Génération de factures – Contrats

Utilisez la page Générer des factures pour créer des factures à partir de contrats. Vous pouvez également enregistrer les filtres fréquemment utilisés dans les politiques de factures et utiliser des instantanés d’aperçu pour analyser les données avant l’exécution d’une facture.

Pour générer des factures contractuelles, accédez à Contrats > Tous > Facturation > générer les factures.

À propos de la génération de factures contrat

Utilisez la page Générer des factures pour générer des factures pour toutes les transactions facturables associées aux lignes de contrat. Vous pouvez utiliser la fonction Aperçu pour examiner les factures ou générer un rapport avant d’exécuter l’exécution de la facture. Lorsque vous êtes prêt à créer les factures, vous pouvez choisir de les générer en ligne ou hors ligne, en fonction du nombre de factures que vous sélectionnez pour le facture exécution. Vous pouvez ensuite imprimer ou envoyer par e-mail les factures à partir de Ventes de commande comme vous le feriez pour n’importe quelle autre facture de Ventes de commandes.

À propos des comptes de comptabilisation de facture contrat

• Bien que Sage Intacct utilise une définition de transaction Ventes pour créer une facture contrat, il n’utilise pas le mappage de compte du grand livre de la définition de transaction pour la facturation contractuelle. Au lieu de cela, il utilise les comptes GL définis dans le Configurer les contrats page.
• Les transactions facturables liées aux projets (feuilles de temps, dépenses des employés, factures AP et transactions d’achats) utiliseront le mappage de compte du grand livre de la définition de transaction pour la facturation.
• Le calcul de la taxe sur la facture utilise les comptes généraux de la section Sous-total de la définition de transaction. La logique de calcul de la taxe sur les contrats est la même que celle de la saisie de Ventes pour l’impôt de base, l’impôt anticipé et l’Avalara AvaTax.

Étapes de base pour générer des factures contractuelles

Les sections suivantes décrivent les étapes de génération de factures à partir de contrats.

1. Définissez des filtres et prévisualisez les factures.
2. Sélectionnez les factures et exécutez une exécution de facture.

1. Définir des filtres et prévisualiser les factures

La page Générer des factures contient de nombreux filtres pour vous permettre de restreindre l’orientation des factures que vous souhaitez créer dans une exécution de facture donnée. Par exemple, vous pourriez vouloir créer des factures uniquement pour un client spécifique, pour un projet spécifique, pour une plage de dates spécifique, etc.

Utilisez l’option Aperçu pour consulter facture détails avant de facture création. Vous pouvez explorer chaque facture pour voir toutes les transactions facturables incluses, vérifier les montants associés, etc. Vous pouvez également créer un instantané d’aperçu à utiliser pour la création de rapports. En savoir plus sur Prévisualiser les instantanés.

Pour définir les options et les filtres d’exécution de facture et prévisualiser les factures :

1. Aller à Contrats > Tous > Facturation > générer les factures.

2. Réglez l’icône Options d’exécution de la facture qui s’appliquera à toutes les factures.

   1. Si vous souhaitez utiliser une définition de transaction de facture différente de celle par défaut pour les factures, utilisez l’icône Définition de la transaction liste déroulante liste pour sélectionner le définition de transaction souhaité. Ce champ est obligatoire.

   2. Dans le Facture et Date de comptabilisation dans le grand livre , utilisez l’outil Calendrier pour sélectionner la date souhaitée comme date sur la facture et la date à laquelle vous souhaitez que les factures soient comptabilisées. Ce champ est obligatoire.

      La présentation des champs de date dépend des Comptes clients de votre société Activer le remplacement de la date de comptabilisation GL lors de la saisie option de configuration. Si l’option est définie sur false, un champ nommé Facture et Date de comptabilisation dans le grand livre apparaît. Si l’option est définie sur vrai, deux champs nommés Date de facture et Date de comptabilisation dans le grand livre apparaissent.

