Créer un rapport de dépenses

Si aucun responsable n’est affecté à un collaborateur, Sage Intacct approuve automatiquement les rapports de dépenses soumis par le collaborateur.

Les rapports de dépenses ont un « cycle de vie ». Vous créez d’abord un rapport de dépenses, qui est ensuite approuvé et enfin payé.

Vous pouvez enregistrer le rapport de dépenses en tant que brouillon afin de pouvoir continuer à travailler dessus. Si vous la soumettez, le statut est répertorié comme Engagé sur la page de la liste des dépenses et elle n’est plus modifiable. Pour modifier un rapport de dépenses soumis, il doit d’abord être refusé par votre responsable.

Les rapports de dépenses soumis par les collaborateurs pour lesquels aucun superviseur n’est affecté sont approuvés automatiquement. Ces rapports de dépenses ne sont pas modifiables après la soumission. Toutefois, ils peuvent être supprimés à tout moment avant d’être sélectionnés pour le remboursement.

De légères différences se produisent dans les sociétés multi-entités partagées avec plusieurs devises de tenue de compte. Dans la plupart des cas, vous devez saisir les rapports de dépenses dans l’entité. Lors de la saisie d’un rapport de dépenses, le système sait quelle devise de tenue de compte utiliser et il utilise par défaut la devise de l’entité. En outre, si vous avez activé les devises étrangères pour collaborateur dépenses, vous pouvez saisir les dépenses dans un devise de remboursement différent de celui de la établissement devise de tenue de compte. Le devise remboursement est automatiquement converti en devise de tenue de compte entité à l’aide du taux de change journalier Intacct, bien que vous puissiez choisir d’utiliser un autre taux. N’oubliez pas que les valeurs par défaut pour Emplacement, Classe et d’autres paramètres peuvent être définies par votre administrateur. Aller à Configurer Dépenses pour plus d’informations.

Abonnement

Temps et dépenses
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur

Entreprise

Collaborateur

Responsable projet

Entrepôt
Permissions

Dépenses

  • Mes dépenses : Liste, Afficher, Ajouter

  1. Aller à Dépenses > Tous > Dépenses > et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Mes dépenses.

  2. Sélectionner une Date de dépôt.

  3. Saisir un Dépenses rapport numéro.

  4. Choisissez une Date de comptabilisation dans le grand livre.

  5. Choisissez une Devise du remboursement.

  6. Sélectionner une Pièce jointe.

  7. Saisissez un Motif de la dépense.

  8. Saisissez un Mémo.

Saisir des éléments

  1. Sélectionner une Type de dépense.

  2. Saisissez un montant.

  3. Choisissez une Type de paiement.

  4. Saisissez un Payé à.

  5. Saisissez un Payé pour.

  6. Sélectionnez ou saisissez un Date.

  7. Choisissez une Service.

  8. Sélectionnez une Établissement.

    Le cas échéant, Ajoutez des transactions par carte de crédit à ce rapport de dépenses. Vous pouvez également répartir les dépenses. Découvrez comment Distribuer les dépenses des collaborateurs.

  9. Sélectionnez Soumettre. ou Brouillon.

Définir les dimensions de dépenses par défaut

Dans la section Écritures, vous pouvez ajouter des valeurs directement à chaque élément ou sélectionner Afficher les valeurs par défaut pour définir les valeurs par défaut permettant de renseigner automatiquement chaque élément.

Une dimension est une catégorie de données que vous pouvez organiser et trier de manière significative. Sage Intacct fournit les dimensions prédéfinies suivantes :

  • Établissement
  • Service
  • Classe
  • Client
  • Article
  • Projet
  • Fournisseur
  • Collaborateur
  • Entrepôt (si vous vous abonnez au Contrôle d’inventaire)
  • Contrat (si vous vous abonnez aux Contrats)

En outre, Intacct vous permet de définir de nouvelles dimensions en fonction de vos besoins. Utilisez ces dimensions définies par l’utilisateur pour organiser et trier les catégories de données propres à votre société. Par exemple, si vous êtes une société de logiciels avec plusieurs gammes de produits, vous pouvez créer une dimension définie par l’utilisateur appelée Branche d’activité. Renseignez ensuite les valeurs Clients directs, Partenaire de distribution et OEM.

Les dimensions vous permettent de collecter des données, les trier, les analyser et créer des rapports sur les données dans une catégorie ou entre catégories, afin d’identifier les facteurs clés tels que les suivants :

  • Vos articles ou clients les plus rentables ou les plus coûteux
  • Le retour sur investissement d’un projet ou d’un service
  • Le degré de réussite d’un nouveau produit ou d’une nouvelle gamme de produits
  • L’évolution d’un aspect particulier de votre entreprise
  • Les dimensions Intacct vous donnent un contrôle précis sur la définition et la hiérarchie des données

Grâce aux dimensions, vous pouvez personnaliser des rapports financiers autour d’activités spécifiques, obtenir une meilleure visibilité sur les activités de l’entreprise et prendre des décisions plus rapides et plus significatives.

Les dimensions sont une alternative plus performante aux comptes auxiliaires.

Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer aux dimensions de projet et aux dimensions définies par l’utilisateur. Pour en savoir plus, contactez votre représentant de compte.