Changer les méthodes de comptabilité

Sage Intacct vous permet de sélectionner votre méthode comptable : comptabilité d’exercice, d’espèces ou les deux. Si vous sélectionnez Comptabilité de trésorerie et d’exercice, Intacct enregistre les transactions dans des journaux distincts « en coulisses » afin que vous ayez ultérieurement la possibilité d’établir des rapports sur l’une ou l’autre de ces bases. Par exemple, vous pouvez exécuter un rapport de bilan sur une base de comptabilité d’exercice, puis exécuter le même rapport sur une base de la comptabilité de trésorerie.

Pourquoi changer de méthodes de comptabilité ?

Plusieurs raisons peuvent expliquer un changement de méthodes de comptabilité. Par exemple :

• Une organisation qui a connu (ou s’attend à connaître) une croissance importante et qui souhaite passer d’une comptabilité de trésorerie à une comptabilité de trésorerie et d’exercice
• Une organisation qui s’est contentée d’une comptabilité d’exercice peut souhaiter bénéficier des informations plus approfondies qu’offre une comptabilité de trésorerie et d’exercice.
• Une organisation qui exécute généralement des rapports selon l’une ou l’autre méthode a acquis d’autres entités et souhaite incorporer les deux méthodes de comptabilité

Explication des méthodes de comptabilité

Votre administrateur Intacct peut sélectionner votre méthode comptable dans le cadre de la Configuration du grand livre.

Méthodes de comptabilité

Méthode de comptabilité	Description
Comptabilité d’exercice	Toutes les transactions sont incluses dans les rapports, que l’entrée ou la sortie de trésorerie fasse partie de la transaction ou non. Par exemple, les factures apparaissent dans les rapports de base de comptabilité d’exercice, même lorsqu’elles sont impayées. Tous les journaux et rapports sont établis selon la méthode de la Comptabilité d’exercice. C’est un bon choix si vous êtes tenu d’établir vos rapports selon la méthode de la comptabilité d’exercice.
Espèces	Les transactions n’apparaissent dans les rapports que lorsqu’il y a un impact sur les liquidités (entrées ou sorties). Par exemple, les factures ne sont prises en compte dans les rapports de comptabilité de trésorerie que lorsqu’elles sont payées. Tous les journaux et rapports sont établis selon la méthode de la Comptabilité de trésorerie. Bon choix si vos rapports sont toujours basés sur la Comptabilité de trésorerie. La Comptabilité de trésorerie est disponible uniquement pour les nouvelles sociétés Intacct.
Comptabilité de trésorerie et d’exercice	Vous offre la possibilité de générer des rapports à l’aide de la méthode de comptabilité ou de la méthode de création de rapports. Puis vous pouvez décider, rapport par rapport, de la méthode à utiliser. Pour les rapports, la société peut : Définir la méthode comptable sur Comptabilité de trésorerie et d’exercice. Sélectionner la Comptabilité d’exercice comme option par défaut pour les rapports. Cela permet de gagner du temps si la plupart des rapports sont exécutés selon la méthode Comptabilité d’exercice. Remplacer la valeur par défaut, en sélectionnant Trésorerie dans l’onglet des filtres pour générer les rapports sur la base de la comptabilité de trésorerie.

Avant de changer de méthodes

Vous pouvez modifier votre méthode comptable de la méthode de comptabilité de trésorerie ou de la méthode de comptabilité d’exercice à la méthode de comptabilité d’exercice et de trésorerie de livres multiples. Il n’est pas possible de passer de la méthode de comptabilité d’exercice et de trésorerie à la méthode de comptabilité de trésorerie ou de comptabilité d’exercice uniquement.

Ce changement ne se limite pas à la simple modification de la sélection sur la page de configuration du Grand livre. Par exemple :

• Effectuez une analyse de la configuration de votre journal pour vous assurer que votre configuration est prête pour le changement, car les mises à jour du journal effectuées par Intacct ne pourront pas être annulées.
• Un changement de méthode de comptabilité n’est pas rétroactif. En plus de la configuration, vous devrez adapter vos attentes à la façon dont les rapports fonctionneront à l’issue de ce changement.

• Si des transactions postdatées ont été saisies avant le changement de méthode de comptabilité, elles ne seront pas mises à jour rétroactivement.

  Pour assurer une comptabilité correcte des transactions postdatées saisies avant la modification, procédez de l’une des manières suivantes :

  • Supprimez les transactions postdatées avant de changer de méthode comptable, puis recréez-les après.

  • Enregistrez des écritures de régularisation pour les transactions postdatées afin de refléter la méthode comptable mise à jour.

