Facturer avant la date de début d’un contrat

Cette rubrique explique comment créer automatiquement un calendrier de facturation qui commence avant le début d’une ligne de contrat.

Cette rubrique ne s’applique qu’aux contrats à terme. Un contrat à durée déterminée a des dates de début et de fin.

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Contrats
Disponibilité régionale

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  • Canada

  • Afrique du Sud

  • Royaume-Uni

  • États-Unis
Type d’utilisateur Entreprise
Permissions Contrat : Lister, Afficher, Ajouter, Modifier, Supprimer
Dépendances Le contrat a Type de terme = « Termed »

À propos de la facturation à l’acompte

La fonctionnalité facture fournisseur-en-acompte crée automatiquement des échéanciers de facturation qui démarrent avant le début d’une ligne de contrat, ce qui vous permet d’envoyer vos factures plus tôt. Par exemple, supposons que vous ayez une ligne de contrat pour une classe de formation prévue pour le 1er mars, mais que vous souhaitez facturer le client le 1er février.

Lorsque vous créez un contrat, vous définissez le numéro de jours ou de mois souhaité avant le début du contrat pour commencer l’échéancier de facturation associé. Lorsque vous ajoutez une ligne de contrat au contrat, l’échéancier de facturation de la ligne de contrat commence automatiquement par défaut à la date de début de la ligne de contrat moins la période d’acompte de facture fournisseur.

Par défaut, la date de fin se termine à la date de fin de la ligne de contrat moins la période d’acompte de la facture fournisseur. Par exception, si un calendrier de facturation commence le dernier jour d’un mois (par exemple, le 28 février) et que la période d’acompte de la facture fournisseur est de mois, la première période de facturation est planifiée le dernier jour du mois applicable au lieu du même numéro de numéro (par exemple, le 31 janvier au lieu du 28 janvier).

Mettre en place un contrat de facture fournisseur à l’acompte

Vous devez définir les paramètres de facture fournisseur à l’acompte avant le contrat a fait l’objet de produits ou de dépenses, de factures générées ou d’affectations MEA définies. Une fois que le premier événement de reconnaissance ou de facturation s’est produit, les paramètres facture fournisseur-en-acompte ne sont pas modifiables.

Notez ce qui suit concernant l’utilisation de la facturation à l’acompte :

  • Il n’y a pas de limite à la numéro de jours ou de mois dans acompte que vous pouvez choisir de facture fournisseur.
  • Les revenus différés non facturés et les revenus différés non facturés (« revenus de réservation ») pour toutes les lignes de contrat auront une date de comptabilisation égale à la date de comptabilisation GL de la ligne de contrat, quelle que soit la date de début réelle du calendrier de facturation.

  • La date de début de l’acompte de facture fournisseur ne peut pas avoir lieu au cours d’une période fermée. Par exemple, nous sommes aujourd’hui le 9 février et vous venez de clôturer les comptes de janvier. Vous avez un nouveau contrat qui commence le 9 mars. Vous souhaitez que la période d’acompte de la facture fournisseur soit de deux mois. Lorsque vous enregistrez le contrat, Intacct tente de créer un calendrier de facturation qui commence le 9 janvier, mais échoue à la fin de la période.

Vous pouvez définir des paramètres de facturation fournisseur en acompte lorsque vous créez un nouveau contrat ou modifier un contrat existant. La procédure suivante suppose que vous modifiez un contrat « En cours » existant pour inclure des informations sur la facture fournisseur à l’acompte.

  1. Aller à Contrats > Tous > Contrats.
  2. Trouvez le contrat pour lequel vous souhaitez configurer la facture fournisseur à l’acompte.
  3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.
  4. Dans le Facturer à l’acompte utilisez la liste déroulante pour sélectionner « Jours » ou « Mois », puis saisissez le numéro de jours ou de mois dans le Quand champ.
  5. Sélectionnez Enregistrer.

