Inclure les dépenses engagées

Les organisations disposent souvent de fonds budgétisés qui sont engagés dans un but précis, mais qui n’ont pas encore été dépensés. Par exemple, les organismes à but non lucratif mettent de l’argent de côté pour des collectes de fonds, et les organisations commerciales planifient souvent des salons professionnels qui peuvent avoir lieu dans plusieurs années. Vous pouvez inclure ces dépenses planifiées dans les calculs de votre budget Gestion des dépenses.

Pourquoi inclure les dépenses engagées ?

La gestion des dépenses peut inclure des dépenses engagées dans le calcul du budget disponible, afin que vous puissiez vous conformer plus étroitement au plan budgétaire. Les montants des dépenses engagées sont enregistrés dans des livres définis par l’utilisateur que vous créez pour suivre et libérer ces fonds engagés.

Lorsque vous incluez les dépenses engagées et que vous spécifiez les livres définis par l’utilisateur qui les suivent, ces dépenses sont incluses chaque fois que la gestion des dépenses vérifie une transaction pour le budget disponible.

Par exemple, si vous avez conclu un contrat de 25 000 $ avec un fournisseur pour une salle de conférence, vous devez enregistrer cette écriture de dépense anticipée dans un livre défini par l’utilisateur. Cette écriture peut être effectuée :

• directement en tant qu’écriture de journal dans le livre défini par l’utilisateur ;
• si vous utilisez Achats, vous pouvez enregistrer automatiquement la transaction à partir du document d’achat associé avec une configuration.

Lorsque vous recevez la facture et que vous êtes prêt, vous levez la réserve et convertissez la transaction en dépense réelle.

La visibilité de ces réserves budgétaires garantit qu’elles sont prises en compte dans l’équation lorsque la gestion des dépenses détermine la disponibilité du budget, offrant ainsi une meilleure visibilité et réduisant les risques de dépassement.

Configurer les dépenses engagées

Avant de pouvoir inclure les dépenses engagées dans vos calculs de gestion des dépenses, vous devez définir la façon dont vous allez suivre vos engagements.

1. Créez ou vérifiez le Livre défini par l’utilisateur dans laquelle vous souhaitez suivre vos engagements. Les livres définis par l’utilisateur sont un moyen courant de suivre d’autres types d’écritures, telles que les engagements de réserves budgétaires.
2. Réfléchissez à la manière dont vous souhaitez suivre vos engagements :
   • Écritures de journal du Grand livre: Vous pouvez créer un Journal défini par l’utilisateur sur laquelle vous pouvez comptabiliser Écritures de journal qui sont comptabilisés dans le livre défini par l’utilisateur spécifié. Cela crée une réserve dans votre budget pour cette transaction sans que cela n’affecte réellement vos livres. Si vous devez comptabiliser la transaction dans vos livres réels, vous devez extourner la transaction définie par l’utilisateur et la recréer dans vos livres réels pour publier la transaction.

   • Définitions de transactions d’achats: Vous pouvez configurer vos définitions de transactions d’achats pour automatiser le suivi des engagements.

     Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Configurer des définitions de transactions d’achat pour suivre les engagements dans le cadre de la gestion des dépenses.

   Si vous enregistrez des dépenses engagées dans le service Achats, configurez une définition de transaction distincte pour extourner les dépenses engagées dans les livres définis par l’utilisateur. Si vous annulez le montant de l’engagement basé sur la facture, vous devrez peut-être créer une transaction supplémentaire si la facture est différente de la transaction d’achat.

Spécifier les livres définis par l’utilisateur

Une fois que vous avez configuré vos dépenses engagées, accédez à la Configurer la gestion des dépenses page. Incluez au moins un livre défini par l’utilisateur qui suit ces engagements dans le calcul de votre budget de gestion des dépenses lorsqu’il valide une transaction.

1. Atteindre Budgets > Tout > Gestion des dépenses, puis sélectionnez Configurer.
2. Si vous ne l’avez pas déjà fait, configurer les bases de la gestion des dépenses.
3. Sélectionnez l’icône Inclure les dépenses engagées case à cocher.
4. Dans le Livres définis par l’utilisateur , incluez au moins un livre défini par l’utilisateur que vous utilisez pour suivre les dépenses engagées.
5. Sélectionnez Enregistrer.