• Le traitement des transactions doit être interrompu lors de ce changement.
• Bien qu’Intacct ajuste certains journaux existants, vous devrez ajouter d’autres journaux manuellement. Les journaux spécifiques à créer dépendent de la méthode précédemment utilisée. Par exemple, vous pouvez passer de de la méthode de comptabilité d’exercice à la méthode de comptabilité de trésorerie et d’exercice de livres multiples. Vous devrez ajouter les journaux liés à la méthode de trésorerie pour les comptes fournisseurs et les comptes clients, ainsi que pour d’autres domaines concernés, tels que les ventes, les dépenses des collaborateurs, etc.
• D’autres étapes de configuration sont nécessaires dans certains domaines d’application, comme les comptes fournisseurs et les comptes clients, pour se connecter aux journaux créés. Une bonne configuration garantit l’exactitude des rapports.
• Assurez-vous qu’aucun journal n’est sélectionné dans vos comptes bancaires, car ceux-ci seront également mis à jour.

• Lors de l’importation d’écritures de journal d’historique pour prendre en compte les données héritées, tenez compte du fait que les données sont désormais collectées séparément pour chaque méthode comptable en ce qui concerne les soldes d’ouverture. Ainsi, les données importées doivent désigner la méthode comptable concernée par la sélection du journal approprié (associé à la comptabilité de trésorerie ou d’exercice). Cela garantit que tous les historiques sont correctement saisis dans les deux livres de rapports. Si vous passez de la comptabilité d’exercice à la comptabilité de trésorerie et d’exercice, vous importerez les soldes d’ouverture de la comptabilité de trésorerie, car vous avez déjà les soldes d’ouverture de la comptabilité d’exercice.

• Le rapport de registre bancaire nécessite une attention particulière : lors du changement, le registre bancaire extrait l’activité comptabilisée dans les deux livres de rapports, en dupliquant essentiellement les chiffres. Dans ce cas, trois écritures de journal sont nécessaires pour corriger le registre bancaire. Notez également qu’il est préférable que ce changement intervienne à la fin d’une période de rapprochement.

• Les intégrations, la comptabilisation d’écritures de journal seront également affectées. Assurez-vous de prendre en compte les intégrations en place et la façon dont elles seront configurées à l’avenir.

Écriture de transaction

Dans la plupart des cas, l’écriture des transactions est la même, quelle que soit la méthode comptable. Par exemple, les utilisateurs qui saisissent une facture fournisseur n’ont pas besoin de savoir si la transaction est une comptabilité d’exercice, de trésorerie ou les deux. Intacct gère la comptabilisation dans les journaux de comptabilité d’exercice et de trésorerie « en coulisses ».

Toutefois, la saisie d’une écriture de journal directement dans le Grand livre nécessite que vous considériez les méthodes comptables concernées et sélectionniez le journal approprié en conséquence.

Changez de méthode de comptabilité

Pour pouvoir établir des rapports sur l’une ou l’autre des méthodes de comptabilité, vous devez suivre les étapes suivantes :

• Activer la fonctionnalité

• Prévoir une période de transition

• Créer les journaux de comptabilité de trésorerie ou de comptabilité d’exercice

• Sélectionnez les journaux dans les domaines de configuration des applications appropriées

Les applications impactées par cette fonctionnalité sont les suivantes : Grand livre, Comptes fournisseurs, Comptes clients, Gestion de la trésorerie et Dépenses. Ce changement peut également avoir un impact sur les intégrations. Évaluez-les séparément en fonction de la manière dont l’intégration est conçue en matière de flux des données.

Se préparer au changement

1. La meilleure pratique consiste à fermer les livres à partir du mois limite et à travailler comme si vous passiez à un nouveau système à partir de cette date.
2. Vérifiez les applications auxquelles votre société est abonnée en accédant à Société > Abonnements. Pour chaque application, sélectionnez Configurer.

3. Demandez aux autres utilisateurs d’arrêter le traitement des transactions.

4. Vérifiez qu’aucun journal n’est attribué à tous les comptes bancaires (comptes courants, comptes de carte de crédit et comptes d’épargne).
5. Modifiez les autres applications et les zones de configuration liées à l’intégration, si nécessaire.

