Configurer les dépenses

Permissions et autres exigences
Abonnement	Temps et dépenses Administration
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur
Permissions	Administration Abonnements aux applications : Lister, Afficher, Configurer

Paramètres comptables - journaux

Journaux
Champ	Description
Dépenses	Le journal qu’Intacct utilise pour comptabiliser les dépenses des collaborateurs.
Régularisation des dépenses	Le journal qu’Intacct utilise pour comptabiliser les ajustements de dépenses.
Remboursements	Le journal qu’Intacct utilise pour comptabiliser les remboursements des dépenses des collaborateurs.

Paramètres comptables - Comptes GL

Compte du GL
Champ	Description
Responsabilités des collaborateurs	Le compte Grand livre qu’Intacct utilise pour comptabiliser les passifs des collaborateurs. Il doit s’agir d’un compte de passif, et non d’un compte bancaire.
Gains ou pertes multidevises	Le compte Grand livre qu’Intacct utilise pour comptabiliser les gains et les pertes dus à la conversion de devises pour les sociétés multi-devises. Ne sélectionnez pas un compte Grand livre associé à un compte bancaire. Spécifiez plutôt un compte que vous pouvez utiliser comme compte de transfert pour effectuer toute action appropriée ultérieurement.
Avances aux collaborateurs	Le compte du grand livre qu’Intacct utilise pour comptabiliser les acomptes aux employés. Ce compte de contrepartie est facultatif ; Elle n’est requise que si vous avez l’intention d’utiliser la fonctionnalité Advances. Ne sélectionnez pas un compte Grand livre associé à un compte bancaire. Spécifiez plutôt un compte que vous pouvez utiliser comme compte de transfert pour effectuer toute action appropriée ultérieurement.
Types de dépenses	Vous permet de paramétrer des types de dépenses à utiliser pour coder les dépenses des collaborateurs. Avec les types de dépenses, vous pouvez effectuer les opérations suivantes : Attribuez des noms simples, tels que « Frais de déplacement », aux dépenses. Lors de la saisie des dépenses, les utilisateurs sélectionnent dans la liste des types de dépenses, plutôt que des comptes de dépenses. Restreindre l’accès aux comptes de dépenses. Par la suite, les utilisateurs ne voient que les types de dépenses que vous avez configurés, au lieu d’une liste de comptes de dépenses.
Autoriser la réaffectation	Pour les rapports de dépenses du personnel seulement. Si vous sélectionnez cette option, les utilisateurs permissions de modifier dépense rapports peuvent réaffecter dépenses et dépense ajustements qui ont été sélectionnés, partiellement payés, payés ou annulés. Par exemple, les utilisateurs peuvent modifier la date d’un rapport de dépenses qui a déjà été payé. Pour empêcher quiconque de modifier dépense rapports, laissez cette case décochée.
Permettre l’annulation des dépenses impayées	Vous empêche de supprimer les dépenses impayées. Au lieu de cela, vous devez extourner les dépenses impayées. Sélection Permettre l’annulation des dépenses impayées Modifie ces pages : Mes rapports de dépenses : remplace Supprimer par Inverser. Autorisations : pour les lots de dépenses et Mes dépenses, fait de l’option Supprimer une sélection en lecture seule.
Date de comptabilisation dans le grand livre	Sélection Oui permet aux employés de modifier la date de comptabilisation GL de leur rapport de dépenses dans Mes états de dépenses.

Formulaires 1099

Formulaires 1099
Champ	Description
Activer le remplacement du formulaire et de la case 1099	Par défaut, toutes les lignes de transaction d’un collaborateur sont associées à un formulaire et à une case 1099 spécifiques. Ces valeurs par défaut sont définies sur la fiche du collaborateur. Activez cette option pour remplacer le formulaire ou la case par défaut d’un élément individuel au sein d’une transaction.

Fréquence de comptabilisation du résumé

Les notes de frais, les ajustements de dépenses et les remboursements sont automatiquement regroupés dans des résumés automatiques. La date de comptabilisation du résumé est la date que Grand livre utilise pour comptabiliser les transactions dans ce résumé. Pour cette raison, il est courant de sélectionner Quotidien comme fréquence de résumé pour chaque type de transaction.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur Ajouter, modifier ou supprimer des récapitulatifs de dépenses.

