Créer une écriture de journal

1. Accédez à Grand livre > Tous > Écritures de journal.

2. Recherchez le journal, puis sélectionnez Transactions.

3. Sélectionnez Créer.

   Vous pouvez également ajouter une écriture de journal en accédant à Grand livre > Tout et sélectionner Ajouter (cercle) en regard de Écriture de journal. Vous êtes dirigé directement vers la page Écritures de journal, où vous sélectionnez le journal.

1. Accédez à Grand livre > Tous > Écritures de journal.

2. Recherchez le journal, puis sélectionnez Afficher les transactions.

3. Sélectionnez Ajouter.

   Vous pouvez également ajouter une écriture de journal en accédant à Grand livre > Tout , puis en sélectionnant Ajouter (cercle) à gauche des Écritures de journal. Vous êtes dirigé directement vers la page Écritures de journal, où vous sélectionnez le journal.

La partie supérieure de l’onglet Transaction est l’endroit où vous saisissez la date de la transaction, sa description et d’autres informations de base. Le numéro de transaction et le numéro de séquence de comptabilité sont indiqués à titre informatif.

1. Sélectionnez le journal associé à l’écriture.
2. Dans le champ Date de comptabilisation, saisissez la date du jour ou une autre date.

3. Saisissez une Date d’extourne automatique uniquement si vous souhaitez extourner cette transaction à une certaine date.

   En savoir plus sur les dates d’extourne

   • La transaction d’extourne est identique, sauf qu’elle fonctionne à l’inverse et donne donc à la transaction une valeur nulle. Vous pouvez saisir la date d’aujourd’hui ou une date ultérieure.

   • L’option permettant de saisir une date d’extourne ne s’applique pas aux écritures de journal provisoires. Toutefois, vous pouvez saisir une date d’extourne lorsque vous comptabilisez l’écriture.

4. Saisissez une description de la transaction.

   Le texte que vous incluez dans la description est automatiquement ajouté dans les champs Mémo de l’élément, mais vous pouvez l’écraser.

5. Vous pouvez aussi saisir un commentaire à enregistrer dans l’historique des transactions.

   Les commentaires apparaissent uniquement dans l’onglet Historique.

   Sélectionnez l’onglet Historique

   • Un onglet Historique est ajouté à la transaction après son enregistrement.
   • Vous pouvez ajouter un autre commentaire à chaque fois que vous modifiez la transaction. Le commentaire initial n’apparaît plus dans le champ Commentaire, mais dans l’onglet Historique avec la date à laquelle il a été saisi.
   • Si une transaction nécessitant des approbations a été soumise, vous pouvez voir à qui elle a été soumise dans l’onglet Historique.
6. Si vous le souhaitez, saisissez votre propre numéro de référence grâce auquel vous pouvez référencer cette transaction.

7. S’il s’agit d’une transaction inter-entités, saisissez l’Entité source (l’entité payante).

   Vous pouvez sélectionner l’entité cible (entité réceptrice) dans la section Écritures de journal, dans le champ Établissement.

8. Utilisez le champ Pièce jointe pour enregistrer une version numérique d’un document de support en tant que pièce jointe Une pièce jointe est un groupe d’un ou de plusieurs documents complémentaires. Il peut s’agir de feuilles de calcul, d’images numérisées ou de documents de traitement de texte..

   Pour ajouter une pièce jointe :

   1. Sélectionnez Ajouter dans la liste déroulante.

   2. Vous pouvez ensuite charger une image numérisée, une feuille de calcul ou un document de traitement de texte en pièce jointe. En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.

      Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers pour ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, voir Traitement en bloc.

9. Ajoutez les informations relatives aux champs personnalisés créés pour les écritures de journal.

Facultatif. Sélectionnez des valeurs par défaut pour renseigner automatiquement chaque élément. Le système affiche ces valeurs par défaut pour chaque élément existant et nouveau. Vous pouvez remplacer manuellement les valeurs par défaut des éléments, si nécessaire.

Pour que la transaction soit comptabilisée, vous devez spécifier au moins le compte et une valeur de débit ou de crédit pour chaque élément. Selon votre société, vous devrez peut-être également saisir d’autres informations, telles que le service ou l’établissement.

1. Sélectionnez le compte auquel l’écriture s’appliquera.

2. Saisissez le montant à débiter ou à créditer.

   • Dans Débit ou Crédit, saisissez le montant de la transaction. Une ligne unique peut avoir une valeur dans seulement un de ces champs.

