Descriptions des champs : Collaborateurs

Les tableaux suivants décrivent chaque champ de la liste des collaborateurs et de la page Informations sur le collaborateur.

Liste des collaborateurs
Onglet Informations sur le collaborateur
Onglet Contacts
Onglet Taux de coût
Onglet Informations sur le remboursement

Liste des collaborateurs

Descriptions des champs de la liste des collaborateurs
Champ	Description
Modifier	Modifier les détails d’une fiche de collaborateur spécifique.
Afficher	Afficher les détails d’une fiche de collaborateur spécifique.
Calendrier	Afficher le planning des ressources d’un collaborateur.
Identifiant de collaborateur	Trier par identifiant de collaborateur unique.
Nom	Triez par nom de famille ou prénom de vos collaborateurs.
Prénom	Triez par prénom de vos collaborateurs.
Nom du contact principal	Triez par le nom du contact principal de vos collaborateurs.
Imprimer en tant que	Triez par le nom imprimé officiel de vos employés.
Supprimer	Cochez la case, puis sélectionnez l’icône Supprimer pour supprimer définitivement un collaborateur d’Intacct.
Ajouter	Ajoutez une nouvelle fiche de collaborateur.
Supprimer	Supprimez définitivement toutes les fiches de collaborateurs sélectionnées d’Intacct.
Terminé	Revenez à la carte des applications de la société.
Exporter	Exportez une vue de liste de tous vos collaborateurs au format CSV, Excel, Word ou PDF.