Fréquence de comptabilisation du résumé
Champ	Description
Rapports de dépenses	À quelle fréquence Intacct crée des résumés automatiques pour les notes de dépenses. Les options suivantes sont disponibles : Tous les jours Mensuellement Un par dépense Sélectionnez Un par dépense uniquement si vous souhaitez qu’Intacct crée un résumé pour chaque dépense d’collaborateur saisie.
Régularisations	À quelle fréquence Intacct crée des résumés automatiques pour les ajustements de dépenses. Les options suivantes sont disponibles : Tous les jours Mensuellement Un par régularisation Sélectionnez Un par régularisation de dépense uniquement si vous souhaitez qu’Intacct crée un résumé pour chaque régularisation de dépense saisie.
Remboursements	À quelle fréquence Intacct crée des résumés automatiques pour les remboursements de dépenses. Les options suivantes sont disponibles : Tous les jours Mensuellement

Affichage des dimensions standard

Affichage des dimensions standard
Champ	Description
Activer le suivi et les rapports pour chaque dimension sélectionnée	Cette section affiche la liste des dimensions standard activées dans le grand livre. Les dimensions définies par l’utilisateur (dimensions que vous créez en fonction de vos besoins métiers uniques) n’apparaissent pas dans cette liste, car elles sont automatiquement propagées dans vos applications au moment de leur création. Sélectionnez les dimensions standard que vous souhaitez utiliser dans cette application pour le suivi et la création de rapports. Dimension Projet : Vous pouvez activer une dimension Projets simple sans vous abonner à l’application Projets. Commencez par activer la dimension Projets dans le Grand livre. Activez ensuite la dimension Projets dans les Comptes clients et utilisez les permissions des comptes clients pour contrôler l’accès à cette dimension. Une dimension Projets limite la fonctionnalité principalement à la création de rapports. Un abonnement à Projets étend votre capacité à effectuer les opérations suivantes : Ajouter des tâches à vos projets Afficher un résumé du projet Générer les factures du projet Et plus encore Contactez votre responsable de compte Sage Intacct pour activer votre abonnement à Projets Dimension Tâche : La dimension Tâche dépend de la dimension Projet et d’un abonnement à Projets. Une fois la dimension Tâche activée, vous ne pouvez pas la désactiver. Dimension Actif : La dimension Actif n’est disponible qu’avec un abonnement à Gestion des immobilisations. Sage Intacct propage les dimensions sur les pages de votre application, où vous pouvez sélectionner les valeurs de dimension à appliquer à des transactions spécifiques. Par exemple, si vous créez une commande de vente, utilisez la dimension Client pour identifier la transaction afin de pouvoir suivre et générer des rapports sur les revenus par client. Si vous créez un bon de commande, vous pouvez aussi utiliser la dimension Fournisseur pour identifier la transaction afin de pouvoir suivre et générer des rapports sur les coûts par fournisseur. Dimension client : Sélectionnez la dimension Client à afficher dans vos applications. Dimension du fournisseur : Sélectionnez la dimension Fournisseur à afficher dans vos applications. Dimension de l’employé : Sélectionnez la dimension Employé à afficher dans vos applications. Dimension de l’article : Sélectionnez la dimension Article à afficher dans vos applications. Dimension de classe : Sélectionnez la dimension Classe à afficher dans vos applications. Dimension de l’entrepôt : Sélectionnez la dimension Entrepôt à afficher dans vos applications. Cette dimension n’est disponible qu’avec un abonnement à l’inventaire. Type de coût dimension : Sélectionnez la dimension Type de coût à afficher dans vos applications. Cette dimension n’est disponible qu’avec un abonnement à Construction. Contactez votre responsable de compte Sage Intacct pour activer votre abonnement Inventaire ou Construction.

Séquences de numérotation automatique

Vous pouvez saisir manuellement les identifiants de certains types de transaction et de fiche au fur et à mesure de leur création. Intacct peut également ajouter les identifiants pour vous en fonction d’un plan prédéfini.

