Générer des factures – Contrats

Utilisez la page Générer des factures pour créer des factures à partir de contrats. Vous pouvez également enregistrer les filtres fréquemment utilisés dans les politiques de facturation et utiliser des instantanés d’aperçu pour analyser les données avant l’exécution d’une facture.

Pour générer des factures contrat, accédez à Contrats > Tout > Facturation > Générer des factures.

À propos de la génération de factures contrats

Utilisez la page Générer des factures pour générer des factures pour toutes les transactions facturables associées aux lignes de contrat. Vous pouvez utiliser la fonction Aperçu pour examiner les factures ou créer un rapport sur celles-ci avant de les exécuter. Lorsque vous êtes prêt à créer les factures, vous pouvez choisir de les générer en ligne ou hors ligne, en fonction du nombre de factures que vous sélectionnez pour le cycle de facturation. Vous pouvez ensuite imprimer ou envoyer par e-mail les factures de Ventes comme vous le feriez pour n’importe quelle autre facture de Ventes.

À propos des comptes de comptabilisation des factures contrats

• Bien que Sage Intacct utilise une définition de transaction de Ventes pour créer une facture contractuelle, il n’utilise pas le mappage de compte du grand livre de la définition de transaction pour la facturation des contrats. Au lieu de cela, il utilise les comptes du grand livre définis dans la Configurer les contrats page.
• Les transactions facturables liées aux projets (feuilles de temps, dépenses des collaborateurs, factures des CF et transactions d’achats) utiliseront le mappage de compte du grand livre de la définition de transaction pour la facturation.
• Le calcul de la taxe sur la facture utilise bien les comptes du grand livre de la section Sous-total de la définition de transaction. La logique de calcul de la taxe des contrats est la même que celle de Ventes pour Taxe de base, Taxe avancée et Avalara AvaTax.

Étapes de base pour générer des factures contrat

Les sections suivantes décrivent les étapes de génération de factures à partir de contrats.

1. Définissez des filtres et prévisualisez les factures.
2. Sélectionnez des factures et exécutez un traitement des factures.

1. Définir des filtres et prévisualiser les factures

La page Générer les factures contient de nombreux filtres pour vous permettre de limiter la priorité des factures que vous souhaitez créer dans un traitement de factures donné. Par exemple, vous pourriez vouloir créer des factures uniquement pour un client spécifique, pour un projet spécifique, pour une plage de dates spécifique, etc.

Utilisez l’option Aperçu pour consulter les détails de la facture avant sa création. Vous pouvez explorer chaque facture pour afficher toutes les transactions facturables incluses, vérifier les montants associés, etc. Vous pouvez également créer un instantané d’aperçu à utiliser pour la création de rapports. En savoir plus sur Aperçu des instantanés.

Pour définir des options et des filtres d’exécution des factures et afficher un aperçu des factures :

1. Atteindre Contrats > Tout > Facturation > Générer des factures.

2. Définissez la Options d’exécution des factures qui s’appliquera à toutes les factures.

   1. Si vous souhaitez utiliser une définition de transaction de facture différente de la définition par défaut pour les factures, utilisez la fenêtre Définition de transaction Liste déroulante pour sélectionner la définition de transaction souhaitée. Ce champ est obligatoire.

   2. Dans le Date de comptabilisation de la facture et du GL utilisez l’outil Calendrier pour sélectionner la date souhaitée comme date sur la facture et la date à laquelle vous souhaitez que les factures soient comptabilisées. Ce champ est obligatoire.

      La présentation des champs de date dépend des comptes clients de votre société Activer le remplacement de la date de comptabilisation dans le grand livre lors de la saisie Option de configuration. Si l’option est définie sur false, un champ nommé Date de comptabilisation de la facture et du GL Apparaît. Si l’option est définie sur true, deux champs nommés Date de facture et Date de comptabilisation GL Apparaître.

   3. Vous pouvez choisir de facturer par contrat, Client ou projet.
   4. Vous pouvez éventuellement saisir un Message de facture qui s’affichera sur toutes les factures.

