Descriptions des champs : Renseignements sur l’employé – Dépenses

Les tableaux suivants décrivent chaque champ de la page Informations sur les employés.

Onglet Informations sur l’employé

Descriptions des champs de l’onglet Informations sur l’employé
Champ	Description
Identifiant de collaborateur	Identifiant unique du collaborateur. Beaucoup de sociétés utilisent « première initiale, nom de famille », par exemple « tsmith ».
Nom du contact principal	Si le collaborateur est également un utilisateur Intacct, ce qui est requis pour les notes de frais, sélectionnez le même contact que celui que vous avez sélectionné dans la fiche de l’utilisateur. Sinon, créez une nouvelle fiche de contact pour le collaborateur en sélectionnant l’icône Nom du contact principal liste déroulante et en choisissant Ajouter. Le nom du contact principal est le nom utilisé pour référencer l’collaborateur dans Intacct et dans la sortie imprimée. Vous pouvez modifier ce nom ou le modifier uniquement pour la sortie imprimée, selon vos besoins.
Date de début et Date de fin	La date à laquelle le collaborateur a commencé à travailler et, le cas échéant, sa date de licenciement. Les dates de début et de fin affectent les budgets des collaborateurs. Par conséquent, faites attention à ne pas saisir les mauvaises dates de début et de fin.
Libellé	Le poste actuel du collaborateur dans la société, par exemple celui d’ingénieur logiciel.
Numéro de sécurité sociale	Numéro d’identification gouvernemental de l’collaborateur.
Type de collaborateur	Indiquez si le collaborateur travaille à temps plein, à temps partiel ou s’il est un sous-traitant.
Statut	Les options suivantes sont disponibles : Actif : Vous pouvez saisir des factures fournisseurs et émettre des paiements uniquement pour les clients actifs. Inactif : Les clients inactifs ne peuvent pas faire saisir de factures ou émettre des paiements.
Ressource de remplacement	Utilisé uniquement pour l’application Projets, en particulier pour la planification des ressources. Pour plus d’informations, rendez-vous sur Vue d’ensemble de la planification des ressources. Les ressources d’espace réservé sont des ressources irréelles qui représentent un rôle ou une future embauche. Par exemple, vous pouvez créer des ressources d’espace réservé pour « Chef de projet », « Ingénieur » et « Testeur » et les utiliser pour planifier les besoins en personnel des projets à venir. Vous pouvez ajouter des ressources d’espace réservé à un projet et les affecter à des tâches à des fins de planification. Toutefois, vous ne pouvez pas entrer d’entrées de feuille de temps ou de dépenses pour une ressource d’espace réservé.
Date de naissance	Le mois, le jour et l’année de naissance du collaborateur.
Poste, compétence ou certification	Utilisé uniquement pour l’application Projets, en particulier pour la planification des ressources. Pour plus d’informations, rendez-vous sur Vue d’ensemble de la planification des ressources. Vous pouvez attribuer n’importe quel numéro de postes ou de compétences à un collaborateur. Le fait de renseigner les informations sur le poste et les compétences d’un collaborateur vous permet de suivre les qualifications de votre collaborateur et de trouver des ressources de projet. En savoir plus sur Définir les postes et les compétences des collaborateurs.
Type de résiliation	Si le collaborateur a quitté la société, sélectionnez le statut de licenciement du collaborateur. Les options suivantes sont volontaires, involontaires, décédées, invalidités ou retraitées.
Responsable	Sélectionnez le superviseur du collaborateur. Vous pouvez établir une hiérarchie qui reflète l’organigramme de votre société. Si, lors de l’établissement de cette structure, le superviseur du collaborateur n’est pas disponible, sélectionnez Nouveau pour ajouter le superviseur en tant que collaborateur. Le champ Gestionnaire est généralement facultatif. Toutefois, si vous souhaitez que les approbations d’un workflow d’achat soient acheminées vers le responsable de l’collaborateur, vous devez sélectionner un responsable.
Genre	Sélectionnez le sexe du collaborateur.
Service	Sélectionnez un service dans lequel le collaborateur travaille. Le service remplit automatiquement les feuilles de temps à l’aide de Sage Intelligent Time (SIT).
Établissement	Sélectionnez un établissement où le collaborateur travaille. Cette boîte n’est requise que : Pour les sociétés multi-entités. Lorsque vous affectez le collaborateur à un établissement, Intacct sait quelle devise de tenue de compte utiliser pour les dépenses de ce collaborateur. L’établissement est automatiquement renseigné sur les feuilles de temps à l’aide de SIT.