Avec un plan d’ID prédéfini, votre société génère automatiquement de nouveaux ID ou numéros pour les transactions et les fiches associées. Par exemple, créez un plan de séquence de documents pour les employés. La séquence de documents crée automatiquement un nouvel identifiant de collaborateur, tel que « EMP-0100 », dont le numéro augmente chaque fois qu’un nouveau collaborateur est créé.

Cette section Séquence de documents vous permet d’effectuer les opérations suivantes :

Sélectionnez un plan d’identifiant prédéfini pour des transactions et des fiches spécifiques.
Définissez un avertissement sur les identifiants en double si la saisie manuelle est utilisée.
Exigez des identifiants sur certains types de transactions et de documents (CF et CC uniquement).

Accédez à Société > Configurer > Paramètres > Séquences de documents pour créer une nouvelle séquence de numérotation, puis sélectionnez-la comme option dans cette section.

Si vous ne sélectionnez pas de séquence de numérotation de document pour une transaction ou une fiche, les utilisateurs doivent saisir manuellement un identifiant ou un numéro lorsqu’ils créent de nouvelles transactions ou fiches.

En plus de faire gagner du temps aux utilisateurs, la numérotation automatique garantit que les utilisateurs ne peuvent pas utiliser un identifiant deux fois ou ignorer un numéro.

Séquences de numérotation automatique
Champ	Description
Rapport de dépenses	Séquence de numérotation automatique utilisée lorsque les utilisateurs créent de nouveaux rapports de dépenses.
Régularisation de crédit	Séquence de numérotation automatique utilisée lorsque les utilisateurs créent de nouvelles régularisations de crédit.
Régularisation de débit	Séquence de numérotation automatique utilisée lorsque les utilisateurs créent de nouvelles régularisations de débit.
Collaborateur	Séquence de numérotation automatique utilisée lorsque les utilisateurs ajoutent de nouveaux enregistrements de collaborateurs.
Numéros en double	Sélectionnez l’une des options suivantes : Afficher l’avertissement : Intacct affiche un avertissement s’il y a des états de dépenses ou des numéros de régularisation en double. Ne pas autoriser la création : Intacct ne crée pas de rapports de dépenses ou de numéros de régularisation en double. Ne rien faire : Intacct ne fait rien s’il y a des rapports de dépenses ou des numéros de régularisation en double.

Multidevise

Cette section s’affiche uniquement pour les sociétés qui ont activé la gestion multi-devises.

Multidevise
Champ	Description
Activer les rapports de dépenses en devises étrangères	Indiquez si les utilisateurs peuvent saisir des états de dépenses dans des devises autres que la devise de tenue de compte de la société.
Taux de change	Sélectionnez le type de taux de change. Par défaut, Intacct récupère le taux journalier auprès d’un fournisseur de taux de change et applique le taux en vigueur lors de la création du rapport de dépenses.
Exclure la conversion lorsque les devises de tenue de compte et de dépenses correspondent	Sélectionnez cette option pour exclure la conversion des devises de base et des devises passées en charges.

Paiements

Paiements
Champ	Description
Mode de paiement par défaut	Lorsque les utilisateurs remboursent des employés, ce mode de paiement est sélectionné par défaut. Cependant, les utilisateurs peuvent toujours sélectionner un mode de paiement différent au cas par cas. Sélectionnez l’une des options suivantes : Chèque Espèces Enregistrer le transfert Fichier bancaire SEPA Le mode de paiement que vous sélectionnez ici s’applique à tous les utilisateurs de Expenses.
Compte bancaire par défaut	Sélectionnez le compte bancaire par défaut utilisé pour rembourser les dépenses.
Contact pour les notifications	Sélectionnez l’une des options suivantes : Personne qui choisit les frais pour le remboursement : Sélectionnez cette option pour utiliser les contacts de l’utilisateur qui a sélectionné les dépenses pour le remboursement. Pour plus d’informations, rendez-vous sur Sélectionnez dépense rapports à rembourser. Le contact suivant : Sélectionnez un autre contact. Décidez quelles informations de contact sont incluses dans les e-mails de notification de paiement, en cas de questions des collaborateurs. Pour plus d’informations, rendez-vous sur Configurer l’e-mail de notification de paiement.

