Configurer les dépenses
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Utilisez la page Configurer les dépenses pour sélectionner des informations de base sur le fonctionnement de l’application, notamment les suivantes :
- Les informations comptables requises, telles que les journaux et les comptes à utiliser pour les dépenses, les régularisations et les remboursements.
-
Options de saisie des rapports de dépenses :
- Champs obligatoires : Par exemple, les utilisateurs doivent-ils saisir un motif pour la dépense ?
- Dimensions disponibles (comme le client et le projet).
- Indique si les dépenses peuvent être saisies dans d’autres devises.
- Mode de paiement et compte bancaire par défaut pour le remboursement des dépenses.
- Processus d’approbation des rapports de dépenses et des remboursements de dépenses.
- Automatiser les dépenses des collaborateurs (reçus électroniques entrants).
| Abonnement |
Temps et dépenses Administration |
|---|---|
| Disponibilité régionale |
Toutes les régions |
| Type d’utilisateur |
Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur |
| Permissions |
Administration Abonnements aux applications : Lister, Afficher, Configurer |
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Procédez de l’une des manières suivantes :
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Atteindre Dépense >Coup monté > Configuration.
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Atteindre Compagnie > Admin > Abonnements > Dépense > Configurer.
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Remplissez les champs de chaque section.
| Champ | Description |
|---|---|
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Dépenses |
Journal dans lequel Intacct comptabilise les dépenses des collaborateurs. |
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Régularisation des dépenses |
Journal dans lequel Intacct comptabilise les régularisations de dépenses. |
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Remboursements |
Journal dans lequel Intacct comptabilise les remboursements des dépenses des collaborateurs. |
| Champ | Description |
|---|---|
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Responsabilités des collaborateurs |
Compte du Grand livre sur lequel Intacct comptabilise les passifs envers les collaborateurs. Il doit s’agir d’un compte de passif et non d’un compte bancaire. |
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Gains ou pertes multidevises |
Compte du Grand livre sur lequel Intacct comptabilise les gains et pertes dus à la conversion de devises pour les sociétés multidevises. Ne sélectionnez pas un compte du Grand livre associé à un compte bancaire. Spécifiez plutôt un compte que vous pouvez utiliser comme compte de transfert afin de pouvoir prendre les mesures appropriées ultérieurement. |
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Avances aux collaborateurs |
Compte du grand livre sur lequel Intacct comptabilise les acomptes aux collaborateurs. Ce compte de compensation est facultatif ; Elle n’est nécessaire que si vous avez l’intention d’utiliser la fonctionnalité Avancés. Ne sélectionnez pas un compte du Grand livre associé à un compte bancaire. Spécifiez plutôt un compte que vous pouvez utiliser comme compte de transfert afin de pouvoir prendre les mesures appropriées ultérieurement. |
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Types de dépenses |
Vous permet de configurer des types de dépenses à utiliser dans le codage des dépenses des collaborateurs. Avec les types de dépenses, vous pouvez :
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Autoriser la réaffectation |
Pour les rapports de dépenses du personnel uniquement. Si vous sélectionnez cette option, les utilisateurs autorisés à modifier les rapports de dépenses peuvent réaffecter les dépenses et les régularisations de dépenses qui ont été sélectionnées, partiellement payées, payées ou extournées. Par exemple, les utilisateurs peuvent modifier la date d’un rapport de dépenses qui a déjà été payé. Pour empêcher quiconque de modifier les notes de frais, ne cochez pas cette case. |
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Vous empêche de supprimer des dépenses impayées. Vous devez extourner les dépenses impayées. Sélection Activez l’extourne des dépenses impayées modifie ces pages :
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Date de comptabilisation dans le grand livre |
Choisir Oui pour permettre aux collaborateurs de modifier la date de comptabilisation dans le grand livre de leur rapport de dépenses dans les rapports Mes dépenses. |
| Champ | Description |
|---|---|
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Activer le remplacement du formulaire et de la case 1099 |
Par défaut, tous les éléments de transaction d’un collaborateur sont associés à un formulaire et à une case 1099 spécifiques. Ces valeurs par défaut sont définies dans la fiche du collaborateur. Activez cette option pour remplacer le formulaire ou la case par défaut d’un élément individuel au sein d’une transaction. |
Les rapports de dépenses, les régularisations de dépenses et les remboursements sont automatiquement regroupés dans des résumés automatiques. La date de comptabilisation du résumé est la date utilisée par le Grand livre pour comptabiliser les transactions dans ce résumé. Pour cette raison, il est courant de sélectionner Quotidienne comme fréquence de résumé pour chaque type de transaction.