Onglet Informations sur le collaborateur

Descriptions des champs de l’onglet Informations sur le collaborateur
Champ	Description
Identifiant de collaborateur	Identifiant unique du collaborateur. Beaucoup de sociétés utilisent « première initiale, nom de famille », par exemple « tsmith ».
Nom du contact principal	Si le collaborateur est également un utilisateur Intacct (obligatoire pour les dépenses), sélectionnez le contact que vous avez choisi dans la fiche utilisateur. Sinon, créez une nouvelle fiche de contact pour le collaborateur en sélectionnant l’icône Nom du contact principal menu déroulant et en sélectionnant Ajouter. Le nom du contact principal est le nom qui est utilisé pour faire référence au collaborateur dans tout Intacct et dans tout document imprimé. Vous pouvez changer ce nom ou le modifier uniquement pour la sortie imprimée, au besoin.
Date de début et Date de fin	La date à laquelle l’employé a commencé à travailler et, le cas échéant, sa date de cessation d’emploi. Les dates de début et de fin affectent les budgets des collaborateurs. Par conséquent, faites attention à ne pas saisir de mauvaises dates de début et de fin.
Libellé	Poste actuel du collaborateur dans la société, tel qu’ingénieur logiciel.
Numéro de sécurité sociale	Numéro d’identification gouvernemental de l’employé.
Type de collaborateur	Indiquez si le collaborateur travaille à temps plein, à temps partiel ou s’il est sous-traitant.
Statut	Options : Actif ou inactif. Vous pouvez saisir des factures fournisseurs et émettre des paiements uniquement pour les clients actifs.
Ressource d’espace réservé	Utilisé uniquement pour l’application Projets, en particulier avec Planification des ressources. Les ressources d’espace réservé sont des ressources irréelles qui représentent un rôle ou un « à embaucher ». Par exemple, vous pouvez créer des ressources d’espace réservé pour « Chef de projet », « Ingénieur » et « Testeur », puis utiliser ces ressources irréelles pour planifier la dotation en personnel de projets futurs. Des ressources d’espace réservé peuvent être ajoutées à un projet et affectées à des tâches, à des fins de planification. Cependant, vous ne pouvez pas saisir d’entrées de feuille de temps ou de dépenses pour une ressource d’espace réservé.
Date de naissance	Le mois, le jour et l’année de naissance du collaborateur.
Poste, compétence ou certification	Utilisé uniquement pour l’application Projets, en particulier avec Planification des ressources. Vous pouvez attribuer autant de postes ou de compétences que vous le souhaitez à un collaborateur. Remplir les informations sur le poste et les compétences de l’employé vous permet de suivre vos qualifications et de trouver des ressources pour le projet. En savoir plus sur Définir les postes et compétences des collaborateurs.
Type de résiliation	Si l’employé a quitté l’entreprise, sélectionnez le statut de cessation d’emploi de l’employé : volontaire, involontaire, décédé, invalidité ou retraité.
Responsable	Sélectionnez le superviseur de l’employé en sélectionnant la liste déroulante. Vous pouvez établir une hiérarchie qui reflète l’organigramme de votre société. Si, lors de l’établissement de cette structure, le superviseur du collaborateur n’est pas sélectionnable, sélectionnez Nouveau pour ajouter le superviseur en tant que collaborateur. Normalement, Responsable est un champ facultatif. Toutefois, si vous souhaitez transmettre l’approbation au responsable du collaborateur dans le cadre d’un processus d’approbation des achats, vous devez sélectionner un responsable.
Genre	Sélectionnez le sexe de l’employé.
Classe	Sélectionnez une classe associée au collaborateur.
Établissement	Sélectionnez un emplacement où travaille le collaborateur. Cette case est requise uniquement : Pour les sociétés multi-entités. Lorsque vous affectez le collaborateur à un site, Intacct sait quelle devise de tenue de compte utiliser pour les dépenses de ce collaborateur. L’emplacement est automatiquement renseigné sur les feuilles de temps à l’aide de Sage Intelligent Time (SIT).
Service	Sélectionnez un service dans lequel le collaborateur travaille. Le service remplit automatiquement les feuilles de temps à l’aide de SIT.
Client	Sélectionnez un client auquel le temps du collaborateur est alloué. Cela reflète le fournisseur associé à la saisie de l’heure. Le client remplit automatiquement les feuilles de temps à l’aide de SIT. Pour en savoir plus, rendez-vous sur À propos des clients.
Fournisseur	Sélectionnez un fournisseur auquel le temps du collaborateur est alloué. Cela reflète le client associé à la saisie de l’heure. Le fournisseur remplit automatiquement les feuilles de temps à l’aide de SIT.
Article	Si votre configuration inclut un Suivre le temps par Option qui utilise l’article, vous pouvez définir un article par défaut pour chaque collaborateur. L’élément est automatiquement renseigné sur les feuilles de temps à l’aide de SIT.
Attribution de temps	Sélectionnez une ventilation pour le collaborateur. Cette valeur distribue automatiquement les heures travaillées sur la feuille de temps du collaborateur à l’aide de SIT. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Activer l’affectation pour distribuer la configuration des écritures de dépenses.
Répartition des dépenses	Sélectionnez une répartition des dépenses pour le collaborateur. Cette valeur distribue automatiquement les dépenses des collaborateurs à l’aide de SIT. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Activer l’affectation pour distribuer la configuration des écritures de dépenses.
Devise par défaut	Ce champ apparaît si votre société utilise des devises de transaction étrangères. Votre devise de tenue de compte est le paramètre par défaut. Cependant, vous pouvez sélectionner une devise étrangère comme devise par défaut pour un collaborateur. Par exemple, votre société est basée aux États-Unis avec une devise de tenue de compte en USD. Cependant, vous avez une agence à Montréal, au Canada, avec plusieurs collaborateurs. Utilisez alors le CAD (dollars canadiens) pour leurs notes de frais et leurs paiements. Si un collaborateur passe de Montréal à Paris et souhaite être payé en euros, vous pouvez remplacer la devise par défaut par EUR. Cette valeur par défaut ne définit pas un paramètre par défaut pour la devise de transaction des éléments de dépense.
Type de gain	Pour comptabiliser les coûts de main-d’œuvre de ce collaborateur dans un ou plusieurs comptes du Grand livre, sélectionnez la flèche vers le bas, puis sélectionnez un type de gain. Laissez cette case vide si vous ne comptabilisez pas les coûts de main-d’œuvre de ce collaborateur dans un compte du grand livre. Pour modifier le type de gain d’un collaborateur, comptabilisez ses dernières feuilles de temps dans le grand livre. Un abonnement à l’application Projets Intacct est nécessaire pour pouvoir comptabiliser les coûts de main-d’œuvre dans le grand livre.
Comptabiliser les coûts de main-d’œuvre réels avec l’écart	Disponible uniquement pour le type de salaire. Cochez cette case pour comptabiliser le coût de main-d’œuvre réel de ce collaborateur dans le compte d’écart du grand livre spécifié lors de la configuration de l’application Projets Intacct. Par exemple, le collaborateur soumet une feuille de temps pendant 45 heures pendant 1 semaine. Le coût des 5 heures supplémentaires est comptabilisé dans le compte d’écart.
Éligible au 1099	Cochez la case si ce collaborateur est utilisé comme sous-traitant aux États-Unis.
Nom 1099	En général, ce nom correspond à celui de la Nom du contact principal boîte. Saisissez jusqu’à 100 caractères dans ce champ.
Dossier de pièces jointes	Sélectionnez la liste déroulante pour associer un dossier de pièces jointes à ce collaborateur. L’employé peut alors classer des rapports de dépenses sans papier et afficher le contenu de ce dossier, mais pas le contenu des dossiers de pièces jointes des autres collaborateurs. Imprimez une liste des collaborateurs. Créez ensuite tous les dossiers de pièces jointes en même temps. Vous pouvez créer ces dossiers à partir de cet onglet ou à partir de Compagnie > Coup monté > Dossiers de pièces jointes. Le collaborateur peut joindre n’importe quel type de fichier au dossier, y compris des images numérisées, des feuilles de calcul ou des documents texte. Les pièces jointes sont chargées sur Intacct pour un stockage permanent et sûr.

