Politiques de facturation — Contrats

À propos des politiques de facturation

Une politique de facture est un ensemble de filtres enregistré. Vous pouvez utiliser des politiques de facturation lorsque vous générez manuellement des factures à l’aide de la page Générer les factures. Vous pouvez utiliser des politiques de facturation planifiée pour planifier automatiquement l’exécution des factures.

Utilisation des politiques de facturation dans la page Générer les factures

La page Générer les factures contient de nombreux filtres pour vous permettre de limiter la priorité des factures que vous souhaitez créer dans un traitement de factures donné. L’utilisation de jeux de filtres enregistrés vous permet de gagner du temps en conservant les filtres fréquemment utilisés, afin de ne pas avoir à les sélectionner chaque fois que vous souhaitez générer des factures.

Vous pouvez créer autant de politiques de facturation que vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez disposer d’une politique de facturation pour les factures d’un groupe de clients ou d’un type d’article particulier, ou d’une politique de facturation pour les factures associées à un projet particulier. Vous pouvez également utiliser les filtres d’exception pour créer une politique de facture afin de récupérer les données que vous pourriez utiliser dans un rapport d’exception de facture.

Pour utiliser la politique de facture, il vous suffit de la sélectionner dans la Générer des factures puis lancez l’aperçu de la facture ou l’exécution hors ligne.

Utilisation des politiques de factures planifiées

Vous pouvez utiliser des politiques de facturation pour lancer automatiquement l’exécution des factures contrats selon une planification définie. Définissez les filtres et le calendrier dans les politiques de facturation, puis laissez Sage Intacct faire le travail.

Découvrez comment Configurer la facturation planifiée.

Ajouter une politique de facturation

Vous pouvez créer des politiques de facturation à l’aide de la page Politique de facturation ou vous pouvez créer des politiques de facturation pendant que vous utilisez la page Générer les factures. La différence entre les méthodes de création réside dans le fait que lorsque vous créez une politique de facture à l’aide de la page Politique de facture, vous pouvez sélectionner une option de date d’effet par défaut pour la politique de facture.

Par exemple, si Définir la date d’effet sur = « Fin de ce mois » et que ce mois est juin, Intacct affichera par défaut la valeur En date du au 30 juin lorsque vous appliquez la politique de facture sur la page Générer les factures. Lorsque vous créez la politique de facture à partir de la page Générer les factures, , la page Définir la date d’effet sur Le champ est défini par défaut sur la date du jour.

Ajouter une politique de facture à l’aide de la page Politique de facturation

1. Atteindre Contrats > Coup monté > Plus et sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Politiques de factures.

2. Dans le Nom , saisissez un identifiant significatif.

   Cet identifiant apparaîtra dans les listes de sélection applicables dans Intacct. Vous ne pouvez pas modifier le Nom Après avoir enregistré la politique de facture.

3. Utilisez la Définir la date d’effet sur liste déroulante pour sélectionner l’option qui déterminera la valeur par défaut En date du Lorsque vous appliquez la politique de facture dans le Générer des factures page.

4. Sélectionnez les autres filtres comme vous le souhaitez.

   Voir Descriptions des champs pour plus d’informations sur chaque champ.

5. Si cette politique de facture doit être utilisée pour un rapport d’exception de facture, sélectionnez le Filtres d’exception. Sinon, laissez ces filtres tels quels.
   Le Filtres d’exception sont uniquement destinés à la prévisualisation ou à la création de rapports. Vous ne pourrez pas générer de factures incluant des transactions non approuvées ou des transactions dont les prix sont manquants.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Ajoutez une politique de facturation à partir de la page Générer les factures

Vous pouvez créer une politique de facture à la volée pendant que vous utilisez la page Générer les factures. Vous pouvez créer rapidement plusieurs politiques de facturation à partir de cette page en modifiant les filtres sélectionnés et en sélectionnant Enregistrer la politique de facturation.

