Politiques de facturation – Contrats

À propos des politiques de facturation

Une politique de facture est un jeu de filtres enregistré. Vous pouvez utiliser des stratégies de facture lorsque vous générez manuellement des factures à l’aide de la page Générer des factures. Vous pouvez utiliser des politiques de facture planifiée pour planifier automatiquement l’exécution des factures.

Utilisation des stratégies de facture dans la page Générer des factures

La page Générer des factures contient de nombreux filtres pour vous permettre de restreindre l’orientation des factures que vous souhaitez créer dans une exécution de facture donnée. L’utilisation d’ensembles de filtres enregistrés vous fait gagner du temps en conservant les filtres fréquemment utilisés, de sorte que vous n’avez pas à les sélectionner à chaque fois que vous souhaitez générer des factures.

Vous pouvez créer autant de politiques de facture que vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez avoir une politique de facture pour les factures d’un groupe de clients ou d’un type d’article particulier, ou vous pouvez avoir une politique de facture pour les factures associées à un projet particulier. Vous pouvez également utiliser les filtres d’exception pour créer une politique de facture afin de récupérer les données que vous pourriez utiliser dans un rapport d’exception de facture.

Pour utiliser la politique de facture, il vous suffit de sélectionner la politique de facture dans le Générer des factures , puis lancez l’aperçu de la facture ou l’exécution hors ligne.

Utilisation des politiques de facture programmée

Vous pouvez utiliser des politiques de facturation pour lancer automatiquement l’exécution des factures contrats selon une planification définie. Définissez les filtres et le calendrier dans les politiques de facture, puis laissez Sage Intacct faire le travail.

Découvrez comment configurer la facturation planifiée.

Ajouter une politique de facture

Vous pouvez créer des stratégies de facture à l’aide de la page Politique de facture ou vous pouvez créer des stratégies de facture pendant que vous utilisez la page Générer des factures. La différence entre les méthodes de création est que lorsque vous créez une politique de facture à l’aide de la page Politique de facture, vous pouvez sélectionner une option Date d’effet par défaut pour la politique de facture.

Par exemple, si Définir à la date sur = « Fin de ce mois » et ce mois est juin, Intacct va par défaut le À ce jour au 30 juin lorsque vous appliquez la politique de facture dans la page Générer des factures. Lorsque vous créez la politique de facture à partir de la fenêtre Générer des factures , la page Définir à la date sur La valeur par défaut est la date du jour.

Ajouter une politique de facture à l’aide de la page Politique de facturation

1. Aller à Contrats > Mise en place > En savoir plus et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Politiques de factures.

2. Dans le Nom , entrez un identifiant significatif.

   Cet identifiant apparaîtra dans les listes de sélection applicables dans Intacct. Vous ne pouvez pas modifier le Nom Après avoir enregistré la politique de facture.

3. Utilisez l’icône Définir à la date sur liste déroulante pour sélectionner l’option qui déterminera la valeur par défaut À ce jour lorsque vous appliquez la politique de facture dans le Générer des factures page.

4. Sélectionnez les autres filtres comme vous le souhaitez.

   Voir Descriptions des champs pour plus d’informations sur chaque champ.

5. Si cette politique de facture doit être utilisée pour un rapport d’exception de facture, sélectionnez l’icône Filtres d’exception. Sinon, laissez ces filtres tels quels.
   L' Filtres d’exception sont uniquement destinés à la prévisualisation ou à la création de rapports. Vous ne pourrez pas générer des factures incluant des transactions non approuvées ou des transactions dont les prix sont manquants.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Ajouter une politique de facture à partir de la page Générer des factures

Vous pouvez créer une politique de facture à la volée pendant que vous utilisez la page Générer des factures. Vous pouvez créer rapidement plusieurs politiques de factures à partir de cette page en modifiant les filtres sélectionnés et en sélectionnant Enregistrer la politique de facturation.