   3. Si vous le souhaitez, choisissez de facturer par contrat, Client ou projet.
   4. Si vous le souhaitez, entrez un Message de facturation qui s’affichera sur toutes les factures.

   5. Si vous le souhaitez, choisissez l’une des options de date de période de service de remplacement suivantes.

      • Ne pas remplacer : conservez les dates de période de service existantes sans les modifier.
      • Remplacer uniquement les dates manquantes : ajoutez des dates de début et de fin pour les écritures qui n’en ont pas.
      • Remplacer toutes les dates : remplacez toutes les dates de période de service existantes par de nouvelles.

      Si vous choisissez de les remplacer, saisissez les dates de début et de fin que vous souhaitez appliquer. En savoir plus sur les dates de période de service.

3. Utilisez l’outil calendrier dans le À ce jour pour sélectionner la date avant ou égale aux transactions facturables que vous souhaitez facturer. Pour spécifier une plage de dates pour la facturation programmée, utilisez l’outil de calendrier dans le Date de début pour spécifier la première date (de début) de la plage. Dans ce scénario, le À ce jour sera la date de fin de la plage de dates.

   L' Date de début ne s’applique qu’aux lignes de contrats avec des échéanciers de facturation associés (il ne s’applique pas aux transactions facturables telles que les feuilles de temps associées aux projets).

4. Dans le Filtres , utilisez les listes déroulantes pour sélectionner les critères de filtre souhaités.

   L' Filtres d’exception sont uniquement destinés à la prévisualisation ou à la création de rapports. Vous ne pourrez pas générer des factures incluant des transactions non approuvées ou des transactions dont les prix sont manquants.
5. Dans le Transactions à inclure , sélectionnez les types de transactions facturables à inclure dans les factures.

6. Lorsque vous avez terminé de sélectionner toutes les options de filtre souhaitées, sélectionnez Aperçu.

   Intacct affiche une liste de toutes les factures qui répondent aux critères de filtrage. Si vous recevez un message d’erreur, reportez-vous à la section Résoudre les problèmes liés à la génération de factures.

   Vous pouvez enregistrer les filtres fréquemment utilisés dans un fichier Politique de facturation pour gagner du temps la prochaine fois que vous générerez des factures.
7. Si vous ne voyez pas les résultats souhaités, ajustez le À ce jour et/ou Critères de filtrage et sélectionnez Aperçu encore.
8. Pour afficher une facture particulière afin de vérifier ou d’exclure des transactions facturables ou de modifier certaines données, sélectionnez le lien dans le Montant de la transaction à côté de la facture souhaitée. Apprenez à Afficher, modifier ou exclure les transactions facturables avant l’exécution de la facture.

2. Sélectionnez les factures et exécutez une exécution de facture

Intacct sélectionne toutes les factures possibles à inclure dans la facture exécutée par défaut. Vous devez désélectionner les factures que vous ne souhaitez pas inclure dans le traitement des factures. En fonction du numéro de factures que vous sélectionnez, vous pouvez générer des factures immédiatement en ligne ou les générer hors ligne.

Notez les instructions suivantes concernant le numéro de factures dans un cycle de factures :

• Vous pouvez générer des factures immédiatement en ligne si vous générez moins de 20 factures.
• Si vous générez plus de 20 mais moins de 50 factures, vous avez la possibilité de générer des factures en ligne, cependant, Intacct vous recommande de générer les factures hors ligne, sinon votre navigateur risque d’expirer.
• Si vous générez plus de 50 factures, vous devez générer les factures hors connexion.

Pour sélectionner des factures et exécuter une exécution de facture :

1. Lorsque vous êtes prêt à exécuter l’exécution de la facture, procédez comme suit dans le Sélectionnez les factures à créer Tableau :
   • Cochez la case dans la colonne la plus à gauche à côté des factures que vous souhaitez créer.
   • Décochez la case à côté des factures que vous ne souhaitez pas créer.

