À propos des ventilations de transactions

La ventilation de transaction permet de répartir automatiquement les montants en devise de transaction entre les différentes dimensions (services, établissements, projets ou catégories). La ventilation automatique des montants en fonction d’une définition préconfigurée permet de gagner du temps et d’augmenter la précision des transactions courantes, telles que la répartition des loyers entre différents établissements ou la répartition des utilitaires entre les services.

Par exemple, une organisation répartit une dépense pour des services de conciergerie entre 3 établissements. La ventilation des transactions est configurée de manière à refléter le pourcentage d’occupation de chaque établissement. Lorsque vous sélectionnez cette ventilation sur un élément de facture fournisseur, Intacct divise automatiquement le montant entre les établissements en fonction des pourcentages enregistrés dans la définition de ventilation de transaction.

Vous pouvez configurer trois types de ventilations des transactions :

  • Pourcentage

  • Montant exact - Absolu

  • Montant fixe avec logique de supériorité/infériorité

Chaque méthode de ventilation prend le montant de la ligne de transaction et le répartit à travers les dimensions spécifiées dans la définition de ventilation de la transaction. La ventilation peut être conservée telle qu’elle est ou personnalisée lors de l’écriture de la transaction. Pour les dimensions qui ne sont pas spécifiées dans la définition de ventilation de transaction, vous pouvez toujours attribuer une valeur lors de l’écriture de la transaction.

Cette ventilation de transaction répartit les coûts entre les services en fonction d’un pourcentage défini.

Une transaction de 1 000 $ est distribuée comme suit : 50 % au service A, 25 % au service B et 25 % au service C. Le service A reçoit 500 $ et les services B et C reçoivent chacun 250 $.

L’image suivante montre comment configurer cette définition de ventilation de transaction.

Section Écritures de la page Informations de ventilation des transactions. La répartition de l’allocation est de 50 % pour le service Développement, 25 % pour le service Campagnes et 25 % pour le service Graphisme.

  • 50 % sont alloués au service Développement.

  • 25 % sont alloués au service Campagnes.

  • 25 % sont alloués au service Graphisme.

L’image suivante montre comment une transaction de 1,000 $ est répartie lorsque vous sélectionnez la ventilation lors de la saisie d’une facture fournisseur.

La section Répartition de la ventilation de la page Factures fournisseurs pour une transaction de 1 000 $. Les 1 000 $ sont répartis en 500 $ alloués au service Développement, 250 $ au service Campagnes et 250 $ au service Graphisme.

  • 500 $ sont alloués au service Développement.

  • 250 $ sont alloués au service Campagnes.

  • 250 $ sont alloués au service Graphisme.

Cette ventilation de transaction distribue un montant prédéfini entre les services.

Une transaction de 1 000 $ est répartie comme suit : 600 $ au service A, 200 $ au service B et 200 $ au service C.

L’image suivante montre comment configurer cette ventilation de transaction.

La section Écritures de la page Informations de ventilation des transactions. 600 $ sont alloués au service Développement, 200 $ au service Graphisme et 200 $ au service Campagnes.

  • 600 $ sont alloués au service Développement.

  • 200 $ sont alloués au service Graphisme.

  • 200 $ sont alloués au service Campagnes.

Pour utiliser ce type de ventilation, le montant total spécifié dans la définition de ventilation de transaction doit être le même que celui saisi pour la ligne d’écriture de transaction.

L’image suivante montre comment 1 000 $ sont répartis lorsque vous sélectionnez la ventilation lors de la saisie d’une facture fournisseur.

La section Répartitions de la ventilation sur la page Facture fournisseur. 600 $ sont alloués au service Développement, 200 $ au service Graphisme et 200 $ au service Campagnes.

  • 600 $ sont alloués au service Développement.

  • 200 $ sont alloués au service Graphisme.

  • 200 $ sont alloués au service Campagnes.

Cette ventilation de transaction distribue un montant prédéfini en dollars entre les services, et tout montant restant est distribué en fonction d’un pourcentage.

Une transaction de 1 000 $ est distribuée sous forme de 300 $ chacun aux services A, B et C, pour un total de 900 $. Tout montant supérieur à 900 $ est distribué à 60 % au service D et à 40 % au service E.