    Le système met à jour les échéanciers de facturation de toutes les lignes de contrat existantes pour qu’ils commencent à la date de début de la ligne de contrat applicable, moins la durée/la période d’acompte de facture fournisseur sélectionnée.

  6. Ajoutez des lignes de contrat comme vous le souhaitez.

    L’option « Inclure avec chaque facture » Fréquence de montant fixe/fixe sur la ligne de contrat n’est pas prise en charge lorsque la période d’acompte de facture fournisseur = « Jours ». Pour facturer fournisseur plus d’une fois pendant la durée du contrat, définissez la Fréquence de montant fixe/fixe à « Utiliser le modèle de facturation ».

    Vous pouvez maintenant Générer une facture pour le contrat selon votre processus d’affaires.

  1. Aller à Contrats > Tous , sélectionnez Contrats, puis sélectionnez Modifier en regard des Contrats souhaités.
  2. Dans le Facturer à l’acompte utilisez la liste déroulante pour sélectionner « Jours » ou « Mois », puis saisissez le numéro de jours ou de mois dans le Quand champ.
  3. Sélectionnez Enregistrer.

    Le système met à jour les échéanciers de facturation de toutes les lignes de contrat existantes pour qu’ils commencent à la date de début de la ligne de contrat applicable, moins la durée/la période d’acompte de facture fournisseur sélectionnée.

  4. Ajoutez des lignes de contrat comme vous le souhaitez.

    L’option « Inclure avec chaque facture » Fréquence de montant fixe/fixe sur la ligne de contrat n’est pas prise en charge lorsque la période d’acompte de facture fournisseur = « Jours ». Pour facturer fournisseur plus d’une fois pendant la durée du contrat, définissez la Fréquence de montant fixe/fixe à « Utiliser le modèle de facturation ».

    Vous pouvez maintenant Générer une facture pour le contrat selon votre processus d’affaires.

Modifier les calendriers de facture fournisseur à l’acompte

Vous pouvez modifier un échéancier de facture fournisseur à l’acompte pour modifier la date de début de la facturation, le cas échéant, à l’exception du fait que vous ne pouvez pas remplacer la date de début par une date antérieure à la date de début de la facturation par défaut. L’échéancier de facturation doit commencer à la date de début de facturation par défaut ou après, sauf dans des scénarios spécifiques où la date de comptabilisation GL est une date différente. Voir Impact de la date de comptabilisation GL de la ligne de contrat sur les échéanciers de facturation pour plus de détails.

Par exemple, si la date de début du calendrier de facturation par défaut et la date de comptabilisation dans le grand livre sont le 1er juillet, vous pouvez modifier le calendrier de facturation pour qu’il commence le 15 juillet, mais pas pour qu’il commence le 30 juin. Gardez à l’esprit que même si vous modifiez la date de début de l’échéancier de facturation, les comptes clients non facturés et les revenus différés non facturés (« revenus de réservation ») de la ligne de contrat auront toujours une date de comptabilisation égale à la date de comptabilisation GL.

Pour modifier un échéancier de facturation, reportez-vous à la section Échéanciers de facturation.

Spécifier les paramètres de facture fournisseur à l’acompte pour les renouvellements de contrat

Vous pouvez définir des paramètres de facture fournisseur d’acompte distincts spécifiquement pour les renouvellements de contrat. Par défaut, toutes les lignes de contrat du contrat de renouvellement enfant commenceront leurs échéanciers de facturation à la date de début de la ligne de contrat enfant, moins la période d’acompte de facture fournisseur. Vous pouvez modifier le contrat enfant et modifier les paramètres d’acompte de facture fournisseur (avant la facturation ou la reconnaissance de revenu) et/ou les dates d’échéancier de facturation de la ligne de contrat si vous le souhaitez.

Si vous ajoutez une ligne de contrat au contrat d’acompte de facture fournisseur source après son renouvellement, la ligne de contrat sera automatiquement ajoutée au contrat enfant. Ce « lien » n’est applicable que lorsque vous ajoutez une nouvelle ligne de contrat. Les modifications apportées aux lignes de contrat existantes dans le contrat source ne seront pas propagées au contrat enfant.

