Modèles de renouvellement : Contrats

Un modèle de renouvellement définit un ensemble d’actions qu’Intacct effectuera lorsqu’un contrat atteindra sa date de fin. Voici quelques exemples de ce qu’un modèle de renouvellement peut faire :

• Déterminer quand fermer le contrat source et créer un nouveau contrat. Le nouveau contrat aura une relation enfant avec le contrat source parent.
• Envoyez un e-mail à l’équipe commerciale un certain nombre de jours avant la fin d’un contrat pour l’avertir que le contrat doit être renouvelé.
• Envoyez un e-mail au client l’informant que son contrat doit être renouvelé.

Si vous êtes abonné à l’intégration d’Intacct Advanced CRM, reportez-vous à la section Centre d’aide pour l’intégration d’Advanced CRM pour plus d’informations sur le fonctionnement des renouvellements de contrat avec Salesforce.

À propos des renouvellements de contrat

Si vous indiquez qu’un contrat est sujet à renouvellement, vous attribuerez un Modèle de renouvellement au contrat. Le modèle de renouvellement a une durée et une période de renouvellement par défaut que vous pouvez modifier sur le contrat le cas échéant. Vous sélectionnez également les lignes de contrat à inclure dans le renouvellement (par exemple, une ligne de contrat de support est renouvelée alors qu’une ligne de contrat de frais d’installation uniques n’est probablement pas renouvelée).

À la date de déclenchement du renouvellement, Intacct définit l’état du contrat d’origine (source) sur « Renouvelé » et crée Un nouveau contrat enfant, qui contient uniquement les lignes de contrat sélectionnées pour le renouvellement. La date de début du nouveau contrat correspond à la date de fin du contrat source plus 1 jour. Vous pouvez continuer à reconnaître les revenus, à reconnaître les dépenses ou à générer des factures pour le contrat source, le cas échéant.

Si le modèle de renouvellement comprend Notifications, Intacct envoie des e-mails aux collaborateurs internes ou au client aux dates applicables, qui peuvent être antérieures ou postérieures à la date de déclenchement du renouvellement.

Ajouter un modèle de renouvellement

Créez autant de modèles de renouvellement que nécessaire adaptés à votre société, puis réutilisez les modèles de renouvellement dans tous les contrats.

1. Atteindre Contrats > Coup monté >Modèles et sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Renouvellement.

2. Dans le Détails d’identification , procédez comme suit :
   • Saisissez un identifiant court pour le modèle de renouvellement dans la ID du modèle de renouvellement champ.
   • Saisissez une description significative dans la Description champ.
   • Accepter la valeur par défaut Statut sélection de l’option Actif ou si vous ne souhaitez pas que le modèle actuel soit encore disponible, utilisez la commande Statut liste déroulante pour sélectionner Inactif.
3. Dans le Options de renouvellement , procédez comme suit :
   • Indiquez s’il faut Créer un contrat en tant que un En cours ou Brouillon contrat.
   • Saisissez le numéro de Jours avant ou après la date de fin du contrat source à laquelle Intacct créera le renouvellement.
     Bien qu’il existe une option permettant de créer un contrat renouvelé, Après le contrat d’origine prend fin, Intacct vous recommande vivement de laisser la valeur par défaut Avant. Si vous sélectionnez Après, vous ne pourrez pas modifier certains détails de l’en-tête de contrat sur le contrat renouvelé, car il sera déjà commencé.
   • Utilisez la liste déroulante pour sélectionner Durée par défaut (Jours, Mois ou Années), puis saisissez le nombre de périodes couvertes par le renouvellement. Par exemple, 12 mois.
   • Sélectionnez le Option de tarification.
4. Dans le E-mail du client de la section Notification Indiquez si vous souhaitez qu’Intacct envoie un e-mail au client dans le cadre du processus de renouvellement. Si oui, procédez comme suit :
   • Sélectionner une Modèle d’e-mail.
   • Saisissez le numéro de Jours avant ou après la date de renouvellement du contrat source à laquelle Intacct enverra l’e-mail au client.
5. Dans le E-mail interne de la section Notification , indiquez si vous souhaitez qu’Intacct envoie un e-mail aux collaborateurs de votre société dans le cadre du processus de renouvellement. Si oui, procédez comme suit :
   • Sélectionner une Modèle d’e-mail.
   • Saisissez le numéro de Jours avant ou après la date de renouvellement du contrat source à laquelle Intacct enverra l’e-mail interne.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier un modèle de renouvellement

Les modifications apportées à un modèle de renouvellement s’appliqueront aux nouveaux contrats auxquels le modèle de renouvellement est associé à l’avenir. Si vous modifiez le fichier Action de renouvellement, Joursou Date de fin du contrat Dans un modèle de renouvellement, vous avez également la possibilité de synchroniser vos modifications avec les contrats existants. La synchronisation met à jour la date de déclenchement sur les contrats en cours associés au modèle. En savoir plus sur la synchronisation des modèles de renouvellement.

Si vous souhaitez modifier les options de tarification ou les préférences d’envoi par e-mail pour les modèles de renouvellement utilisés, la meilleure pratique consiste à créer de nouveaux modèles de renouvellement avec les options souhaitées. Modifiez ensuite les affectations de modèles de renouvellement pour les contrats en cours applicables. Cela facilite la vérification des données de renouvellement tout au long de la durée d’un contrat.

Afficher un modèle de renouvellement

Supprimer un modèle de renouvellement

Vous pouvez supprimer un modèle de renouvellement s’il n’a été utilisé par aucun contrat. Cette opération supprime le modèle d’Intacct. Vous pouvez également désactiver un modèle (définir son statut sur Inactif), ce qui l’empêche de s’afficher dans les listes de sélection de modèles, mais conserve le modèle à des fins d’historique.

