Mappage amélioré dans le service d’importation

Une cartographie précise des champs est la clé d’une importation réussie. Bien que les en-têtes de colonne de votre fichier n’aient pas besoin d’être une correspondance exacte, vous devrez les corréler aux champs corrects dans Intacct. Le processus de mappage garantit que vos données atterrissent au bon endroit dans Intacct.

Même si le service d’importation vous propose une cartographie, prenez le temps de l’examiner attentivement avant de continuer. Vous avez la meilleure compréhension de vos données. Vous pouvez éviter les erreurs lorsque vous vérifiez les mappages de champs.

Il s’agit de la continuation de la première étape du processus d’importation.

Décoratif

Cartographie améliorée alimentée par l’IA

Le mappage amélioré vous aide à mapper plus rapidement les champs de vos feuilles de calcul aux champs appropriés dans Intacct. Les outils de mappage améliorés vous permettent de fractionner ou de joindre des champs, de mapper un champ source à plusieurs destinations et même de générer de nouvelles valeurs (comme la création d’adresses e-mail à partir de noms).

Le service d’importation ne prend pas en charge les formats de date Excel commençant par un astérisque (*). Dans Excel, ces dates changent en fonction des paramètres de date et d’heure régionaux dans le panneau de configuration Excel. Intacct recommande de sélectionner des formats de date sans astérisque, qui ne changeront pas.

Exemple de mappage amélioré

Par exemple, supposons que vous importiez de nouveaux contacts, mais que vous n’ayez que le nom et le prénom comme identifiant de contact. Avec ces informations, vous pouvez renseigner les champs Nom du contact, Prénom et Nom à l’aide du mappage amélioré.

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Exemple : Utiliser le mappage amélioré sur une feuille de calcul Contacts

Dans l’image ci-dessus, voici les étapes suivies pour mapper les champs de contact avec le mappage amélioré.

Accédez à Société > Configurer > Importer des données > Nouveau service d’importation.
Ouvrez la zone de l’espace de travail d’importation Société > Contacts > Créer.
Chargez votre feuille de calcul de contact dans l’espace de travail du service d’importation.
Sur la page de mappage, le champ source ID est mis en correspondance automatiquement avec le champ de destination Nom du contact.
Utilisez la barre de recherche pour trouver le champ de destination Prénom et sélectionnez Modifier Modifier .

Les champs source apparaissent à gauche de la colonne en majuscules, tandis que les champs de destination apparaissent à droite de la colonne en casse phrase.
1. Sélectionnez Modifier et attribuez Pièce d’identité dans le champ source.
2. Sélectionnez Diviser dans le menu Actions.
  
  L’agent d’importation suggère une action, dans ce cas : Diviser l’ID en Prénom et Nom.
3. Sélectionnez Diviser l’ID en Prénom et Nom.
  
  Examinez la section Résultats pour vérifier que les résultats de la séparation correspondent à vos attentes.
4. Sélectionnez Confirmer pour faire correspondre le champ ID aux champs Prénom et Nom.
Lorsque vous avez terminé de mapper les champs, sélectionnez Terminé.

Vos fiches sont chargées dans l’espace de travail du service d’importation pour examen.

Outils de cartographie améliorés

Les outils de la page améliorée des champs de carte vous aident à placer vos données au bon endroit dans Intacct.