1. Aller à Contrats > Tous > Facturation > générer les factures.

2. Sélectionnez les filtres souhaités.

   Voir Descriptions des champs pour plus d’informations sur chaque champ. L' Facture et Date de comptabilisation dans le grand livre Les champs ne s’appliquent pas à la politique de facture, mais sont obligatoires pour prévisualiser ou générer des factures.

3. Sélectionnez Politique d’enregistrement de la facture.
4. Dans la boîte de dialogue, entrez un nom significatif pour la politique de facture.
5. Sélectionnez OK.

Ajouter une politique de facture programmée

Vous pouvez soit créer de nouvelles politiques de facture avec des informations de planification, soit modifier des politiques existantes pour inclure des planifications.

Notez que le comportement suivant est attendu :

• Si vous créez la politique de facture planifiée au niveau général d’une société multi-entités, vous pouvez affecter la politique de facture à plusieurs entités à utiliser.
• Si vous créez la politique de facture planifiée au niveau de l’entité, la politique de facture ne peut être utilisée que par cette entité.

1. Aller à Contrats > Mise en place > En savoir plus et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Politiques de factures.

2. Dans le Nom , entrez un identifiant significatif.

   Cet identifiant apparaîtra dans les listes de sélection applicables dans Intacct. Vous ne pouvez pas modifier le Nom Après avoir enregistré la politique de facture.

3. Utilisez l’icône Définissez « À partir de la date » sur liste déroulante pour sélectionner l’option qui déterminera la valeur par défaut À ce jour lorsqu’Intacct exécute la politique de facture.

   Ce champ utilise la méthode Prochaine date d’exécution comme point de référence. Par exemple, si vous spécifiez Fin de mois car le Définissez « Date d’effet » sur et la valeur Prochaine date d’exécution est le 1er août, puis Intacct filtre les factures à partir du 31 août lorsqu’il exécute la politique de facture.

4. Sélectionnez l’icône Programmé case à cocher.

   Intacct affiche les champs liés à la planification de la politique de facture.

5. Utilisez l’outil calendrier pour sélectionner l’icône Date de début pour l’horaire.

   L' Date de début doit être à la date d’aujourd’hui ou après. Cette date sera la Prochaine date d’exécution Pour la première exécution de la politique de facture. La date de la prochaine exécution sera la date de facture et la date de comptabilisation GL pour toutes les factures programmées.

6. Utilisez l’icône Répétitions et Chaque pour spécifier la fréquence à laquelle la planification se produit.

   Par exemple, si Répétitions = Mois et Chaque = 1, alors Intacct exécutera la politique de facture une fois par mois.

7. Sélectionnez les autres filtres comme vous le souhaitez.

   Voir Politique de facturation : Descriptions des champs pour plus d’informations sur chaque champ.

8. Sélectionnez Enregistrer.

9. Si vous le souhaitez, testez la politique de facture à l’aide de l’option Aperçu dans le Générer des factures page.

   Si l’aperçu n’affiche pas les résultats attendus, modifiez la politique de facture pour ajuster les filtres.

Étapes suivantes : Si vous avez créé la politique de facture programmée au niveau général, Attribuer la politique de facture aux entités applicables. Si votre société est une société à entité unique, votre société peut désormais être considérée comme le niveau général, vous devez donc attribuer la politique de facture au niveau général.

Modifier une politique de facture

Vous pouvez modifier tous les champs de la politique de facture, à l’exception de la Nom. Les modifications apportées à une politique de facture sont immédiates et seront visibles la prochaine fois que vous utiliserez la politique de facture sur la page Générer des factures.

Si vous souhaitez modifier la planification d’une politique de facture planifiée qui a déjà été traitée, vous devrez peut-être compenser les paramètres de planification existants, puis définir de nouveaux paramètres.

1. Aller à Contrats > Configuration > En savoir plus > Politiques de facturation.

2. Recherchez la stratégie que vous souhaitez modifier.

3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

4. Effectuez vos modifications.

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Contrats > Configuration > En savoir plus > Politiques de facturation.

2. Sélectionnez Modifier à côté de la politique de facture applicable.
3. Modifiez les champs souhaités et sélectionnez Enregistrer.

