Importation CSV : Écritures de journal du Grand livre

Toutes les écritures de journal doivent avoir des informations d’en-tête, et chaque en-tête peut être associé à plusieurs éléments.

Champs d’en-tête S’applique à l’ensemble de la transaction et inclut des champs tels que la date de la transaction, le journal et une description des éléments.

Éléments sont les détails de l’écriture de journal et incluent des champs tels que le Grand livre, les comptes et les montants. Si vous utilisez des dimensions, telles que Établissement ou Service, celles-ci sont également incluses dans les lignes des éléments.

Saisir la première écriture de journal

Saisissons la première écriture de journal et les éléments. Sélectionnez les images pour les agrandir.

1. Les champs d’en-tête de cet exemple sont les suivants :

   • ID de journal.

     L’ID doit correspondre exactement à l’ID de journal dans Intacct.

   • Date de l’écriture.

   • Description de l’écriture.

     La description s’applique à l’ensemble de la transaction et est limitée à 30 caractères.

   Les lignes 4 et 5 n’ont pas d’informations d’en-tête, car les informations d’en-tête de la ligne 3 s’appliquent à l’ensemble de la transaction.

2. Les dates du fichier sont au même format que celui que vous sélectionnez lorsque vous importez le fichier dans Intacct.

   

3. Les numéros de ligne de chaque élément de cette écriture de journal sont numérotés séquentiellement, en commençant par 1, dans la colonne LINE_NO.

4. Un mémo est saisi pour chaque élément.

5. Les débits et les crédits sont équilibrés.

Saisir la deuxième écriture de journal

La deuxième écriture de journal est placée à la ligne 6 de la feuille de calcul, après la dernière entrée de l’écriture de journal précédente.

1. Les champs d’en-tête contiennent le nom du journal, la date de l’écriture et une description de l’écriture de journal.

   Les lignes 7 et 8 n’ont pas d’informations d’en-tête, car les informations d’en-tête de la ligne 6 s’appliquent à l’ensemble de la transaction.

2. Les dates du fichier sont au même format que celui que vous sélectionnez lorsque vous importez le fichier dans Intacct.

   

3. Les numéros de ligne (colonne LINE_NO) des éléments de cette écriture de journal commencent à 1 et sont également numérotés séquentiellement.

4. Un mémo a été saisi pour chaque élément.

5. Les débits et les crédits sont équilibrés.

Vérifiez votre travail avec DONOTIMPORT

Il peut être utile d’ajouter des lignes supplémentaires au modèle pour effectuer des calculs ou des analyses sur les données.

Par exemple, comme les écritures de journal doivent être équilibrées, il peut être utile d’ajouter une ligne pour calculer les totaux des éléments.

1. Une ligne Total a été ajoutée pour la première écriture de journal.
   Le signe # dans la colonne DONOTIMPORT indique à Intacct d’ignorer les informations de cette ligne lors de l’importation. Le signe # doit être le premier caractère de la ligne.

2. Les calculs des colonnes Débit et Crédit confirment que les débits correspondent aux crédits des deux écritures de journal.

Conseils

Lors de l’ajout de données au modèle d’importation :

• Assurez-vous d’utiliser le modèle d’importation Écritures de journal du grand livre pour les écritures de journal du grand livre.

• Vérifiez que l’en-tête de l’écriture de journal n’est saisi qu’une seule fois pour chaque écriture de journal.

• Les écritures de journal du grand livre doivent être équilibrées.

  Les écritures de journal statistique n’ont pas besoin d’être équilibrées.

En savoir plus sur Importation d’écritures de journal du grand livre.

En savoir plus sur Écritures de journal.

Lorsque vous saisissez des informations de dimension dans une écriture de journal, vous devez disposer d’une ligne distincte pour chaque combinaison de dimensions. Dans l’exemple ci-dessous, une écriture de journal pour la paie a été ajoutée. Les dimensions utilisées dans cette écriture de journal sont les suivantes : Établissement (LOCATION_ID) et Service (DEPT_ID).