L’image suivante montre comment configurer cette ventilation de transaction.

  • Les services Développement, Campagnes et Graphisme reçoivent chacun 300 $, pour un total de 900 $.

  • Pour tout montant restant supérieur à 900 $ :
    • 60 % sont distribués au service Ventes.
    • 40 % sont distribués au service Marketing.

L’image suivante montre comment 1 000 $ sont répartis lorsque vous sélectionnez la ventilation lors de la saisie d’une facture fournisseur.

La section Répartitions des ventilations de la page Facture fournisseur pour une transaction de 1 000 $. Les services Développement, Campagnes et Graphisme reçoivent chacun 300 $, pour un total de 900 $. 60 $ sont alloués au service Ventes et 40 $ au service Marketing.

  • 300 $ sont alloués à chacun des services Développement, Campagnes et Graphisme, pour un total de 900 $.

  • 60 $ sont alloués au service Ventes.

  • 40 $ sont alloués au service Marketing.

Si vous saisissez un montant inférieur au montant spécifié dans la définition, le montant saisi dans la transaction est réparti en fonction de l’ordre des dimensions dans la définition.

Dans cet exemple, une ligne d’écriture de transaction de 500 $ est allouée comme suit : 300 $ au service Développement et 200 $ au service Campagnes.

Les ventilations de transactions peuvent être appliquées aux types de transactions suivants

  • Comptes fournisseurs : Factures fournisseurs et factures fournisseurs récurrentes
  • Comptes clients : Factures et factures récurrentes
  • Grand livre : Écritures de journal et écritures de journal récurrentes
  • Achats : Transactions avec définitions de transaction appropriées

Si vous ne voyez pas l’option permettant de sélectionner une ventilation pour une ligne d’écriture, demandez à votre administrateur Intacct d’activer la fonctionnalité.

Toute justification peut être jointe à la définition de ventilation de la transaction afin d’expliquer pourquoi une ventilation a été configurée d’une manière particulière.

Les ventilations des transactions sont destinées à être utilisées lors de l’écriture de transactions lorsque vous connaissez les paramètres à l’avance. La répartition prédéfinie n’est pas basée sur des calculs dynamiques.

Abonnement

Société
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur
Permissions Ventilations de transactions : Lister, afficher, ajouter, modifier, supprimer
Restrictions
  • Les autres types d’utilisateurs ne peuvent afficher que les ventilations des transactions.
  • L’application Taxes ne prend pas en charge les ventilations de transactions.

Dimensions disponibles

Toutes les dimensions standard et définies par l’utilisateur peuvent être utilisées avec les ventilations de transactions. Vous pouvez affecter des fonds à n’importe quelle dimension activée dans les pages de configuration du Grand livre, des Comptes fournisseurs, des Comptes clients et des Achats.

Les ventilations doivent être compatibles avec les règles d’écriture de transaction pour chaque domaine d’application. Par exemple, vous ne pouvez pas attribuer une facture fournisseur à plusieurs fournisseurs.

Restrictions de ventilation des transactions

Bien que chaque ventilation de transaction que vous créez soit disponible partout où des ventilations sont disponibles, Intacct vous empêche d’appliquer des ventilations de transactions qui violent certaines règles de transaction :

  • La dimension utilisée par la ventilation de la transaction doit être activée pour l’application correspondante.
    Par exemple, la dimension Projet doit être activée dans Configuration des comptes fournisseurs pour pouvoir attribuer une facture fournisseur à des projets.
  • La ventilation doit être compatible avec les règles d’écriture de transaction pour le domaine d’application.
    Par exemple, vous ne pouvez pas attribuer une facture à plusieurs clients.
  • Lors de l’attribution de la valeur de ventilation de la transaction, la valeur maximale autorisée est de huit caractères. Cela inclut les caractères avant et après la virgule. Le nombre de caractères après la virgule est relatif au nombre de chiffres avant la virgule. Par exemple, si la ventilation est définie avant la décimale sur 15, vous pouvez inclure une décimale.
  • Si vous utilisez la reconnaissance de revenu, vous ne pouvez pas ventiler les éléments pour lesquels vous reportez les revenus.