1. Atteindre Contrats > Tout > Facturation > Générer des factures.

2. Sélectionnez les filtres souhaités.

   Voir Descriptions des champs pour plus d’informations sur chaque champ. Le Date de comptabilisation de la facture et du GL Les champs ne s’appliquent pas à la politique de facture, mais sont obligatoires pour prévisualiser ou générer des factures.

3. Choisir Enregistrer la politique de facturation.
4. Dans la boîte de dialogue, saisissez un nom significatif pour la politique de facturation.
5. Sélectionnez OK.

Ajouter une politique de facturation planifiée

Vous pouvez soit créer de nouvelles politiques de facturation avec des informations de planification, soit modifier les politiques existantes pour inclure des planifications.

Notez que le comportement suivant est attendu :

• Si vous créez la politique de facture planifiée au niveau général d’une société multi-entités, vous pouvez l’affecter à plusieurs entités à utiliser.
• Si vous créez la politique de facture planifiée au niveau de l’entité, la politique de facture ne peut être utilisée que par cette entité.

1. Atteindre Contrats > Coup monté > Plus et sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Politiques de factures.

2. Dans le Nom , saisissez un identifiant significatif.

   Cet identifiant apparaîtra dans les listes de sélection applicables dans Intacct. Vous ne pouvez pas modifier le Nom Après avoir enregistré la politique de facture.

3. Utilisez la Définissez « Date d’effet » sur liste déroulante pour sélectionner l’option qui déterminera la valeur par défaut En date du lorsqu’Intacct exécute la politique de facture.

   Ce champ utilise l’attribut Prochaine date d’exécution comme point de référence. Par exemple, si vous spécifiez Fin de mois en tant que Définissez « Date d’effet » sur et la valeur Prochaine date d’exécution est le 1er août, puis Intacct filtre les factures à partir du 31 août lorsqu’il exécute la politique de facture.

4. Sélectionnez l’icône Prévue case à cocher.

   Intacct affiche les champs liés à la planification des politiques de facturation.

5. Utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner l’icône Date de début pour le calendrier.

   Le Date de début Doit être égale ou postérieure à la date d’aujourd’hui. Cette date sera la Prochaine date d’exécution pour la première exécution de la politique de facture. La date de la prochaine exécution correspond à la date de facture et à la date de comptabilisation dans le Grand livre pour toutes les factures planifiées.

6. Utilisez la Répète et Chaque pour spécifier la fréquence à laquelle le calendrier se produit.

   Par exemple, si Répète = Mois et Chaque = 1, alors Intacct exécute la politique de facture une fois par mois.

7. Sélectionnez les autres filtres comme vous le souhaitez.

   Voir Politique de facturation : Descriptions des champs pour plus d’informations sur chaque champ.

8. Sélectionnez Enregistrer.

9. Vous pouvez tester la politique de facture à l’aide de l’aperçu dans la Générer des factures page.

   Si l’aperçu n’affiche pas les résultats attendus, modifiez la politique de facturation pour ajuster les filtres.

Prochaines étapes : Si vous avez créé la politique de facturation planifiée au niveau général, Affectez la politique de facturation aux entités concernées. Si votre société est une société à entité unique, elle peut désormais être considérée comme le niveau général. Vous devez donc affecter la politique de facturation au niveau général.

Modifier une politique de facturation

Vous pouvez modifier tous les champs de la politique de facture, à l’exception de Nom. Les modifications apportées à une politique de facture sont immédiates et seront visibles la prochaine fois que vous utiliserez la politique de facture sur la page Générer les factures.

Si vous souhaitez modifier le calendrier d’une politique de facture planifiée qui a déjà été traitée, vous devrez peut-être effacer les paramètres de planification existants, puis définir de nouveaux paramètres.

1. Atteindre Contrats > Coup monté > Plus > Politiques de factures.

2. Recherchez la stratégie que vous souhaitez modifier.

3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.

4. Effectuez vos modifications.

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Atteindre Contrats > Coup monté > Plus > Politiques de factures.

2. Choisir Éditer en regard de la politique de facturation applicable.
3. Modifiez les champs souhaités et sélectionnez Sauvegarder.

