Descriptions des champs : Configurer le Grand livre

Si vous sélectionnez cette option :

• Les utilisateurs peuvent modifier la longueur des numéros de compte (dans l’onglet Comptabilité de la page Informations sur la société).
• Vous pouvez autoriser les utilisateurs à modifier les numéros de compte à l’aide de ces permissions du grand livre :
  • Numéros de comptes financiers
  • Numéros de comptes statistiques
• Les utilisateurs disposant des permissions ci-dessus peuvent modifier les numéros de compte.

Sélectionnez cette option pour désigner ce compte comme compte de régularisation.

Pour vous conformer aux exigences régionales en matière de rapports, vous pouvez désormais configurer des comptes de régularisation. Un compte de régularisation est un compte qui peut être classé comme actif ou passif dans le bilan.

La classification du compte dépend du solde du compte au moment de l’exécution du rapport financier préparatoire. Si le solde du compte ne correspond pas à son solde normal, le compte peut être reclassé.

N’activez pas cette fonctionnalité, sauf si vous en avez besoin pour vous conformer aux réglementations de conformité régionales.

Pour en savoir plus, consultez À propos des comptes de régularisation.

Sélectionnez la méthode de comptabilité que vous utilisez pour le reporting. La méthode de comptabilité qui vous convient dépend de vos besoins en matière de rapports et d’autres facteurs.

Comptabilité de trésorerie est disponible en option uniquement pour les nouvelles sociétés. La sélection de la méthode Comptabilité de trésorerie et d’exercice affecte votre configuration et (dans une certaine mesure) l’utilisation de Sage Intacct.

• Comptabilité d’exercice uniquement

L’abonnement Construction n’autorise que les sociétés utilisant la méthode de comptabilité d’exercice.

• Comptabilité d’exercice et de trésorerie

La sélection de la méthode Comptabilité de trésorerie et d’exercice vous offre la possibilité d’établir vos rapports selon l’une ou l’autre des méthodes. Pour gagner du temps, sélectionnez la méthode de comptabilité par défaut à utiliser pour la création de rapports, puis apportez les modifications nécessaires, rapport par rapport.

En savoir plus sur les méthodes de comptabilité.

Visible uniquement lorsque la méthode Comptabilité de trésorerie et d’exercice est sélectionnée. Pour Comptabilité de trésorerie et d’exercice. La première période de référence double complète est indiquée à titre informatif.

En savoir plus sur les périodes de référence.

Lorsque cette option est activée, vous pouvez créer des journaux de régularisation selon les PCGR (principes comptables généralement reconnus). En savoir plus sur la configuration de journaux selon les PCGR et la création de rapports sur d’autres livres.

Pour ne plus utiliser les journaux de régularisation selon les PCGR, supprimez toutes les transactions de ceux-ci, puis désactivez Activer les journaux de régularisation selon les PCGR.

Lorsque cette option est activée, vous pouvez créer des journaux de régularisation fiscale. En savoir plus sur la configuration de journaux de taxes et la création de rapports sur d’autres livres.

Pour ne plus utiliser les journaux de régularisation fiscale, supprimez toutes les transactions de ceux-ci, puis désactivez Activer les journaux de régularisation fiscale.

Utiliser une application fiscale tierce pour préparer les déclarations de revenus des clients ?

Pour exporter des données de solde comptable avec des codes de taxe vers votre application fiscale, sélectionnez Activer les codes de taxe. Lors d’une exportation, l’application fiscale mappe les codes de taxe que vous avez saisis et pré-remplit les formulaires fiscaux correspondants.

En cochant cette case, les options multidevises sont activées dans les autres applications et les options de la société pour la gestion des devises et des taux de change s’affichent dans le menu Configuration de la société.

Les autres applications qui prennent en charge le mode multidevises sont les suivantes :

• Comptes fournisseurs

• Comptes clients

• Gestion de la trésorerie

• Ventes

• Achats

• Dépenses

Sélectionnez le taux de change des devises à utiliser, soit le taux actuel, soit le taux du jour précédent.

