Créer une définition de ventilation de transaction

Configurez une définition de ventilation de transaction à utiliser sur les factures, les factures fournisseurs, les écritures de journal ou les transactions d’achats.

1. Accédez à Grand livre > Configurer > et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Ventilations de transactions.

2. Saisissez les informations suivantes :

Description des champs de la section d’en-tête

Nom de champ	Description
ID de ventilation	L’ID sert de nom à la définition de ventilation de transaction. Par exemple, supposons que vous disposiez de 4 services et que vous répartissez les coûts de maintenance compte tenu de la superficie, mais que vous répartissez de manière égale les coûts liés à Internet. Vous pouvez créer une définition de ventilation de transaction appelée MAINTENANCE et une autre appelée INTERNET. Saisissez un identifiant qui reflète une période si vous évaluez régulièrement vos ventilations et que vous souhaitez conserver l’historique des ventilations antérieures (par exemple, MAINTENANCE-2025). Vous ne pouvez pas modifier l’identifiant de ventilation après avoir enregistré la définition de ventilation de transaction.
Description	Décrivez la ventilation de transaction à utiliser pour aider les utilisateurs à identifier la ventilation à utiliser.
Statut	Une définition de ventilation de transaction active est disponible. Une définition de ventilation de transaction inactive n’est jamais disponible. Elle est masquée pour les nouvelles transactions.
Ventiler par	Déterminez comment la ventilation de transaction est répartie entre les différentes dimensions. Pourcentage : Lorsque cette option est sélectionnée, la Valeur saisie dans le tableau des écritures représente un pourcentage. Par exemple, si vous saisissez 25, il s’agit de 25 %. Vous pouvez inclure jusqu’à 12 décimales lorsque vous utilisez des valeurs en pourcentage. Le pourcentage est le type de ventilation de transaction le plus couramment utilisé. Montant exact - Absolu : Lorsque cette option est sélectionnée, la Valeur saisie dans le tableau des écritures représente un montant exact en devise. Par exemple, si vous saisissez 25, il s’agit de 25 $. Montant fixe avec logique de supériorité/infériorité : Lorsque cette option est sélectionnée, des montants fixes sont appliqués à la transaction dans l’ordre dans lequel ils sont répertoriés dans le Tableau des écritures, puis des pourcentages sont appliqués aux fonds restants. Les Achats prennent uniquement en charge les ventilations de transactions fractionnées en pourcentage. Pour voir des exemples de fonctionnement de chaque méthode de ventilation, consultez À propos des ventilations de transactions. Si vous modifiez cette sélection après avoir saisi des informations dans la section Écritures, les informations de la section Écritures sont effacées.
Numéro de document	Si la ventilation de transaction est basée sur une formule décrite dans un document spécifique, tel qu’un contrat, saisissez ici le numéro de référence du document. Ce numéro apparaît dans la liste des ventilations de transactions comme référence.
Pièce jointe	Joignez ici les pièces justificatives à la définition de ventilation de transaction. Par exemple, vous pouvez joindre une feuille de calcul qui présente la ventilation des pourcentages, tels que la superficie par service. Vous pouvez joindre n’importe quel type de fichier à la transaction, y compris des images numérisées, des feuilles de calcul ou des fichiers de documents.

3. Utilisez le tableau Écritures pour définir les détails de la ventilation de transaction.

Description des champs dans la section Écritures

Nom de champ	Description
Afficher/masquer les valeurs par défaut	Vous pouvez appliquer des dimensions à toutes les lignes de la ventilation en sélectionnant Afficher les valeurs par défaut, puis une valeur d’une dimension dans un menu déroulant. Sélectionnez Appliquer les valeurs par défaut pour appliquer les dimensions sélectionnées à chacune des écritures de la ventilation.
Type de valeur	Type de valeur est un champ obligatoire pour la ventilation de transaction. La sélection dans ce champ détermine si les champs Montant ou Pour cent sont disponibles. Les options disponibles sont basées dépendent de la méthode Ventiler par sélectionnée. Si vous avez sélectionné Pourcentage, le type de valeur est Pourcent. Si vous avez sélectionné Montant exact : absolu, le type de valeur est Montant. Si vous avez sélectionné Montant fixe avec logique de supériorité/infériorité, vous pouvez sélectionner Montant ou Pourcent.
Emplacement (obligatoire pour les sociétés multi-entités)	Si vous utilisez une société multi-entités, l’emplacement est un champ obligatoire pour la ventilation de transaction. Par exemple, si votre organisation répartit les dépenses de services publics entre plusieurs bureaux régionaux, vous pouvez utiliser cette section pour attribuer un pourcentage de la dépense à chaque emplacement. Lorsque vous choisissez cette ventilation dans une transaction, le montant saisi pour les dépenses de services publics est ensuite automatiquement attribué à chaque emplacement en fonction des pourcentages définis dans la définition de ventilation. Pour les sociétés multi-entités qui utilisent la même devise de tenue de compte, vous pouvez ventiler une facture fournisseur, une facture ou une écriture de journal entre plusieurs entités au niveau général uniquement. Pour ce faire, vous devez créer et utiliser la ventilation au niveau général de la société. Les ventilations créées au niveau général d’une société ne peuvent pas être utilisées au niveau de l’entité.

4. Sélectionnez Enregistrer.