Pour trouver des résumés automatiques, accédez à Dépenses > Tout > Livre auxiliaire des dépenses > Résumés.
| Champ | Description |
|---|---|
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Rapports de dépenses |
Fréquence à laquelle Intacct crée des résumés automatiques pour les rapports de dépenses : Quotidien, Mensuelou Un par dépense. Choisir Un par dépense uniquement si vous souhaitez qu’Intacct crée un résumé pour chaque dépense saisie par un collaborateur. |
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Régularisations |
Fréquence à laquelle Intacct crée des résumés automatiques pour les régularisations de dépenses : Quotidien, Mensuelou Un par dépenseajustement. Choisir Un par régularisation des dépenses uniquement si vous souhaitez qu’Intacct crée un résumé pour chaque régularisation des dépenses saisie. |
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Remboursements |
Fréquence à laquelle Intacct crée des résumés automatiques pour les remboursements de dépenses : Quotidien ou Mensuel, |
| Champ | Description |
|---|---|
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Activer le suivi et les rapports pour chaque dimension sélectionnée |
Cette section affiche la liste des dimensions standard activées dans le grand livre. Les dimensions définies par l’utilisateur (dimensions que vous créez en fonction de vos besoins métiers uniques) n’apparaissent pas dans cette liste, car elles sont automatiquement propagées dans vos applications au moment de leur création. Sélectionnez les dimensions standard que vous souhaitez utiliser dans cette application pour le suivi et la création de rapports.
Sage Intacct propage les dimensions sur les pages de votre application, où vous pouvez sélectionner les valeurs de dimension à appliquer à des transactions spécifiques. Par exemple, si vous créez une commande de vente, utilisez la dimension Client pour identifier la transaction afin de pouvoir suivre et générer des rapports sur les revenus par client. Si vous créez un bon de commande, vous pouvez aussi utiliser la dimension Fournisseur pour identifier la transaction afin de pouvoir suivre et générer des rapports sur les coûts par fournisseur. |
Vous pouvez saisir manuellement les identifiants de certains types de transaction et de fiche au fur et à mesure de leur création. Intacct peut également ajouter les identifiants pour vous en fonction d’un plan prédéfini.
Avec un plan d’ID prédéfini, votre société génère automatiquement de nouveaux ID ou numéros pour les transactions et les fiches associées. Par exemple, créez un plan de séquence de document pour les collaborateurs. La séquence de documents crée automatiquement un nouvel identifiant de collaborateur, tel que « EMP-0100 », dont le numéro augmente chaque fois qu’un nouveau collaborateur est créé.
Cette section Séquence de documents vous permet d’effectuer les opérations suivantes :
- Sélectionnez un plan d’identifiant prédéfini pour des transactions et des fiches spécifiques.
- Définissez un avertissement sur les identifiants en double si la saisie manuelle est utilisée.
- Exigez des identifiants sur certains types de transactions et de documents (CF et CC uniquement).
Accédez à Société > Configurer > Paramètres > Séquences de documents pour créer une nouvelle séquence de numérotation, puis sélectionnez-la comme option dans cette section.
Si vous ne sélectionnez pas de séquence de numérotation de document pour une transaction ou une fiche, les utilisateurs doivent saisir manuellement un identifiant ou un numéro lorsqu’ils créent de nouvelles transactions ou fiches.
En plus de faire gagner du temps aux utilisateurs, la numérotation automatique garantit que les utilisateurs ne peuvent pas utiliser un identifiant deux fois ou ignorer un numéro.
| Champ | Description |
|---|---|
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Rapport de dépenses |
Séquence de numérotation automatique à utiliser lorsque les utilisateurs créent de nouveaux rapports de dépenses. |
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Régularisation de crédit |
Séquence de numérotation automatique à utiliser lorsque les utilisateurs créent de nouvelles régularisations de crédit. |
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Régularisation de débit |
Séquence de numérotation automatique à utiliser lorsque les utilisateurs créent de nouvelles régularisations de débit. |
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Collaborateur |
séquence de numérotation automatique à utiliser lorsque les utilisateurs ajoutent de nouvelles fiches de collaborateur. |
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Numéros en double |
Indiquez si les utilisateurs doivent être avertis ou empêchés de saisir des numéros en double pour les transactions. Cette option ne s’applique pas aux notes de frais et aux régularisations après que les numéros en double ne sont pas autorisés pour ces types de transactions. |
Cette section apparaît uniquement pour les sociétés qui ont activé la gestion multidevises.