Classe	Sélectionnez une classe associée au collaborateur.
Client	Sélectionnez un client auquel le temps du collaborateur est alloué. Cela reflète le fournisseur associé à la saisie de temps. Le client remplit automatiquement les feuilles de temps à l’aide de SIT. Pour plus d’informations, rendez-vous sur À propos des clients.
Fournisseur	Sélectionnez un fournisseur auquel le temps du collaborateur est alloué. Cela reflète le client associé à la saisie de temps. Le fournisseur remplit automatiquement les feuilles de temps à l’aide de SIT.
Article	Si votre configuration inclut un Suivre le temps par qui utilise un article, vous pouvez définir l’article par défaut pour chaque collaborateur. L’article est renseigné automatiquement sur les feuilles de temps à l’aide de SIT.
Attribution de temps	Sélectionnez une allocation pour le collaborateur. Cette valeur répartit automatiquement les heures travaillées sur la feuille de temps du collaborateur à l’aide de SIT. Pour plus d’informations, rendez-vous sur Activer l’allocation pour répartir la configuration de la saisie des dépenses.
Répartition des dépenses	Sélectionnez une répartition des dépenses pour le collaborateur. Cette valeur répartit automatiquement les dépenses des collaborateurs à l’aide de SIT. Pour plus d’informations, rendez-vous sur Activer l’allocation pour répartir la configuration de la saisie des dépenses.
Devise par défaut	Ce champ apparaît si votre société utilise des devises de transaction étrangères. Votre devise de tenue de compte est la devise par défaut, mais vous pouvez sélectionner une devise étrangère par défaut pour un collaborateur. Par exemple, votre société est basée aux États-Unis avec une devise de tenue de compte en USD. Cependant, vous avez une agence à Montréal, au Canada, avec plusieurs collaborateurs. Utilisez alors le CAD (dollars canadiens) pour leurs notes de frais et leurs paiements. Si un collaborateur passe de Montréal à Paris et souhaite être payé en euros, vous pouvez remplacer la devise par défaut par EUR. Cette valeur par défaut ne définit pas de valeur par défaut pour la devise de transaction des postes de dépenses.
Type de gain	Pour comptabiliser les coûts de main-d’œuvre de ce collaborateur dans un ou plusieurs comptes du Grand livre, sélectionnez un type de gain. Laissez cette case vide si vous ne comptabilisation pas les coûts de main-d’œuvre de ce collaborateur dans un compte du grand livre. Pour modifier le type de gain d’un collaborateur, comptabilisez les dernières feuilles de temps du collaborateur dans le GL. Pour plus d’informations, rendez-vous sur Ajouter, modifier ou supprimer des types de gains. Un abonnement à l’application Projets est nécessaire pour comptabiliser les coûts de main-d’œuvre dans le GL. Pour plus d’informations, rendez-vous sur Configurer les Projets.
Comptabiliser les coûts de main-d’œuvre réels avec l’écart	Disponible uniquement pour le type de salaire. Cochez cette case pour comptabiliser le coût de main-d’œuvre réel du collaborateur dans le compte d’écart GL que vous avez spécifié lors de la configuration de l’application Projets. Par exemple, un collaborateur soumet une feuille de temps pour 45 heures au cours d’une seule semaine. Le coût des 5 heures supplémentaires est imputé au compte d’écart.
Éligible 1099	Cochez la case si le collaborateur travaillera en tant qu’entrepreneur aux États-Unis.
Poste du collaborateur	Sélectionnez un poste de collaborateur. Cette option n’est disponible qu’avec un abonnement Construction. Pour plus d’informations, rendez-vous sur Ajouter, modifier ou supprimer des postes de collaborateurs.
Nom 1099	En règle générale, ce nom correspond à la Nom du contact principal. 100 characters maximum.
Dossier des pièces jointes	Sélectionnez un dossier de pièces jointes à associer au collaborateur. Le collaborateur peut soumettre des rapports de dépenses sans papier et consulter le contenu de son propre dossier de pièces jointes. Ils ne peuvent pas afficher le contenu des dossiers des autres employés. Vous pouvez imprimer une liste d’employés et créer tous les dossiers de pièces jointes en une seule fois. Ces dossiers peuvent être créés à partir de cet onglet ou de la page Dossiers de pièces jointes. Pour plus d’informations, rendez-vous sur Ajouter, modifier ou supprimer des dossiers de pièces jointes. Le collaborateur peut joindre n’importe quel type de fichier au dossier, y compris des images numérisées, des feuilles de calcul ou des documents texte. Les fichiers joints sont téléchargés sur Intacct pour un stockage permanent et sécurisé.