Il s’agit d’un paramètre à l’échelle de la société qui, une fois défini, est permanent. Vous choisissez ce paramètre lors de la configuration de plusieurs devises.

• Taux actuel : Taux qu’Intacct obtient d’Oanda à UTC -3 et qui se propage dans Intacct environ une heure plus tard.
• Le jour précédent : L’option Intacct de 1 jour avant utilise le taux Oanda de 24 heures avant le taux de change journalier Intacct. Cette option est utile pour enregistrer des transactions dans un fuseau horaire éloigné de UTC -3. Dans ces régions, l’utilisation du taux actuel risque d’entraîner l’enregistrement des transactions d’une demi-journée avec le taux de change suivant au milieu d’une journée de travail. La meilleure pratique consiste à utiliser le taux du jour précédent si vos transactions interviennent entre UTC +6 et +14, ou entre UTC -9 à -12.

Créez ou sélectionnez un compte de dépenses à utiliser pour enregistrer les différences d’arrondi lors de l’importation des écritures de journal. Ce compte d’arrondi permet de préserver l’équilibre des débits et des crédits, dans le cas où l’arrondi des montants de la devise de tenue de compte entraînerait une différence mineure entre les débits et les crédits (généralement, un centime).

Voici comment cela fonctionne :

1. Lors de l’importation des écritures de journal, les montants de transaction sont convertis dans la devise de tenue de compte et arrondis conformément à ce type de devise.
2. Si le processus d’arrondi entraîne un déséquilibre entre les débits et les crédits, Intacct tente d’équilibrer automatiquement les éléments de débit et de crédit.
3. En cas de différence mineure (généralement, un centime) qu’il est impossible de répartir entre les éléments, cette différence est ajoutée en tant que débit ou crédit au compte d’arrondi.

Si une écriture d’arrondi est nécessaire, elle apparaît dans l’écriture de journal chargée dans la section Écritures d’équilibrage automatique au bas de la page.

Sélectionnez le compte à utiliser pour enregistrer les profits et les pertes lors de l’exécution d’un rapport de réévaluation.

Réponse si un utilisateur tente de définir une date ultérieure comme date de comptabilisation du Grand livre.

• Autoriser et ne pas afficher d’avertissement : L’utilisateur peut poursuivre la transaction sans avertissement. Paramètre par défaut.
• Autoriser et afficher un avertissement : affiche un message d’avertissement, mais permet à l’utilisateur de continuer.
• Ne pas autoriser : Affiche un message demandant à l’utilisateur de sélectionner une date de la période en cours.

Pour créer des tables de ventilation de transaction par pourcentage ou valeur fixe, sélectionnez Activer la ventilation de transaction dans l’écriture de journal. Le Grand livre calcule et distribue automatiquement les valeurs aux services et les établissements.

Par exemple, dans une société qui répartit les coûts des primes d’assurance entre les bureaux de vente régionaux, vous pouvez sélectionner une ventilation de transaction lors du paiement de la facture fournisseur. Le montant de la facture fournisseur est ensuite automatiquement réparti entre les sites appropriés.

Dans les sociétés à plusieurs entités, la ventilation est utile lorsqu’un bureau gère la comptabilité de plusieurs entités. La société peut automatiquement ventiler les factures fournisseurs sans calculer manuellement la part de chaque entité. Par exemple, une société de gestion immobilière pourrait automatiquement diviser le coût mensuel de l’entretien paysager proportionnellement à la superficie de chaque propriété.

Les sociétés abonnées à l’application Taxes peuvent activer les ventilations. Le champ d’élément de ventilation est disponible pour les transactions d’entités configurées sur Taxe simple, Taxe avancée ou Avalara Tax. Option non disponible pour les transactions d’entités utilisant une solution de taxe TVA/TPS.

Sélectionnez cette option pour activer la comptabilisation de données non financières suivies avec des comptes statistiques sur des périodes fermées. Par exemple, si le coût de la main-d’œuvre est désactivé, vous pouvez l’utiliser avec Projets pour comptabiliser des heures de travail statistiques dans une période fermée.

Recommandé uniquement en cas d’obligation légale dans votre région.