Onglet Contacts

Descriptions des champs de l’onglet Contacts
Champ	Description
Catégorie	Vous définissez les catégories dont vous avez besoin pour identifier les coordonnées de votre collaborateur. Une catégorie peut être un titre, tel que Achats, ou un établissement, tel que Bureau. Ces informations ne sont pas utilisées ailleurs dans Intacct.
Contact	Vous pouvez chercher ou ajouter un contact. Vous devez avoir créé des contacts avant de pouvoir les attribuer à un collaborateur.
Lignes	Choisir Ajouter pour ajouter une ligne.

Onglet Taux de coût

Descriptions des champs de l’onglet Taux de coût
Champ	Description
Taux horaire	Taux horaire auquel le collaborateur est payé. Les taux horaires nouveaux ou mis à jour remplacent automatiquement les taux précédents. Seuls les utilisateurs professionnels et les administrateurs peuvent saisir le taux de coût.
Salaire	Pour les salariés, le taux horaire est déterminé en divisant le salaire annuel de l’employé par le nombre d’heures travaillées en une année (2080). Seuls les utilisateurs professionnels et les administrateurs peuvent saisir le taux de coût.
Date de début	Date à laquelle le collaborateur a commencé à travailler pour votre société.

Onglet Informations sur le remboursement

Descriptions des champs de l’onglet Informations sur le remboursement
Champ	Description
Mode de paiement préféré	Indique le mode de paiement par défaut pour ce collaborateur. Vous pouvez toujours remplacer le mode de paiement par défaut du collaborateur lorsque vous sélectionnez les factures à payer. Cependant, la spécification des modes de paiement préférés pour les collaborateurs vous permet de filtrer les dépenses remboursées pour n’afficher que les collaborateurs à payer par chèque, ACH ou un autre mode de paiement.
Fusionner les demandes de paiement	Affiche toutes les demandes de paiement effectuées par un collaborateur sous la forme d’une seule demande de paiement.
Envoyer une notification de paiement automatique	Envoie des notifications de paiement automatiques à un collaborateur. Pour envoyer des notifications automatiques, vous devez vérifier que le collaborateur dispose d’une adresse e-mail valide associée à ses coordonnées.

Sélectionnez une option pour activer le service et configurer les détails de paiement, comme indiqué ci-dessous. N’oubliez pas de contacter votre collaborateur pour obtenir ces informations.

Les champs sont regroupés par pays et par type de fichier.

Fichiers ACH

Activer les descriptions des champs de configuration
Champ	Description
Numéro d’acheminement de la banque ACH	Numéro d’envoi du compte du collaborateur.
Numéro de compte	Numéro de compte du collaborateur.
Type de compte	Type de compte du collaborateur : compte courant ou compte d’épargne.
Classification du compte	Spécifiez si le compte du collaborateur est un compte personnel ou professionnel. Si le collaborateur est un entrepreneur individuel utilisant un compte personnel, sélectionnez Personnel (PPD). Si le collaborateur utilise un compte professionnel, sélectionnez le code de classification utilisé par votre banque pour les paiements ACH effectués sur des comptes professionnels (CTX ou CCD). Si vous ne connaissez pas votre code de classification, contactez votre banque.