Supprimer une politique de facture

Vous pouvez supprimer une politique de facture non planifiée si nécessaire. Vous pouvez également définir le statut sur Inactif pour éviter qu’il ne soit utilisé pour générer des factures.

Vous pouvez supprimer une stratégie de facture planifiée si elle n’est pas associée à une exécution de facture ou si elle n’est pas mise en file d’attente pour une exécution planifiée.

1. Aller à Contrats > Configuration > En savoir plus > Politiques de facturation.

2. Recherchez la stratégie que vous souhaitez supprimer.

3. Sélectionnez Plus d’actions > Supprimer à la fin de la ligne.

4. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

1. Aller à Contrats > Configuration > En savoir plus > Politiques de facturation.

2. Sélectionnez Supprimer à côté de la politique de facture applicable.

   Intacct vous invite à confirmer la suppression.

3. Sélectionnez OK.

Arrêter une politique de facture programmée

Vous pouvez utiliser les méthodes suivantes pour arrêter une politique de facture planifiée :

• Désactiver la politique de facture
• Effacer les paramètres de planification de la politique de facture

Désactiver une politique de facture

Vous pouvez désactiver une politique de facture (changer le statut sur Inactif), ce qui empêche son utilisation pour générer des factures, mais conserve la politique de facture à des fins d’historique. Les politiques de facture inactives ne s’affichent dans aucune liste déroulante.

La désactivation d’une politique de facture planifiée efface les paramètres de planification et arrête la planification. Toutefois, si la politique de facture est en file d’attente pour traitement, le fait de définir la politique de facture sur Inactif ne la supprime pas de la file d’attente. Intacct terminera le traitement en cours, puis arrêtera la planification.

Si vous réactivez une politique de facture inactive, Intacct ne traitera pas les dates d’exécution sautées car le calendrier n’existe plus. Vous pouvez saisir un nouveau Date de début et les informations de planification si vous le redéfinissez sur Actif.

1. Aller à Contrats > Configuration > En savoir plus > Politiques de facturation.

2. Recherchez la stratégie que vous souhaitez désactiver.

3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

4. Utilisez la liste déroulante dans le Statut champ à sélectionner Inactif.

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Contrats > Configuration > En savoir plus > Politiques de facturation.

2. Sélectionnez Modifier à côté de la politique de facture applicable.
3. Utilisez la liste déroulante dans le Statut champ à sélectionner Inactif.

4. Sélectionnez Enregistrer.

   Intacct vous invite à confirmer l’inactivation.

5. Sélectionnez OK.

Effacer les paramètres de planification de la politique de facture

Si vous souhaitez toujours utiliser la politique de facture pour générer des factures, mais que vous ne souhaitez pas qu’elles soient planifiées, vous pouvez compenser les paramètres de planification.

1. Aller à Contrats > Configuration > En savoir plus > Politiques de facturation.

2. Recherchez la stratégie pour laquelle vous souhaitez compenser les paramètres de planification.

3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

4. Effacez l’icône Programmé case à cocher.

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Contrats > Configuration > En savoir plus > Politiques de facturation.

2. Sélectionnez Modifier à côté de la politique de facture applicable.
3. Effacez l’icône Programmé case à cocher.

4. Sélectionnez Enregistrer.

Descriptions des champs :

Descriptions des champs des politiques de facturation

Champ	Description
Nom	Un identifiant court pour la politique de facture. Cet ID apparaîtra dans toutes les listes de sélection de politique de facture applicables dans Intacct. Vous ne pouvez pas modifier le Nom Après avoir enregistré la politique de facture.
Description	Une description explicite de la politique de facturation.
Statut	Le statut par défaut est Actif. Si vous n’utilisez plus cette politique de facture et que vous ne souhaitez pas qu’elle apparaisse dans les listes déroulantes, choisissez Inactif. Les fiches désignées comme inactives n’apparaissent pas dans la liste par défaut. Pour afficher ces fiches, sélectionnez Filtres en haut de la liste et sélectionnez Supprimer en regard du filtre Statut pour le retirer.