   5. Vous pouvez également choisir parmi les options de date de remplacement de la période de service suivantes.

      • Ne pas remplacer : conservez les dates de période de service existantes sans les modifier.
      • Remplacer uniquement les dates manquantes : ajoutez des dates de début et de fin pour les écritures qui n’en ont pas.
      • Remplacer toutes les dates : remplacez toutes les dates de période de service existantes par de nouvelles.

      Si vous choisissez de les remplacer, saisissez les dates de début et de fin que vous souhaitez appliquer. En savoir plus sur les dates de période de service.

3. Utilisez l’outil de calendrier dans le En date du pour sélectionner la date ou avant laquelle inclut les transactions facturables que vous souhaitez facturer. Pour spécifier une plage de dates pour la facturation planifiée, utilisez l’outil de calendrier dans la De la date pour spécifier la première date (début) de la plage. Dans ce scénario, l' En date du correspond à la date de fin de la plage de dates.

   Le De la date s’applique uniquement aux lignes de contrat associées à des calendriers de facturation (il ne s’applique pas aux transactions facturables telles que les feuilles de temps associées à des projets).

4. Dans le Filtres , utilisez les listes déroulantes pour sélectionner les critères de filtre souhaités.

   Le Filtres d’exception sont uniquement destinés à la prévisualisation ou à la création de rapports. Vous ne pourrez pas générer de factures incluant des transactions non approuvées ou des transactions dont les prix sont manquants.
5. Dans le Transactions à inclure , sélectionnez les types de transactions facturables à inclure dans les factures.

6. Lorsque vous avez terminé de sélectionner toutes les options de filtre souhaitées, sélectionnez Aperçu.

   Intacct affiche une liste de toutes les factures qui répondent aux critères de filtre. Si vous recevez une erreur, reportez-vous à la section Résoudre les problèmes de génération des factures.

   Vous pouvez enregistrer les filtres fréquemment utilisés dans un Politique de facturation pour gagner du temps la prochaine fois que vous générerez des factures.
7. Si vous ne voyez pas les résultats souhaités, ajustez le En date du et/ou Critères de filtre et sélectionnez Aperçu encore.
8. Pour afficher une facture particulière afin de vérifier ou d’exclure des transactions facturables ou de modifier certaines données, sélectionnez le lien dans la Montant de la transaction en regard de la facture souhaitée. Découvrez comment Afficher, modifier ou exclure les transactions facturables avant le traitement de la facture.

2. Sélectionner des factures et exécuter un traitement des factures

Intacct sélectionne par défaut toutes les factures possibles à inclure dans l’exécution des factures. Vous devez désélectionner toutes les factures que vous ne souhaitez pas inclure dans le cycle de facturation. En fonction du nombre de factures que vous sélectionnez, vous pouvez générer des factures immédiatement en ligne ou hors ligne.

Notez les instructions suivantes concernant le nombre de factures dans un traitement de facture :

• Vous pouvez générer des factures immédiatement en ligne si vous générez moins de 20 factures.
• Si vous générez plus de 20 mais moins de 50 factures, vous avez la possibilité de générer des factures en ligne. Cependant, Intacct vous recommande de générer les factures hors ligne, sinon votre navigateur risque d’expirer.
• Si vous générez plus de 50 factures, vous devez générer les factures hors ligne.

Pour sélectionner des factures et exécuter une exécution de facture :

1. Lorsque vous êtes prêt à exécuter l’exécution de la facture, procédez comme suit dans la Sélectionner les factures à créer table:
   • Cochez la case dans la colonne de gauche en regard des factures que vous souhaitez créer.
   • Décochez la case en regard des factures que vous ne souhaitez pas créer.

   Nombre maximal de factures affichées par page dans la Sélectionner les factures pour créer le tableau est déterminée par votre Tables de transactions - lignes par page Réglage dans préférences utilisateur. En fonction du nombre de factures renvoyées, vous devrez peut-être parcourir les résultats pour voir toutes les factures.

