Mappage des champs dans le service d’importation

Un mappage précis des champs est la clé d’une importation réussie. Bien que les en-têtes de colonne de votre fichier ne doivent pas nécessairement être exacts, vous devrez les mettre en corrélation avec les champs appropriés dans Intacct. Le processus de mappage garantit que vos données atterrissent au bon endroit dans Intacct.

Même lorsque le service d’importation vous suggère un mappage, prenez le temps de l’examiner attentivement avant de continuer. Vous avez la meilleure compréhension de vos données. Vous pouvez éviter les erreurs lorsque vous vérifiez les mappages des champs.

Sélectionnez dans Intacct le champ approprié qui correspond à chaque colonne de votre fichier de données. Pour vous aider, un aperçu de vos données s’affiche à côté des options de mappage. Nous vous recommandons vivement de vérifier toutes vos données mappées avant l’importation pour garantir l’exactitude.

Faire correspondre votre feuille de calcul aux champs Intacct

La correspondance des en-têtes de votre feuille de calcul avec les champs Intacct correspondants garantit que seules les données prévues sont importées. Vous pouvez également utiliser ce processus de sélection pour exclure les données que vous ne souhaitez pas importer. Le mappage des champs permet de préserver l’intégrité des données et d’éviter l’inclusion d’informations inutiles dans l’importation.

1. Sur le Mapper les champs , passez le curseur sur un champ non mappé pour afficher un aperçu des données sur le côté droit de la page. L’aperçu des données peut vous aider à sélectionner le bon champ de destination.

   

2. Dans le Champs de destination , utilisez les menus déroulants pour sélectionner où vont les informations de votre champ.

   Par exemple, sélectionnez Numéro de compte dans la liste déroulante pour affecter le champ entrant au champ Numéro de compte.

   Si vous ne souhaitez pas importer de colonnes d’informations entrantes dans Intacct, laissez la sélection déroulante vide ou sélectionnez Ne pas importer. Intacct ignore ces colonnes pendant le processus de chargement.

   Sélectionnez l’icône X pour effacer l’écriture dans les champs de destination si nécessaire.

   Vérifiez toutes les correspondances de champs avant de continuer. Cela garantit que vos données vont vers les bons champs dans Intacct. Au fur et à mesure que le service d’importation en apprendra davantage sur vos importations, les mappages deviendront plus automatiques.

3. Lorsque tous les champs entrants sont mis en correspondance avec les champs de destination, sélectionnez Continuer.

Comment ignorer des lignes ou des colonnes lors d’une importation

Lorsque votre fichier contient des lignes ou des colonnes d’informations que vous ne souhaitez pas importer, vous disposez de deux options :

• Faites correspondre la ligne ou la colonne sur Ne pas importer. Cela indique au processus d’importation d’ignorer les informations sur l’importation.

• Laissez le champ de correspondance pour la ligne ou la colonne blanc (non mappé). Cela indique également au processus d’importation d’ignorer les informations sur l’importation.

Mapper les valeurs des champs

Les modèles Intacct ont des descriptions de champs qui expliquent les valeurs qu’Intacct accepte pour différents champs. Certains champs n’acceptent que les lettres, d’autres les chiffres ou uniquement le débit ou le crédit comme valeur pouvant être importée.

Vos données peuvent avoir des valeurs différentes du format accepté par Intacct. Pour assurer une importation fluide, faites correspondre les valeurs de vos champs avec les exigences d’Intacct pour chaque champ. Le service d’importation convertit ensuite la valeur de votre champ au format et à la valeur attendus par Intacct.

Pour mapper les valeurs entrantes aux valeurs de destination :

1. Si votre fichier contient des valeurs qui doivent être mises en correspondance, une deuxième page de mappage des champs s’ouvre dans le service d’importation.

2. Passez le curseur sur une valeur entrante non mappée pour afficher un aperçu des données sur le côté droit de la page. L’aperçu des données peut vous aider à sélectionner la valeur de destination correcte.

3. Dans le Valeurs de destination utilisez les menus déroulants pour sélectionner la façon dont les valeurs de vos champs sont mappées aux valeurs des champs Intacct.

   Sélectionnez l’icône X pour effacer l’écriture dans le champ Valeurs de destination.

4. Lorsque tous les champs entrants sont mis en correspondance avec les champs de destination, sélectionnez Continuer.

Importations hors ligne

Le service d’importation gère automatiquement les importations hors ligne. La structure, le contenu et la complexité de vos données ont un impact sur le processus d’importation et sur son temps.

Lors de la création de vos fichiers d’importation, tenez compte des éléments suivants :

• Les importations plus petites et plus simples (moins de colonnes et de lignes) sont traitées plus rapidement et généralement en temps réel. Par exemple :

  Si votre fichier ne comporte que 4 colonnes, vous pouvez généralement inclure plus de fiches.

• Les importations plus volumineuses et plus complexes peuvent nécessiter un traitement hors ligne. Par exemple :

  Si votre fichier comporte 30 colonnes ou plus et que vous avez plus de 5 000 fiches, l’importation sera traitée hors ligne.

La taille de fichier maximale estimée que vous pouvez charger dans le service d’importation est de 4 Mo. Les fichiers de plus de 4 Mo peuvent ne pas être chargés dans le service d’importation.

Le nombre maximum estimé de fiches pouvant être incluses dans une seule importation est de 40 000. Toutefois, si votre importation est moins complexe (moins de colonnes), le nombre maximum estimé de fiches peut être plus élevé.

Notification d’importations hors ligne

Vous êtes averti par e-mail lorsqu’une importation hors ligne est terminée. Le statut de l’importation hors ligne est également disponible dans le menu Tâches :.

Lorsqu’une tâche d’importation hors ligne se termine, vous recevez un e-mail résumant les résultats. Cet e-mail comprend :

• Nombre total de fiches : Nombre total de fiches dans votre fichier d’importation.

• Fiches importées avec succès : Nombre de fiches traitées sans erreur.

• Nombre d’erreurs : Nombre total de fiches comportant des erreurs.

En savoir plus sur les importations hors ligne.

Étapes suivantes

Une fois que vous avez mappé vos champs et valeurs, le service d’importation extrait ces informations dans une feuille du classeur d’importation et applique les validations de logique métier Intacct à vos données. Si des erreurs sont rencontrées, elles sont mises en surbrillance au niveau des lignes et des champs de la feuille d’importation.

Atteindre Vérifier, corriger et valider les données dans le service d’importation Pour plus d’informations sur les outils du service d’importation pour la correction des erreurs.