Approuver ou refuser les demandes de remboursement des collaborateurs

Si vous êtes un approbateur autorisé dans le processus d’approbation des paiements, cette liste vous permet de sélectionner les demandes de remboursement que vous souhaitez approuver ou refuser. Cette liste comprend à la fois les paiements réguliers et les acomptes.

Quelles demandes de remboursement apparaissent dans ma liste ?

La liste des demandes de remboursement que vous pouvez approuver dépend de la configuration des niveaux d’approbation pour Dépenses et des niveaux pour lesquels vous disposez en tant qu’utilisateur des permissions.

Par exemple, supposons que le niveau 1 est de 500 $, le niveau 2 de 5 000 $ et le niveau 3 de 25 000 $. Dans ce scénario, un paiement inférieur à 500 $ ne nécessite pas d’approbation et est automatiquement approuvé.

Un paiement de 501 $ nécessiterait l’approbation d’un utilisateur disposant des permissions pour le niveau 1. Si vous disposez des permissions nécessaires pour approuver les montants de niveau 1, cette demande de remboursement apparaît sur votre liste, sauf si le numéro requis d’autres approbateurs de niveau 1 l’a déjà approuvée. Vous pouvez également être approbateur de niveau 2 sans permissions pour le niveau 1 (c’est-à-dire que vous ne souhaitez pas voir les petites demandes de remboursement dans votre liste), auquel cas vous ne verriez que les demandes de niveau 2.

Abonnement	Temps et dépenses
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Entreprise
Permissions	Dépenses Approuver les remboursements : Liste, Niveau 1, Niveau 2, Niveau 3, Niveau 4, Niveau 4, Niveau 5, Niveau 6

Aller à Dépenses > Tout > Remboursements > Approuver.
Recherchez le remboursement et cochez sa case.
Pour approuver ou refuser tous les remboursements, sélectionnez Afficher tout.
Sélectionnez Approuver ou Refuser.

Si vous recevez trop de notifications par e-mail concernant des remboursements en attente d’approbation, vous pouvez modifier vos préférences. (Sélectionnez votre identifiant de connexion en haut de n’importe quelle page et sélectionnez Mes préférences.) Tout d’abord, si vous avez l’habitude de vous connecter régulièrement et d’examiner les listes de demandes de remboursement à approuver, la fonction de notification par e-mail peut être entièrement désactivée. Vous pouvez également limiter les notifications par e-mail à celles dont les montants sont d’un certain niveau.

Que se passe-t-il après l’approbation d’une demande de remboursement ?

Lorsque vous sélectionnez Approuver, le système effectue l’une des actions suivantes, selon le type de paiement (qui est déterminé par le mode de paiement que vous avez choisi dans la Sélectionner pour payer ) et le nombre d’approbateurs requis pour ce niveau de paiement.

Si une approbation supplémentaire est requise après son approbation, la demande de remboursement a un statut partiellement approuvé et le système n’effectue aucune autre action tant que la demande n’est pas entièrement approuvée.

Si une seule approbation est requise, ou si votre approbation satisfait à toutes les exigences d’approbation, le système effectue l’action suivante, en fonction du type de paiement dont il s’agit.

Si vous avez choisi Chèque, vous pouvez maintenant accéder à Dépenses > Tous > plus > Imprimer des chèques. Dans le cas des sociétés basées sur la comptabilité d’exercice, la dépense est comptabilisée dans le Grand livre lorsque la demande de remboursement est approuvée. Dans le cas des sociétés basées sur les espèces comptant, le paiement n’est comptabilisé dans le Grand livre qu’une fois que le chèque a été imprimé et que vous avez confirmé qu’il a été imprimé correctement.

Vous ne pouvez pas approuver la même demande plusieurs fois. En d’autres termes, si deux approbations sont requises, vous ne pouvez pas l’approuver deux fois. Une fois la demande approuvée, vous ne la voyez plus dans votre liste et vous ne pouvez plus la refuser ultérieurement.

Que se passe-t-il après avoir refusé une demande de remboursement ?

Lorsque vous sélectionnez Déclin, le paiement est renvoyé au statut Soumis. Elle peut être modifiée et soumise à nouveau. Chaque fois qu’une demande revient au statut Soumis à la suite d’une absence d’approbation, le processus d’approbation est réinitialisé de sorte que tous les examens antérieurs (approbations et/ou désapprobations) sont annulés. Par exemple, trois approbations sont requises, deux approbateurs ont déjà approuvé la demande, mais le troisième ne la désapprouve pas. La demande est renvoyée au statut Soumise, où elle peut être modifiée. Trois approbations sont à nouveau requises. Cela garantit que tous les approbateurs requis voient les modifications apportées à la demande non approuvée. Dans ce cas, un utilisateur qui l’a initialement approuvée peut l’approuver à nouveau.