1. Les éléments 2 et 3 ont la même dimension Établissement, mais ont des dimensions Service différentes. La combinaison de dimensions crée une ligne distincte pour chaque combinaison.

   • Élément 2 : Établissement 110 + Service 120

   • Élément 3 : Établissement 110 + Service 310

2. Les éléments 4 et 5 ont également la même dimension Établissement, qui est différente des éléments 2 et 3, et ont des dimensions Service différentes.

   • Élément 4 : Établissement 120 + Service 130

   • Élément 5 : Établissement 120 + Service 440

3. Une ligne commentée (#) a été ajoutée pour vérifier que les débits et les crédits sont équilibrés.

Dans l’exemple ci-dessus, une deuxième écriture de journal de paie a été ajoutée.

1. Les éléments 2 et 3 ont la même dimension Établissement, mais ont des dimensions Service différentes. La combinaison de dimensions crée une ligne distincte pour chaque combinaison.

   • Élément 2 : Établissement 110 + Service 120

   • Élément 3 : Établissement 110 + Service 310

2. Les éléments 4, 5 et 6 ont également la même dimension Établissement, qui est différente des éléments 2 et 3. Toutes les dimensions Service sont également différentes, mais cette fois, il y a aussi un nouveau Service.

   • Élément 4 : Établissement 120 + Service 130

   • Élément 5 : Établissement 120 + Service 440

   • Élément 6 : Établissement 120 + Service 550

3. Une ligne commentée (#) a été ajoutée pour vérifier que les débits et les crédits sont équilibrés.

4. L’ajout de l’élément 6 dans cette écriture de journal a fait en sorte que les débits et les crédits ne correspondent pas. L’écriture de journal doit être modifiée avant de pouvoir être importée, sinon l’importation échouera. Tous les débits et crédits d’écriture de journal doivent être équilibrés pour que le fichier d’écriture de journal soit importé.

Dans l’exemple ci-dessus, l’élément 1 a été mis à jour pour refléter l’ajout d’un nouveau service à un établissement existant.

1. L’élément 1 contient les crédits par rapport auxquels le reste des éléments est équilibré. Il a été mis à jour pour refléter l’ajout d’un nouveau service à un établissement existant.

2. Les débits et les crédits sont équilibrés. Le fichier d’écriture de journal peut maintenant avoir d’autres écritures de journal ajoutées ou être importé dans Intacct.

Le saviez-vous ?

Lorsque vous téléchargez un modèle d’importation à partir du Liste de contrôle de configuration de la société, les dimensions actives dans votre société sont automatiquement ajoutées au modèle d’importation.

En savoir plus sur le Liste de contrôle de configuration de la société.

En savoir plus sur Écritures de journal.

Vous pouvez télécharger des modèles d’importation à partir des emplacements suivants.

• Importez des pages pour un type spécifique d’écriture de journal. Par exemple, pour télécharger le modèle d’écritures de journal standard :
  1. Accédez à Grand livre > Tous > Écritures de journal.
  2. Sélectionnez Importer.
  3. Choisir Télécharger le modèle.
  1. Accédez à Grand livre > Tous > Écritures de journal.
  2. Choisir Importer des transactions.
  3. Choisir Télécharger le modèle.

  

• Liste de contrôle de la configuration de la société :
  1. Atteindre > de la société Coup monté > Configuration > Importer des données.
     Le Liste de contrôle de configuration de la société Ouvre. Vous accédez à une liste de domaines dont vous pouvez importer les informations dans Intacct.
  2. Recherchez la section Configurer les transactions du grand livre et sélectionnez Modèle sur le Écritures de journal du Grand livre ligne.

  

Pour assurer une importation fluide, Intacct recommande de commencer avec un ensemble limité et représentatif d’informations d’écriture de journal du grand livre.

Cette importation initiale sert d’essai, vous permettant de vérifier la compatibilité des données avec le format du modèle. Vous serez en mesure d’identifier les incohérences de formatage potentielles et de consolider votre compréhension du processus d’importation.

En testant avec un échantillon plus petit, vous atténuez les risques associés aux importations à grande échelle et obtenez des informations précieuses pour une importation de données réussie.