Boutons

Descriptions des champs des boutons de l’onglet Informations sur l’employé
Champ	Description
Enregistrer	Enregistre la fiche d’un collaborateur.
Annuler	Annule la création ou la modification d’une fiche d’collaborateur.
Plus d’actions	Affiche les options suivantes : Enregistrer et nouveau : Sélectionnez cette option pour enregistrer la fiche de l’collaborateur et en créer une nouvelle. Modifier cette page : Sélectionnez cette option pour mettre à jour la page d’informations sur le collaborateur. Définition de l’objet : Sélectionnez cette option pour créer le collaborateur en tant que définition d’objet. Taille de la table : Affiche le nombre de lignes qui apparaissent sur chaque page de la boîte de dialogue Sélectionner les éléments à inventorier. C’est ici que vous sélectionnez les éléments à inclure dans le décompte.

Onglet Contacts

Descriptions des champs de l’onglet Contacts
Champ	Description
Catégorie	Définissez les catégories dont vous avez besoin pour identifier les contacts de votre collaborateur. Une catégorie peut être un titre, tel que Achats, ou un établissement, tel que Office. Ces informations ne sont pas utilisées ailleurs dans Intacct.
Contact	Vous pouvez soit trouver un contact existant, soit en ajouter un nouveau. Un contact doit exister avant de pouvoir l’attribuer à un collaborateur.

Boutons

Descriptions des champs des boutons de l’onglet Contacts
Champ	Description
Icône Plus (Ajouter )	Sélectionnez cette option pour ajouter une ligne d’entrée.
Icône de la corbeille ()	Sélectionnez cette option pour supprimer une ligne d’entrée.

Onglet Taux de coûts

Descriptions des champs de l’onglet Taux de coût
Champ	Description
Taux horaire	Le taux horaire auquel le collaborateur est rémunéré. Les taux horaires nouveaux ou mis à jour remplacent automatiquement les taux antérieurs. Seuls les utilisateurs professionnels et les administrateurs peuvent saisir le taux de coût.
Salaire annuel	Pour les salariés, le taux horaire est calculé en divisant le salaire annuel du collaborateur par le numéro d’heures travaillées au cours d’une année (2080). Seuls les utilisateurs professionnels et les administrateurs peuvent saisir le taux de coût.
Date de début	La date à laquelle le collaborateur a commencé à travailler pour votre société.

Boutons

Descriptions des champs des boutons de l’onglet Taux de coût
Champ	Description
Ajouter	Sélectionnez cette option pour ajouter une ligne de saisie de taux de coût.
Icône de la corbeille ()	Sélectionnez cette option pour supprimer une ligne de saisie de taux de coût.

Onglet Informations sur le remboursement

Configurez le mode de remboursement des dépenses de vos collaborateurs.

Descriptions des champs de l’onglet Informations sur le remboursement
Champ	Description
Mode de paiement préféré	Sélectionnez le mode de paiement par défaut pour le collaborateur. Les options suivantes sont disponibles : Chèque Enregistrer le transfert Espèces Fichier bancaire SEPA Vous pouvez toujours remplacer le mode de paiement par défaut du collaborateur lorsque vous sélectionnez les factures à payer. Cependant, la spécification des modes de paiement préférés des employés vous permet de filtrer les dépenses remboursées. Cela ne montre que les employés qui doivent être payés par chèque, ACH ou un autre mode de paiement.
Fusionner les demandes de paiement	Affiche toutes les demandes de paiement effectuées par un collaborateur sous la forme d’une seule demande de paiement.
Envoyer une notification de paiement automatique	Envoie des notifications de paiement automatiques à un collaborateur. Pour envoyer des notifications automatiques, vous devez vérifier que l’collaborateur dispose d’une adresse e-mail valide adresse associée à ses informations contact.

Activer la configuration

Sélectionnez une option pour activer le service et configurer les informations de paiement.

Activer les descriptions des champs de configuration
Champ	Description
Activer les paiements ACH	Active les paiements de la Chambre de compensation automatisée (ACH) pour l’collaborateur. Lorsque vous sélectionnez cette option, l’icône Détails de la configuration ACH s’affiche.
Aucune	Les détails de service et de paiement ne sont pas activés.

Détails de la configuration ACH

Cette section s’affiche lorsque vous sélectionnez Activer les paiements ACH dans la section Activer la configuration. Contactez votre collaborateur pour obtenir ces informations. Ces champs sont regroupés par pays et par type de fichier.