   Le numéro maximum de factures affichées par page dans le Sélectionnez les factures pour créer une table est déterminé par votre Tables de transactions - lignes par page s’installer Préférences de l’utilisateur. En fonction du numéro de factures renvoyées, vous devrez peut-être parcourir les résultats pour afficher toutes les factures.

   Bien que vous puissiez utiliser la case à cocher dans la en-tête colonne pour sélectionner ou désélectionner toutes les factures, cette case ne s’applique qu’aux factures affichées dans la page du tableau actif. Il ne le fait pas Sélectionnez ou désélectionnez Toutes les factures possibles s’il y a plusieurs pages de table.

2. Procédez de l’une des manières suivantes :

   • Si vos sélections entraînent moins de 20 factures, sélectionnez Générer.

     Cela génère les factures à la demande.

     Le système affiche un lien vers la facture exécutée dans une barre verte en haut de la page. Ce ne le fait pas signifie nécessairement que toutes les factures ont été générées avec succès. La meilleure pratique consiste à toujours afficher le cycle de traitement des factures pour voir s’il y a eu des erreurs. En savoir plus sur Cycles de facture.

   • Si vos sélections génèrent plus de 20 factures, sélectionnez Exécuter hors ligne. Intacct générera les factures dans un processus d’arrière-plan. Une fois l’exécution de la facture terminée, Intacct envoie une notification par e-mail à l’ID utilisateur connecté. L’e-mail répertorie également toutes les erreurs qui ont pu se produire. Voir Résoudre les problèmes de Générer les factures – Contrats pour plus d’informations sur les erreurs courantes.

   Lorsqu’Intacct crée les factures, il reclasse les soldes non facturés applicables en soldes facturés.

Générer les factures hors ligne sans prévisualisation

Vous pouvez générer des factures hors ligne sans prévisualiser au préalable les transactions facturables. Il vous suffit de définir les filtres et les options de facturation applicables, puis de sélectionner Exécuter hors ligne. Bien que la définition de filtres soit facultative, si vous ne définissez pas de filtres, Intacct génère des factures pour toutes les transactions facturables à partir de la date spécifiée dans le À ce jour domaine.

1. Si vous le souhaitez, définissez les filtres applicables.
2. Vous pouvez également définir les options de facturation souhaitées.

3. Sélectionnez Exécuter hors ligne.

   Un message s’affiche vous demandant de confirmer le processus de facture.

4. Sélectionnez Oui.

   Un message s’affiche, indiquant que les factures sont générées hors ligne et que l’utilisateur connecté recevra une notification une fois le processus terminé.

Modifier les factures de contrat

Vous pouvez accéder aux factures générées à partir des contrats dans les listes de transactions de facture Ventes. Les règles qui régissent la modification des factures Ventes s’appliquent aux factures contractuelles, à l’exception du fait que vous ne pouvez pas modifier les montants de la facture, la date de la transaction ou les valeurs de dimension des lignes de facture créées à la suite de la génération de facture. Si vous ajoutez des lignes à la facture dans Ventes de commandes, vous pouvez modifier ces lignes conformément aux règles d’édition de Ventes de commandes.

Pour modifier une facture contrat, reportez-vous à la section Modifier une facture contrat.

Pour modifier ou exclure des transactions facturables avant l’exécution d’une facture, reportez-vous à la section Examiner la facture.

Supprimer les factures contractuelles

Supposons que vous veniez d’exécuter la fonction Générer les factures et que vous vous rendiez compte que vous avez entré une date de comptabilisation GL incorrecte. Vous pouvez localiser la facture contrat dans une liste de transactions de facture Ventes et supprimer la facture contrat. La suppression d’une facture contrat annule tous les soldes de compte applicables, y compris la reclassification des soldes facturés en soldes non facturés. Si nécessaire, vous pouvez générer une autre facture pour la facturation et/ou l’utilisation programmées concernées.

Les mêmes règles qui régissent la suppression des factures Ventes s’appliquent aux factures contractuelles (par exemple, vous ne pouvez pas supprimer une facture si un paiement lui a été appliqué).

Pour supprimer une facture contrat, reportez-vous à la section Supprimer une facture contrat.