   Bien que vous puissiez utiliser la case à cocher dans l’en-tête de colonne pour sélectionner ou désélectionner toutes les factures, cette case ne s’applique qu’aux factures affichées dans la page du tableau actif. Il ne le fait pas Sélectionnez ou désélectionnez toutes les factures possibles s’il existe plusieurs pages de tableau.

2. Procédez de l’une des manières suivantes :

   • Si vos sélections génèrent moins de 20 factures, sélectionnez Générer.

     Cela génère les factures à la demande.

     Le système affiche un lien vers le traitement des factures dans une barre verte en haut de la page. Ceci ne le fait pas signifie nécessairement que toutes les factures ont été générées avec succès. La meilleure pratique consiste à toujours afficher le cycle de facturation pour voir s’il y a eu des erreurs. En savoir plus sur Exécutions de factures.

   • Si vos sélections génèrent plus de 20 factures, sélectionnez Exécuter hors ligne. Intacct génère les factures en arrière-plan. Une fois l’exécution de la facture terminée, Intacct envoie une notification par e-mail à l’ID utilisateur connecté. L’e-mail répertorie également toutes les erreurs qui ont pu se produire. Voir Résoudre les problèmes de Générer les factures – Contrats pour plus d’informations sur les erreurs courantes.

   Lorsqu’Intacct crée les factures, il réaffecte les soldes non facturés applicables en soldes facturés.

Générer des factures hors ligne sans prévisualisation

Vous pouvez générer des factures hors ligne sans prévisualiser au préalable les transactions facturables. Il vous suffit de définir les filtres et les options de facturation applicables, puis de sélectionner Exécuter hors ligne. Bien que la définition de filtres soit facultative, si vous ne définissez pas de filtres, Intacct génère des factures pour toutes les transactions facturables à la date spécifiée dans la En date du champ.

1. Vous pouvez également définir les filtres applicables.
2. Vous pouvez également définir les options de facturation souhaitées.

3. Choisir Exécuter hors ligne.

   Un message s’affiche vous demandant de confirmer le processus de facturation.

4. Choisir Oui.

   Un message s’affiche pour indiquer que les factures sont générées hors ligne et que l’utilisateur connecté recevra une notification une fois le processus terminé.

Modifier les factures contrat

Vous pouvez accéder aux factures générées à partir de Contrats dans les listes de transactions des factures de Ventes. Les règles qui régissent la modification des factures de Commandes clients s’appliquent aux factures contrats, à l’exception du fait que vous ne pouvez pas modifier les montants des factures, la date de transaction ou les valeurs de dimension des lignes de facture créées à la suite de la génération de factures. Si vous ajoutez des lignes à la facture dans Ventes, vous pouvez modifier ces lignes conformément aux règles d’édition de Ventes.

Pour modifier une facture contrat, reportez-vous à la section Modifier une facture contrat.

Pour modifier ou exclure des transactions facturables avant l’exécution d’une facture, reportez-vous à la rubrique Réviser la facture.

Supprimer les factures contrat

Supposons que vous veniez d’exécuter la fonction Générer des factures, et que vous vous rendiez compte que vous avez saisi une date de comptabilisation dans le grand livre incorrecte. Vous pouvez localiser la facture contrat dans une liste de transactions de facture de Ventes et supprimer la facture contractuelle. La suppression d’une facture contrat annule tous les soldes de compte applicables, y compris la reclassification des soldes facturés en soldes non facturés. Vous pouvez générer une autre facture pour la facturation et/ou l’utilisation planifiées concernées, si nécessaire.

Les mêmes règles que celles qui régissent la suppression des factures de ventes s’appliquent aux factures contrat (par exemple, vous ne pouvez pas supprimer une facture si un paiement lui a été appliqué).

Pour supprimer une facture contrat, reportez-vous à la section Supprimer une facture contrat.

