Appliquer une ventilation de transaction dans Achats

Utilisez les ventilations de transactions pour distribuer automatiquement les montants sur une combinaison standard de dimensions couramment utilisées lors de la saisie de transactions d’achat.

À propos des ventilations de transactions

Dans Achats, les ventilations de transactions ne peuvent être appliquées qu’aux éléments comportant des articles hors inventaire, et les montants ne peuvent être répartis que par pourcentage entre les dimensions définies dans le modèle de ventilation de transaction.

Par exemple, vous pouvez créer une définition de ventilation de transaction qui répartit les coûts entre plusieurs services. Lorsqu’un utilisateur saisit un élément dans une transaction et sélectionne cette ventilation, le montant de la dépense est automatiquement réparti entre les services appropriés du Grand livre. Le tableau suivant montre comment une seule ligne pour 4 000 $ de loyer est automatiquement répartie entre trois services en fonction de la ventilation sélectionnée :

Définition de ventilation de transaction	Montant ventilé
50 % au service A	2 000 $ au Service A
25 % au service B	1 000 $ au service B
25 % au service C	1 000 $ au service C

Pour en savoir plus sur les ventilations de transactions, qui sont également prises en charge dans les applications Comptes fournisseurs, Comptes clients et Grand livre, consultez Aperçu des ventilations de transactions.

Appliquer une ventilation de transaction à une ligne

Lorsque vous saisissez une transaction d’achat et que la définition de transaction est configurée de telle sorte que l’attribut Allocation s’affiche dans le tableau Écritures, vous pouvez appliquer des ventilations de transactions aux éléments comportant des articles hors inventaire.

Pour appliquer une ventilation de transaction à un élément d’une transaction d’achats autonome :

1. Sélectionnez un article hors inventaire dans la ID de l’article liste déroulante.
2. Saisissez 1 pour Quantité.
3. Sélectionnez une définition de ventilation de transaction dans la liste Allocation , puis saisissez une Prix.
4. Choisir Afficher les détails pour afficher le tableau Répartitions des ventilations et examiner la façon dont le montant dans la Prix détaillé le champ a été réparti entre les dimensions en fonction des pourcentages de la définition de ventilation de transaction sélectionnée. Les valeurs de la table ne peuvent pas être modifiées ni remplacées.
   Lorsque vous sélectionnez une Allocation, Sage Intacct supprime toutes les valeurs de dimension spécifiées dans l’élément qui sont incluses dans la définition de ventilation de transaction et renseigne ces valeurs de dimension dans le tableau Répartitions des ventilations.
5. Facultatif. Choisir Personnaliser la ventilation Pour modifier la façon dont la ventilation a été distribuée, modifiez les valeurs de dimension ou ajoutez des valeurs de dimension.
   Si vous apportez des modifications, la définition de ventilation est réinitialisée sur Coutume. Si la transaction est convertie en une autre transaction, seuls les montants de la ventilation peuvent être modifiés.

Pour appliquer une ventilation de transaction à un élément d’une transaction d’achat convertie :

Lorsqu’une transaction a été convertie à partir d’une autre transaction (la transaction parent), le processus d’application d’une ventilation de transaction dépend de l’application ou non d’une ventilation dans la transaction parent.

• Si une ventilation de transaction a été appliquée dans la transaction parent, vous pouvez sélectionner Personnaliser la ventilation pour modifier les montants ventilés, mais pas les dimensions.
  Si une transaction avec des lignes ventilées est convertie en retour d’achats, la définition de transaction pour le retour doit être configurée pour les ventilations de transaction. Le retour utilisera la même ventilation de transaction.
• Si aucune ventilation de transaction n’a été appliquée dans la transaction parent, le processus d’application d’une ventilation à un élément est le même que pour une transaction autonome.

  Toutefois, une ligne ne peut être attribuée que si la valeur de l’attribut Quantité de la transaction parent est 1. Si vous souhaitez ventiler la ligne, modifiez-la d’abord dans la transaction parente et modifiez le Quantité à 1 et à l’attribut Prix en conséquence.

Restrictions relatives à l’application des ventilations de transactions

Bien que chaque ventilation de transaction que vous créez soit disponible partout où des ventilations sont disponibles, Intacct vous empêche d’appliquer des ventilations de transactions qui violent certaines règles de transaction :

• La dimension utilisée par la ventilation de la transaction doit être activée pour l’application correspondante.
  Par exemple, la dimension Projet doit être activée dans Configuration des comptes fournisseurs pour pouvoir attribuer une facture fournisseur à des projets.
• La ventilation doit être compatible avec les règles d’écriture de transaction pour le domaine d’application.
  Par exemple, vous ne pouvez pas attribuer une facture à plus d’un client.
• Lors de l’attribution de la valeur de ventilation de la transaction, la valeur maximale autorisée est de huit caractères. Cela inclut les caractères avant et après la virgule. Le nombre de caractères après la virgule est relatif au nombre de chiffres avant la virgule. Par exemple, si la ventilation est définie avant la décimale sur 15, vous pouvez inclure une décimale.
• Si vous utilisez la reconnaissance de revenu, vous ne pouvez pas ventiler les éléments pour lesquels vous reportez les revenus.

Restrictions supplémentaires pour les Achats :

• Vous pouvez uniquement attribuer des éléments aux articles hors stock.
• La quantité pour un élément attribué doit être de 1. Si une transaction a été convertie à partir d’une autre transaction (la transaction parent), la ligne ne peut être attribuée que si la quantité de la ligne dans la transaction parent est 1.
• Seules les définitions de ventilation de la transaction par pourcentage peuvent être appliquées à un élément.
• Si une transaction avec des lignes ventilées est convertie en retour d’achats, la définition de transaction pour le retour doit être configurée pour les ventilations de transaction. Le retour utilisera la même ventilation.
• Les éléments utilisant le type de conversion de prix ne peuvent pas être ventilés.

Restrictions supplémentaires pour les organisations ayant plus d’une entité :

• Vous pouvez utiliser les ventilations de transactions entre les entités uniquement si elles utilisent la même devise de tenue de compte.
• Vous pouvez utiliser les ventilations de transactions pour ventiler une facture fournisseur ou une facture à des entités uniquement si les entités recevant un partage ventilé ont accès au client ou au fournisseur associé.
  Par exemple, vous ne pouvez pas attribuer de facture fournisseur aux agences de Chicago et de New York si le fournisseur est limité à l’agence de New York uniquement.