Ajouter, modifier ou supprimer des résumés de dépenses

Les résumés regroupent le même type de transactions, en vue de les traiter simultanément. Tant que vous ou le système n’avez pas créé de nouveau résumé, aucun élément n’apparaît sur cette page. Les résumés peuvent être ouverts, ce qui permet d’envoyer, d’approuver et de payer les rapports de dépenses, ou de les clôturer.

Lors de la conception d’un processus rapport dépense, le système peut administrateur donner accès aux pages impliquées dans la gestion des rapports dépense, mais pas à l’ouverture ou à la fermeture des résumés.

À propos de la création de résumés de dépenses

Les résumés des dépenses sont créés de deux façons.

• Automatiquement, en configurant Dépenses.
• Manuellement, par des résumés spécifiques que vous créez et nommez pour gérer des situations particulières.

Résumés créés automatiquement : Normalement, dans le cadre des activités quotidiennes et parce que les collaborateurs (et autres) peuvent saisir les dépenses directement via Rapports Mes dépenses (ou via le système OpenAir.com), il doit toujours y avoir un résumé disponible pour contenir les rapports de dépense saisis collaborateur. Par conséquent, la fonction de création automatique de résumé crée automatiquement des résumés des dépenses afin qu’un résumé existe toujours pour les rapports de dépenses tels qu’ils sont saisis tout au long de la journée. Les résumés automatiques sont créés en fonction des intervalles de temps choisis par l’administrateur des dépenses. Les rapports de dépenses reçus pendant cette période sont regroupés dans le résumé créé pour cet intervalle de temps. La fréquence de création automatique du résumé est définie sur la page Configurer les dépenses (Société > Administrateur > Abonnements > Dépenses > Configurer). 

Résumés créés manuellement : Un résumé manuel est utile lorsque l’administrateur de dépenses collaborateur nécessite une résumé spéciale pour des dépenses spécifiques. Par exemple, vous avez un collaborateur, John, qui est en cours de déménagement et qui a engagé un grand numéro de frais de déménagement. L’administrateur peut souhaiter que les frais de déménagement de John soient tous contenus dans un résumé intitulé Frais de déménagement de John, quels que soient les jours où John saisit les dépenses.

Ajouter un résumé des dépenses

1. Aller à Dépenses > Tous > Livre auxiliaire des dépenses > Résumés.

2. Sélectionnez Créer.

3. Saisissez un Nom du résumé.

4. Sélectionnez ou saisissez un Date de comptabilisation dans le grand livre.

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Dépenses > Tous > Livre auxiliaire des dépenses > Résumés.

2. Sélectionnez Ajouter.

3. Saisissez un Nom du résumé.

4. Sélectionnez ou saisissez un Date de comptabilisation dans le grand livre.

5. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier un résumé des dépenses

1. Aller à Dépenses > Tous > Livre auxiliaire des dépenses > Résumés.

2. Recherchez le résumé des dépenses que vous souhaitez modifier.

3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

4. Effectuez vos modifications.

   Si vous devez modifier la devise de tenue de compte d’un résumé, supprimez d’abord toutes les transactions de ce résumé.

    

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Dépenses > Tous > Livre auxiliaire des dépenses > Résumés.

2. Recherchez le résumé des dépenses et sélectionnez Modifier.

3. Effectuez vos modifications.

   Si vous devez modifier la devise de tenue de compte d’un résumé, supprimez d’abord toutes les transactions de ce résumé.

    

4. Sélectionnez Enregistrer.

Supprimer un résumé des dépenses

1. Aller à Dépenses > Tous > Livre auxiliaire des dépenses > Résumés.

2. Recherchez le résumé des dépenses que vous souhaitez supprimer.

3. Sélectionnez Plus d’actions > Supprimer à la fin de la ligne.

4. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

1. Aller à Dépenses > Tous > Livre auxiliaire des dépenses > Résumés.

2. Recherchez le résumé des dépenses et sélectionnez Supprimer.

Description des champs

Descriptions des champs de la liste des résumés des dépenses

Champ	Description
Titre du résumé	Saisissez un titre pour le résumé. Vous pouvez modifier le titre ultérieurement pour les résumés créés manuellement et automatiquement.
Devise de tenue de compte récapitulative	Lorsque vous créez une résumé manuellement à la niveau général, vous devez sélectionner la flèche vers le bas et sélectionner une devise de tenue de compte que le système utilisera pour chaque transaction de ce résumé.
Date de comptabilisation dans le grand livre	La date du jour est automatiquement placée dans le champ de date ; cependant, vous pouvez saisir une date pour le résumé ou en choisir une à l’aide du bouton Calendrier.
Statut	Le statut par défaut est Actif. Si vous ne souhaitez pas que ce résumé apparaisse dans la liste, vous pouvez le définir sur Inactif. Vous pouvez afficher les résumés inactifs en sélectionnant l’icône Inclure inactif case à cocher. Vous ne pouvez désactiver les résumés de dépenses qu’une fois qu’une transaction dépendante est terminée.