Imprimer ou envoyer par e-mail les factures contrat

Vous pouvez imprimer ou envoyer par e-mail des factures contrat à partir d’une liste de transactions de factures de Ventes. Les règles d’impression et d’envoi par e-mail qui régissent les factures de ventes s’appliquent aux factures contrats. Vous pouvez utiliser le même modèle de document pour les factures de Ventes et Contrats. La seule différence entre les champs est que l’attribut Multiplicateur ne s’applique qu’aux factures générées à partir de contrats et non aux factures provenant de Ventes (le code de champ du modèle de document est «ENTRIES_MULTIPLIER» ). En savoir plus sur Modèles de documents.

Pour imprimer ou envoyer par e-mail une facture contrat, reportez-vous à la rubrique Imprimer ou envoyer par e-mail des documents de Ventes.

Où dois-je saisir la taxe de vente pour les factures contractuelles ?

L’option Ventes Définition de transaction que vous utilisez lorsque vous générez une facture contrat contient la logique de calcul de la taxe. Si la logique existe, la taxe de vente est automatiquement calculée et incluse dans la facture contractuelle. Comme pour les transactions de Ventes, les taxes liées aux kits sont calculées sur l’article du kit et non sur les composants du kit.

Si c’est votre processus métier de le faire, vous pouvez Modifier la facture contrat dans Ventes pour saisir manuellement ou mettre à jour les montants de la taxe de vente. Vous ne saisissez aucune information de taxe de vente dans Contrats.

Descriptions des champs

• Options d’exécution des factures
• Filtres
• Transactions à inclure
• Filtres d’exception
• Résumé de la facture
• Sélectionner les factures à créer

Options d’exécution des factures

Les options que vous sélectionnez ou saisissez ici s’appliqueront à toutes les factures générées pour chaque facture sélectionnée.

