Imprimer les chèques de remboursement des dépenses

Découvrez comment imprimer des chèques. Sur cette page, vous pouvez prévisualiser les chèques avant de les imprimer pour vous assurer qu’il n’y a pas d’erreurs, confirmer les paiements par chèque dans le Grand livre et Annuler des chèques non confirmés si nécessaire.

Prévisualiser et imprimer les chèques

1. Aller à Dépenses > Tous > En savoir plus > Imprimer les chèques.

2. Filtrez la liste.

3. Sélectionnez un Vérifier le style.

4. Faites défiler jusqu’à l’icône Chèques à imprimer et à confirmer section.

5. Sous Imprimer, sélectionnez les chèques que vous souhaitez imprimer.

6. Sélectionnez l’icône Vérifier les détails du talon ou Détails du talon de l’employé case à cocher.

   À moins que vous n’imprimiez trois chèques par page, les talons de chèques sont automatiquement inclus. Il existe deux talons de chèque, l’un pour vos propres fiches et l’autre pour le fournisseur. Les deux talons de chèque listent les factures fournisseurs ou les dépenses payées avec le chèque.

   Les cases à cocher Détails du talon de chèque et Détails du talon de collaborateur font référence à des détails de codage supplémentaires (compte, service et emplacement) qui peuvent être inclus avec les éléments de chaque talon.

   Configurez les comptes courants de façon à toujours imprimer les détails de l’élément sur les talons de chèque.

   Dans l’onglet Impression des chèques du compte courant, sélectionnez Imprimer les détails de l’élément sur les talons de chèque.

   Nombre maximal de lignes dans le talon du chèque pour les chèques préimprimés

   Jusqu’à 18 factures fournisseurs ou dépenses maximum peuvent être incluses sur le talon des chèques préimprimés. Pour éviter d’écraser le prochain chèque préimprimé, les lignes de remise supplémentaires ne peuvent pas être incluses. Si un chèque particulier couvre des factures fournisseurs ou des dépenses supplémentaires, vous pouvez imprimer une copie de paiement pour le chèque, laquelle inclura toutes les lignes d’avis de versement, puis inclure la copie de paiement avec le chèque.

7. Entrez un Mémo.

8. Sélectionnez Imprimer.

Sélectionnez les remboursements à payer

1. Aller à Dépenses > Tous > Remboursements > Sélectionnez les dépenses à rembourser.

2. Pour le Mode de paiement, sélectionnez Chèques.

3. Sélectionnez un Banque.

4. Pour Mode de paiement, sélectionnez Fusionner les demandes en une seule par collaborateur.

   Cela crée un seul chèque par collaborateur.

5. Sélectionnez un Définir la date de paiement sur.

6. Sélectionnez un Devise.

7. Sélectionnez les états de dépenses et saisissez les montants des paiements.

8. Sélectionnez Enregistrer.

Confirmer les chèques

Pour fiche les états dépense comme remboursés, vérifiez que les chèques sont correctement imprimés sur la page Imprimer les chèques.

1. Aller à Dépenses > Tous > En savoir plus > Imprimer les chèques.

2. Filtrez la liste.

3. Définissez vos options d’impression.

4. Sélectionnez Chèques à imprimer et à confirmer.

5. Sélectionnez Confirmer.

Correction de l’alignement de la vérification

1. Sélectionnez votre identifiant de connexion en haut de n’importe quelle page et sélectionnez Mes préférences.

2. Accédez à la section Préférences de chèques et sélectionnez Vérifier l’alignement de votre imprimante pour les chèques Intacct.

   Un fichier PDF s’affiche avec des instructions d’alignement.

3. Imprimez le PDF.
4. Suivez les instructions du PDF, en utilisant les réticules imprimés pour ajuster les décalages d’impression horizontal et vertical.

5. Sélectionnez Enregistrer.

Descriptions des champs :

• Filtres
• Options d’impression
• Section à imprimer/confirmer
• Format des chèques étrangers

Filtres

Le filtrage de votre liste de vérifications vous permet de simplifier vos processus de flux de travail. En définissant des filtres spécifiques qui limitent votre liste de chèques aux seuls chèques que vous souhaitez imprimer maintenant, vous pouvez simplement tout sélectionner en sélectionnant le plus haut Imprimer case à cocher.

Lorsque les filtres sont définis comme vous le souhaitez, sélectionnez Appliquer des filtres.

Période

Descriptions des champs de période

Champ	Description
Vérifier la période	Choisissez une période comptable standard telle que Mois en cours, Trimestre précédent, etc. Entrez ensuite un À ce jour à partir de laquelle Intacct calcule la période de temps correspondante. La Date d’effet par défaut est définie sur la date actuelle.
En date du	La date à partir de laquelle la période de référence est calculée. La valeur par défaut est définie sur la date actuelle.
Date de début/Date de fin	Choisissez une plage de dates en saisissant une date de début et une date de fin respectivement dans les champs Date de début et Date de fin.
Vérifier la plage/Tri	Contrôler l’ordre de tri et le nombre de chèques qui apparaissent dans la liste.
Employé de/Employé vers	Sélectionnez dans l’ordre une plage de début et une plage de fin par numéro d’ID.
Trier par	Par défaut, Intacct trie votre liste de vérifications par date. Pour ajouter des champs pour le tri, dans Trier par, sélectionnez un champ dans la zone de gauche, puis sélectionnez la flèche vers la droite pour l’ajouter à la zone de droite. Pour supprimer un article, sélectionnez-le dans le volet de droite, puis sélectionnez la flèche pointant vers la gauche pour le déplacer vers la zone de gauche. Intacct trie les chèques en fonction de l’ordre des articles dans la main droite Trier par boîte. Pour organiser ces articles, sélectionnez-en un, puis sélectionnez les flèches vers le haut et vers le bas pour le déplacer vers le haut ou vers le bas de la liste.