Fichiers bancaires de l’Australie

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays du paiement	Sélectionnez Australie.
Numéro de compte du créancier	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du compte du créancier	Saisissez le nom que vous souhaitez associer au compte courant créditeur. La limite de caractères pour le nom du compte est de 32. Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
Numéro BSB du créancier	Saisissez le numéro de guichet à six chiffres de la banque du fournisseur ou du collaborateur.
Référence	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 18 caractères alphanumériques dans le champ Référence.

Fichiers bancaires en France

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays du paiement	Sélectionnez France.
IBAN du créancier	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du créancier	Saisissez le nom que vous souhaitez associer au compte courant créditeur. La limite de caractères pour le nom du compte est de 32. Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
BIC du créancier	Saisissez le code d’identification de la banque pour le compte. Il s’agit d’un identifiant unique attribué par SWIFT pour le traitement des paiements internationaux.
Identifiant en boucle	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 18 caractères alphanumériques dans le champ Identifiant de bout en bout.

Fichiers bancaires en Irlande

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays du paiement	Sélectionnez Irlande.
IBAN du créancier	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du créancier	Saisissez le nom que vous souhaitez associer au compte courant créditeur. La limite de caractères pour le nom du compte est de 32. Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
BIC du créancier	Saisissez le code d’identification de la banque pour le compte. Il s’agit d’un identifiant unique attribué par SWIFT pour le traitement des paiements internationaux.
Identifiant en boucle	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 18 caractères alphanumériques dans le champ Identifiant de bout en bout.

Fichiers bancaires d’Afrique du Sud

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays du paiement	Sélectionnez Afrique du Sud.
Numéro du compte de domiciliation	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du compte de domiciliation	Saisissez le nom du titulaire du compte pour le compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur auquel les paiements sont effectués.
Guichet de domiciliation	Saisissez le numéro de guichet à six chiffres de la banque du fournisseur ou du collaborateur.
Type de compte	Saisissez le type de compte pour le compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel des paiements sont réalisés. La valeur doit être 1, 2, 3 ou 4.
Code du compte du bénéficiaire	Saisissez le code de compte du bénéficiaire, composé de 13 caractères alphanumériques maximum.
Indicateur de preuve de paiement	Entrez Vrai, V (Oui) ou Faux, F (Non) pour indiquer si vous souhaitez que la preuve de paiement soit imprimée lorsque le lot de paiement du fichier bancaire est autorisé.
Référence utilisateur	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 20 caractères alphanumériques dans le champ Référence de l’utilisateur.
Code du créancier	Saisissez le code du créancier du compte bancaire standard du fournisseur. Cette option est disponible lorsque vous sélectionnez Standard Bank NAMPAY SSVS Pre Format comme format de fichier pour votre compte courant.

Fichiers bancaires du Royaume-Uni

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays du paiement	Sélectionnez Royaume-Uni.
Devise de paiement	Sélectionnez la devise pour les paiements fournisseurs et les remboursements des collaborateurs. EUR : Cette option utilise le format de fichier bancaire SEPA pour effectuer des paiements en devise EUR. GBP : Cette option utilise un format de fichier bancaire britannique pour effectuer des paiements en devise GBP.
Numéro de compte du créancier	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du bénéficiaire	Saisissez le nom que vous souhaitez associer au compte courant bénéficiaire. Consultez votre banque pour déterminer la limite de caractères pour le nom de compte. Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
Code guichet du bénéficiaire	Saisissez le numéro de guichet à six chiffres de la banque du fournisseur ou du collaborateur.
Référence BACS	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 18 caractères alphanumériques dans le champ Référence de BACS. Vous pouvez en faire un champ obligatoire pour les fournisseurs et les collaborateurs britanniques en sélectionnant le format de fichier BarclaysNet Payment Ref pour votre compte courant au Royaume-Uni.