Vous pouvez définir les paramètres de facture fournisseur de renouvellement à l’acompte lorsque vous créez un nouveau contrat ou vous pouvez modifier un contrat existant pour les ajouter. La procédure suivante suppose que vous modifiez un contrat « En cours » existant pour inclure des informations sur l’acompte de facture fournisseur de renouvellement.

  1. Aller à Contrats > Tous >Contrats.

  2. Recherchez le contrat pour lequel vous souhaitez spécifier les paramètres d’acompte de facture fournisseur.
  3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.
  4. Sélectionnez l’icône Renouvellements tab.
  5. Si le contrat n’est pas configuré pour le renouvellement, sélectionnez l’icône Renouveler cochez la case suivante : Modèle de renouvellementet spécifiez le Durée du renouvellement et Point final. En savoir plus sur Mise en place d’un contrat de renouvellement.
  6. Dans le Facturer à l’acompte utilisez la liste déroulante pour sélectionner « Jours » ou « Mois », puis saisissez le numéro de jours ou de mois dans le Quand champ.

    Si la date de début de la facture fournisseur en acompte est antérieure à la date de début du modèle de renouvellement, un message d’information s’affiche en haut de la page pour vous informer que le renouvellement sera créé à la date de début de la facture fournisseur en acompte.

  7. Sélectionnez Enregistrer.

  1. Aller à Contrats > Tous >Contrats.

  2. Sélectionnez Modifier à côté des contrats souhaités.
  3. Sélectionnez l’icône Renouvellements tab.
  4. Si le contrat n’est pas configuré pour le renouvellement, sélectionnez l’icône Renouveler cochez la case suivante : Modèle de renouvellementet spécifiez le Durée du renouvellement et Point final. En savoir plus sur Mise en place d’un contrat de renouvellement.
  5. Dans le Facturer à l’acompte utilisez la liste déroulante pour sélectionner « Jours » ou « Mois », puis saisissez le numéro de jours ou de mois dans le Quand champ.

    Si la date de début de la facture fournisseur en acompte est antérieure à la date de début du modèle de renouvellement, un message d’information s’affiche en haut de la page pour vous informer que le renouvellement sera créé à la date de début de la facture fournisseur en acompte.

  6. Sélectionnez Enregistrer.

Que faire lorsque toutes les lignes de contrat ne doivent pas être facturées fournisseur à l’acompte ?

Les paramètres de facturation à l’acompte affectent toutes les lignes de contrat d’un contrat. Ils affecteront également les renouvellements de contrat, car un contrat de facture fournisseur à l’acompte sera généralement configuré pour être renouvelé avec des paramètres de facture fournisseur d’acompte spécifiés. Lorsque vous avez un contrat pour lequel toutes les lignes de contrat ne doivent pas être facturées à l’acompte, il existe plusieurs façons d’obtenir les échéanciers de facturation souhaités pour les différentes lignes de contrat. Les options sont les suivantes :

  • Lorsque vous configurez initialement le contrat, créez deux contrats : un contenant les lignes de contrat qui ne facture fournisseur dans acompte, et l’autre contenant les lignes de contrat qui ne facture fournisseur pas dans acompte. Cette solution fonctionne si aucune des lignes de contrat ne participe à des AEM.
  • Dans le contrat d’acompte de facture fournisseur parent et dans le contrat d’acompte de facture fournisseur enfant après renouvellement, modifiez la date de comptabilisation GL pour les lignes de contrat qui ne sont pas facturées à l’acompte à la date ultérieure applicable. Vous pouvez le faire manuellement ou via l’API.
  • Lorsque vous configurez le contrat pour la première fois, ne spécifiez pas les paramètres de facture fournisseur à l’acompte. Au lieu de cela, modifiez la date de comptabilisation GL pour les lignes de contrat qui doivent être facturées à l’acompte à la date antérieure applicable. Vous devrez également le faire après le renouvellement du contrat enfant si vous souhaitez que la ligne de contrat de renouvellement soit également facturée fournisseur à l’acompte.
  • Si les lignes de contrat qui ne doivent pas être facturées à l’acompte peuvent utiliser des modèles de facturation, utilisez des modèles de facturation avec les valeurs de contrepartie applicables qui lanceront l’échéancier de facturation le cas échéant. Par exemple, si la période d’acompte de la facture fournisseur est d’un mois, la première entrée dans le modèle de facturation aura une valeur de décalage de 1. Pour utiliser cette solution, l’option Calendriers de facturation de la page Configurer les contrats doit être définie sur « Ne pas modifier le calendrier de facturation par défaut ».