Options d’exécution des factures Descriptions des champs

Champ	Description
Définition de transaction	Affiche la transaction modèle par défaut à utiliser pour les factures générées à partir de contrats. La transaction modèle par défaut est indiquée sur la page Configurer les contrats. Utilisez la liste déroulante pour sélectionner une autre définition de transaction de facture, le cas échéant. La liste déroulante affiche uniquement les définitions de transaction définies pour comptabilisation dans Comptes clients et pour lesquelles les options Suivre la remise ou la surtaxe de l’élément et Activer pour les contrats sont définies sur « vrai ». En savoir plus sur Exigences de définition de transaction de facture contrat.
Facture et date de comptabilisation dans le grand livre	La présentation des champs de date dépend des comptes clients de votre société Activer le remplacement de la date de comptabilisation dans le grand livre lors de la saisie Option de configuration. Si l’option est définie sur false, un champ nommé Date de comptabilisation de la facture et du GL Apparaît. Si l’option est définie sur true, deux champs nommés Date de facture et Date de comptabilisation GL Apparaître. Par défaut, les deux champs indiquent la date du jour. Utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner les dates souhaitées. Les valeurs Facture et Date de comptabilisation du Grand livre sont requises. Lignes de contrat de temps de projet ne peut être inclus dans une seule facture par date de comptabilisation dans le grand livre.
Message de facture	Saisissez le texte que vous souhaitez voir apparaître sur les documents imprimés à partir des factures. Ce texte apparaît également dans le Message sur la facture. Vous pouvez modifier ce champ sur la facture conformément à la Règles de modification des transactions de Ventes.
Liste de tarif pour la facturation du projet	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner un tarif à utiliser pour remplacer la tarification des transactions facturables liées aux projets. Ce tarif remplace tout tarif défini pour la définition de transaction, le client, etc. sélectionnés. Ce champ s’applique uniquement si votre société est abonnée à Projets.
Remplacer les dates de période de service Date de début de la période de service Date de fin de la période de service	Les périodes de service représentent les périodes pendant lesquelles les services de votre entreprise sont fournis ou consommés. Les dates de période de service sont automatiquement renseignées avec les valeurs par défaut et sont répercutées sur les factures contractuelles, ce qui donne aux clients une visibilité sur la période exacte pour laquelle ils sont facturés. Si vous ne souhaitez pas utiliser les dates par défaut, ou si votre calendrier de facturation ou vos écritures d’utilisation ont été créés avant la sortie de la fonctionnalité périodes de service, vous pouvez utiliser ce champ pour fournir des dates. Sélectionnez l’une des options suivantes : Ne pas remplacer : conservez les dates de période de service existantes sans les modifier. Remplacer uniquement les dates manquantes : ajoutez des dates de début et de fin pour les écritures qui n’en ont pas. Remplacer toutes les dates : remplacez toutes les dates de période de service existantes par de nouvelles. Si vous choisissez de les remplacer, saisissez les dates de début et de fin que vous souhaitez appliquer. En savoir plus sur les périodes de service.
Facturer par	Les options sont les suivantes : Facturer à : Regroupez la facture par contact de facturation unique au niveau des lignes du contrat. Afin d’obtenir des résultats corrects, l’application Ventes doit être configurée avec Activer le contact de facturation au niveau des lignes (Contrats uniquement) Défini sur vrai. Contrat: Générez une facture unique par contrat en fonction des critères de filtre donnés. Client : Regroupez les contrats par client en une ou plusieurs factures. Si vous créez des contrats pour le même client au sein d’entités différentes ou avec des devises de transaction différentes, il se peut que vous voyiez plusieurs factures par client. L’option Client est toujours requise, car un client est spécifique à un contrat ou à un projet. Projet: Générez une facture unique pour chaque projet associé à un contrat en fonction des critères de filtre donnés. Si un projet est configuré pour facturer avec le parent, Intacct inclut le projet enfant dans la facture du projet parent. En savoir plus sur Consolidation des factures.
Date d’effet	Utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner la date avant ou égale aux transactions facturables que vous souhaitez facturer.
Date de début	Si vous souhaitez filtrer les factures ouvertes dans une plage de dates, utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner la première date (début) de la plage dans ce champ. Dans ce scénario, l' En date du correspond à la date de fin de la plage de dates. Par exemple, supposons que vous souhaitiez consulter tous les calendriers de facturation ouverts entre le 15 mars et le 31 mars. Dans le De la date , saisissez 03/15/AAAA. Dans le En date du saisissez 31/03/AAAA (où AAAA est l’année souhaitée). Ce champ s’applique uniquement à la facturation de contrat planifiée (il ne s’applique pas à l’utilisation, aux feuilles de temps, aux dépenses, aux factures fournisseurs ou aux transactions d’achats).
Politique de facturation	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner un élément enregistré Politique de facturation. Les politiques de facturation sont des jeux de filtres enregistrés.

Filtres

Utilisez cette section pour limiter la priorité des transactions facturables que vous souhaitez facturer. Par exemple, vous pourriez vouloir afficher uniquement toutes les transactions facturables associées à un client spécifique.

Champ	Description
Contrat ou groupe de contrats Client ou groupe de clients Projet ou groupe de projets Article ou groupe d’articles Service ou groupe de services Établissement ou groupe d’établissements Collaborateur ou groupe de collaborateurs Classe ou groupe de classes	Utilisez ces filtres à double usage pour sélectionner une dimension unique ou un groupe de dimensions. Par exemple, sélectionnez un article individuel ou un groupe de dimensions d’article dans le champ Article/Groupe. Les filtres de dimensions Projet/Groupe et Collaborateur/Groupe s’affichent en fonction des paramètres de dimension de la Configuration du GL. Vous pouvez définir des groupes de dimensions de contrat qui incluent les contrats basés sur les périodes de facturation. Vous pouvez avoir un groupe de contrats que vous facturerez le 15e jour du mois, un groupe de contrats que vous facturerez le dernier jour du mois, etc.
Devise du contrat	Filtre la liste pour afficher uniquement les factures des contrats associés à la devise de transaction sélectionnée. Ce champ ne s’applique qu’aux sociétés multidevises.
Type de contrat	Filtre la liste pour afficher uniquement les factures associées aux éléments sélectionnés Type de contrat.
Type de client	Filtre la liste pour afficher uniquement les factures associées aux éléments sélectionnés Type de client.
Type de projet	Filtre la liste pour afficher uniquement les factures associées aux éléments sélectionnés Type de projet. Ce champ s’applique uniquement si votre société est abonnée à Projets.
Responsable projet	Filtre la liste pour afficher uniquement les factures associées aux projets associés au chef de projet sélectionné. Ce champ s’applique uniquement si votre société est abonnée à Projets.

