e-mail De/À appropriés et un texte personnalisé. En savoir plus À propos des modèles d’e-mail.

Notification : E-mail interne

Notification : Descriptions des champs d’e-mail internes

Champ	Description
Envoyer à des destinataires internes	Indiquez si vous devez envoyer ou non un e-mail à votre équipe de vente ou à d’autres réviseurs internes dans le cadre du processus de renouvellement
Quand	Le numéro de jours avant ou après la date de renouvellement du contrat source qu’Intacct enverra à l’e-mail interne. La date de renouvellement du contrat est la première des dates suivantes : Facture à l’acompte Date de début ou la date de début du modèle de renouvellement.
Modèle d’e-mail	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser pour l’e-mail de notification interne. Le modèle d’e-mail peut contenir les paramètres d’adresse e-mail De/À appropriés et un texte personnalisé.