Imprimez ou envoyez par e-mail les factures contractuelles

Vous pouvez imprimer ou envoyer par e-mail des factures contractuelles à partir d’une liste de transactions de facture Ventes. Les règles d’impression et d’e-mail qui régissent les factures Ventes s’appliquent aux factures contractuelles. Vous pouvez utiliser le même modèle de document pour les factures Ventes et Contrats. La seule différence entre les champs est que le Multiplicateur ne s’applique qu’aux factures générées à partir de contrats et non aux factures provenant de Ventes (le code du champ du modèle de document est «ENTRIES_MULTIPLIER» ). En savoir plus sur Modèles de documents.

Pour imprimer ou envoyer par e-mail une facture contrat, reportez-vous à la section Imprimez ou envoyez par courriel les documents de Ventes.

Où dois-je saisir la taxe de vente pour les factures contractuelles ?

La Ventes définition de transaction que vous utilisez lorsque vous générez une facture contrat contient la logique de calcul de la taxe. S’il existe une logique, la taxe de vente est automatiquement calculée et incluse dans la facture contrat. Comme pour les transactions de Ventes de commandes, les taxes liées aux kits sont calculées sur l’article du kit et non sur les composants du kit.

Si c’est votre processus opérationnel de le faire, vous pouvez Modifier la facture contrat dans Ventes de commandes pour saisir ou mettre à jour manuellement les montants de taxe de vente. Vous n’entrez aucune information relative à la taxe de vente dans les contrats.

Descriptions des champs :

• Options d’exécution de la facture
• Filtres
• Transactions à inclure
• Filtres d’exception
• Résumé de la facture
• Sélectionnez les factures à créer

Options d’exécution de la facture

Les options que vous sélectionnez ou saisissez ici s’appliquent à toutes les factures générées pour chaque facture sélectionnée.