À activer si votre exigence comptable régionale indique que chaque transaction comptable saisie dans les applications suivantes doit porter un numéro séquentiel unique au niveau de l’en-tête.

• Grand livre

• Comptes fournisseurs

• Comptes clients

• Gestion de la trésorerie

La séquence comptable permet de s’assurer que chaque lot comptabilisé dans le Grand livre se voit attribuer un numéro de séquence comptable en fonction de la séquence de numérotation définie, y compris par entité et par année.

Ce champ est disponible lorsque vous sélectionnez Activer la séquence comptable. Utilisez-le pour sélectionner les entités qui nécessitent une séquence comptable.

1. Sélectionnez le bouton Choisir.
2. Sélectionnez des entités dans la liste Articles disponibles en sélectionnant la flèche pour les déplacer vers la liste Articles sélectionnés.
3. Sélectionnez Terminé.

Si vous avez activé les séquences comptables, sélectionnez une option pour déterminer quand elles sont créées.

• Sélectionnez À la création de la transaction pour créer la séquence comptable lors de la création initiale de la transaction.

• Sélectionnez À la comptabilisation de la transaction pour créer la séquence comptable lorsque la transaction est comptabilisée.

  Sélectionnez cette option si vous antidatez souvent des transactions afin d’assurer la cohérence avec la séquence comptable et la date de comptabilisation.

Cette option est disponible si l’option Activer la séquence comptable est sélectionnée.

Sélectionnez pour activer le lettrage.

Le lettrage est un processus de rapprochement comptable dans lequel vous mettez en correspondance des débits et des crédits à l’aide de codes de lettres uniques. Pour en savoir plus, consultez Lettrage.

Même s’il est activé ici, le lettrage n’est disponible que si la société d’exploitation au niveau général ou l’entité est définie sur France.

Sélectionnez la séquence de documents à utiliser lors de la mise en correspondance des transactions.

La séquence sélectionnée ici est utilisée pour tout compte pour lequel le lettrage est activé, mais aucune séquence de lettrage n’est attribuée sur la page Informations sur le compte. Si une séquence de lettrage est attribuée sur la page Informations sur le compte, elle est utilisée à la place de celle-ci.

Ce champ est disponible si l’option Activer le lettrage est sélectionnée.

Sélectionnez cette option pour activer le verrouillage des périodes de référence statutaires clôturées afin qu’elles ne puissent pas être rouvertes ni modifiées (même avec des régularisations).

Après avoir activé cette fonctionnalité, attribuez aux utilisateurs la permission de verrouiller les périodes clôturées. Voir Permissions du Grand livre.

Cette option n’est disponible que si votre société utilise des périodes comptables standard.

Pour mettre un rapport financier préparatoire à la disposition des utilisateurs sélectionnés au cas par cas, accédez au rapport et sélectionnez l’onglet Permissions.

Pour rendre tous les nouveaux rapports financiers préparatoires privés, décochez la case Définir les permissions par défaut sur public. Dans ce cas, l’identifiant utilisateur du créateur est défini comme propriétaire et la permission est refusée au groupe Tout le monde. À moins que le créateur du rapport n’accorde une permission, personne d’autre ne peut accéder au rapport.

Ce paramètre porte sur toute la société et s’applique donc à tous les utilisateurs. Il ne peut pas être défini au niveau des entités.

Lorsque cette option est sélectionnée, un champ Title est ajouté aux enregistrements Service, Site et Entité, dans lequel vous pouvez saisir un texte d’en-tête supplémentaire. Par exemple, vous pouvez inclure le nom, l’adresse et le responsable du bureau pour chaque emplacement.

Pour modifier l’ordre d’affichage des dimensions, faites glisser et déposez les icônes dans la première colonne.

Affiche l’ordre d’affichage des dimensions.

Dimensions disponibles dans votre société.

Pour afficher une dimension dans le grand livre, sélectionnez Activer. Effectuez un suivi et créez un rapport pour chaque dimension que vous sélectionnez.

Une fois que vous avez activé une dimension, vous ne pouvez pas la désactiver si elle a été utilisée dans une transaction.

