Facturer avant la date de début d’un contrat

Cette rubrique explique comment créer automatiquement un calendrier de facturation qui commence avant le début d’une ligne de contrat.

Cette rubrique ne s’applique qu’aux contrats à durée déterminée. Un contrat à durée déterminée a des dates de début et de fin.

À propos de la facturation à l’avance

La fonction de facturation à l’avance crée automatiquement des calendriers de facturation qui commencent avant le début d’une ligne de contrat, ce qui vous permet d’envoyer vos factures plus tôt. Par exemple, supposons que vous disposez d’une ligne de contrat pour une formation prévue pour le 1er mars, mais que vous souhaitez facturer le client le 1er février.

Lorsque vous créez un contrat, vous définissez le nombre de jours ou de mois avant le début du contrat que vous souhaitez pour lancer le calendrier de facturation associé. Lorsque vous ajoutez une ligne de contrat à un contrat, le calendrier de facturation de la ligne de contrat commence automatiquement par défaut à la date de début de la ligne de contrat, moins la période de facturation à l’avance.

Par défaut, la date de fin se termine à la date de fin de la ligne de contrat moins la période de facturation à l’avance. Une exception est que si un calendrier de facturation commence le dernier jour d’un mois (par exemple, le 28 février) et que la période de facturation à l’avance est de mois, la première période de facturation est planifiée le dernier jour du mois applicable au lieu du même numéro de jour (par exemple, le 31 janvier au lieu du 28 janvier).

Configurer un contrat à facturer à l’avance

Vous devez définir les paramètres de facturation à l’avance avant des revenus ou des dépenses ont été comptabilisés dans le contrat, des factures ont été générées ou des affectations d’accord de prestations multiples ont été définies. Après le premier événement de reconnaissance ou de facturation, les paramètres de facturation à l’avance ne sont plus modifiables.

Notez les points suivants concernant l’utilisation de la facturation à l’avance :

• Aucune limite ne s’applique au nombre de jours ou de mois à l’avance que vous pouvez choisir de facturer.
• Les comptes clients non facturés et les revenus différés non facturés (« revenus de réservation ») pour toutes les lignes de contrat auront une date de comptabilisation égale à la date de comptabilisation dans le grand livre de la ligne de contrat, quelle que soit la date de début réelle du calendrier de facturation.

• La date de début de facturation à l’avance ne peut pas survenir dans une période clôturée. Par exemple, nous sommes aujourd’hui le 9 février et vous venez de clôturer les livres de janvier. Vous avez un nouveau contrat qui commence le 9 mars. Vous voulez que la période de facturation à l’avance soit de deux mois. Lorsque vous enregistrez le contrat, Intacct tente de créer un calendrier de facturation qui commence le 9 janvier, mais échoue à la fin de la période.

Vous pouvez définir des paramètres de facturation à l’avance lorsque vous créez un nouveau contrat ou modifier un contrat existant. La procédure suivante suppose que vous modifiez un contrat « En cours » existant pour inclure des informations de facturation à l’avance.

1. Atteindre Contrats > Tout > Contrats.
2. Recherchez le contrat pour lequel vous souhaitez configurer la facturation à l’avance.
3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.
4. Dans le Facturer à l’avance , utilisez la liste déroulante pour sélectionner « Jours » ou « Mois », puis saisissez la Nombre de jours ou de mois dans le Quand champ.
5. Choisir Sauvegarder.

   Le système met à jour les calendriers de facturation de toutes les lignes de contrat existantes pour qu’elles commencent à la date de début de la ligne de contrat applicable, moins la durée/la période de facturation à l’avance sélectionnée.

6. Ajoutez des lignes de contrat si vous le souhaitez.

   L’option « Inclure avec chaque facture » Fréquence des montants forfaitaires/fixes L’option de la ligne de contrat n’est pas prise en charge lorsque la période d’acompte de la facture fournisseur = « Jours ». Pour facture fournisseur plusieurs fois pendant la durée du contrat, définissez la ligne de contrat Fréquence des montants forfaitaires/fixes par « Utiliser le modèle de facturation ».

   Vous pouvez maintenant Générer une facture pour le contrat conformément à votre processus métier.

1. Atteindre Contrats > Tout choisir Contrats, puis sélectionnez Éditer en regard des Contrats souhaités.
2. Dans le Facturer à l’avance , utilisez la liste déroulante pour sélectionner « Jours » ou « Mois », puis saisissez la Nombre de jours ou de mois dans le Quand champ.
3. Choisir Sauvegarder.

   Le système met à jour les calendriers de facturation de toutes les lignes de contrat existantes pour qu’elles commencent à la date de début de la ligne de contrat applicable, moins la durée/la période de facturation à l’avance sélectionnée.