Outils de cartographie améliorés

Utilisez l’icône barre de recherche sur la page Mapper les champs pour rechercher les colonnes source ou de destination. La liste est mise à jour au fur et à mesure que vous saisissez les conditions de paiement.
Vous pouvez Trier les champs source et destination en :
- Groupe, qui regroupe les champs source et destination comme suit. Le numéro en regard de l’en-tête de chaque liste indique le nombre de champs source et de destination qui se trouvent dans chaque groupe.
  1. Le service d’importation inclut les champs que vous avez précédemment mappés, à la fois à partir d’importations précédentes et de tous les mappages suggérés que vous avez acceptés. Ces champs contiennent également les données de la feuille de calcul en cours de chargement dans l’espace de travail.
  2. Champs non mappés présents dans votre feuille de calcul qui ne correspondent pas exactement aux en-têtes de colonne dans Intacct. Ces champs contiennent également les données de la feuille de calcul en cours de chargement dans l’espace de travail.
  3. Les champs vides, qui sont disponibles pour la correspondance mais ne contiennent aucune donnée dans la feuille de calcul en cours de chargement dans l’espace de travail.
  Certains champs peuvent se trouver dans une liste réduite. Lors de la recherche, si vous ne voyez pas le champ que vous recherchez, développez les listes réduites.
- Champ de destination, qui trie d’abord tous les champs en fonction du champ de destination. La liste s’affiche par ordre alphabétique, avec le champ de destination (a) suivi du champ source correspondant (b).
- Champ source, qui trie la liste par champs source d’abord (a), puis par champs de destination (b).
L' Champs sources dans votre mappage. Il s’agit des en-têtes de colonne de la feuille de calcul qui a été chargée dans l’espace de travail. Lorsque vous Modifier (6) un mappage, vous pouvez sélectionner plus d’un champ source selon vos besoins.
L' Mesures menu. Ce menu vous permet de sélectionner la manière dont vous souhaitez que le champ source interagisse avec les champs de destination. Pour accéder à ce menu, vous devez d’abord sélectionner Modifier (6).
- Attribuez : Affecter un champ entrant à un champ de destination.
- Combiner : Fusionner les champs entrants en une seule valeur dans le champ de destination. Par exemple, vous pouvez sélectionner Prénom et Nom comme champs source et les combiner en un seul nom dans le nom du contact.
- Valeur unique : Définissez une valeur unique pour le champ de destination.
- Premier disponible : Par défaut, il s’agit de la première valeur disponible dans une cellule.
- Liste : Joignez plusieurs champs dans un tableau.
- Diviser : Divisez une chaîne en plusieurs champs. Par exemple, vous pouvez diviser l’ID de contact en Prénom et Nom.
L' Champs de destination dans votre mappage. Il s’agit des champs Intacct dans lesquels vous importez des informations. Lorsque vous Modifier (6) un mappage, vous pouvez sélectionner plus d’un champ source selon vos besoins.
Vous pouvez modifier vos mappages pour affecter des champs Source aux champs de destination.
L' Plus d’options vous permet de supprimer un mappage si nécessaire.
Aperçu vos champs mappés et examinez les données de chaque champ.
1. Sélectionnez l’onglet Source pour afficher les données de votre feuille de calcul.
2. Sélectionnez le champ Destination pour voir comment vos données ont été mappées aux champs dans Intacct.
Sélectionnez Terminé lorsque tous les champs obligatoires ont été mappés.

Comment ignorer des lignes ou des colonnes lors de l’importation

Lorsque votre fichier contient des informations que vous ne souhaitez pas importer, vous disposez de deux options :

Mappez les champs de destination à un Ne pas importer source. Cela indique au processus d’importation d’ignorer les informations lors de l’importation. La colonne Ne pas importer apparaît dans tous les modèles de service d’importation Sage Intacct.
Laissez le champ de mappage pour les informations Vierge (non mappé). Cela indique également au processus d’importation d’ignorer les informations sur l’importation.

Si vous laissez un champ obligatoire vide, la feuille de révision le met en surbrillance et affiche une erreur expliquant que le champ est obligatoire.

Importations hors ligne

Le service d’importation gère automatiquement les importations hors ligne. La structure, le contenu et la complexité de vos données ont un impact sur le processus d’importation et le temps nécessaire à sa réalisation.

Toutes les importations de 5 000 enregistrements ou plus sont traitées automatiquement hors ligne.

Tenez compte des points suivants lors de la création de vos fichiers d’importation :

Les importations plus petites et plus simples (moins de colonnes et de lignes) sont traitées plus rapidement et généralement en temps réel. Par exemple :

Si votre fichier ne comporte que 4 colonnes, vous pouvez généralement inclure plus de fiches.
Les importations plus volumineuses et plus complexes peuvent nécessiter un traitement hors ligne. Par exemple :

Si votre fichier comporte 30 colonnes ou plus et que vous avez plus de 5 000 fiches, l’importation sera traitée hors ligne.

La taille de fichier maximum estimée que vous pouvez charger dans le service d’importation est de 4 Mo. Les fichiers de plus de 4 Mo peuvent ne pas être chargés dans le service d’importation.

La numéro maximum d’enregistrements que vous pouvez inclure dans une seule importation est estimée à 40 000. Toutefois, si votre importation est moins complexe (moins de colonnes), le numéro maximum estimé des fiches peut être plus élevé.

Notification d’importations hors ligne

Vous serez averti par e-mail lorsqu’une importation hors ligne sera terminée. Le statut de l’importation hors ligne est également disponible dans le menu Tâches :.

Lorsqu’une tâche d’importation hors ligne se termine, vous recevez un e-mail résumant les résultats. Cet e-mail comprend :

Nombre total numéro de documents : Nombre total de fiches dans votre fichier d’importation.
Enregistrements importés avec succès : Le numéro d’enregistrements traités sans erreur.
Nombre d’erreurs : Le numéro total d’enregistrements contenant des erreurs.

En savoir plus sur les importations hors ligne.

Étapes suivantes

Une fois que vous avez mappé vos champs et vos valeurs, le service d’importation extrait ces informations dans une feuille du classeur d’importation et applique les validations de logique métier Intacct à vos données. Si des erreurs sont rencontrées, elles sont mises en évidence au niveau des lignes et des champs de la feuille de révision.

Aller à Vérifier, corriger et valider les données dans le service d’importation pour plus d’informations sur les outils de service d’importation pour la correction d’erreurs.