Restrictions supplémentaires pour les Achats :

  • Vous pouvez uniquement attribuer des éléments aux articles hors stock.
  • La quantité pour un élément attribué doit être de 1. Si une transaction a été convertie à partir d’une autre transaction (la transaction parent), la ligne ne peut être attribuée que si la quantité de la ligne dans la transaction parent est 1.
  • Seules les définitions de ventilation de la transaction par pourcentage peuvent être appliquées à un élément.
  • Si une transaction avec des lignes ventilées est convertie en retour d’achats, la définition de transaction pour le retour doit être configurée pour les ventilations de transaction. Le retour utilisera la même ventilation.
  • Les éléments utilisant le type de conversion de prix ne peuvent pas être ventilés.

Restrictions supplémentaires pour les organisations ayant plus d’une entité :

  • Vous pouvez utiliser les ventilations de transactions entre les entités uniquement si elles utilisent la même devise de tenue de compte.
  • Vous pouvez utiliser les ventilations de transactions pour ventiler une facture fournisseur ou une facture à des entités uniquement si les entités recevant un partage ventilé ont accès au client ou au fournisseur associé.
    Par exemple, vous ne pouvez pas attribuer de facture fournisseur aux agences de Chicago et de New York si le fournisseur est limité à l’agence de New York uniquement.

Ventilations des transactions multi-entités

Les ventilations des transactionss sont particulièrement utiles pour les sociétés ayant plusieurs entités dans un contrat de franchise national.

Par exemple, la société peut automatiquement ventiler les factures entre plusieurs entités sans calculer manuellement la part de chaque entité. Ou une société de gestion immobilière peut automatiquement diviser le coût mensuel de l’entretien paysager basé sur la superficie de chacune de ses propriétés. Ainsi, chaque fois que la facture de l’entretien paysager est payée, la part appropriée est attribuée à chaque entité.

À un niveau plus général :

  • Les ventilations des transactions entre plusieurs entités ne sont disponibles que si les entités utilisent la même devise de tenue de compte.
  • Si votre société a des entités avec des devises de tenue de compte différentes, vous ne pouvez pas utiliser les ventilations de transactions entre plusieurs entités.

Organisations multi-entités avec la même devise de tenue de compte

Pour les sociétés multi-entités qui utilisent la même devise de tenue de compte, vous pouvez ventiler une facture fournisseur, une facture ou une écriture de journal entre plusieurs entités. Pour ce faire, vous devez créer et utiliser la définition de ventilation de transaction au niveau général de la société.

Lorsque vous ventilez une facture fournisseur ou une facture entre les entités, n’oubliez pas que les ventilations des transactions ne peuvent être appliquées que si toutes les entités dans la ventilation ont accès au fournisseur ou au client correspondant. En savoir plus sur les restrictions des entités pour les clients et les fournisseurs.

Les définitions de ventilation des transactions créées au niveau général d’une société ne peuvent pas être utilisées au niveau de l’entité, mais peuvent être dupliquées au niveau de l’entité, le cas échéant.

Organisations multi-entités avec des devises de tenue de compte différentes

Vous ne pouvez pas utiliser les ventilations des transactions entre plusieurs entités si elles utilisent des devises de tenue de compte différentes. Toutefois, vous pouvez créer des définitions de ventilation des transactions qui n’impliquent pas d’emplacement. Par exemple, vous pouvez créer une définition de ventilation des transactions au niveau général qui répartit les en devise de transaction par projet ou service.

Les définitions de ventilation des transactions peuvent également être créées au niveau de l’entité. Au niveau général, vous pouvez afficher les ventilations des transactions au niveau de l’entité. Pour les afficher, cochez la case Inclure privé au niveau général.

Ventilations des transactions multi-devises

Bien qu’Intacct ne permette pas d’effectuer des ventilations entre plusieurs devises de tenue de compte, vous pouvez sélectionner des ventilations des transactions dans les transactions qui comprennent plusieurs devises. Un ajustement mineur est effectué au cours de la ventilation d’une transaction en devise étrangère. Les montants ventilés comportent 2 décimales, mais les taux de change en comportent 4. Cela peut entraîner un total légèrement supérieur à 100 %. Par conséquent, Sage Intacct ignore les 2 dernières décimales des taux de change lors du calcul de la ventilation des transactions.