Transactions à inclure

Transactions à inclure dans les descriptions des champs

Champ	Description
Contrats Utilisation des contrats Feuilles de temps* Dépense* Factures des comptes fournisseurs* Transactions d’achats*	Par défaut, tous les types de transactions sont sélectionnés pour être inclus dans l’aperçu et la génération de factures. Si vous ne souhaitez pas inclure une transaction, décochez la case située à côté de celle-ci. * Applicable uniquement aux contrats associés à des projets.

Filtres d’exception

Utilisez des filtres d’exception pour afficher un aperçu ou un rapport sur les transactions facturables qui peuvent être incluses dans les factures de projet, mais qui sont actuellement exclues de la facturation en raison du statut d’approbation et/ou de problèmes de prix. Découvrez comment créer un Aperçu de l’instantané pour la génération de rapports.

Filtres d’exception Descriptions des champs

Champ	Description
Statut de l’approbation	Choisissez l’une des options suivantes : Uniquement approuvées : filtre les transactions facturables qui sont approuvées. Uniquement non approuvées : filtre les transactions facturables (telles que les factures fournisseurs, les rapports de dépenses et les feuilles de temps) qui n’ont pas été comptabilisées dans le grand livre et qui sont à l’état Brouillon, Soumis ou Refusé. Tout : sélectionnez cette option pour ignorer le statut d’approbation lors du filtrage des résultats.
Afficher uniquement les articles dont les tarifs ne sont pas renseignés	Filtre la liste pour afficher uniquement les transactions facturables pour lesquelles il manque des prix. Utilisez cette option pour créer un rapport d’exception.

Résumé de la facture

La section Résumé de la facture affiche les informations suivantes :

• Nombre de factures qui pourraient être créées à partir de cet aperçu si vous choisissez de générer des factures
• Le nombre de clients associés aux factures potentielles
• Montant total en tenue de compte des factures potentielles combinées

Sélectionner les factures à créer

Ce tableau s’affiche lorsque vous sélectionnez Aperçu. Le nombre maximal de factures affichées par page est déterminé par le paramètre Tables de transactions - Lignes par page dans préférences utilisateur. En fonction du nombre de factures renvoyées, vous devrez peut-être parcourir les résultats pour voir toutes les factures.

Sélectionner les factures pour créer des descriptions de champs

Champ	Description
Client	Le client associé à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le client dans une fenêtre de navigateur distincte.
Contrat	Le contrat associé à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le contrat dans une fenêtre de navigateur distincte.
Facturer à	Le contact de facturation associé aux lignes de contrat associées à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le contact de facturation dans une fenêtre de navigateur distincte. Ce champ n’apparaît que si les options Facturer par sélectionnées incluent Facturer à.
Projet	Le projet associé à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le projet dans une fenêtre de navigateur distincte. Cette option s’affiche uniquement si les options Facturer par sélectionnées incluent Projet.
Devise	Devise de transaction associée à la facture correspondante.
Montant en devise de transaction	Montant de la facture correspondante exprimé dans la devise de transaction du contrat. Sélectionnez le lien dans ce champ pour examiner les transactions facturables incluses dans la facture dans une fenêtre de navigateur distincte.
Montant en tenue de compte	Montant de la facture correspondante exprimé dans la devise de tenue de compte.