Supprimer une politique de facturation

Vous pouvez supprimer une politique de facture non planifiée si nécessaire. Vous pouvez également définir le statut sur Inactif pour empêcher son utilisation pour générer des factures.

Vous pouvez supprimer une politique de facture planifiée si elle n’est pas associée à une exécution de facture ou si elle n’est pas mise en file d’attente pour une exécution planifiée.

1. Atteindre Contrats > Coup monté > Plus > Politiques de factures.

2. Recherchez la stratégie que vous souhaitez supprimer.

3. Choisir Plus d’actions > Supprimer à la fin de la ligne.

4. Choisir Supprimer pour confirmer.

1. Atteindre Contrats > Coup monté > Plus > Politiques de factures.

2. Choisir Supprimer en regard de la politique de facturation applicable.

   Intacct vous invite à confirmer la suppression.

3. Sélectionnez OK.

Arrêter une politique de facturation planifiée

Vous pouvez utiliser les méthodes suivantes pour arrêter une politique de facturation planifiée :

• Désactiver la politique de facturation
• Effacez les paramètres de planification des règles de facturation

Désactiver une politique de facturation

Vous pouvez désactiver une politique de facture (définissez son statut sur Inactif), ce qui empêche son utilisation pour générer des factures, mais conserve la politique de facturation à des fins d’historique. Les politiques de factures inactives ne s’affichent dans aucune liste déroulante.

La désactivation d’une politique de facturation planifiée efface les paramètres de planification et arrête la planification. Toutefois, si la politique de facture est mise en file d’attente de traitement, la définir sur Inactif ne la supprime pas de la file d’attente. Intacct termine le traitement en cours, puis arrête le calendrier.

Si vous réactivez une politique de facture inactive, Intacct ne traitera pas les dates d’exécution ignorées, car le calendrier n’existe plus. Vous pouvez saisir une nouvelle Date de début et les informations de planification si vous les redéfinissez sur Actif.

1. Atteindre Contrats > Coup monté > Plus > Politiques de factures.

2. Recherchez la stratégie que vous souhaitez désactiver.

3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.

4. Utilisez la liste déroulante dans la Statut Champ à sélectionner Inactif.

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Atteindre Contrats > Coup monté > Plus > Politiques de factures.

2. Choisir Éditer en regard de la politique de facturation applicable.
3. Utilisez la liste déroulante dans la Statut Champ à sélectionner Inactif.

4. Sélectionnez Enregistrer.

   Intacct vous invite à confirmer la désactivation.

5. Sélectionnez OK.

Effacez les paramètres de planification des règles de facturation

Si vous souhaitez toujours utiliser la politique de facture pour générer des factures, mais que vous ne souhaitez pas qu’elle soit planifiée, vous pouvez effacer les paramètres du calendrier.

1. Atteindre Contrats > Coup monté > Plus > Politiques de factures.

2. Recherchez la stratégie pour laquelle vous souhaitez effacer les paramètres de planification.

3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.

4. Effacez la Prévue case à cocher.

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Atteindre Contrats > Coup monté > Plus > Politiques de factures.

2. Choisir Éditer en regard de la politique de facturation applicable.
3. Effacez la Prévue case à cocher.

4. Sélectionnez Enregistrer.

Descriptions des champs

Descriptions des champs des politiques de facturation

Champ	Description
Nom	Identifiant court pour la politique de facturation. Cet ID apparaîtra dans toutes les listes de sélection de politique de facturation applicables dans Intacct. Vous ne pouvez pas modifier le Nom Après avoir enregistré la politique de facture.
Description	Une description pertinente de la politique de facturation.
Statut	Le statut par défaut est Actif. Si vous n’utilisez plus cette politique de facture et que vous ne souhaitez pas qu’elle figure dans les listes déroulantes, sélectionnez Inactif. Les fiches désignées comme inactives n’apparaissent pas dans la liste par défaut. Pour afficher ces fiches, sélectionnez Filtres en haut de la liste et sélectionnez Enlever en regard de l’icône Statut Filtrez pour l’enlever.

Facturation automatique

Découvrez comment Configurer la facturation planifiée.