Lors de l’importation de données dans Intacct, plus l’importation est complexe, plus sa taille doit être réduite.

Les exemples d’écritures de journal ci-dessus ne sont pas complexes : il y a 12 colonnes de données, 2 en-têtes et 3 éléments pour chaque en-tête. Cette importation d’écriture de journal a de fortes chances de réussir, car elle est simple et ne contient pas des centaines ou des milliers de lignes.

Cependant, si nous élargissons l’importation pour inclure 30 colonnes de données, avec 50 en-têtes contenant chacun 10 à 20 éléments, cela serait considéré comme une importation complexe. Les informations importées dans Intacct dépendent à la fois de l’exactitude des informations existantes dans Intacct et de leur référence correcte dans le fichier d’importation. Si l’ID de journal est incorrect pour 40 des 50 lignes d’en-tête du fichier, l’importation échouera.

Limiter le nombre de lignes dans le fichier CSV à 5 000 ou moins permet de garantir le chargement correct de votre importation. D’un autre côté, si vous n’importez que 4 colonnes de données, 10 000 lignes ou plus pourraient facilement être importées.

La complexité de vos données a un impact sur la capacité de Sage Intacct à importer vos données

• Ne changez pas les en-têtes des colonnes.

• Masquez les colonnes pour faciliter la saisie des données, selon vos besoins.

• Utilisez les majuscules uniquement pour les initiales.

• Commencez à saisir les données sur la ligne 3 du modèle, après les lignes d’en-tête de colonne et de description.

• Assurez-vous que toutes les dates utilisent le même format.
  
  Lorsque vous importez votre fichier CSV dans Intacct, vous sélectionnez un format de date. Le format de date que vous sélectionnez doit correspondre au format du fichier d’importation.

• Formatez toutes les cellules sous forme de texte pour éviter les erreurs.
  
  L’application d’autres types de formats aux cellules peut être utile lors de l’ajout de données au modèle, mais elle peut entraîner des erreurs lors de l’importation.

• Supprimez ou commentez (à l’aide du signe #) toutes les lignes supplémentaires.
  Les lignes vides entre les fiches ou les transactions peuvent provoquer des erreurs.

• N’incluez pas de symboles dans les colonnes Débit et Crédit.

  La présence de devises ou d’autres symboles dans les colonnes Débit ou Crédit entraînera une erreur d’importation.

Examinez la Erreurs courantes d’importation CSV pour garder à l’esprit certains points lors de la saisie des données.

Avant d’importer votre fichier, vérifiez vos données.

• Assurez-vous que toutes les informations requises sont saisies.
  
  Consultez la ligne de description pour plus d’informations sur les champs obligatoires. Si un champ obligatoire est laissé vide, l’importation échouera.

• Assurez-vous que les informations requises sont correctes.

  Les champs obligatoires doivent contenir l’ID de la fiche associée, tel que le numéro de compte du grand livre. Le libellé du compte n’est pas le numéro de compte.

  Les données saisies dans le fichier CSV doivent correspondre exactement à ce qui se trouve dans Intacct.

• Vérifiez s’il y a des erreurs de format.
  
  N’utilisez pas de virgules dans un texte.

Lors de l’importation de données dans un environnement multidevise :

• Assurez-vous que toutes les devises et tous les types de taux de change personnalisés dans le fichier d’importation sont présents dans Intacct avant d’importer.

• Entrez une valeur de devise dans le fichier d’importation, même si la transaction est dans la devise de base.

• Si un modèle a une devise de transaction et un établissement, la valeur de la devise est la devise de transaction.
  Si la valeur de la devise est vide, Intacct utilisera la devise de base de l’établissement spécifié.

Scénarios d’importation

• Taux actuel : Renseignez les champs Devise et Date du taux de change. Intacct calcule la valeur en fonction de ces champs.

• Type de taux de change personnalisé : Renseignez les champs Devise, Type de taux de change et Date du taux de change. Intacct calcule la valeur en fonction de ces champs.

• Taux extérieur à l’Intacct : Renseignez les champs Devise, Date du taux de change (pour référence) et Taux de change. Intacct calcule le montant en fonction de ces valeurs, si les valeurs sont dans une devise autre que la devise de base.