Exigences relatives aux rapports de dépenses

Cette section permet de sélectionner les informations dont vous souhaitez avoir besoin dans tous les états de dépenses. Si vous vous abonnez à l’application Projets, vous pouvez également sélectionner des champs à remplir automatiquement pour les utilisateurs. Les champs, tels que l’établissement et le service, sont dérivés de la fiche du collaborateur ou du projet.

Exigences relatives aux rapports de dépenses
Champ	Description
Activer la ventilation pour distribuer les écritures de dépenses	Permet aux transactions Sage Intacct de répartir les dépenses des collaborateurs ou les entrées de temps. Pour plus d’informations, rendez-vous sur Activer l’allocation pour répartir la configuration de la saisie des dépenses.
Numéro de rapport	Exigez un numéro de rapport pour chaque rapport de dépenses. Si vous sélectionnez une séquence de numérotation automatique pour les rapports de dépenses, ce numéro sera automatiquement généré pour les utilisateurs.
Motif de la dépense	Sélectionnez cette option pour demander aux utilisateurs de saisir la raison de la dépense.
Payé à et payé pour	Sélectionnez cette option pour demander aux utilisateurs d’entrer des informations pour ces champs.
Date	Sélectionnez cette option pour demander aux utilisateurs de saisir une date.
Collaborateur d’abord, puis projet Projet d’abord, puis collaborateur	Si vous êtes également abonné à Projets, vous pouvez sélectionner l’endroit où votre société récupère les valeurs du service, de l’établissement et de la classe dans les rapports de dépenses. Par exemple, un collaborateur saisit une dépense pour un projet spécifique. Vous pouvez attribuer la dépense à l’établissement et au service du projet, même si le collaborateur travaille pour un autre établissement ou service. Si vous choisissez L’employé d’abord, votre société renseigne le service, l’établissement et la classe associés au collaborateur. Si l’un d’entre eux est vide, votre société récupère la valeur manquante du projet. Si vous choisissez Priorité au projet, votre société renseigne le service, l’établissement et la classe associés au projet. Si l’un d’entre eux est vide, votre société récupère la valeur manquante de la part du collaborateur.

Paramètres d’approbation des rapports de dépenses

Si vous activez l’approbation des dépenses, les rapports de dépenses soumis doivent être approuvés avant de passer au processus de remboursement. De nombreuses entreprises mettent en place des approbations de dépenses en fonction du responsable de l’collaborateur. Le responsable doit d’abord approuver le rapport de dépenses avant qu’il ne soit disponible pour être payé sur la page Sélectionner pour rembourser. Pour plus d’informations, rendez-vous sur Paramétrage des approbations pour dépense rapports.