Descriptions des champs des options d’exécution de la facture

Champ	Description
Définition de transaction	Affiche la transaction modèle par défaut à utiliser pour les factures générées à partir de contrats. La transaction modèle par défaut est indiquée sur la page Configurer les contrats. Utilisez la liste déroulante pour sélectionner une autre définition de transaction de facture, le cas échéant. La liste déroulante affiche uniquement les définitions de transaction définies pour comptabilisation dans Comptes clients et pour lesquelles les options Suivre la remise ou la surtaxe de l’élément et Activer pour les contrats sont définies sur « vrai ». En savoir plus sur les exigences de définition de transaction de facture contrat.
Facture et date de comptabilisation dans le grand livre	La présentation des champs de date dépend des Comptes clients de votre société Activer le remplacement de la date de comptabilisation GL lors de la saisie option de configuration. Si l’option est définie sur false, un champ nommé Facture et Date de comptabilisation dans le grand livre apparaît. Si l’option est définie sur vrai, deux champs nommés Date de facture et Date de comptabilisation dans le grand livre apparaissent. Par défaut, les deux champs correspondent à la date du jour. Utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner les dates souhaitées. Les valeurs Facture et Date de comptabilisation dans le grand livre sont obligatoires. Lignes de contrat de temps de projet ne peut être inclus que dans une seule facture par date de comptabilisation GL.
Message de facture	Entrez le texte que vous souhaitez voir apparaître sur les documents imprimés à partir des factures. Ce texte apparaît également dans le Envoyer un message sur la facture. Vous pouvez modifier ce champ sur la facture conformément à la Règles d’édition des transactions de Ventes.
Liste de tarif pour la facturation du projet	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner une liste de tarifs à utiliser pour remplacer la tarification des transactions facturables liées aux projets. Cette liste de tarifs remplace toute liste de tarifs définie sur la définition de transaction, le client, etc. sélectionnés. Ce champ n’est applicable que si votre société est abonnée à des Projets.
Remplacer les dates de période de service Date de début de la période de service Date de fin de la période de service	Les périodes de service représentent les périodes pendant lesquelles les services de votre entreprise sont fournis ou consommés. Les dates de période de service sont automatiquement renseignées avec les valeurs par défaut et sont répercutées sur les factures contractuelles, ce qui donne aux clients une visibilité sur la période exacte pour laquelle ils sont facturés. Si vous ne souhaitez pas utiliser les dates par défaut, ou si votre calendrier de facturation ou vos écritures d’utilisation ont été créés avant la sortie de la fonctionnalité périodes de service, vous pouvez utiliser ce champ pour fournir des dates. Sélectionnez l’une des options suivantes : Ne pas remplacer : conservez les dates de période de service existantes sans les modifier. Remplacer uniquement les dates manquantes : ajoutez des dates de début et de fin pour les écritures qui n’en ont pas. Remplacer toutes les dates : remplacez toutes les dates de période de service existantes par de nouvelles. Si vous choisissez de les remplacer, saisissez les dates de début et de fin que vous souhaitez appliquer. En savoir plus sur les périodes de service.
Facturer par	Les options sont les suivantes : Facturer à : Regroupez la facture par contact de facturation unique au niveau des lignes du contrat. Afin d’obtenir des résultats corrects, l’application Ventes doit être configurée avec l’option Activer le contact de facturation au niveau des lignes (Contrats uniquement) définie sur « vrai ». Contrat : Générez une facture unique par contrat en fonction des critères de filtre donnés. Client : Regroupez les contrats par client en une ou plusieurs factures. Si vous créez des contrats pour le même client au sein d’entités différentes ou avec des devises de transaction différentes, il se peut que vous voyiez plusieurs factures par client. L’option Client est toujours requise, car un client est spécifique à un contrat ou à un projet. Projet : Générez une facture unique pour chaque projet associé à un contrat en fonction des critères de filtre donnés. Si un projet est configuré pour facturer avec le parent, Intacct inclut le projet enfant dans la facture du projet parent. En savoir plus sur Consolidation des factures.
Date d’effet	Utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner la date avant laquelle incluent les transactions facturables que vous souhaitez facturer.
Date de début	Si vous souhaitez filtrer les factures ouvertes dans une plage de dates, utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner la première date (début) de la plage dans ce champ. Dans ce scénario, la Date d’effet correspond à la date de fin de la plage de dates. Par exemple, supposons que vous souhaitiez consulter tous les calendriers de facturation ouverts entre le 15 mars et le 31 mars. Dans le champ Date de début, saisissez 15/03/AAAA. Dans le champ Date d’effet, saisissez 31/03/AAAA (où AAAA est l’année souhaitée). Ce champ s’applique uniquement à la facturation de contrat planifiée (il ne s’applique pas à l’utilisation, aux feuilles de temps, aux dépenses, aux factures fournisseurs ou aux transactions d’achats).
Politique de facturation	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner un Politique de facturation. Les politiques de facturation sont des ensembles de filtres enregistrés.

Filtres

Utilisez cette section pour restreindre l’orientation des transactions facturables que vous souhaitez facturer. Par exemple, vous pouvez souhaiter uniquement voir toutes les transactions facturables associées à un client spécifique.

Champ	Description
Contrat ou groupe de contrats Client ou groupe de clients Projet ou groupe de projets Article ou groupe d’articles Service ou groupe de services Établissement ou groupe d’établissements Collaborateur ou groupe de collaborateurs Classe ou groupe de classes	Utilisez ces filtres à double usage pour sélectionner une seule dimension ou un groupe de dimension. Par exemple, sélectionnez un article individuel ou un groupe de dimension d’article dans le champ Article/Groupe. Les filtres de dimension Projet/Groupe et Employé/Groupe s’affichent en fonction des paramètres de dimension dans le Configuration GL. Vous pouvez définir des groupes de dimensions de contrat qui incluent des contrats basés sur des périodes de facturation. Vous pouvez avoir un groupe de contrats que vous facturerez le 15e jour du mois, un autre que vous facturerez le dernier jour du mois, et ainsi de suite.
Devise du contrat	Filtre la liste pour n’afficher que les factures des contrats associés à la devise de transaction sélectionnée. Ce champ ne s’applique qu’aux sociétés multi-devises.
Type de contrat	Filtre la liste pour n’afficher que les factures associées à la Type de contrat.
Type de client	Filtre la liste pour n’afficher que les factures associées à la Type de client.
Type de projet	Filtre la liste pour n’afficher que les factures associées à la Type de projet. Ce champ n’est applicable que si votre société est abonnée à des Projets.
Responsable projet	Filtre la liste pour n’afficher que les factures associées aux projets associés au chef de projet sélectionné. Ce champ n’est applicable que si votre société est abonnée à des Projets.