Descriptions des champs de facturation automatique

Champ	Description
Planifié	Cochez cette case si vous souhaitez que cette politique de facture soit utilisée pour planifier des exécutions automatiques de factures. Lorsque vous sélectionnez ce champ, d’autres champs liés à la planification s’affichent. Pour les entreprises qui ont souscrit à des Contrats avant le 19 août 2022 : Cette case à cocher s’affiche uniquement si vous définissez Activer les politiques de factures planifiées à vrai dans le Configurer les contrats page.
Date de début	Utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner une date égale ou postérieure à la date d’aujourd’hui. Il s’agit de la date à laquelle la politique de facturation planifiée commencera. Si vous choisissez un intervalle mensuel, la date ici définit la date d’exécution. Par exemple, si vous choisissez le 15 mai comme date de début et que l’intervalle de répétition est tous les 1 mois, la planification s’exécute le 15 de chaque mois.
Prochaine date d’exécution	Si vous créez la politique de facture au niveau de l’entité, Intacct renseigne automatiquement ce champ avec l’attribut Date de début. Si vous créez la politique de facture au niveau général, Intacct ne remplit pas ce champ tant que vous n’avez pas affecté la politique de facture à au moins une entité à l’aide de l’icône Configuration des politiques de factures de la Configurer les contrats page. La politique de facture n’est pas planifiée tant que vous ne l’avez pas affectée à au moins une entité. La date de la prochaine exécution correspond à la date de facture et à la date de comptabilisation dans le Grand livre pour toutes les factures planifiées.
Se répète Chaque	Spécifiez la fréquence à laquelle le calendrier doit se produire. Par exemple, si Répète = Mois et Chaque = 1, alors Intacct exécute la politique de facture une fois par mois. Si Répète = Jours et Chaque = 1, Intacct exécute la politique de facturation tous les jours.

Options d’exécution des factures

Options d’exécution des factures Descriptions des champs

Champ	Description
Facturer par	Les options sont les suivantes : Facturer à : Regroupez la facture par contact de facturation unique au niveau des lignes du contrat. Afin d’obtenir des résultats corrects, l’application Ventes doit être configurée avec Activer le contact de facturation au niveau des lignes (Contrats uniquement) Défini sur vrai. Contrat: Générez une facture unique par contrat en fonction des critères de filtre donnés. Client : Regroupez les contrats par client en une ou plusieurs factures. Si vous créez des contrats pour le même client au sein d’entités différentes ou avec des devises de transaction différentes, il se peut que vous voyiez plusieurs factures par client. L’option Client est toujours requise, car un client est spécifique à un contrat ou à un projet. Projet: Générez une facture unique pour chaque projet associé à un contrat en fonction des critères de filtre donnés. Si un projet est configuré pour facturer avec le parent, Intacct inclut le projet enfant dans la facture du projet parent. En savoir plus sur Consolidation des factures.
Définir « Date d’effet » sur	Sélectionnez une option qui déterminera la valeur par défaut En date du lorsque vous appliquez la politique de facture sur la page Générer les factures ou lorsqu’Intacct exécute la politique de facture planifiée. Ce champ se comporte comme suit : Comportement sur la page Générer les factures : Le Définissez « Date d’effet » sur Les options sont liées à la date à laquelle vous appliquez la politique de facture sur la page Générer les factures. Par exemple, si vous utilisez une politique de facture dont cette option est définie sur Fin de ce mois et que la date d’aujourd’hui est le 5 juin, le En date du sera défini par défaut sur le 30 juin. Comportement dans les politiques de factures planifiées : Le Définissez « Date d’effet » sur Les options sont relatives à la Prochaine date d’exécution. Par exemple, si vous spécifiez Fin de mois en tant que Définissez « Date d’effet » sur et la valeur Prochaine date d’exécution est le 1er août, puis Intacct filtre les factures à partir du 31 août lorsqu’il exécute la politique de facture. Les options sont les suivantes : Aujourd’hui Hier Fin de cette semaine Fin de la semaine dernière Début de ce mois Fin de ce mois Fin du mois dernier Les options « Fin de cette semaine » et « Fin de la semaine dernière » sont relatives au paramètre La semaine commence le Informations sur la société page. Par exemple, imaginons que vous sélectionniez « Fin de cette semaine ». Si la semaine commence le = « dimanche » dans la page Informations sur la société, la fenêtre En date du sera par défaut la date du samedi de la semaine en cours.
Définition de transaction	Définit la définition de transaction à utiliser pour les factures générées à l’aide de cette politique de facture. La liste déroulante affiche uniquement les définitions de transaction définies pour comptabilisation dans Comptes clients et pour lesquelles les options Suivre la remise ou la surtaxe de l’élément et Activer pour les contrats sont définies sur « vrai ». En savoir plus sur Exigences de définition de transaction de facture contrat.
Liste de tarif pour la facturation du projet	Utilisez la liste déroulante pour sélectionner un tarif à utiliser pour remplacer la tarification des transactions facturables liées aux projets. Ce tarif remplace tout tarif défini pour la définition de transaction, le client, etc. sélectionnés.