4. Ajoutez des lignes de contrat si vous le souhaitez.

   L’option « Inclure avec chaque facture » Fréquence des montants forfaitaires/fixes L’option de la ligne de contrat n’est pas prise en charge lorsque la période d’acompte de la facture fournisseur = « Jours ». Pour facture fournisseur plusieurs fois pendant la durée du contrat, définissez la ligne de contrat Fréquence des montants forfaitaires/fixes par « Utiliser le modèle de facturation ».

   Vous pouvez maintenant Générer une facture pour le contrat conformément à votre processus métier.

Modifier les calendriers de facturation à l’avance

Vous pouvez modifier un calendrier de facturation à l’avance pour modifier la date de début de facturation, le cas échéant, à l’exception du fait que vous ne pouvez pas remplacer la date de début par une date antérieure à la date de début de facturation par défaut. Le calendrier de facturation doit commencer à la date de début de facturation par défaut ou après cette date, sauf dans des scénarios spécifiques où la date de comptabilisation dans le grand livre est une date différente. Voir Impact de la date de comptabilisation de la ligne de contrat dans le grand livre sur les calendriers de facturation pour plus de détails.

Par exemple, si la date de début du calendrier de facturation par défaut et la date de comptabilisation dans le grand livre sont le 1er juillet, vous pouvez modifier le calendrier de facturation pour qu’il commence le 15 juillet, mais vous ne pouvez pas le modifier pour qu’il commence le 30 juin. Gardez à l’esprit que même si vous modifiez la date de début du calendrier de facturation, les comptes clients non facturés et les revenus différés non facturés (« revenus de réservation ») pour la ligne de contrat auront toujours une date de comptabilisation égale à la date de comptabilisation du grand livre.

Pour modifier un calendrier de facturation, reportez-vous à la section Calendriers de facturation.

Spécifiez les paramètres de facturation à l’avance pour les renouvellements de contrat

Vous pouvez définir des paramètres de facturation à l’avance distincts spécifiquement pour les renouvellements de contrat. Toutes les lignes de contrat du contrat enfant issu du renouvellement commenceront par défaut leurs planifications de facturation à la date de début de la ligne de contrat enfant moins la période de facturation à l’avance. Vous pouvez modifier le contrat enfant et modifier les paramètres de facturation à l’avance (avant la facturation ou la reconnaissance des revenus) et/ou les dates de planification de facturation de la ligne de contrat comme vous le souhaitez.

Si vous ajoutez une ligne de contrat au contrat de facturation à l’avance source après son renouvellement, la ligne de contrat sera automatiquement ajoutée au contrat enfant. Ce « lien » n’est applicable que lorsque vous ajoutez une nouvelle ligne de contrat. Les modifications apportées aux lignes de contrat existantes dans le contrat source ne sont pas propagées au contrat enfant.

Vous pouvez définir des paramètres de facturation du renouvellement à l’avance lorsque vous créez un nouveau contrat ou modifier un contrat existant pour les ajouter. La procédure suivante suppose que vous modifiez un contrat « En cours » existant pour inclure des informations de facturation à l’avance de renouvellement.

1. Atteindre Contrats > Tout >Contrats.

2. Recherchez le contrat pour lequel vous souhaitez spécifier des paramètres de facturation à l’avance.
3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.
4. Sélectionnez l’icône Renouvellements onglet.
5. Si le contrat n’est pas configuré pour le renouvellement, sélectionnez l’icône Renouveler case à cocher, cochez une case Modèle de renouvellementet spécifiez le Durée du renouvellement et période. En savoir plus sur Configuration du renouvellement d’un contrat.
6. Dans le Facturer à l’avance , utilisez la liste déroulante pour sélectionner « Jours » ou « Mois », puis saisissez la Nombre de jours ou de mois dans le Quand champ.

   Si la date de début de la facturation anticipée est antérieure à la date de début du modèle de renouvellement, un message d’information s’affiche en haut de la page pour vous informer que le renouvellement sera créé à la date de début de la facturation anticipée.

7. Sélectionnez Enregistrer.

1. Atteindre Contrats > Tout >Contrats.

2. Choisir Éditer en regard des contrats souhaités.
3. Sélectionnez l’icône Renouvellements onglet.
4. Si le contrat n’est pas configuré pour le renouvellement, sélectionnez l’icône Renouveler case à cocher, cochez une case Modèle de renouvellementet spécifiez le Durée du renouvellement et période. En savoir plus sur Configuration du renouvellement d’un contrat.
5. Dans le Facturer à l’avance , utilisez la liste déroulante pour sélectionner « Jours » ou « Mois », puis saisissez la Nombre de jours ou de mois dans le Quand champ.