Transactions à inclure

Transactions pour inclure des descriptions de champs

Champ	Description
Contrats Utilisation des contrats Feuilles de temps* Dépenses* Comptes fournisseurs* Achats de transactions*	Par défaut, tous les types de transactions sont sélectionnés pour être inclus dans l’aperçu de la facture et la génération de la facture. Si vous ne souhaitez pas inclure une transaction, compenser la case à côté de celle-ci. * Applicable uniquement aux contrats associés à des projets.

Filtres d’exception

Utilisez des filtres d’exception pour afficher un aperçu ou un rapport sur les transactions facturables qui peuvent être incluses dans les factures de projet, mais qui sont actuellement exclues de la facturation en raison du statut d’approbation et/ou de problèmes de prix. Apprenez à créer un Aperçu de l’instantané pour le reporting.

Filtres d’exception descriptions de champs

Champ	Description
Statut de l’approbation	Choisissez l’une des options suivantes : Approuvé uniquement : filtre les transactions facturables approuvées. Uniquement non approuvé : filtre les transactions facturables (telles que les factures fournisseur, les rapports de dépenses et les feuilles de temps) qui n’ont pas été validées dans le GL et qui sont à l’état Brouillon, Soumis ou Refusé. Tous : sélectionnez cette option pour ignorer le statut d’approbation lors du filtrage des résultats.
Afficher uniquement les articles dont les tarifs ne sont pas renseignés	Filtre la liste pour n’afficher que les transactions facturables dont les prix sont manquants. Utilisez cette option pour créer un rapport d’exception.

Résumé de la facture

La section Résumé de la facture affiche les informations suivantes :

• La numéro des factures qui pourraient être créées à partir de cet aperçu si vous choisissez de générer factures
• Le numéro de clients associés aux factures potentielles
• Le montant de base en tenue de compte total des factures potentielles combinées

Sélectionnez les factures à créer

Ce tableau s’affiche une fois que vous avez sélectionné Aperçu. Le maximum numéro de factures affichées par page est déterminé par le paramètre Tables de transactions - Lignes par page dans Préférences utilisateur. En fonction du numéro de factures renvoyées, vous devrez peut-être parcourir les résultats pour afficher toutes les factures.

Sélectionnez les factures pour créer des descriptions de champ

Champ	Description
Client	Le client associé à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le client dans une fenêtre de navigateur distincte.
Contrat	Le contrat associé à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le contrat dans une fenêtre de navigateur distincte.
Facturer à	Le contact de facture fournisseur associé aux lignes de contrat associées à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le contact de facture fournisseur dans une fenêtre de navigateur distincte. Ce champ n’apparaît que si les options Facturer par sélectionnées incluent Facturer à.
Projet	Le projet associé à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le projet dans une fenêtre de navigateur distincte. Cette option n’apparaît que si les options Facturer par sélectionnées incluent Projet.
Devise	La devise de transaction associée à la facture correspondante.
Montant en devise de transaction	Le montant de la facture correspondante exprimé dans la devise de transaction du contrat. Sélectionnez le lien dans ce champ pour examiner les transactions facturables incluses dans la facture dans une fenêtre de navigateur distincte.
Montant en tenue de compte	Le montant de la facture correspondante exprimé dans la devise de tenue de compte.