Ouvrir des livres

Utilisez la page Ouvrir des livres pour ouvrir les livres d’une période déjà clôturée. Par exemple, si vous avez clôturé les livres par inadvertance ou si vous devez absolument modifier les livres fermés.

Vous pouvez ouvrir tous les livres ou uniquement les livres auxiliaires que vous souhaitez modifier. Par exemple, vous pouvez ouvrir les comptes fournisseurs si vous n’avez qu’une modification à faire d’un résumé de facture sans exposer les autres applications.

Généralement, l’accès à l’option Ouvrir des livres est strictement limité au responsable comptable, au contrôleur ou au directeur financier. Vous ouvrez habituellement les livres uniquement pour réserver les écritures de régularisation issues de votre audit annuel. Toutefois, si vous fermez vos livres sur une base mensuelle ou trimestrielle pour empêcher quiconque de comptabiliser des transactions à ces périodes, vous aurez peut-être besoin de rouvrir vos livres plus fréquemment.

Pour ouvrir des livres, accédez à Grand livre > Tout > livres > Ouvrir.

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Permissions Grand livre : Ouvrir des livres
  1. Atteindre Grand livre > Tout > livres > Ouvrir.
  2. Dans le Jusqu’au début de la période , sélectionnez une période à ouvrir.

    Si une période est verrouillée, vous ne pouvez pas l’ouvrir sans avoir d’abord le déverrouiller.

  3. Sélectionnez les livres auxiliaires d’application à ouvrir. En choisissant des applications spécifiques, vous n’exposez pas les autres applications à une modification involontaire. Si vous ne sélectionnez pas d’applications, Intacct ouvre les livres mais aucun livre auxiliaire. Si la transaction affecte un livre auxiliaire, assurez-vous d’ouvrir ce livre auxiliaire.
  4. Si vous êtes au niveau général d’une société multi-entités partagées, vous voyez Entité ou groupe d’entités champ. Dans ce champ, vous pouvez spécifier les entités pour lesquelles vous souhaitez ouvrir des livres (spécifiez une entité unique, un groupe d’entités ou toutes les entités subordonnées).
    Pour créer un groupe d’entités, créez un groupe d’emplacements uniquement composé d’entités. Pour ouvrir des livres, le groupe d’emplacements ne peut contenir que des entités et ne peut pas contenir un mélange de membres Entité et Emplacement.

    Une fois qu’une entité est ouverte, vous pouvez comptabiliser des transactions à partir du niveau général ou du niveau de l’entité. En d’autres termes, l’ouverture des livres au niveau général pour une entité spécifique ouvre les livres au niveau général et au niveau de l’entité, mais uniquement pour l’entité que vous avez spécifiée. Par exemple, si vous ouvrez une période sans spécifier une entité, Intacct ouvre les livres et le livre auxiliaire CF pour toutes les entités. Sinon, si vous spécifiez une entité ou un groupe d’entités, Intacct ouvre les livres et le livre auxiliaire Comptes fournisseurs uniquement pour l’entité ou les entités spécifiées.

  5. Choisir Ouvrir.

Pour réserver des écritures de régularisation à une période fermée, utilisez le journal de régularisation (Grand livre > Tout > Écriture de journal > Régularisation). Voir Régulariser des livres clôturés : écritures de journal de régularisation pour plus de détails.

Pour restreindre l’accès aux livres ouverts à votre responsable comptable, contrôleur ou directeur financier, vous pouvez lui définir des permissions d’accès dans l’application de la société.

En ouvrant les livres pour une période fermée, vous pouvez accéder aux détails et comptabiliser des transactions à cette période fermée.

L’ouverture d’une seule période antérieure est la pratique la plus courante. Même si vous pouvez ouvrir plusieurs périodes si nécessaire, cette opération ne doit être effectuée qu’après avoir pris en compte les conséquences. Grâce aux périodes de réouverture et de modification, vos dossiers financiers peuvent désormais être modifiés et différer des relevés publiés précédemment.

Vous ne pouvez pas ouvrir ou clôturer un Grand livre ou un livre auxiliaire sans la période de référence qui convient. Si vous n’avez jamais clôturé, vous ne pouvez pas rouvrir une période.

Si la période de référence requise n’apparaît pas dans le menu déroulant, il se peut qu’elle n’existe pas et que vous deviez la créer. Intacct fournit des périodes de référence génériques, mais vous devez créer des périodes de référence pour des périodes spécifiques, comme Janvier 2021, Exercice terminé 2020, Premier trimestre 2021. Vous devez également disposer des permissions qui conviennent pour créer une période de référence.

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Permissions Grand livre : Ouvrir des livres, Fermer des livres, Périodes de référence

  1. Atteindre Grand livre > Coup monté > Plus et sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Périodes de référence.

  2. Sur la page Informations sur la période de référence, saisissez les informations requises.

  3. Sélectionnez Enregistrer.

  4. Répétez cette opération pour toutes les autres périodes de référence nécessaires.

Une fois les périodes de référence créées, elles apparaissent dans le menu déroulant lors de l’ouverture ou de la fermeture du grand livre ou de l’un des livres auxiliaires.

Si vous devez déterminer quels sont les mois ou périodes clôturés, ouvrez la plage Fermer les livres. Comme la clôture d’une période ferme toutes les périodes précédentes, il ne peut y avoir de livres non fermés avant la dernière date de clôture. Le Clôturer les livres de la société à partir de indique la date de la dernière clôture des livres de la société.

Si votre entreprise l’a inclus, vous pouvez également utiliser le résumé des clôtures sur un tableau de bord pour voir quand les livres ont été fermés.

Pour les sociétés à entités multiples, sélectionnez l’entité concernée pour afficher la dernière date de clôture.