La liste suivante est un aperçu simplifié de la façon de saisir des données dans un fichier CSV pour une importation réussie dans Intacct.

Télécharger un modèle :

• Les modèles sont disponibles dans la liste de contrôle de configuration de la société ou dans la boîte de dialogue d’importation dans certaines zones d’Intacct.

• Les modèles sont personnalisés en fonction de la configuration de votre entreprise, y compris les dimensions.

• Les modèles sont mis à jour régulièrement.

Ajouter des données :

• Lisez la description de chacun des en-têtes de colonne.

• Ne changez pas les en-têtes des colonnes.

• Saisissez les données dans les cellules vides sous les lignes d’en-tête et de description d’en-tête.

• Utilisez les majuscules uniquement pour les initiales.

• Assurez-vous que toutes les dates utilisent le même format.
  Lorsque vous importez dans Intacct, vous sélectionnez un format de date. Le format de date que vous sélectionnez doit correspondre au format du fichier d’importation.

• Formatez toutes les cellules sous forme de texte pour éviter les erreurs.
  L’application d’autres types de formats aux cellules peut être utile lors de l’ajout de données au modèle, mais elle peut entraîner des erreurs lors de l’importation.

• Supprimez ou commentez (à l’aide du signe #) toutes les lignes supplémentaires.
  Les lignes vides entre les fiches ou les transactions peuvent provoquer des erreurs.

• Enregistrer le fichier en tant que <your-file-name>.csv après avoir saisi vos données.
  Assurez-vous de l’enregistrer au format CSV brut et non pas dans l’un des autres formats CSV.

Examiner les données :

• Assurez-vous que toutes les informations requises sont saisies.
  Consultez la ligne de description pour plus d’informations sur les champs obligatoires. Si un champ obligatoire est laissé vide, l’importation échouera.

• Assurez-vous que les informations requises sont correctes.

  Les champs obligatoires doivent contenir l’ID de la fiche associée, tel que le numéro de compte du grand livre.

  Les données saisies doivent correspondre exactement à ce qui se trouve dans Intacct.

• Vérifiez s’il y a des erreurs de format.
  N’utilisez pas de virgules dans un texte.

• Validez les données contre la logique commerciale d’Intacct.

Conseils supplémentaires :

• Supprimez toutes les virgules de votre fichier CSV.

• Vous pouvez modifier l’ordre des colonnes, selon vos besoins.

• Vous pouvez ajouter des colonnes supplémentaires à votre modèle. Les colonnes supplémentaires ne seront pas importées dans Intacct. Toutefois, il peut être utile de conserver des remarques sur les éléments dans le fichier CSV.

• Vous pouvez masquer les colonnes pour faciliter la saisie des données.

En savoir plus sur Mise en forme des fichiers CSV pour l’importation.

Lors de l’importation d’écritures de journal du grand livre, le numéro d’élément du fichier CSV définit l’ordre d’importation. Pour faciliter le rapprochement après l’importation, voici quelques conseils lors de la saisie des écritures de journal :

• Le numéro de ligne dans un fichier CSV détermine l’ordre des éléments importés pour les écritures de journal du grand livre.

• Le regroupement des débits et des crédits correspondants dans le fichier CSV facilite le rapprochement après l’importation.

• La colonne LINE_NO est cruciale pour maintenir l’ordre des éléments et déterminer comment les écritures apparaissent dans un journal.

• Saisissez les informations dans le fichier CSV comme vous le feriez dans une écriture de journal standard pour plus de clarté après l’importation.

En savoir plus sur Numéros de ligne d’écriture de journal.

Voici les champs obligatoires pour les écritures de journal statistique du grand livre.

En savoir plus sur Champs de l’importation d’écritures de journal statistique du grand livre.

Voici les champs obligatoires pour les écritures de journal du grand livre.

Les définitions de champs de votre modèle expliquent quel type d’informations est requis pour chaque champ et comment saisir des informations valides. Il est toujours judicieux de lire les définitions de champs avant de procéder à des écritures.