Pour utiliser les dimensions dans des applications individuelles, vous devez également activer les dimensions dans les applications spécifiques :

• Comptes fournisseurs
• Comptes clients
• Contrats
• Contrôle d’inventaire
• Ventes
• Projets
• Achats
• Dépenses

Pour activer les dimensions pour d’autres applications :

1. Accédez à Société > Admin > Abonnements.
2. Sélectionnez le nom de l’application, puis Configurer pour compléter les paramètres de dimension.

Pour empêcher les utilisateurs de saisir directement une écriture de journal ou une autre transaction non équilibrée pour la dimension sélectionnée dans le grand livre, sélectionnez Appliquer l’équilibrage.

Pour enregistrer une écriture de journal ou une transaction, vous devez sélectionner des valeurs de dimension identiques des deux côtés de la transaction. Par exemple, si vous sélectionnez Appliquer l’équilibrage pour le service, le débit et le crédit d’une écriture de journal doivent être attribués au même service ou à aucun service.

Pour les sociétés à plusieurs entités, l’option Appliquer l’équilibrage d’écriture de journal est automatiquement sélectionnée pour la dimension Établissement.

Vous pouvez appliquer l’équilibrage pour les dimensions définies par l’utilisateur dans la section Options avancées du grand livre de la page de configuration.

Sélectionnez la manière dont vous souhaitez que les dimensions apparaissent sur les pages de transaction. La sélection que vous effectuez ici affecte la façon dont les dimensions s’affichent dans les transactions avancées et récurrentes de comptes fournisseurs et comptes clients. Cependant, cela n’affecte pas la façon dont les dimensions s’affichent sur les pages du Grand livre.

Pour les transactions créées dans les livres auxiliaires et comptabilisées dans le Grand livre, vous pouvez faire en sorte que le Grand livre crée un équilibrage des écritures de journal par dimension. Par exemple, si vous créez une écriture de journal avec un débit et un crédit compensatoire pour le même projet et que vous définissez le débit et le crédit sur des dimensions différentes. Le Grand livre se charge de créer deux écritures d’équilibrage.

Pour exiger que toutes les transactions d’un journal spécifique soient approuvées avant leur comptabilisation, sélectionnez Activer les approbations d’écriture de journal. (Les transactions provenant d’un livre auxiliaire sont automatiquement comptabilisées dans un journal.)

Sélectionnez chaque journal nécessitant des approbations, puis choisissez la personne qui doit approuver les transactions pour chaque journal.

Pour les sociétés à plusieurs entités, vous pouvez exiger l’approbation des transactions de journal saisies au niveau général, au niveau de l’entité ou les deux :

• Transactions de niveau général : Pour exiger l’approbation des transactions de journal saisies au niveau général, activez l’approbation des écritures de journal et attribuez des approbateurs au niveau général. L’approbation de l’entrée de journal que vous avez configurée au niveau de l’entité sera ignorée.
• Transactions au niveau de l’entité : Pour exiger l’approbation des transactions de journal saisies au niveau de l’entité, activez l’approbation des écritures de journal et affectez des approbateurs au niveau de l’entité. Sinon, nous vérifierons si vous avez activé l’approbation et affecté des approbateurs au niveau général. Si vous activez et affectez l’approbation à ces deux niveaux, Intacct utilise les affectations au niveau de l’entité.

Les approbations doivent être activées pour réaffecter les écritures de journal approuvées.

Les autres champs de cette section s’affichent lorsque vous cochez cette case.

Pour qu’un remplaçant soit disponible afin d’approuver toute transaction, sélectionnez un Approbateur admin.

Sélectionnez une personne qui n’est pas l’un de vos approbateurs existants : il s’agit de quelqu’un qui puisse intervenir si l’approbateur affecté à un journal n’est pas disponible.

Pour ajouter quelqu’un à la liste des choix, donnez à un utilisateur administrateur ou professionnel la permission Approuver les écritures de journal dans l’application Grand livre.