Supprimer les paramètres d’acompte de facture fournisseur d’un contrat

Supposons que votre contrat de facture fournisseur d’acompte initial ait été renouvelé, mais que vous décidiez par la suite de ne pas facturer fournisseur le contrat enfant à l’compte. Si le contrat enfant n’a pas fait l’objet d’un produit ou d’une dépense ou si des factures n’ont pas été générées pour celui-ci, vous pouvez supprimer les paramètres de facture fournisseur d’acompte. Si le contrat comporte une allocation MEA, vous devez compenser l’allocation de l’AME avant de terminer cette procédure.

  1. Aller à Contrats > Tous >Contrats.

  2. Trouvez le contrat pour lequel vous souhaitez supprimer la facture fournisseur à l’acompte.
  3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.
  4. Dans le Facturer à l’avance , supprimez le numéro dans le premier champ, puis utilisez la liste déroulante du deuxième champ pour sélectionner la ligne vide en haut de la liste.

    Les deux champs doivent maintenant être vides.

  5. Sélectionnez Enregistrer.

    Le système réinitialise les échéanciers de facturation pour qu’ils commencent à la date de début de la ligne de contrat.

  1. Aller à Contrats > Tous >Contrats.

  2. Trouvez le contrat pour lequel vous souhaitez supprimer la facture fournisseur à l’acompte.
  3. Ouvrir le contrat dans Modifier mode.
  4. Dans le Facturer à l’avance , supprimez le numéro dans le premier champ, puis utilisez la liste déroulante du deuxième champ pour sélectionner la ligne vide en haut de la liste.

    Les deux champs doivent maintenant être vides.

  5. Sélectionnez Enregistrer.

    Le système réinitialise les échéanciers de facturation pour qu’ils commencent à la date de début de la ligne de contrat.

Définir les paramètres de facture fournisseur d’acompte par défaut pour un client

Si vous souhaitez que les paramètres facture fournisseur-en-acompte correspondent toujours par défaut à une période spécifique pour un client, vous pouvez définir les paramètres par défaut sur le client fiche. Lorsque vous créez un contrat pour le client, le système remplit automatiquement les paramètres de facture fournisseur à l’acompte avec les paramètres du client. Vous pouvez modifier ou supprimer les paramètres de facturation anticipée par défaut, le cas échéant, sur le contrat.

  1. Aller à Contrats > Tous >Clients.

  2. Recherchez le client pour lequel vous souhaitez définir les paramètres d’acompte de facture fournisseur par défaut.
  3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.
  4. Sélectionnez l’onglet Informations supplémentaires.
  5. Dans le Facture à l’acompte section de les détails de facturation , utilisez le menu déroulant pour sélectionner « Jours » ou « Mois », puis entrez le numéro de jours ou de mois.
  6. Sélectionnez Enregistrer.

  1. Aller à Contrats > Tous >Clients.

  2. Sélectionnez Modifier à côté du client souhaité.
  3. Sélectionnez l’onglet Informations supplémentaires.
  4. Dans le Facture à l’acompte section de les détails de facturation , utilisez le menu déroulant pour sélectionner « Jours » ou « Mois », puis entrez le numéro de jours ou de mois.
  5. Sélectionnez Enregistrer.