Descriptions des champs :

Descriptions des champs du modèle de renouvellement

Champ	Description
ID du modèle de renouvellement	Identifiant court pour le modèle de renouvellement. Cet ID apparaîtra dans toutes les listes de sélections applicables dans Intacct.
Description	Une description pertinente du modèle de renouvellement qui peut aider les utilisateurs à sélectionner le bon modèle. Par exemple, une majoration de 5 % sur 12 mois.
Statut	Choisir Actif ou Inactif. Si vous sélectionnez Actif, le modèle sera disponible. Si vous sélectionnez Inactif, le modèle ne sera pas disponible. Vous pouvez modifier le statut du modèle à votre convenance.

Options de renouvellement

Descriptions des champs des options de renouvellement

Champ	Description
Créer un renouvellement en tant que	Les options sont les suivantes : En cours Les montants de réservation associés au contrat renouvelé sont comptabilisés dans le Grand livre et le contrat est considéré comme effectif. Brouillon : Le contrat renouvelé est enregistré en tant que version préliminaire. Un projet de contrat n’a aucun effet sur le Grand livre. La modification de ce champ déclenche l’option de synchronisation de vos modifications avec les contrats existants. En savoir plus sur la synchronisation des modèles.
Action de renouvellement	Ce champ s’applique uniquement si votre société est abonnée à Intacct Advanced CRM Integration. Les options sont les suivantes : Créer une opportunité dans Salesforce : Indique qu’Intacct va créer une nouvelle opportunité dans Salesforce. Le processus de renouvellement copie l’objet de contrat Intacct dans Salesforce dans une nouvelle opportunité. Dans ce scénario, l’utilisateur gère les lignes de renouvellement sur l’opportunité. Voir le Centre d’aide pour l’intégration d’Advanced CRM pour plus d’informations sur le fonctionnement des renouvellements de contrat avec Salesforce. Créer un contrat dans Intacct : Indique qu’Intacct créera un contrat enfant dans Intacct conformément au processus de renouvellement du contrat Intacct. La modification de ce champ déclenche l’option de synchronisation de vos modifications avec les contrats existants. En savoir plus sur la synchronisation des modèles.
Quand Jours Date de fin du contrat	Nombre de jours avant ou après la date de fin du contrat source où Intacct créera le contrat renouvelé. Bien qu’il existe une option permettant de créer un contrat renouvelé Une fois le contrat d’origine terminé, Intacct vous recommande vivement de laisser la valeur par défaut sur Avant. Si vous sélectionnez Après, vous ne pourrez pas modifier certains détails de l’en-tête de contrat sur le contrat renouvelé, car il sera déjà commencé.
Durée par défaut	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner la période de renouvellement par défaut (Jours, Mois ou Années), puis saisissez le nombre de périodes couvertes par le renouvellement. Par exemple, 12 mois.
Prisée	Les options sont les suivantes : Identique à l’original : Le contrat renouvelé utilisera les mêmes montants forfaitaires/fixes pour chaque ligne de contrat que dans le contrat d’origine. Utiliser la liste des tarifs de facturation : Intacct utilisera le montant forfaitaire/fixe de la liste de tarif de facturation pour les lignes de contrat renouvelées. Coutume: L’utilisateur doit définir manuellement un prix spécifique sur la ligne de contrat pour le prochain renouvellement ou la prochaine série de renouvellements. En savoir plus sur Spécifier des montants de renouvellement personnalisés.  Majoration ou réduction : Intacct escompte ou majore toutes les lignes de contrat renouvelées du pourcentage indiqué ou du montant réel. Choisissez l’une des options suivantes. Pourcentage de majoration Pourcentage de réduction Majoration réelle Baisse de valeur réelle Pour les pourcentages, indiquez le pourcentage sous forme de nombre entier (par exemple, 5). Pour les montants, indiquez la valeur du montant (par exemple, 500,00). Montants de renouvellement personnalisés Spécifié sur une ligne de contrat Remplacez toutes les options de tarification du modèle de renouvellement. Les options de tarification d’un modèle de renouvellement affecteront le montant forfaitaire/fixe d’un Ligne de contrat Renouvellement uniquement au moment du renouvellement.

Notification: E-mail du client

Notification: Descriptions des champs d’e-mail du client

Champ	Description
Envoyer au client	Indiquez si vous souhaitez ou non envoyer un e-mail au client dans le cadre du processus de renouvellement.
Quand	Nombre de jours avant ou après la date de renouvellement du contrat source qu’Intacct enverra au client par e-mail. La date de renouvellement du contrat est la première des dates suivantes : Facturer à l’avance ou la date de début du modèle de renouvellement.
Modèle d’e-mail	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser pour l’e-mail de notification client. Le modèle d’e-mail peut contenir les paramètres d’adresse e-mail De/À appropriés et un texte personnalisé. Pour en savoir plus À propos des modèles d’e-mail.

Notification: E-mail interne

Notification: Descriptions des champs d’e-mail internes

Champ	Description
Envoyer à des destinataires internes	Indiquez si vous souhaitez envoyer un e-mail à votre équipe de vente ou à d’autres réviseurs internes dans le cadre du processus de renouvellement
Quand	Nombre de jours avant ou après la date de renouvellement du contrat source à laquelle Intacct enverra l’e-mail interne. La date de renouvellement du contrat est la première des dates suivantes : Facturer à l’avance ou la date de début du modèle de renouvellement.
Modèle d’e-mail	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le modèle d’e-mail que vous souhaitez utiliser pour l’e-mail de notification interne. Le modèle d’e-mail peut contenir les paramètres d’adresse e-mail De/À appropriés et un texte personnalisé.