Paramètres d’approbation des rapports de dépenses

Paramètres d’approbation des rapports de dépenses
Champ	Description
Activer l’approbation des rapports de dépenses	Active l’approbation des dépenses. Lorsqu’un rapport de dépenses est soumis, il est soumis à approbation en fonction des options que vous sélectionnez dans le Approbateurs section. Le processus approbation exact est configurable et peut inclure un ou plusieurs niveaux approbation par responsable service, responsable collaborateur, chef de projet ou même un utilisateur spécifique. Vous pouvez également implémenter des approbations basées sur la valeur.
Notification par e-mail	Informe les approbateurs appropriés par e-mail lorsque des rapports de dépenses sont soumis. Cela permet également d’informer les employés lorsque les rapports de dépenses sont approuvés ou refusés.
Approbation des limites	Lorsque cette option est sélectionnée, les approbateurs peuvent afficher et approuver uniquement les éléments qu’ils sont habilités à approuver. Par exemple, supposons que vous implémentiez un niveau d’approbation basé sur le chef de projet. Les chefs de projet ne peuvent afficher et approuver que les éléments de campagne associés à un projet qu’ils gèrent.
Niveau Montant minimum Nombre minimal d’approbateurs	S’applique uniquement si vous sélectionnez Approbation de la valeur comme l’un de vos niveaux d’approbation dans la section Approbateurs (ci-dessous). Utilisez la table d’approbation de la valeur pour définir l’approbation des états de dépenses qui dépassent certains montants. Lorsque vous spécifiez les montants pour chaque niveau d’approbation, gardez ces conseils à l’esprit : Le montant que vous spécifiez pour chaque niveau est le Montant minimum que l’approbateur peut approuver. Le montant maximum est de 0,01 $ sous le prochain palier d’approbation. Si un rapport de dépenses est inférieur aux montants que vous avez saisis, l’approbation de la valeur est ignorée. Si l’approbation de la valeur est le seul type d’approbation que vous avez défini, le rapport de dépenses est automatiquement approuvé. Si vous avez sélectionné une devise d’approbation de valeur, la devise d’approbation s’affiche entre parenthèses dans l’en-tête Montant. Pour définir la devise d’approbation, reportez-vous à la section Préférences d’entité section de Configurer plusieurs entités. Exemple : Supposons que vous entriez ce qui suit pour vos niveaux d’approbation : Niveau 1 : 1 000 $ (1 approbateur requis) Niveau 2 : 10 000 $ (2 approbateurs requis) Dans ce cas : Tout rapport de dépenses inférieur à 1 000 $ ne nécessite pas d’approbation de la valeur. Tout rapport de dépenses compris entre 1 000 $ et 9 999,99 $ nécessite l’approbation d'1 utilisateur disposant d’une permissions d’approbation de niveau 1. Tout rapport de dépenses égal ou supérieur à 10 000 $ nécessite approbation par 2 utilisateurs avec un niveau de approbation de niveau 2 permissions. Si un rapport de dépenses dépasse un seuil de valeur donné, il peut être approuvé par n’importe quel utilisateur permissions à ce niveau approbation. Par exemple, vous pouvez spécifier que le niveau 1 requiert 1 approbateur. Si vous donnez à 5 utilisateurs les permissions d’approuver à ce niveau, n’importe lequel des 5 utilisateurs peut approuver un rapport de dépenses donné. Pour désigner une personne permissions’approuver dépense rapports en fonction de leur valeur, modifiez les autorisations du utilisateur dans Dépenses. Attribuez des autorisations d’approbation des dépenses à l’utilisateur et sélectionnez les niveaux qu’il peut approuver.
Non restreint	Cet utilisateur peut passer outre le processus d’approbation établi et approuver tout rapport de dépenses qui a été soumis. Il est recommandé d’affecter un approbateur sans restriction qui ne fait déjà partie d’aucun processus d’approbation établi. Si vous affectez un approbateur qui fait déjà partie d’un processus d’approbation établi, les décisions de cet approbateur remplaceront toujours celles prises par d’autres approbateurs dans ce processus.
D’abord Deuxièmement Troisième Quatrièmement Cinquième	Sélectionnez l’icône D’abord flèche déroulante, puis sélectionnez un utilisateur pour approuver d’abord une dépense soumise. Répétez ce processus pour tous les niveaux d’approbation supplémentaires que vous souhaitez ajouter (jusqu’à 5). Par exemple, vous pouvez configurer la première approbation pour qu’elle soit le responsable de l’employé et la deuxième approbation pour qu’elle soit le responsable du service. Dès qu’une dépense est approuvée par un approbateur, Intacct informe l’approbateur suivant que la dépense est prête à être examinée. Si vous sélectionnez Valeur approbation pour l’un des niveaux, vous devez définir les seuils de valeur et minimum numéro des approbateurs dans la section « Livrables montant approbations ».

Paramètres d’approbation du remboursement des rapports de dépenses

Par défaut, les approbations de remboursement sont activées. Cependant, ils ne seront pas appliqués tant que vous n’aurez pas défini les niveaux et les montants d’approbation dans la section Niveaux d’approbation de la valeur.

Définissez au moins un niveau d’approbation minimum pour les remboursements de rapport de dépenses.