Descriptions des champs des détails de la configuration ACH
Champ	Description
Numéro d’acheminement de la banque ACH	Numéro de routage du compte du collaborateur.
Numéro de compte	Entrez le numéro de compte du collaborateur.
Type de compte	Sélectionnez le type de compte du collaborateur. Les options suivantes sont disponibles : Compte courant Compte d’épargne
Classification du compte	Indiquez si le compte du collaborateur est un compte personnel ou professionnel. Si le collaborateur est un entrepreneur individuel utilisant un compte personnel, sélectionnez Personnel (PPD). Si le collaborateur utilise un compte d’entreprise, sélectionnez le code de classification que la banque utilise pour les paiements ACH effectués sur des comptes d’entreprise (CTX ou CCD). Si le collaborateur ne connaît pas le code de classification, il doit contacter sa banque.

Dossiers bancaires australiens

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays du paiement	Sélectionnez Australie.
Numéro de compte du créancier	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du compte du créancier	Saisissez le nom que vous souhaitez associer au compte courant créditeur. La limite de caractères pour le nom du compte est de 32. Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
Numéro BSB du créancier	Saisissez le numéro de guichet à six chiffres de la banque du fournisseur ou du collaborateur.
Référence	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 18 caractères alphanumériques dans le champ Référence.

Dossiers bancaires France

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays du paiement	Sélectionnez France.
IBAN du créancier	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du créancier	Saisissez le nom que vous souhaitez associer au compte courant créditeur. La limite de caractères pour le nom du compte est de 32. Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
BIC du créancier	Saisissez le code d’identification de la banque pour le compte. Il s’agit d’un identifiant unique attribué par SWIFT pour le traitement des paiements internationaux.
Détails de l’adresse du créancier	Saisissez les détails de l’adresse si nécessaire.
Identifiant en boucle	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 18 caractères alphanumériques dans le champ Identifiant de bout en bout.

Dossiers bancaires en Irlande

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays du paiement	Sélectionnez Irlande.
IBAN du créancier	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du créancier	Saisissez le nom que vous souhaitez associer au compte courant créditeur. La limite de caractères pour le nom du compte est de 32. Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
BIC du créancier	Saisissez le code d’identification de la banque pour le compte. Il s’agit d’un identifiant unique attribué par SWIFT pour le traitement des paiements internationaux.
Détails de l’adresse du créancier	Saisissez les détails de l’adresse si nécessaire.
Identifiant en boucle	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 18 caractères alphanumériques dans le champ Identifiant de bout en bout.

Dossiers bancaires d’Afrique du Sud

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays du paiement	Sélectionnez Afrique du Sud.
Numéro du compte de domiciliation	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du compte de domiciliation	Saisissez le nom du titulaire du compte pour le compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur auquel les paiements sont effectués.
Guichet de domiciliation	Saisissez le numéro de guichet à six chiffres de la banque du fournisseur ou du collaborateur.
Type de compte	Saisissez le type de compte pour le compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel des paiements sont réalisés. La valeur doit être 1, 2, 3 ou 4.
Code du compte du bénéficiaire	Saisissez le code de compte du bénéficiaire, composé de 13 caractères alphanumériques maximum.
Indicateur de preuve de paiement	Entrez Vrai, V (Oui) ou Faux, F (Non) pour indiquer si vous souhaitez que la preuve de paiement soit imprimée lorsque le lot de paiement du fichier bancaire est autorisé.
Référence utilisateur	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 20 caractères alphanumériques dans le champ Référence de l’utilisateur.
Code du créancier	Saisissez le code du créancier du compte bancaire standard du fournisseur. Cette option est disponible lorsque vous sélectionnez Standard Bank NAMPAY SSVS Pre Format comme format de fichier pour votre compte courant.

Fichiers bancaires du Royaume-Uni

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays du paiement	Sélectionnez Royaume-Uni.
Devise de paiement	Sélectionnez la devise pour les paiements fournisseurs et les remboursements des collaborateurs. EUR : Cette option utilise le format de fichier bancaire SEPA pour effectuer des paiements en devise EUR. GBP : Cette option utilise un format de fichier bancaire britannique pour effectuer des paiements en devise GBP.
Numéro de compte du créancier	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du bénéficiaire	Saisissez le nom que vous souhaitez associer au compte courant bénéficiaire. Consultez votre banque pour déterminer la limite de caractères pour le nom de compte. Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
Code guichet du bénéficiaire	Saisissez le numéro de guichet à six chiffres de la banque du fournisseur ou du collaborateur.
Détails de l’adresse du créancier	Saisissez les détails de l’adresse si nécessaire.
Référence BACS	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 18 caractères alphanumériques dans le champ Référence de BACS. Vous pouvez en faire un champ obligatoire pour les fournisseurs et les collaborateurs britanniques en sélectionnant le format de fichier BarclaysNet Payment Ref pour votre compte courant au Royaume-Uni.