| Champ | Description |
|---|---|
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Activer les rapports de dépenses en devises étrangères |
Indiquez si les utilisateurs peuvent saisir des rapports de dépenses dans des devises autres que la devise de tenue de compte de la société. |
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Taux de change |
Sélectionnez le type de taux de change. Par défaut, le taux de change journalier Intacct est obtenu auprès d’un fournisseur de taux de change et applique le taux en vigueur au moment où l’occurrence du rapport de dépenses est généré. |
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Exclure la conversion lorsque les devises de tenue de compte et de dépenses correspondent. |
Sélectionnez cette option pour exclure la conversion des devises de tenue de compte et de dépenses correspondantes. |
| Champ | Description |
|---|---|
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Mode de paiement par défaut |
Lorsque les utilisateurs remboursent des collaborateurs, ce mode de paiement est sélectionné par défaut. Cependant, les utilisateurs peuvent toujours sélectionner un mode de paiement différent au cas par cas. Le mode de paiement que vous sélectionnez ici s’applique à tous les utilisateurs de Dépenses. |
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Compte bancaire par défaut |
Sélectionnez le compte bancaire par défaut utilisé pour rembourser les dépenses. |
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Contact pour les notifications |
Si vous avez configuré les collaborateurs pour qu’ils soient informés lorsqu’ils sont remboursés de dépenses (Dépense > Tout > Salariés), les collaborateurs reçoivent automatiquement des e-mails lorsqu’ils sont payés pour leurs dépenses. Utilisez cette option pour spécifier les coordonnées incluses dans les e-mails de notification de paiement, en cas de questions des collaborateurs. Vous pouvez choisir d’utiliser les contacts de l’utilisateur qui a sélectionné les dépenses à rembourser (Dépense > Tout > Remboursements > Sélectionner les dépenses à rembourser), ou vous pouvez spécifier un autre contact. |
Utilisez cette section pour sélectionner les informations que vous souhaitez exiger sur tous les rapports de dépenses. Si vous vous abonnez à l’application Projets, vous pouvez également choisir si les champs remplis automatiquement pour les utilisateurs (tels que l’emplacement) proviennent de la fiche du collaborateur ou du projet.
| Champ | Description |
|---|---|
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Activer la ventilation pour distribuer les écritures de dépenses |
Permet aux transactions Sage Intacct de distribuer les dépenses ou les saisies des heures des collaborateurs. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Activer l’affectation pour distribuer la configuration des écritures de dépenses. |
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Numéro de rapport |
Exigez un numéro de rapport pour chaque rapport de dépenses. Si vous sélectionnez une séquence de numérotation automatique pour les notes de frais, ce numéro est automatiquement généré pour les utilisateurs. |
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Motif de la dépense |
Exigez que les utilisateurs saisissent le motif de la dépense. |
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Payé à et payé pour |
Renseignez les champs « Payé à » et « Payé pour ». |
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Date |
Exigez la « Date de dépôt ». |
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Si vous êtes également abonné à Projets, vous pouvez choisir l’emplacement où votre société récupère les valeurs pour le service, l’emplacement et la classe sur les rapports de dépenses. Par exemple, si un collaborateur saisit une dépense pour un projet spécifique, vous souhaiterez peut-être que la dépense soit affectée à l’emplacement et au service du projet, même si le collaborateur travaille pour un autre site ou service.
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Si vous activez les approbations de dépenses, les rapports de dépenses envoyés doivent être approuvés avant de poursuivre le processus de remboursement. Dans la pratique, de nombreuses sociétés configurent les approbations des dépenses en fonction du responsable du collaborateur, de sorte que le responsable doit d’abord approuver le rapport de dépenses avant qu’il ne soit disponible pour paiement (sur la page Sélectionner pour rembourser). Pour en savoir plus, rendez-vous sur Configurer les approbations des rapports de dépenses.