   • Lorsque vous saisissez des débits et des crédits, l’écriture de journal saisit automatiquement des montants nets de débit et de crédit, et conserve un total cumulé dans les champs Total. Le total cumulé vous permet de saisir efficacement un grand nombre de lignes d’écritures de journal et de veiller à ce que les écritures soient équilibrées.

     Sage Intacct utilise un niveau de précision à deux caractères pour les montants en devise de transaction. Un maximum de deux caractères décimaux est pris en charge pour les montants des éléments.

3. Vous pouvez également sélectionner le mode de ventilation de l’élément.

   • Si vous avez précédemment sélectionné la ventilation de transaction dans Afficher les valeurs par défaut, le nom de cette ventilation s’affiche dans le champ Ventilation.
   • Vous pouvez remplacer la ventilation de transaction pour cet élément en en sélectionnant une autre dans le champ Ventilation.

4. Pour affecter l’article à un service ou à un emplacement, sélectionnez la flèche vers le bas Département ou Établissement, puis sélectionnez le service ou le site approprié.

   Contraintes possibles

   • Si l’option Valider l’équilibrage des écritures de journal est sélectionnée pour la dimension Service ou Établissement dans Configurer le Grand livre, vous devez effectuer l’une des opérations suivantes pour les lignes de débit et de crédit.

     • Saisissez le même établissement et le même service.

     • Ne saisissez aucun établissement ni service.

     Pour en savoir plus, reportez-vous à la rubrique Configurer le grand livre.

   • S’il s’agit d’une transaction inter-entités et que vous avez sélectionné une source (entité payante), sélectionnez également la cible (entité réceptrice).

     Utilisez Établissement pour sélectionner l’entité cible de cet élément. La cible peut être l’entité que vous spécifiez directement ou l’entité parente de l’établissement. Sage Intacct crédite automatiquement le journal de l’entité cible et crée également automatiquement des contreparties dans les journaux respectifs des entités source et cible.

5. Le cas échéant, sélectionnez d’autres dimensions, comme un client, un collaborateur ou un article.

   Pour économiser de l’espace, certaines dimensions peuvent ne pas apparaître comme des champs sur la page principale. Sélectionnez une ligne, puis sélectionnez Afficher les détails pour afficher d’autres champs.

   Vous pouvez modifier la présentation des pages de transaction pour répondre aux besoins de votre société. Cela vous permet de personnaliser les champs qui apparaissent sur la page, ainsi que leur ordre.

6. Utilisez l’option Mémo pour ajouter une note concernant l’objet de l’écriture.

   Intacct ajoute automatiquement le champ de texte Description dans le champ Mémo mais vous pouvez l’écraser.

   • Vous pouvez saisir un maximum de 1 000 caractères dans un mémo.

   • Lorsque vous ajoutez une nouvelle ligne d’écriture de journal, l’écriture copie la description du mémo de la ligne précédente. Vous pouvez modifier la description du mémo.

7. Si cet élément est facturable à un projet :

   • Sélectionnez le projet, puis cochez la case Facturable.

   • Sélectionnez un article et un client.

     Cette option n’apparaît que si vous avez activé l’option Facturable pour les transactions du grand livre lorsque vous configurez des Projets et si vous avez activé l’indicateur Projet facturable pour le journal.

8. Pour ajouter un autre élément, sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de l’élément.

9. Lorsque vous avez terminé de saisir ou de modifier les informations de transaction, enregistrez la transaction sous forme de brouillon ou comptabilisez-la.

   • Sélectionnez Brouillon ou Brouillon et nouveau pour enregistrer votre progression quant à l’écriture, sans la comptabiliser. Par la suite, vous ou un autre utilisateur pouvez consulter l’écriture et la comptabiliser. Les journaux contenant des écritures provisoires ne peuvent pas être désactivés.
   • Sélectionnez Comptabiliser ou Comptabiliser et nouveau pour comptabiliser l’écriture de journal.
   Pour trouver et afficher des éléments au statut Provisoire et Comptabilisé

   • Filtrez à la volée les transactions à l’état de brouillon ou comptabilisées : Dans la vue de la liste des transactions appropriée, sélectionnez Provisoire ou Comptabilisé dans la colonne Statut.
   • Créez une vue personnalisée permanente qui filtre les transactions provisoires ou comptabilisées : Créez une vue et définissez le filtre sur Statut = Provisoire ou Statut = Comptabilisé. La vue personnalisée est disponible à chaque fois que vous accédez à la liste.