Procéder au changement

1. Activez Comptabilité d’exercice et de trésorerie dans la page Configurer le Grand livre.
   • Après avoir activé la méthode Comptabilité de trésorerie et d’exercice, Intacct commence à consigner les doubles écritures.
   • Sélectionnez votre méthode de compte par défaut pour les rapports.
   • Accédez à Grand livre > Configuration > Journaux et vérifiez qu’aucun journal actuel n’a été converti vers Comptabilité de trésorerie et d’exercice. Tous les journaux doivent toujours utiliser la méthode de rapport initial.
2. Créez un nouvel ensemble de journaux de type Comptabilité d’exercice, Comptabilité de trésorerie ou Comptabilité de trésorerie et d’exercice. Par exemple, utilisez les ID et descriptions :
   • APJA – Journal des comptes fournisseurs – Comptabilité d’exercice
   • APJC – Journal des comptes fournisseurs – Comptabilité de trésorerie
   • ARJA – Journal des comptes clients – Comptabilité d’exercice
   • ARJC – Journal des comptes clients – Comptabilité de trésorerie
   • CD – Journal des débours – Comptabilité de trésorerie et d’exercice
   • CR – Journal des encaissements – Comptabilité de trésorerie et d’exercice
   • EEJA – Journal des dépenses des collaborateurs – Comptabilité d’exercice
   • EEJC – Journal des dépenses des collaborateurs – Comptabilité de trésorerie
   • EDE – Journal des débours et des dépenses des collaborateurs – Comptabilité de trésorerie et d’exercice
   • GJC – Journal général – Comptabilité de trésorerie
   • GJCA – Journal général – Comptabilité de trésorerie et d’exercice
   • Mettre à jour le nom du JG de Journal général vers Journal général – Comptabilité d’exercice
   • IC – Journal inter-société – Comptabilité de trésorerie et d’exercice
3. Si votre société est une société partagée avec plusieurs entités, mettez à jour Gestion multi-entités pour spécifier les nouveaux journaux entre les entités.
4. Accédez aux paramètres de configuration de chaque application et attribuez-lui les journaux nouvellement créés. Vous devriez être en mesure d’identifier le journal à attribuer par son nom.
Ne réattribuez pas les journaux précédents. L’attribution des journaux précédents peut mélanger par inadvertance des transactions comptabilisées sur différentes méthodes et avoir un impact négatif sur les rapports.
5. Créez une écriture de journal de solde d’ouverture afin de disposer d’un solde d’ouverture dans le nouveau livre. Par exemple, si la société disposait précédemment d’une comptabilité d’exercice uniquement, créez un solde d’ouverture dans un journal qui affecte uniquement les livres de caisse afin de garantir la génération de rapports ultérieurs.
   Lorsque vous passez de la méthode Comptabilité de trésorerie à la méthode Comptabilité de trésorerie et d’exercice, Intacct crée des journaux à plusieurs livres (tels que des journaux de comptabilité de trésorerie et d’exercice). Cependant, Intacct ne dispose que de transactions pour les journaux de trésorerie et utilise, par défaut, la méthode de rapport Comptabilité de trésorerie.
6. Revenez à la page Configurer le Grand livre et actualisez la page. Modifiez ensuite le livre de rapports par défaut.

Sur la page des informations sur le journal, il existe une nouvelle option permettant de choisir d’inclure ce journal dans les rapports de comptabilité d’exercice, comptabilité de trésorerie ou les deux.

Au cours de la transition, vous créez également une écriture de journal pour corriger vos livres dans un journal qui possède une méthode de rapport opposée à votre méthode de rapport précédente. En d’autres termes, si vous utilisiez la méthode Comptabilité d’exercice avant le changement, vous devez créer une écriture de journal pour éliminer les données relatives aux comptes fournisseurs, aux comptes clients, aux dépenses et aux recettes dans un journal basé sur la comptabilité de trésorerie.

Gérer les corrections suite au changement de méthode de comptabilité

Parfois, après être passé à une nouvelle méthode de comptabilité, vous vous rendez compte qu’il est nécessaire d’apporter une correction à une écriture de journal de livre auxiliaire effectuée avant le changement.

Une fois la méthode de comptabilité modifiée, créez une écriture de régularisation. Les options Annuler et Réaffecter ne sont plus prises en charge pour les écritures précédentes.

En savoir plus sur les écritures de régularisation.

Configurer des rapports

Lorsque vous créez des rapports, vous avez la possibilité de remplacer la méthode comptable que vous avez sélectionnée comme Méthode par défaut pour les rapports dans la configuration du Grand livre.

Dans la section Filtres des rapports financiers et des autres rapports du Grand livre, utilisez l’option Livre de rapports pour sélectionner l’une ou l’autre :

• Comptabilité d’exercice
• Espèces
• Un livre de consolidation de comptabilité d’exercice ou de trésorerie (pour les sociétés de consolidation globales uniquement)

La table suivante décrit l’emplacement de l’option Livre de rapports pour chaque type de rapport.

Type de rapport	Étapes
Rapports financiers préparatoires	Dans l’onglet Filtres du rapport financier préparatoire, sélectionnez le Livre de rapports à utiliser (comptabilité d’exercice ou de trésorerie).
Autres rapports du Grand livre	Dans la section Filtres du rapport, sélectionnez le Livre de rapports.