Options d’impression

Descriptions des champs d’options d’impression

Champ	Description
Style de chèque	Chèques MICR à vide : Répertorie les chèques de tous les comptes courants que vous avez configurés pour les lettres-chèques vierges. Imprimez les chèques à partir d’un ou de plusieurs comptes courants. Chèques préimprimés : Répertorie tous les comptes courants que vous avez configurés pour les chèques pré-imprimés. Imprimez les chèques à partir d’un seul compte pour que les lettres-chèques pré-imprimées restent en ordre. Saisissez le numéro de chèque suivant de vos chèques pré-imprimés. En savoir plus sur les lettres-chèques.
Chèques par page	Sélectionnez l’icôneVérifications par page pour choisir le nombre de chèques à imprimer par page. Sélectionnez Un pour imprimer votre chèque avec un talon de fournisseur et un talon de chèque. Vous pouvez également sélectionner Trois d’utiliser tout l’espace papier pour imprimer trois chèques par page et d’exclure les talons imprimés.
Compte courant	Choisissez le compte pour lequel vous souhaitez obtenir une liste des chèques. Nous répertorions automatiquement tous les comptes courants que vous avez configurés pour les chèques pré-imprimés. Imprimez les chèques à partir d’un seul compte pour que les lettres-chèques pré-imprimées restent en ordre.
Numéro de chèque suivant	S’affiche si vous sélectionnez Chèques préimpriméspour Vérifiez le style. Saisissez le numéro de chèque suivant de vos chèques pré-imprimés. En savoir plus sur les numéros de chèques.

Section des chèques à imprimer et à confirmer

Pour imprimer des chèques, vous devez disposer d’une ou plusieurs demandes de remboursement approuvées sur lesquelles vous pouvez imprimer des chèques.

Vérifications à imprimer et à confirmer les descriptions des champs de section

Champ	Description
Imprimer	Imprime le chèque au format PDF lorsque vous sélectionnez Imprimer en haut de la page. Sélectionnez chaque chèque à imprimer.
Vérifier les détails du talon et Détails du talon de l’employé	Ajouter les détails du talon. À moins que vous n’imprimiez trois chèques par page, les talons de chèques sont automatiquement inclus. Il existe deux talons de chèque, l’un pour vos propres fiches et l’autre pour le fournisseur. Les deux talons de chèque listent les factures fournisseurs ou les dépenses payées avec le chèque. Les cases à cocher Détails du talon de chèque et Détails du talon de collaborateur font référence à des détails de codage supplémentaires (compte, service et emplacement) qui peuvent être inclus avec les éléments de chaque talon. Configurez les comptes courants de façon à toujours imprimer les détails de l’élément sur les talons de chèque. Dans l’onglet Impression des chèques du compte courant, sélectionnez Imprimer les détails de l’élément sur les talons de chèque. Nombre maximal de lignes dans le talon du chèque pour les chèques préimprimés Jusqu’à 18 factures fournisseurs ou dépenses maximum peuvent être incluses sur le talon des chèques préimprimés. Pour éviter d’écraser le prochain chèque préimprimé, les lignes de remise supplémentaires ne peuvent pas être incluses. Si un chèque particulier couvre des factures fournisseurs ou des dépenses supplémentaires, vous pouvez imprimer une copie de paiement pour le chèque, laquelle inclura toutes les lignes d’avis de versement, puis inclure la copie de paiement avec le chèque.
Identifiant de collaborateur	Intacct saisit automatiquement ces informations en fonction de ce que vous entrez ici.
Nom du collaborateur	Intacct saisit automatiquement ces informations en fonction de ce que vous entrez ici.
Compte bancaire	Le compte à partir duquel vous paierez.
Devise de paiement	Devise dans laquelle le paiement est effectué.
Montant sélectionné	Montant payé sur le chèque.
Numéro de chèque	La colonne Numéro de chèque est vide tant que vous n’avez pas imprimé et confirmé le chèque.
Date de paiement	La date de paiement qui apparaît sur le chèque.
Mémo du chèque	Imprime votre note sur la ligne de mémo de chèque.
Confirmer ou annuler	Confirme ou annule le chèque lorsque vous sélectionnez l’une des options suivantes Confirmer ou Annuler en haut de la page, respectivement.

Formats de chèques étrangers

Si votre société utilise des devises de transaction étrangères, les formats de chèque canadien et mexicain sont disponibles en plus du format américain standard. Intacct fait ce choix en fonction de la banque. S’il s’agit d’une banque mexicaine, les chèques seront également au format mexicain. L’illustration suivante montre le format mexicain.