   Si la date de début de la facturation anticipée est antérieure à la date de début du modèle de renouvellement, un message d’information s’affiche en haut de la page pour vous informer que le renouvellement sera créé à la date de début de la facturation anticipée.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Que faire lorsque toutes les lignes de contrat ne doivent pas être facturées à l’avance

Les paramètres de facturation à l’avance affectent toutes les lignes de contrat d’un contrat. Ils affecteront également les renouvellements de contrat, car généralement un contrat de facturation à l’avance sera configuré pour se renouveler avec des paramètres de facturation à l’avance spécifiés. Lorsque vous avez un contrat dans lequel toutes les lignes de contrat ne doivent pas être facturées à l’avance, il existe plusieurs façons d’atteindre les calendriers de facturation souhaités pour les différentes lignes de contrat. Les options sont les suivantes :

• Lors de la configuration initiale du contrat, créez deux contrats : un contenant les lignes de contrat qui sont facturées à l’avance, et l’autre contenant les lignes de contrat qui ne sont pas facturées à l’avance. Cette solution fonctionne si aucune des lignes de contrat ne participe aux APM.
• Dans le contrat parent de facturation à l’avance et dans le contrat enfant de facturation à l’avance après renouvellement, modifiez la date de comptabilisation du grand livre pour les lignes de contrat qui ne sont pas facturées à l’avance à la date ultérieure applicable. Vous pouvez le faire manuellement ou via l’API.
• Lorsque vous configurez initialement le contrat, ne spécifiez pas de paramètres de facturation à l’avance. Au lieu de cela, modifiez la date de comptabilisation du Grand livre pour les lignes de contrat qui doivent être facturées à l’avance à la date antérieure applicable. Vous devez également le faire après le renouvellement dans le contrat enfant si vous souhaitez que la ligne de contrat de renouvellement soit également facturée à l’avance.
• Si les lignes de contrat qui ne doivent pas être facturées à l’avance peuvent utiliser des modèles de facturation, utilisez des modèles de facturation avec les valeurs de compensation applicables qui lanceront le calendrier de facturation, le cas échéant. Par exemple, si la période de facturation anticipée est d’un mois, la valeur de compensation de 1 est la première entrée du modèle de facturation. Pour utiliser cette solution, l’option Calendriers de facturation de la page Configurer les contrats doit être définie sur « Ne pas modifier le calendrier de facturation par défaut ».

Supprimer les paramètres de facturation à l’avance d’un contrat

Supposons que votre contrat de facturation à l’avance initial ait été renouvelé, mais vous décidez par la suite de ne pas facturer le contrat enfant à l’avance. Si aucun revenu ou dépense n’a été comptabilisé pour le contrat enfant ou si aucune facture n’a été générée pour lui, vous pouvez supprimer les paramètres de facturation à l’avance. Si le contrat comporte une affectation d’accord de prestations multiples, vous devez effacer l’allocation APM avant de terminer cette procédure.

1. Atteindre Contrats > Tout >Contrats.

2. Recherchez le contrat pour lequel vous souhaitez supprimer la facturation à l’avance.
3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.
4. Dans le Facturer à l’avance , supprimez le numéro dans le premier champ, puis utilisez la liste déroulante du deuxième champ pour sélectionner la ligne vide en haut de la liste.

   Les deux champs devraient maintenant être vides.

5. Choisir Sauvegarder.

   Le système réinitialise les planifications de facturation pour qu’elles commencent à la date de début de la ligne de contrat.

1. Atteindre Contrats > Tout >Contrats.

2. Recherchez le contrat pour lequel vous souhaitez supprimer la facturation à l’avance.
3. Ouvrez le contrat dans Éditer mode.
4. Dans le Facturer à l’avance , supprimez le numéro dans le premier champ, puis utilisez la liste déroulante du deuxième champ pour sélectionner la ligne vide en haut de la liste.

   Les deux champs devraient maintenant être vides.

5. Choisir Sauvegarder.

   Le système réinitialise les planifications de facturation pour qu’elles commencent à la date de début de la ligne de contrat.

Définir les paramètres de facturation anticipée par défaut d’un client

Si vous souhaitez que les paramètres de facturation anticipée soient toujours définis par défaut sur une période spécifique pour un client, vous pouvez définir les paramètres par défaut dans la fiche client. Lorsque vous créez un contrat pour le client, le système remplit automatiquement les paramètres de facturation à l’avance avec les paramètres du client. Vous pouvez modifier ou supprimer les paramètres de facturation anticipée par défaut, le cas échéant, sur le contrat.

1. Atteindre Contrats > Tout >Clientèle.

2. Recherchez le client pour lequel vous souhaitez définir les paramètres de facturation anticipée par défaut.
3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.
4. Sélectionnez l’icône Informations supplémentaires onglet.
5. Dans le Facturer à l’avance Section de les détails de facturation , utilisez la liste déroulante pour sélectionner « Jours » ou « Mois », puis saisissez la Nombre de jours ou de mois.
6. Sélectionnez Enregistrer.

1. Atteindre Contrats > Tout >Clientèle.

2. Choisir Éditer à côté du Client souhaité.
3. Sélectionnez l’icône Informations supplémentaires onglet.
4. Dans le Facturer à l’avance Section de les détails de facturation , utilisez la liste déroulante pour sélectionner « Jours » ou « Mois », puis saisissez la Nombre de jours ou de mois.
5. Sélectionnez Enregistrer.