Filtres

Filtres : descriptions des champs

Champ	Description
Contrat ou groupe de contrats Projet ou groupe de projets Collaborateur ou groupe de collaborateurs Client ou groupe de clients Article ou groupe d’articles Service ou groupe de services Établissement ou groupe d’établissements Classe ou groupe de classes	Utilisez ces filtres à double usage pour sélectionner une dimension unique ou un groupe de dimensions. Par exemple, sélectionnez un article individuel ou un groupe de dimensions d’article dans le champ Article/Groupe. Les filtres de dimensions Projet/Groupe et Collaborateur/Groupe s’affichent en fonction des paramètres de dimension de la Configuration du GL. Vous pouvez définir des groupes de dimensions de contrat qui incluent les contrats basés sur les périodes de facturation. Vous pouvez avoir un groupe de contrats que vous facturerez le 15e jour du mois, un groupe de contrats que vous facturerez le dernier jour du mois, etc.
Type de contrat	Filtre la liste pour afficher uniquement les factures associées aux éléments sélectionnés Type de contrat.
Devise du contrat	Filtre la liste pour afficher uniquement les factures des contrats associés à la devise de transaction sélectionnée. Ce champ ne s’applique qu’aux sociétés multidevises.
Type de projet	Filtre la liste pour afficher uniquement les factures associées aux éléments sélectionnés Type de projet. Ce champ s’applique uniquement si votre société est abonnée à Projets.
Responsable projet	Filtre la liste pour afficher uniquement les factures associées aux projets associés au chef de projet sélectionné. Ce champ s’applique uniquement si votre société est abonnée à Projets.
Type de client	Filtre la liste pour afficher uniquement les factures associées aux éléments sélectionnés Type de client.
Transactions à inclure	Par défaut, tous les types de transactions sont sélectionnés pour être inclus dans l’aperçu et la génération de factures. Si vous ne souhaitez pas inclure une transaction, décochez la case située à côté de celle-ci. Les options sont les suivantes : Contrats Utilisation des contrats Feuilles de temps* Dépense* Factures des comptes fournisseurs* Transactions d’achats* * Applicable uniquement aux contrats associés à des projets.

Le Exception Les filtres ne sont pas sélectionnables si Prévue = Vrai.

Filtres d’exception Descriptions des champs

Champ	Description
Statut de l’approbation	Choisissez l’une des options suivantes : Uniquement approuvées : filtre les transactions facturables qui sont approuvées. Uniquement non approuvées : filtre les transactions facturables (telles que les factures fournisseurs, les rapports de dépenses et les feuilles de temps) qui n’ont pas été comptabilisées dans le grand livre et qui sont à l’état Brouillon, Soumis ou Refusé. Tout : sélectionnez cette option pour ignorer le statut d’approbation lors du filtrage des résultats.
Afficher uniquement les articles dont les tarifs ne sont pas renseignés	Filtre la liste pour afficher uniquement les transactions facturables pour lesquelles il manque des prix. Utilisez cette option pour créer un rapport d’exception.