Facturation automatique

Découvrez comment configurer la facturation planifiée.

Descriptions des champs de facturation automatique

Champ	Description
Planifié	Cochez cette case si vous souhaitez que cette politique de facture soit utilisée pour planifier des exécutions de factures automatiques. Lorsque vous sélectionnez ce champ, d’autres champs liés à la planification s’affichent. Pour les entreprises ayant souscrit à des Contrats avant le 19 août 2022 : Cette case à cocher n’apparaît que si vous définissez Activer les politiques de facture programmée à vrai dans le Configurer les contrats page.
Date de début	Utilisez l’outil calendrier pour sélectionner une date à la date d’aujourd’hui ou après. Il s’agit de la date à laquelle la politique de facture planifiée entrera en vigueur. Si vous choisissez un intervalle mensuel, la date ici définit la date d’exécution. Par exemple, si vous choisissez le 15 mai comme date de début et que l’intervalle de répétition est tous les mois, le calendrier s’exécute le 15 de chaque mois.
Prochaine date d’exécution	Si vous créez la politique de facture au niveau de l’entité, Intacct remplit automatiquement ce champ avec l’attribut Date de début. Si vous créez la politique de facture au niveau général, Intacct ne remplira pas ce champ tant que vous n’aurez pas attribué la politique de facture à au moins une entité à l’aide de l’icône Configuration des stratégies de facturation de l’onglet Configurer les contrats page. La politique de facture n’est pas planifiée tant que vous ne l’avez pas affectée à au moins une entité. La date de la prochaine exécution sera la date de facture et la date de comptabilisation GL pour toutes les factures programmées.
Se répète Chaque	Spécifiez la fréquence à laquelle la planification doit se produire. Par exemple, si Répétitions = Mois et Chaque = 1, alors Intacct exécutera la politique de facture une fois par mois. Si Répétitions = Jours et Chaque = 1, Intacct exécute la politique de facture tous les jours.

Options d’exécution des factures

Descriptions des champs des options d’exécution de la facture

Champ	Description
Facturer par	Les options sont les suivantes : Facturer à : Regroupez la facture par contact de facturation unique au niveau des lignes du contrat. Afin d’obtenir des résultats corrects, l’application Ventes doit être configurée avec l’option Activer le contact de facturation au niveau des lignes (Contrats uniquement) définie sur « vrai ». Contrat : Générez une facture unique par contrat en fonction des critères de filtre donnés. Client : Regroupez les contrats par client en une ou plusieurs factures. Si vous créez des contrats pour le même client au sein d’entités différentes ou avec des devises de transaction différentes, il se peut que vous voyiez plusieurs factures par client. L’option Client est toujours requise, car un client est spécifique à un contrat ou à un projet. Projet : Générez une facture unique pour chaque projet associé à un contrat en fonction des critères de filtre donnés. Si un projet est configuré pour facturer avec le parent, Intacct inclut le projet enfant dans la facture du projet parent. En savoir plus sur Consolidation des factures.
Définir « Date d’effet » sur	Sélectionnez une option qui déterminera le paramètre Date d’effet par défaut lorsque vous appliquez la politique de facture sur la page Générer les factures ou lorsqu’Intacct exécute la politique de facture planifiée. Ce champ se comporte comme suit : Comportement sur la page Générer les factures : Les options Définir la date d’effet sur sont liées à la date à laquelle vous appliquez la politique de facture sur la page Générer les factures. Par exemple, si vous utilisez une politique de facture dont cette option est définie sur Fin de ce mois et que la date du jour est le 5 juin, alors la Date d’effet sera définie par défaut sur le 30 juin. Comportement dans les politiques de factures planifiées : Les options Définir la date d’effet sur sont liées à la Prochaine date d’exécution. Par exemple, si vous indiquez Fin de mois comme valeur pour Définir la date d’effet sur et que la Prochaine date d’exécution est le 1er août, alors Intacct filtre les factures à partir du 31 août lorsqu’il exécute la politique de facture. Les options sont les suivantes : Aujourd’hui Hier Fin de cette semaine Fin de la semaine dernière Début de ce mois Fin de ce mois Fin du mois dernier Les options « Fin de cette semaine » et « Fin de la semaine dernière » sont relatives au début de la semaine lors du réglage dans le Renseignements sur la Société page. Par exemple, supposons que vous sélectionniez « Fin de cette semaine ». Si la semaine commence le = « dimanche » dans la page Informations sur la Société, alors le À ce jour sera par défaut la date du samedi de la semaine en cours.
Définition de transaction	Définit la définition de transaction à utiliser pour les factures générées à l’aide de cette politique de facture. La liste déroulante affiche uniquement les définitions de transaction définies pour comptabilisation dans Comptes clients et pour lesquelles les options Suivre la remise ou la surtaxe de l’élément et Activer pour les contrats sont définies sur « vrai ». En savoir plus sur les exigences de définition de transaction de facture contrat.
Liste de tarif pour la facturation du projet	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner une liste de tarifs à utiliser pour remplacer la tarification des transactions facturables liées aux projets. Cette liste de tarifs remplace toute liste de tarifs définie sur la définition de transaction, le client, etc. sélectionnés.