Un approbateur Admin est essentiellement un approbateur sans restriction. Ces utilisateurs peuvent approuver les écritures de journal soumises par n’importe qui. Les écritures de journal soumises par un approbateur Admin sont considérées comme automatiquement approuvées.

Sélectionnez cette option pour permettre aux utilisateurs de valider leurs propres transactions.

Pour exiger qu’un autre utilisateur examine les transactions d’un approbateur dans un journal, décochez L’émetteur peut approuver ses propres écritures. Sélectionnez ensuite un Approbateur suppléant pour le journal.

Lors de la réception d’une demande d’approbation, elle est traitée comme suit :

• Si les auteurs de l’envoi ne sont pas autorisés à valider leurs propres écritures :

  • Si l’approbateur soumet une transaction, un e-mail est envoyé à l’approbateur suppléant. Si l’approbateur est un groupe d’utilisateurs, l’approbateur suppléant ne peut pas être membre de ce groupe.
  • Si une autre personne que l’approbateur (y compris l’approbateur suppléant) soumet une transaction, un e-mail est envoyé à l’approbateur.

• Si les auteurs de l’envoi sont autorisés à valider leurs propres écritures :

  • Si l’approbateur soumet une transaction, celle-ci est automatiquement validée et aucun e-mail n’est envoyé.
  • Si une autre personne que l’approbateur ou que l’approbateur suppléant soumet une transaction, un e-mail est envoyé à l’approbateur.
  • Si l’approbateur suppléant soumet une transaction, aucun e-mail n’est envoyé. Si d’autres approbations sont nécessaires, un e-mail est envoyé.

Permet aux approbateurs de déléguer leur responsabilité d’approbation à des délégataires affectés qui peuvent assurer l’approbation en leur nom.

Pour exiger que toutes les transactions d’un journal particulier soient approuvées avant leur comptabilisation, sélectionnez le champ et sélectionnez le journal.

Pour approuver automatiquement toutes les transactions d’un journal particulier (aucune approbation requise), laissez le journal hors de la liste.

Active l’Assistant valeurs aberrantes, qui modifie le flux de travail. Lorsqu’il est activé, les transactions marquées sont renvoyées à l’émetteur en vue de leur réévaluation au lieu d’être marquées et envoyées à l’approbateur.

Pour exiger que toutes les transactions du journal sélectionné soient approuvées avant leur comptabilisation, sélectionnez un approbateur. Les approbateurs peuvent être une personne ou un groupe d’utilisateurs.

Pour exiger une chaîne d’approbateurs pour le journal, sélectionnez la personne qui doit approuver en premier. Ensuite, sous l’écriture correspondant au premier approbateur, sélectionnez le même journal et l’approbateur suivant.

Pour demander l’approbation du responsable de la personne qui a soumis la transaction, sélectionnez Approbation du responsable du collaborateur.

Pour ajouter quelqu’un à la liste des choix, donnez à un utilisateur administrateur ou professionnel la permission d’Approuver les écritures de journal dans le grand livre.

Sélectionnez un journal qui utilise des approbations.

Indiquez à qui s’adressent les notifications lorsque des approbations sont nécessaires pour le journal sélectionné.

Chaque journal qui utilise les approbations est visible et peut définir ses propres paramètres. Il se peut que vous voyiez plus de journaux que dans la liste pour approbation. En effet, certains journaux listés sont soumis à des restrictions d’entité et la personnalisation de la détection des valeurs aberrantes a lieu au niveau général. Chaque devise est listée (les journaux au niveau de l’entité peuvent utiliser différentes devises).

Sélectionnez la devise utilisée pour évaluer la transaction. La devise utilisée est extraite des paramètres Société ou Entité.

Définissez le montant auquel une transaction déclenche une évaluation. Par exemple, si la matérialité relative est définie sur 50,00, les transactions inférieures à 50,00 ne sont pas évaluées.

Qu’est-ce que la matérialité ?

La matérialité signifie qu’un élément, tel qu’un montant d’écriture, est pertinent. Elle correspond au seuil à partir duquel des informations peuvent avoir un impact sur la prise de décision.