Paramètre approbation rapport remboursement dépenses
Champ	Description
Activer l’approbation du remboursement des rapports de dépenses	Active les approbations de remboursement. Si vous n’activez pas les approbations de remboursement, tous les rapports de dépenses sélectionnés sur le Sélectionnez pour rembourser sera payé sans approbation.
Niveau Montant minimum Nombre minimum d’approbateurs	Utilisez le tableau d’approbation du montant minimum pour définir les niveaux d’approbation et les montants des remboursements de dépenses. Les approbateurs de chaque niveau peuvent approuver les remboursements de dépenses qui dépassent certains montants, de la même manière que les approbations de rapports de dépenses sont définies. Les approbations de remboursement se comportent désormais comme d’autres processus d’approbation, tels que les approbations de rapports de dépenses. Cela signifie que le montant que vous spécifiez pour chaque niveau d’approbation est le Montant minimum que l’approbateur peut approuver, le montant maximum étant de 0,01 $ sous le prochain niveau d’approbation. Exemple : Supposons que vous entriez ce qui suit pour vos niveaux d’approbation : Niveau 1 : 500 $ (1 approbateur requis) Niveau 2 : 1 000 $ (2 approbateurs requis) Dans ce cas : Tout remboursement jusqu’à 499,99 $ ne nécessite pas d’approbation de valeur et est automatiquement remboursé. Tout remboursement entre 500 $ et 999,99 $ nécessite approbation de 1 utilisateur avec le niveau 1 approbation permissions. Tout remboursement égal ou supérieur à 1 000 $ nécessite approbation par 2 utilisateurs avec un niveau de approbation de niveau 2 permissions. Si un remboursement dépasse un seuil de valeur donné, il peut être approuvé par tout utilisateur ayant des permissions pour ce niveau d’approbation. Par exemple, vous pouvez spécifier que le niveau 1 requiert 1 approbateur. Si vous donnez à 5 utilisateurs les permissions d’approuver à ce niveau, n’importe lequel des 5 utilisateurs peut approuver un rapport de dépenses donné. Pour désigner une personne permissions approuver dépense remboursements, modifiez les autorisations du utilisateur dans Dépenses. Attribuez à l’utilisateur les autorisations Approuver les remboursements et sélectionnez les niveaux qu’il peut approuver.

Heure intelligente

Heure intelligente
Champ	Description
Activer Intelligent Time	Sage Intelligent Time (SIT) est un assistant temporel virtuel optimisé par l’intelligence artificielle (IA), qui ajoute l’automatisation à la saisie du temps. Il collecte intelligemment des activités via des sources de temps connectées telles que la messagerie e-mail ou le calendrier d’un collaborateur. Il suggère ensuite les activités à inclure dans les feuilles de temps ainsi que les informations relatives au client, au projet ou à la tâche qui y sont associés. L’activation d’Intelligent Time permet également aux collaborateurs de saisir et d’approuver leurs heures dans une application mobile. Après avoir activé Intelligent Time, les pages suivantes de Time sont mises à niveau pour utiliser Intelligent Time : Valider les feuilles de temps Mes feuilles de temps Feuilles de temps du personnel De plus, les nouvelles pages suivantes sont disponibles : Mes horloges de pointage Horloges de pointage du personnel Référentiel Sources horaires Configuration > Préférences en matière d’heures Si vous avez des feuilles de temps qui ont été créées avant l’activation d’Intelligent Time, vous pouvez les afficher dans le référentiel. Intelligent Time peut être désactivé à tout moment. En savoir plus sur l’activation de l’heure intelligente.

Restrictions des utilisateurs du projet

Restrictions des utilisateurs du projet
Champ	Description
Restrictions d’utilisateur par défaut	Par défaut, les utilisateurs peuvent saisir du temps et des dépenses pour n’importe quel projet. Sélectionnez cette option pour vous assurer que les utilisateurs ne peuvent saisir du temps et des dépenses que pour les projets et les tâches qui leur sont attribués. Si vous vous abonnez à l’application Projets, cette option est en lecture seule. Pour modifier la sélection, configurez l’application Projets. Pour plus d’informations, rendez-vous sur Configurer les Projets.

Réception électronique entrante

Réception électronique entrante
Champ	Description
Activer les reçus électroniques entrants	Vous permet de capturer et d’importer des reçus électroniques dans des rapports de dépenses.
Activer les services de messagerie	Permet aux employés d’envoyer les reçus à une adresse e-mail désignée. L’adresse e-mail ne peut pas être associée à d’autres contacts.
Séquence de numéros de reçu électronique	Sélectionnez une souche de numéros à inclure dans les reçus électroniques. Cela garantit que tous les reçus électroniques ont un numéro distinct à des fins de suivi, d’audit et de conformité.