Configurer la facturation planifiée - Contrats

Cette rubrique décrit comment configurer des exécutions de factures planifiées pour votre organisation.

1. Définissez l’adresse e-mail de notification.
2. Créez des politiques de facture programmée.
3. Définissez l’ordre de priorité de la politique de facture.

1. Définir l’adresse e-mail de notification

Toutes les entreprises qui souhaitent utiliser la facturation planifiée doivent spécifier une adresse e-mail pour recevoir les notifications d’exécution de la politique de facture. Si vous utilisez une adresse e-mail générique, assurez-vous de vérifier régulièrement la boîte de réception.

La nécessité ou non d’activer la facturation programmée dépend des éléments suivants :

• Si votre société a souscrit à des contrats après le 19 août 2022, votre société est automatiquement activée pour les politiques de facture programmée.
• Si votre société a souscrit à des contrats avant le 19 août 2022, vous pouvez opter pour des politiques de facture programmée si vous le souhaitez.
  L’activation de cette option est permanente. Elle limite la génération de factures au niveau de création d’un contrat dans les sociétés multi-entités. Ainsi, si un contrat est créé au niveau général, il ne peut être facturé qu’au niveau général. S’il est créé au niveau de l’entité, il ne peut être facturé qu’au niveau de l’entité.

1. Aller à Contrats > Configuration > Configuration.
2. Si votre société a souscrit à des Contrats avant le 19 août 2022, sélectionnez l’icône Case à cocher Activer les politiques de facture programmée.
3. Entrez l’adresse e-mail applicable dans le E-mail de notification des politiques de facture programmée domaine.
4. Sélectionnez Enregistrer.

2. Créer des politiques de facture programmée

Vous pouvez soit créer de nouvelles politiques de facture avec des informations de planification, soit modifier des politiques existantes pour inclure des planifications.

Notez que le comportement suivant est attendu :

• Si vous créez la stratégie facture au niveau général d’un société à plusieurs entité, vous pouvez attribuer la stratégie facture à plusieurs entités à utiliser.
• Si vous créez la politique de facture au niveau de l’entité, la politique de facture ne peut être utilisée que par cette entité.

1. Aller à Contrats > Configuration > En savoir plus et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Politiques de facturation.

2. Dans le Nom , entrez un identifiant significatif.

   Cet identifiant apparaîtra dans les listes de sélection applicables dans Intacct. Vous ne pouvez pas modifier le Nom Après avoir enregistré la politique de facture.

3. Utilisez l’icône Définissez « À partir de la date » sur liste déroulante pour sélectionner l’option qui déterminera la valeur par défaut À ce jour lorsqu’Intacct exécute la politique de facture.

   Ce champ utilise l’attribut Prochaine date d’exécution comme point de référence. Par exemple, si vous spécifiez Fin du mois comme le Définissez « À partir de la date » sur valeur et la valeur Prochaine date d’exécution est le 1er août, puis Intacct filtre les factures à partir du 31 août lorsqu’il exécute la politique de facture.

4. Sélectionnez l’icône Programmé case à cocher.

   Intacct affiche les champs liés à la planification de la politique de facture.

5. Utilisez l’outil calendrier pour sélectionner l’icône Date de début pour l’horaire.

   L' Date de début doit être à la date d’aujourd’hui ou après. Cette date sera la Prochaine date d’exécution Pour la première exécution de la politique de facture. La date de la prochaine exécution sera la date de facture et la date de comptabilisation GL pour toutes les factures programmées.

6. Utilisez l’icône Répétitions et Chaque pour spécifier la fréquence à laquelle la planification se produit.

   Par exemple, si Répétitions = Mois et Chaque = 1, alors Intacct exécutera la politique de facture une fois par mois.

7. Sélectionnez les autres filtres comme vous le souhaitez.

   Voir Politique de facturation : Descriptions des champs pour plus d’informations sur chaque champ.

8. Sélectionnez Enregistrer.

9. Si vous le souhaitez, testez la politique de facture à l’aide de l’option Aperçu dans le Générer des factures page.

   Si l’aperçu n’affiche pas les résultats attendus, modifiez la politique de facture pour ajuster les filtres.

3. Définir l’ordre de priorité de la politique de facture

Utilisez l’onglet Configuration des politiques de facturation de la page Configurer les contrats pour déterminer l’ordre de traitement de plusieurs politiques de facturation. Si vous créez des stratégies de facture au niveau général d’une société multi-entités, vous pouvez également utiliser cet onglet pour attribuer les politiques de facture aux entités souhaitées.

Par exemple, supposons que votre société dispose de deux politiques de facture avec des critères de filtrage différents qui incluent toutes deux la même facture et s’exécutent à la même date. Quel traitement de facture doit prévaloir ?

Vous pouvez glisser-déposer les politiques de facture dans l’ordre souhaité dans le Politique de facturation Ordre de priorité boîte de dialogue. Par exemple, dans l’illustration ci-dessus, Intacct traite d’abord la politique de facture dans la ligne 1, puis la ligne 2, et ainsi de suite.

Lorsque vous créez une politique de facture planifiée au niveau de l'entité, Intacct l’affecte automatiquement à la prochaine ligne disponible dans la entité Politique de facturation Ordre de priorité table. Par exemple, supposons que l’entité A dispose déjà de deux stratégies de facture planifiée. Dans l’entité A, vous créez une nouvelle politique de facture programmée. Intacct attribue automatiquement la nouvelle politique de facture programmée à la ligne 3 de l’entité A Politique de facturation Ordre de priorité table. Vous n’avez pas besoin de modifier l’ordre par défaut, sauf si vous le souhaitez.

Lorsque vous créez une politique de facture planifiée au niveau général, vous devez ajouter manuellement la politique de facture à une ou plusieurs entités. Politique de facturation Ordre de priorité table. La politique facture ne sera pas traitée tant qu’elle n’aura pas été attribuée à au moins un entité Politique de facturation Ordre de priorité table.

1. Aller à Contrats > Configuration > Configuration.
2. Sélectionnez l’icône Configuration des stratégies de facturation tab.
3. Sélectionnez l’icône # Politiques de facturation à côté de l’entité applicable. L' Politique de facturation Ordre de priorité Une fenêtre contextuelle apparaît.
4. Dans la ligne applicable, utilisez l’icône liste déroulante pour sélectionner la politique de facture souhaitée.

   Par exemple, s’il s’agit de la première politique de facture que vous souhaitez qu’Intacct évalue, utilisez la liste déroulante de la ligne 1.

   Seules les politiques de facture programmée apparaissent dans les listes déroulantes.

5. Répétez l’étape 4 pour toutes les stratégies de facture que vous souhaitez spécifier pour l’entité sélectionnée.
6. Sélectionnez Enregistrer.
7. Répétez les étapes 3 à 6 pour chaque entité à laquelle vous souhaitez attribuer des stratégies de facture.
8. Sélectionnez Enregistrer pour fermer le Configurer les contrats page.