Filtres

Descriptions des champs de filtre

Champ	Description
Contrat ou groupe de contrats Projet ou groupe de projets Collaborateur ou groupe de collaborateurs Client ou groupe de clients Article ou groupe d’articles Service ou groupe de services Établissement ou groupe d’établissements Classe ou groupe de classes	Utilisez ces filtres à double usage pour sélectionner une seule dimension ou un groupe de dimension. Par exemple, sélectionnez un article individuel ou un groupe de dimension d’article dans le champ Article/Groupe. Les filtres de dimension Projet/Groupe et Employé/Groupe s’affichent en fonction des paramètres de dimension dans le Configuration GL. Vous pouvez définir des groupes de dimensions de contrat qui incluent des contrats basés sur des périodes de facturation. Vous pouvez avoir un groupe de contrats que vous facturerez le 15e jour du mois, un autre que vous facturerez le dernier jour du mois, et ainsi de suite.
Type de contrat	Filtre la liste pour n’afficher que les factures associées à la Type de contrat.
Devise du contrat	Filtre la liste pour n’afficher que les factures des contrats associés à la devise de transaction sélectionnée. Ce champ ne s’applique qu’aux sociétés multi-devises.
Type de projet	Filtre la liste pour n’afficher que les factures associées à la Type de projet. Ce champ n’est applicable que si votre société est abonnée à des Projets.
Responsable projet	Filtre la liste pour n’afficher que les factures associées aux projets associés au chef de projet sélectionné. Ce champ n’est applicable que si votre société est abonnée à des Projets.
Type de client	Filtre la liste pour n’afficher que les factures associées à la Type de client.
Transactions à inclure	Par défaut, tous les types de transactions sont sélectionnés pour être inclus dans l’aperçu de la facture et la génération de la facture. Si vous ne souhaitez pas inclure une transaction, compensez la case à cocher à côté de celle-ci. Les options sont les suivantes : Contrats Utilisation des contrats Feuilles de temps* Dépenses* Comptes fournisseurs* Achats de transactions* * Applicable uniquement aux contrats associés à des projets.

L' Exception Les filtres ne sont pas sélectionnables si Programmé = Vrai.

Filtres d’exception descriptions de champs

Champ	Description
Statut de l’approbation	Choisissez l’une des options suivantes : Approuvé uniquement : filtre les transactions facturables approuvées. Uniquement non approuvé : filtre les transactions facturables (telles que les factures fournisseur, les rapports de dépenses et les feuilles de temps) qui n’ont pas été validées dans le GL et qui sont à l’état Brouillon, Soumis ou Refusé. Tous : sélectionnez cette option pour ignorer le statut d’approbation lors du filtrage des résultats.
Afficher uniquement les articles dont les tarifs ne sont pas renseignés	Filtre la liste pour n’afficher que les transactions facturables dont les prix sont manquants. Utilisez cette option pour créer un rapport d’exception.