Indique si toutes les dimensions sont sélectionnées. Si seules certaines dimensions sont sélectionnées, affiche le nombre de dimensions utilisées pour l’évaluation. Par défaut, toutes les dimensions activées dans la société sont sélectionnées.

Si vous devez suivre des normes de rapport différentes, au-delà des PCGR et de la fiscalité, cette option vous permet de :

• définir vos propres livres de rapports ;
• ajouter des écritures de journal aux livres ;
• créer des rapports sur les livres définis par l’utilisateur selon les besoins, seuls ou avec d’autres livres.

En savoir plus sur les livres définis par l’utilisateur.

Pour modifier l’ordre d’affichage des dimensions, faites glisser et déposez les icônes dans la première colonne.

Créez une ligne pour chaque dimension dont vous souhaitez suivre le comptage. Vous pouvez créer plusieurs lignes pour la même dimension afin de créer plusieurs règles pour cette dimension, et plusieurs cotes.

Sélectionnez le compte auquel cette règle de dimension s’applique.

Le groupe de dimension actif détermine quels membres sont inclus dans le comptage. Cela vous permet de limiter les dimensions à un groupe spécifique, comme des clients actifs, des services ou des sites spécifiques.

La description de la comptabilisation est incluse lorsque comptage mis à jour est comptabilisé dans le journal statistique. Par défaut, le Grand livre utilise le nom du groupe de dimension actif.

Ce paramètre s’applique aux sociétés ayant plusieurs entités. Si une dimension est créée au niveau général, une entité de comptabilisation doit spécifier l’entité qui sera utilisée dans l’écriture de journal statistique de comptabilisation.

Ajoutez une nouvelle dimension définie par l’utilisateur. La page Propriétés et attributs d’objet pour la création d’un nouvel objet s’affiche.

Nom de la dimension.

Nom à utiliser lorsqu’il fait référence à plusieurs membres de dimension. Ajouté automatiquement lors de la création de la dimension. Il est cependant possible de le modifier, si nécessaire.

Pour empêcher les utilisateurs de saisir une écriture de journal ou une autre transaction non équilibrée pour la dimension sélectionnée, sélectionnez Appliquer l’équilibrage des écritures de journal.

Par exemple :

• Vous sélectionnez Appliquer l’équilibrage des écritures de journal pour une dimension définie par l’utilisateur appelée Secteur d’activité.

• Le débit et le crédit d’une écriture de journal doivent être attribués au même secteur d’activité.

Indique si la dimension a été déployée au sein de votre société.

Modifiez une dimension définie par l’utilisateur existante. La page Propriétés et attributs d’objet pour la modification de la dimension s’affiche.

Nom de la dimension de base.

Si la relation de dimension est définie pour remplir automatiquement une valeur pour la dimension associée, cette case est cochée.

La saisie automatique fonctionne avec des relations « vers un ». Elle est utilisée dans l’interface utilisateur uniquement, afin de rendre la saisie plus rapide.

Lorsque la fonction de saisie automatique est activée, les valeurs que vous définissez sont incluses lorsque vous saisissez la première valeur dans une ligne d’écriture de transaction ou dans la section de valeurs par défaut d’écriture de transaction. Cela signifie que la saisie automatique ne se produit qu’à partir d’une écriture directe.

La saisie de la première valeur de toute autre manière indique à Intacct de ne pas envoyer l’instruction de saisie automatique pour renseigner les autres champs.

Pour les transactions avec des relations de dimensions multiples et des valeurs concurrentes, vous pouvez définir la valeur qui prévaut. Pour définir la priorité des valeurs de dimension :

Dans la colonne Ordre de priorité de la dimension appropriée, saisissez la poignée en regard de la dimension dont la valeur aura priorité et faites-la glisser vers le haut.

Si la relation de dimension permet de remplacer la valeur de la dimension associée, cette case est cochée.

Cette colonne s’affiche si vous utilisez des listes déroulantes filtrées activées. Ces dimensions ont plusieurs valeurs, qui peuvent être limitées à un ensemble plus réduit d’utilisation dans les transactions.

Si aucune valeur n’est définie pour une valeur de dimension, toutes les valeurs sont autorisées.