| Champ | Description |
|---|---|
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Activer l’approbation des rapports de dépenses |
Active les approbations de dépenses. Lorsqu’un rapport de dépenses est envoyé, il est soumis à approbation en fonction des options que vous sélectionnez dans la Approbateurs section. Le processus d’approbation exact est configurable et peut inclure un ou plusieurs niveaux d’approbation par chef de service, responsable d’employé, chef de projet ou même un utilisateur spécifique. Vous pouvez également mettre en œuvre des approbations en fonction de la valeur. |
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Notification par e-mail |
Avertit les approbateurs appropriés par e-mail lorsque des rapports de dépenses sont soumis et informe les collaborateurs lorsque des rapports de dépenses sont approuvés ou refusés. |
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Approbation des limites |
Lorsque cette option est sélectionnée, les approbateurs peuvent afficher et approuver uniquement les éléments pour lesquels ils sont qualifiés pour être approbateurs. Par exemple, supposons que vous implémentiez un niveau d’approbation basé sur le chef de projet. Dans ce cas, les chefs de projet peuvent afficher et approuver uniquement les éléments associés à un projet qu’ils gèrent. |
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Niveau |
S’applique uniquement si vous sélectionnez Approbation de la valeur comme l’un de vos niveaux d’approbation dans la section Approbateurs (ci-dessous). Utilisez le tableau d’approbation de la valeur pour définir l’approbation des rapports de dépenses qui dépassent certains montants. Lorsque vous spécifiez les montants pour chaque niveau d’approbation, gardez ces conseils à l’esprit :
Exemple : Supposons que vous saisissiez les éléments suivants pour vos niveaux d’approbation :
Dans ce cas :
Si un rapport de dépenses dépasse un seuil de valeur donné, il peut être approuvé par tout utilisateur ayant une permission pour ce niveau d’approbation. Par exemple, vous pouvez spécifier que le niveau 1 requiert 1 approbateur. Si vous donnez à 5 utilisateurs la permission d’approuver à ce niveau, n’importe lequel des 5 utilisateurs peut approuver un rapport de dépenses donné. Pour autoriser quelqu’un à approuver des rapports de dépenses en fonction de leur valeur, modifiez les permissions de l’utilisateur dans Dépenses ( |
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Non restreint |
Cet utilisateur peut remplacer le processus d’approbation établi et approuver tout rapport de dépenses qui a été soumis. Il est recommandé d’attribuer un approbateur sans restriction qui ne fait déjà partie d’aucun processus d’approbation établi. Si vous affectez un approbateur qui fait déjà partie d’un processus d’approbation établi, les décisions de cet approbateur remplaceront toujours celles prises par les autres approbateurs dans ce processus. |
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Premier |
Sélectionnez l’icône Premier flèche déroulante, puis choisissez qui doit être le premier à approuver une dépense soumise. Répétez ce processus pour tous les niveaux d’approbation supplémentaires que vous souhaitez ajouter (jusqu’à 5). Par exemple, vous pouvez configurer la première approbation pour qu’elle aille au responsable du collaborateur et la deuxième approbation pour qu’elle aille au chef de service. Dès qu’une dépense est approuvée par un approbateur, Intacct informe l’approbateur suivant en ligne que la dépense est prête pour examen. Si vous sélectionnez Approbation de la valeur pour l’un des niveaux, vous devez définir les seuils de valeur et le nombre minimum d’approbateurs dans la section « Approbations du montant de soumission ». |
Par défaut, les approbations des remboursements sont activées. Cependant, ils ne seront pas appliqués tant que vous n’aurez pas défini les niveaux et les montants d’approbation dans la section Niveaux d’approbation de la valeur.
Définissez au moins un niveau d’approbation minimum pour les remboursements des rapports de dépenses.
| Champ | Description |
|---|---|
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Activer l’approbation des remboursements |
Active les approbations des remboursements. Si vous n’activez pas les approbations des remboursements, tous les rapports de dépenses sélectionnés sur la Sélectionner pour rembourser La page sera payée sans approbation. |
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Niveau |
Utilisez le tableau d’approbation du montant minimum pour définir les niveaux d’approbation et les montants des remboursements de dépenses. Les approbateurs de chaque niveau peuvent approuver les remboursements de dépenses qui ne dépassent pas certains montants, de la même manière que les approbations des rapports de dépenses sont définies. Les approbations des remboursements se comportent désormais comme d’autres processus d’approbation, tels que les approbations de rapports de dépenses. Cela signifie que le montant que vous spécifiez pour chaque niveau d’approbation est le Montant minimum que l’approbateur peut approuver, le montant maximum étant de 0,01 $ sous le niveau d’approbation suivant. Exemple : Supposons que vous saisissiez les éléments suivants pour vos niveaux d’approbation :
Dans ce cas :
Si un remboursement dépasse un seuil de valeur donné, il peut être approuvé par tout utilisateur ayant une permission pour ce niveau d’approbation. Par exemple, vous pouvez spécifier que le niveau 1 requiert 1 approbateur. Si vous donnez à 5 utilisateurs la permission d’approuver à ce niveau, n’importe lequel des 5 utilisateurs peut approuver un rapport de dépenses donné. Pour donner à quelqu’un la permissions d’approuver dépense remboursements, modifiez les permissions du utilisateur dans Dépenses (Société >Admin > utilisateurs > des abonnements > Temps et dépenses). Accordez à l’utilisateur la permission d’approuver les remboursements et sélectionnez les niveaux qu’il peut approuver. |
| Champ | Description |
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Restrictions d’utilisateur par défaut |
Par défaut, les utilisateurs peuvent saisir du temps et des dépenses pour n’importe quel projet. Vous pouvez utiliser cette option pour restreindre les utilisateurs afin qu’ils puissent uniquement saisir du temps et des dépenses pour les projets et/ou les tâches auxquels ils sont affectés. Si vous vous abonnez à l’application Projets, cette option est en lecture seule. Pour modifier la sélection, configurez l’application Projets. (Aller à Projets > Coup monté > Configuration.) |
