Enregistrer une écriture de journal comme brouillon

Avec la possibilité d’enregistrer des écritures de journal à l’état de brouillon, vous êtes en mesure d’enregistrer votre progression sur une écriture sans avoir à la comptabiliser. Par la suite, vous ou un autre utilisateur pouvez revenir à cette écriture de journal et la comptabiliser.

La possibilité d’enregistrer une écriture de journal comme brouillon s’applique également aux écritures de journal statistique et aux transactions mémorisées, mais pas aux transactions récurrentes ni aux modèles de transaction.
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Type d’utilisateur Entreprise, collaborateur
Permissions

Écritures de journal : Lister, Ajouter

Les écritures de journal à l’état de brouillon représentent un « travail en cours ». C’est pourquoi la permission Ajouter permet également d’ajouter, de modifier et de supprimer des écritures de journal à l’état de brouillon. Toutefois, une permission explicite de Modifier et de Supprimer est requise pour modifier les écritures qui ne sont pas à l’état de brouillon.

Enregistrer l’écriture de journal comme brouillon

Au moment d’ajouter une écriture de journal, vous avez la possibilité de l’enregistrer comme brouillon au lieu de la comptabiliser.

  1. Accédez à Grand livre > Tous , puis sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Écritures de journal.

  2. Saisissez l’écriture du journal intégralement ou en partie.
    • Une date et une description sont requises. Les autres champs sont facultatifs et l’écriture n’a pas besoin d’être complète ni équilibrée.

    • Vous pouvez utiliser le champ Commentaire pour ajouter une note sur l’écriture de journal.

      Chaque fois que vous ajoutez un commentaire et enregistrez l’écriture comme brouillon, votre commentaire est ajouté à l’onglet Historique de l’écriture de journal.

  3. Enregistrez l’écriture de journal en tant que brouillon en sélectionnant Brouillon ou Brouillon et nouveau.

    Cela enregistre votre progression dans l’écriture de journal, mais ne la comptabilise pas dans le Grand livre. Aucun des éléments de l’écriture de journal n’affectera le Grand livre jusqu’à ce que vous ne reveniez pour comptabiliser l’écriture.

    Vous avez besoin de corriger une écriture de journal provisoire ? Comme les écritures à l’état de brouillon n’affectent pas le Grand livre, les utilisateurs autorisés à ajouter une écriture de journal peuvent également ajouter, modifier et supprimer des écritures de journal à l’état de brouillon.
    • Filtrez à la volée les transactions à l’état de brouillon ou comptabilisées : Dans la vue de la liste des transactions appropriée, sélectionnez Provisoire ou Comptabilisé dans la colonne Statut.
    • Créez une vue personnalisée permanente qui filtre les transactions provisoires ou comptabilisées : Créez une vue et définissez le filtre sur Statut = Provisoire ou Statut = Comptabilisé. La vue personnalisée est disponible à chaque fois que vous accédez à la liste.

Vérifier et comptabiliser l’écriture de journal

Vous ou un autre utilisateur pouvez revenir ultérieurement à une écriture de journal provisoire pour la réviser ou la comptabiliser. N’oubliez pas que les écritures que vous comptabilisez sont vérifiées pour voir si elles sont complètes et que les débits et les crédits doivent être équilibrés.

  1. Accédez à Grand livre > Tous > Écritures de journal.
  2. Recherchez le journal, puis sélectionnez Transactions.
  3. Recherchez l’écriture de journal provisoire dans la liste.

  4. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

  5. Vérifiez l’écriture ou apportez des modifications.
  6. Sélectionnez Comptabiliser ou Comptabiliser et nouveau.
  1. Accédez à Grand livre > Tous > Écritures de journal.
  2. Recherchez le journal, puis sélectionnez Afficher les transactions.
  3. Recherchez l’écriture de journal provisoire dans la liste.
  4. Sélectionnez Modifier à gauche de l’écriture de journal.
  5. Vérifiez l’écriture ou apportez des modifications.
  6. Sélectionnez Comptabiliser ou Comptabiliser et nouveau.

Questions courantes

Non, les écritures de journal enregistrées comme brouillons n’ont pas besoin d’être complètes et les débits et crédits n’ont pas besoin d’être équilibrés.

Par exemple, vous ne savez peut-être pas exactement quel service ou emplacement utiliser pour un élément particulier. Avec une écriture de journal provisoire, vous n’êtes pas tenu de fournir cette information, même si celle-ci est requise pour que l’écriture soit comptabilisée.

Non, les utilisateurs autorisés à ajouter des écritures de journal peuvent enregistrer une écriture de journal en tant que brouillon ou la comptabiliser. Cependant, l’administrateur Sage Intacct peut configurer des approbations des écritures de journal.

Oui, lorsque vous importez des écritures de journal à partir d’un modèle CSV, vous pouvez utiliser la colonne Statut pour enregistrer la transaction en tant que Brouillon ou en tant que Comptabilisée. Si vous ne spécifiez pas de statut ou si la colonne Statut n’est pas incluse dans votre fichier CSV, l’écriture de journal sera automatiquement comptabilisée. Pour en savoir plus, consultez Importation CSV : Écritures de journal du Grand livre.

Les rapports standard, tels que le rapport du Grand livre, incluent uniquement les écritures de journal qui ont été comptabilisées. Cependant, vous pouvez créer un rapport personnalisé qui inclut des écritures de journal à l’état de brouillon.

Voici quelques conseils pour créer le rapport personnalisé :

  • À l’étape 2 : Lorsque vous choisissez le type de données de votre rapport, sélectionnez Détail du Grand livre comme type de données à utiliser pour le rapport.
  • À l’étape 3 : Sélectionnez les colonnes à inclure dans votre rapport, assurez-vous d’inclure le Statut de l’écriture du GL. Cela vous permet de déterminer si l’écriture est un brouillon ou une écriture comptabilisée.
  • À l’étape 6 : Sélectionnez les filtres, vous pouvez laisser les filtres vides pour afficher toutes les écritures de journal ou vous pouvez filtrer uniquement les écritures de journal dans lesquelles le Statut de l’écriture du Grand livre est B (pour Brouillon).